Ministère de la Justice Lignes directrices en matière de sécurité à l’intention des mandataires au Canada : Renseignements et biens protégés

Annexe B : Responsabilités de l’agent de sécurité d’entreprise (ASE) l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER)

  • 1. Dans le cas d’une vérification d’organisation désignée (VOD), l’ASE/ASER a les responsabilités suivantes :
    • 1.1 s’assurer que les ASER ont à tout le moins une autorisation de sécurité de niveau cote de fiabilité;
    • 1.2 former les ASER;
    • 1.3 réviser les exigences de sécurité définies dans la lettre de nomination et s’assurer que toutes les exigences en matière de sécurité sont respectées;
    • 1.4 désigner un ASER (si plus d’un ASER est nommé) qui agira en qualité d’ASE en son absence;
    • 1.5 s’assurer que le cabinet du mandataire se conforme aux exigences de la VOD et qu’une demande de renouvellement est présentée au besoin;
    • 1.6 aviser le Ministère de tout changement apporté à la propriété du cabinet et à sa forme juridique ainsi que de tout changement d’adresse, d’ASE ou d’ASER;
    • 1.7 conserver dans le dossier toute la documentation relative à l’attribution et au maintien d’une attestation de VOD.
  • 2. Au sujet de l’enquête de sécurité individuelle, l’ASE/ASER a les responsabilités suivantes :
    • 2.1 s’assurer que toutes les personnes qui doivent utiliser des renseignements et des biens protégés et accéder à des lieux de travail sécurisés, et qui ont besoin de connaître au titre d’une nomination de mandataire, possèdent à tout le moins une cote de fiabilité;
    • 2.2 faciliter la communication complète des documents relatifs à l’enquête de sécurité pour chaque personne, vérifier l’identité du demandeur et ses renseignements généraux et présenter le tout au Ministère en vue d’une enquête de sécurité ou d’une validation;
    • 2.3 veiller à ce que les documents requis soient envoyés en vue de faciliter la validation d’une attestation de sécurité existante;
    • 2.4 faciliter le règlement des problèmes et prendre des arrangements pour des entrevues préventives, au besoin;
    • 2.5 s'assurer que la personne assiste à une séance d'information sur la sécurité dès qu'elle a été avisée de l’octroi de la cote de fiabilité et qu’elle signe le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS 330-47), qui confirme que la séance d’information a eu lieu et que la personne comprend et accepte de respecter les exigences; signer et renvoyer le formulaire au Ministère;
    • 2.6 s’assurer que le Ministère est avisé des changements de la situation d’une personne qui peuvent influer sur la cote de fiabilité de cette personne;
    • 2.7 tenir à jour une liste des employés titulaires d'une cote de sécurité, et veiller à ce que les dossiers d'enquête de sécurité du personnel soient protégés adéquatement.
  • 3. Au sujet de l’autorisation de détenir des renseignements (ADR), l’ASE/ASER a les responsabilités suivantes :
    • 3.1 coordonner avec le Ministère et compiler l’information et les documents requis qui démontrent que les locaux du cabinet du mandataire respectent les exigences en matière de sécurité physique et permettent une évaluation des mesures de sécurité matérielles, conformément aux dispositions des Lignes directrices;
    • 3.2 s’assurer que seul le personnel ayant fait l’objet d’une enquête de sécurité de niveau approprié et ayant un besoin de savoir au titre d’une nomination de mandataire a accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des lieux sécurisés;
    • 3.3 s’assurer qu’une formation et une séance de sensibilisation à la sécurité sont offertes à tous les membres du cabinet du mandataire;
    • 3.4 s’assurer que tous les renseignements et les biens protégés sont protégés et manipulés conformément aux exigences de sécurité liées à la nomination d’un mandataire et aux dispositions des Lignes directrices;
    • 3.5 s’assurer que le cabinet respecte les exigences de l’ADR, selon le cas, et veiller à ce qu’une demande de renouvellement soit présentée au besoin;
    • 3.6 s’assurer que des inspections périodiques de la sécurité physique des locaux du cabinet sont effectuées, ainsi que des inspections des méthodes de protection, et que les rapports sur ces inspections sont conservés;
    • 3.7 coordonner avec le Ministère les vérifications et les inspections de lieux au sujet de tous les aspects de la sécurité physique, au besoin;
    • 3.8 aviser le Ministère au préalable de tout déplacement physique ou de toute construction au lieu du cabinet qui pourrait avoir une incidence sur la protection des renseignements et des biens protégés;
    • 3.9 conserver dans les dossiers tous les documents liés à l’octroi et la mise à jour d’une ADR;
    • 3.10 s’assurer que toutes les violations, les atteintes, et les compromissions soupçonnées à la sécurité sont notées et signalées sans délai à l’ASE, et que les rapports sont conservés pendant une période de deux ans après l’incident, en vue d’une inspection par le Ministère au besoin;
    • 3.11 mener une enquête préliminaire sur l’incident signalé afin d’en déterminer les circonstances;
    • 3.12 aviser l’agent de sécurité adjoint du Ministère, au moyen de la ligne directe du Centre de contrôle de la sécurité (613-946-9999), dans les 24 heures de la découverte de toute violation, atteinte ou compromission en matière de sécurité, et présenter un rapport écrit complet de l’enquête préliminaire et de tout autre résultat d’enquête subséquent.
  • 4. Pour s’assurer que les questions de sécurité sont correctement prises en compte et coordonnées, les ASE, les ASER et/ou l’associé directeur doivent indiquer au Ministère toutes les questions liées à la sécurité en contactant :

Centre de gestion de la pratique du contentieux
Secteur national du contentieux
Ministère de la Justice
50, rue O’Connor, 6e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0H8

Courriel : Agents-Security_Mandataires-Securite@justice.gc.ca

Télécopieur : 613-941-5879

Téléphone : 613-670-6379

Toute violation, atteinte ou compromission confirmée en matière de sécurité est communiquée à la personne suivante :

Agent adjoint de sécurité du Ministère,
par l’intermédiaire du Centre de contrôle de la sécurité
Ministère de la Justice

Téléphone : 613-946-9999

Date de modification :