Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada

Équité en matière d'emploi

Le Ministère encourage les mandataires à respecter la Politique sur l'équité au travail pour les mandataires, laquelle vise le respect et l'application des principes de l'équité en matière d'emploi ainsi que la prise d'engagements à cet égard par les professionnels du droit nommés à titre de mandataires de la ou du PGC. Le mandataire s'engage à communiquer de tels engagements de respecter les principes de l'équité dans le milieu de travail du Ministère à l'ensemble du personnel du cabinet ou, dans le cas de mandataires individuels, à l'ensemble du personnel du cabinet avec lequel le mandataire travaille directement.

Langues officielles

Le mandataire doit être en mesure de communiquer dans la langue officielle de l'autre partie à une instance engagée devant un tribunal fédéral, conformément à la Loi sur les langues officielles. Selon la politique générale du Ministère, les plaidoiries présentées devant un tribunal provincial ou territorial devraient se dérouler dans la langue officielle de l'autre partie, dans la mesure du possible.

Le mandataire est tenu de consulter le juriste instructeur immédiatement si de l'aide est nécessaire pour respecter les obligations en matière de langues officielles du Ministère.

Gestion de l'information

Conservation, archivage et retour des documents

Le Ministère doit conserver les dossiers de litiges et les dossiers de consultation pendant une période de douze ans suivant la date à laquelle la dernière mesure a été prise, et les dossiers relatifs aux biens immobiliers pendant une période de vingt-cinq ans. Le mandataire doit ainsi se conformer aux procédures écrites reçues du juriste instructeur au sujet de la tenue des dossiers actifs, ainsi que du retour, de l'archivage ou de la destruction des dossiers fermés.

Les documents du Ministère en possession d'un mandataire ne peuvent être détruits que sur autorisation écrite du juriste instructeur.

Demandes parlementaires, des médias et autres

Seuls les porte-paroles désignés communiquent de l'information suite à des questions parlementaires, aux représentants des médias ou au grand public. Le mandataire n'est pas un porte-parole désigné, sauf sur autorisation écrite du juriste instructeur.

Le mandataire doit aviser sans délai le juriste instructeur lorsqu'un représentant des médias communique avec lui ou qu'il reçoit une demande de renseignements de la part des médias ou d'une demande parlementaire. Le juriste instructeur détermine ensuite la marche à suivre qui convient dans les circonstances et donne des directives en conséquence. Le mandataire n'est pas tenu de signaler à l'attention du juriste instructeur les demandes de renseignements portant sur des questions de routine, par exemple les dates de procès, sauf si les circonstances l'exigent.

Le mandataire ne doit pas établir de contact avec les médias sur quelque question que ce soit pendant sa nomination, à moins d'avoir reçu une approbation ou des directives précises du juriste instructeur à cet égard. Tout ce que le mandataire dit doit être considéré comme faisant partie du dossier et peut aboutir dans le domaine public. Par conséquent, le mandataire doit gérer avec le même soin et la même attention toute demande de renseignements provenant d'une personne par l'intermédiaire des médias sociaux, et non seulement au moyen des médias traditionnels.

Demandes d'accès à l'information

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Ministère est chargé du traitement de toutes les demandes reçues en application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Le paragraphe 4 (1) de la LAI donne aux particuliers un droit d'accès aux documents relevant d'une institution fédérale.

Les documents des mandataires portant sur des questions qui concernent le ministère de la Justice sont réputés « relever » du ministère de la Justice aux fins de la LAI et de la LPRP. Lorsque le Ministère est tenu de répondre à une demande d'accès à l'information, le mandataire doit acheminer tous les documents demandés au Bureau de l'AIPRP conformément aux directives fournies par le juriste instructeur. Comme la LAI et la LPRP prévoient un délai strict de trente (30) jours, le mandataire doit répondre rapidement à la demande du juriste instructeur dans le délai prescrit.

Le mandataire ne doit pas répondre directement aux demandes d'autres institutions fédérales, provinciales ou municipales fondées sur la LAI ou sur la LPRP. Les demandes visant à obtenir ces documents doivent être acheminées immédiatement au juriste instructeur.

Le mandataire ne doit fournir aucune opinion juridique concernant les demandes d'accès à l'information aux organismes d'application de la loi ou aux ministères fédéraux. Toutes les demandes de cette nature doivent être acheminées immédiatement au juriste instructeur.

Divulgation proactive

Le mandataire consent à ce que l'information de base concernant la nomination soit communiquée au public, y compris celle concernant la facturation. Dans le cas où l'avocat ou notaire autorisé est un ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, le mandataire convient que ces renseignements seront affichés sur le site Web du Ministère dans le cadre des rapports de divulgation proactive.

Droits de propriété intellectuelle

Tous les documents et tout le matériel créés au cours du travail mené dans le cadre de la nomination d'un mandataire appartiennent au Ministère.

Tout produit de recherche juridique, d'analyse juridique ou d'opinion juridique, qu'il s'agisse de notes manuscrites, de courriels ou de mémoires (à l'état d'ébauche ou à l'état officiel), appartient au Ministère.

Rémunération et facturation

Arrangement en matière de rémunération

La rémunération du mandataire est précisée dans la lettre de nomination et est assujettie aux dispositions énoncées ci-dessous. L'arrangement en matière de rémunération est négocié pour chaque nomination en fonction des circonstances particulières du travail en question, et il ne doit pas être considéré comme un précédent pour les nominations futures.

Services facturables

Le mandataire doit facturer les services juridiques livrés dans le cadre de son mandat. Il ne peut demander que les honoraires engagés par le personnel autorisé dans le cadre de la prestation de services juridiques, conformément aux dispositions négociées en matière de rémunération et énoncées dans la lettre de nomination.

Le mandataire doit se conformer aux principes gouvernementaux d'économie, d'efficience et d'efficacité en matière de dépenses, compte tenu du besoin de concilier l'importance du dossier pour le Ministère ou pour le ministère ou l'organisme fédéral concerné et ses responsabilités professionnelles.

Services non facturables

Les services fournis par des membres du personnel non explicitement autorisés à fournir les services conformément au mandat visé par la nomination ne sont pas des services facturables, ce qui comprend les services fournis par les recherchistes, les bibliothécaires, les secrétaires, les adjoints administratifs, les opérateurs et opératrices d'ordinateur, les teneurs de livres, les commis aux dossiers et documents organisationnels et d'autre nature et les commis au traitement de texte.

Le temps consacré à des tâches administratives n'apportant pas une « valeur légale ajoutée » n'est pas facturable. Le mandataire ne peut facturer séparément le travail de nature administrative. Voici des exemples de tâches administratives :

  • préparation de comptes et de propositions;
  • préparation de budgets;
  • traitement de texte;
  • traitement de document;
  • ouverture et fermeture de dossiers;
  • envoi et réception de messages télécopiés;
  • photocopie.

En outre, le Ministère ne remboursera pas le mandataire pour les tâches suivantes :

  • discussions et travaux ayant eu lieu avant la date d'entrée en vigueur de la nomination;
  • conférences ou consultations internes (sauf valeur ajoutée);
  • former des associés, des étudiants, des parajuristes ou du personnel technique;
  • présence non nécessaire de nombreux avocats ou notaires à des réunions;
  • préparation non nécessaire de multiples ébauches de documents;
  • temps supplémentaire effectué par des parajuristes, ainsi que par le personnel du secrétariat et de l'administration.

Coûts liés à l'impression et aux photocopies internes

Le mandataire doit limiter l'utilisation de photocopies et plutôt utiliser, dans la mesure du possible, l'échange de documents électroniques. Le mandataire ne sera pas remboursé pour les impressions au laser ni pour les photocopies destinées à un usage interne. Le mandataire sera toutefois remboursé au prix coûtant pour les photocopies nécessaires à des fins d'usage externe et directement liées au dossier, tant que le coût ne dépasse pas les taux facturés normalement par les entreprises commerciales offrant ce service.

Limite quotidienne des heures facturables

Les honoraires sont assujettis à une limite quotidienne maximale de dix heures, sauf indication différente dans la lettre de nomination ou autorisation contraire du juriste instructeur. Le Ministère n'acceptera pas les demandes de paiement d'honoraires dépassant cette limite, y compris les demandes relatives au temps de déplacement.

Travail exécuté par des stagiaires et par des parajuristes

Le mandataire peut faire appel à des parajuristes et à des stagiaires pour la prestation de services, pourvu que le recours à ces ressources soit prévu dans la lettre de nomination ou autorisé ultérieurement par le Ministère et que le travail en question soit exécuté conformément aux règles de l'ordre professionnel concerné. Le taux de rémunération des parajuristes et des stagiaires pour les services rendus est établi conformément à la lettre de nomination.

Les parajuristes et les stagiaires doivent accomplir uniquement des tâches et des activités qui exigent l'utilisation de compétences, de jugement et d'expérience en matière juridique acquis par une formation professionnelle et par la pratique (facteur de la « valeur légale ajoutée »). Bien que le mandataire puisse demander à des parajuristes ou à des stagiaires d'accomplir des tâches de secrétariat ou de bureau, le temps consacré aux tâches administratives ne peut être facturé. De plus, le mandataire ne doit facturer le temps passé à éduquer des associés, des étudiants, des parajuristes ou du personnel technique.

Débours

Services offerts par des tiers

Dans le cadre de l'exécution de son mandat, le mandataire peut sous-traiter en son propre nom du travail de nature non juridique à des fournisseurs de services indépendants. Le cas échéant, le mandataire doit signifier sans équivoque au fournisseur de services que le contrat lie le mandataire et le fournisseur de services et non la Couronne et le fournisseur de services.

Le Ministère traitera les dépenses relatives à la prestation de services par une tierce partie comme des débours. Le mandataire sera remboursé, au prix coûtant, sans aucune indemnité pour les frais généraux ou le profit, pour tous les débours nécessaires et raisonnables engagés dans le cadre de la prestation des services juridiques en vertu du mandat, sous réserve des conditions énoncées dans les sections ci-dessous. En engageant ces dépenses, le mandataire doit se conformer aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité en matière de dépenses des fonds publics.

Conditions de remboursement

Sauf indication contraire dans la lettre de nomination, le mandataire doit préalablement obtenir l'approbation écrite du juriste instructeur à l'égard de tous les débours dont la valeur dépasse 2 000 $ Note de bas de la page 2. Cette limite ne s'applique pas aux débours relatifs aux services de témoins experts et témoins factuels ni aux déplacements qui nécessitent tous une autorisation écrite préalable, peu importe leur valeur.

Lorsqu'il demande le remboursement d'une dépense pour laquelle une approbation écrite doit préalablement être obtenue, le mandataire doit fournir une copie de l'approbation pour appuyer la demande, ainsi qu'une copie de la facture du tiers fournisseur, de l'expert ou du témoin.

Frais de dépôt au tribunal

Le Ministère remboursera au mandataire les frais de dépôt au tribunal qu'il aura versés conformément aux barèmes établis des tribunaux.

Frais de déplacement et de subsistance

Le Ministère remboursera, au prix coûtant, les frais autorisés de déplacement et de subsistance que le mandataire aura raisonnablement et convenablement engagés dans l'exécution du travail, sans aucune indemnité pour les frais généraux ou le profit, conformément aux indemnités relatives aux repas, à l'utilisation d'un véhicule privé et aux faux frais qui sont précisées aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux autres dispositions de la directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés », et conformément à l'article 7 de la directive du Conseil du Trésor intitulée Autorisations spéciales de voyager.

Le mandataire doit solliciter l'autorisation préalable du juriste instructeur et fournir à celui-ci une estimation des frais de déplacement anticipés au moment de cette sollicitation. Lorsqu'il fait les réservations relatives aux déplacements, le mandataire se fonde sur le moyen de transport le plus économique et le plus raisonnable.

Le mandataire doit choisir le tarif aérien le plus économique qui soit, compte tenu de l'itinéraire, et faire les réservations le plus longtemps possible à l'avance afin de bénéficier de la tarification par siège la plus avantageuse qui soit.

Le mandataire doit consulter le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada avant de faire des réservations d'hôtel ou de louer un véhicule, voir http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ACRDS/index-fra.aspx.

Le mandataire doit s'assurer que les réclamations pour frais de déplacement sont accompagnées des demandes relatives au travail de fond qui a été effectué sur le dossier et qui a nécessité le déplacement.

Temps de déplacement

Lorsque le mandataire est tenu de se déplacer à la demande du Canada, le temps consacré au déplacement entre les deux endroits, par le moyen de transport le plus économique et le plus raisonnable qui soit, peut être facturé à un taux n'excédant pas 50 % du taux horaire approuvé pour les avocats ou notaires, à moins que le mandataire soit en mesure de travailler sur un dossier au cours de son déplacement, auquel cas le taux approuvé peut s'appliquer.

Moyen de transport

Les déplacements en taxi, en navette ou au moyen des services de transport en commun sont des options pour les déplacements locaux sur une courte distance. Le Ministère remboursera au mandataire les frais réels, à condition que la demande soit accompagnée de reçus, quel que soit le montant réclamé. Le Ministère ne remboursera pas au mandataire les frais associés au déplacement entre le lieu de résidence et le lieu de travail habituel.

Kilométrage

Lorsque la voiture particulière du mandataire est utilisée aux fins d'un déplacement demandé par le Canada, le Ministère permettra au mandataire de réclamer, à titre d'indemnité, un montant fixe par kilomètre conformément aux indemnités prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Frais de services postaux et de messagerie

Le mandataire ne sera pas remboursé pour les coûts liés à la transmission de documents par courrier ordinaire mais le sera pour les coûts liés à la transmission par messager.

Frais non facturables

Même s'il est possible que le mandataire engage ou ait raisonnablement et convenablement engagé les coûts suivants dans l'exécution du mandat, ces coûts sont considérés comme des coûts non facturables aux fins de la nomination :

  • les frais de barreau et prime d'assurance;
  • les dépenses personnelles au cours d'un déplacement pour le compte du gouvernement, p. ex. location de films, service de nettoyage à sec, etc.
  • les abonnements à des bases de données pour recherches juridiques et à d'autres ressources en ligne;
  • le coût de location de l'espace de bureau nécessaire pour l'exécution efficace des services juridiques nécessaires;
  • les coûts associés aux fournitures de bureau, y compris le matériel réutilisable comme les cartables, les onglets, les supports informatiques, etc. et les fournitures consommables comme la papeterie, les stylos, etc.
  • les coûts minutés liés aux appels locaux ou aux interurbains, ou aux télécopies;
  • les coûts liés à l'entretien et à l'exploitation de systèmes informatiques et de systèmes d'accès à l'Internet.
  • les coûts des repas, à moins qu'ils aient été engagés dans le cadre d'un déplacement préautorisé;
  • les intérêts et frais de retard engendrés par le mandataire.
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