Ministère de la Justice Lignes directrices en matière de sécurité à l’intention des mandataires au Canada : Renseignements et biens protégés

1. Contexte

Conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor (CT), les ministères et les organismes sont tenus de protéger adéquatement les renseignements et les biens de nature délicate (protégés et classifiés) dont ils sont responsables, une obligation qui s’étend aux renseignements et aux biens sous la responsabilité des agents contractuels du gouvernement, y compris les professionnels du droitNote de bas de la page 1 agissant à titre de mandataires du ministre de la Justice et procureur général du Canada (le PGC). En ce qui a trait aux mandatairesNote de bas de la page 2, les organisations doivent faire l’objet d’une vérification d’organisation, et les personnes ayant un besoin de connaître doivent faire l’objet d’une enquête de sécurité pour pouvoir avoir accès à des renseignements et à des biens de nature délicate ainsi qu’à des lieux de travail sécurisés du gouvernement. De plus, les mandataires peuvent être tenus de prendre des mesures de sécurité matérielle et informatique particulières pour utiliser, produire et protéger les renseignements et biens de nature délicate sur leur lieu de travail.

Le ministère de la Justice (le Ministère) a la responsabilité de fournir les services d’enquête de sécurité liés aux mandataires. Les enquêtes de sécurité autorisées par le Ministère et visant les organisations, les personnes, la sécurité matérielle et les technologies de l’information (TI) sont exclusivement liées aux nominations de mandataires par le PGC.

Les mesures de sécurité présentées dans les présentes Lignes directrices tiennent compte du secret professionnel , des règles de déontologie provinciales et territoriales et des directives de conformité en matière d’assurance responsabilité professionnelle des professionnels du droit, qui régissent les activités des mandataires et les obligent à adopter des mesures de sécurité et de protection de documents dans le cadre de leur pratique.

2. Objectif

Les présentes Lignes directrices en matière de sécurité à l’intention des mandataires au Canada (les Lignes directrices) énonce les exigences en matière de sécurité que doivent satisfaire les mandataires pour utiliser, produire et protéger, selon le cas, les renseignements, biens et lieux de travail protégés (« Protégé A » et « Protégé B ») du gouvernementNote de bas de la page 3. Il énonce les responsabilités qui incombent aux mandataires, ainsi que les procédures à suivre aux fins de la mise en œuvre et du maintien de mesures de sécurité appropriées. Ces mesures ont pour objectif d’empêcher l’utilisation, la divulgation, la destruction, la suppression, la modification ou l’interruption non autorisées de biens ou de renseignements protégés fournis au mandataire ou produits par celui‑ci dans le cadre d’une nomination à titre de mandataire, et ce conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement, à la Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle et à la Norme de sécurité et de gestion des marchés du CT.

Les exigences de sécurité organisationnelle et matérielle visant les mandataires sont conçues conformément à l’infrastructure généralement en place dans les grands cabinets. Les attentes en matière de sécurité peuvent être adaptées par le Ministère selon que le mandataire pratique seul, dans un petit cabinet, ou si les exigences de contrôle de sécurité du mandataire touchent plusieurs lieux de travail.

Le Ministère communiquera avec les mandataires lorsque des activités de vérification de sécurité devront être réalisées et il leur fournira des directives détaillées et une assistance concernant les processus et les exigences relatives à la documentation.

3. Définitions

Les définitions sont présentées à l’annexe A.

4. Vérification d'organisation

4.1 Vérification d’organisation désignée (VOD)

La vérification d’organisation désignée (VOD) est une attestation du gouvernement du Canada confirmant qu’un cabinet et son personnel ayant obtenu une cote de fiabilitéNote de bas de la page 4 et ayant un besoin de connaître aux termes d’une nomination à titre de mandataire peuvent avoir accès à des renseignements, à des biens et à des lieux de travail sécurisés protégés.

4.2 Agent de sécurité d’entreprise (ASE) et agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER)

Dans le cadre du processus de VOD, l’associé directeur du cabinet doit désigner un agent de sécurité d’entreprise (ASE) et un agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER)Note de bas de la page 5.

L’ASE est chargé de mettre en œuvre et de gérer le système des contrôles et des mesures de sécurité du cabinet et de veiller à ce que celui-ci soit conforme à toutes les exigences en matière de sécurité tout au long de la période de nomination. L’ASE est le principal point de contact avec le Ministère en ce qui a trait aux questions de sécurité et il est chargé de faciliter les enquêtes de sécurité de l’organisation et du personnel. Les rôles et les responsabilités particulières de l’ASE sont présentés dans l’ensemble des présentes Lignes directrices et résumés à l’annexe B.

L’ASE et le ou les ASER doivent disposer de l’autorité nécessaire pour prendre des décisions en matière de sécurité et veiller à la conformité pour le compte du cabinet. De plus, ils doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents.

L’ASER assure les fonctions de l’ASE au besoin.

Dans le cas où l’ASE quitte le cabinet, l’ASER assume toutes les responsabilités en matière de sécurité de l’ASE, jusqu’à ce que l’associé directeur nomme un nouvel ASE, ce qui doit se faire le plus rapidement possible.

4.3 Processus d’obtention d’une attestation de VOD

Pour entreprendre le processus de VOD, l’associé directeur doit soumettre un formulaire Demande de vérification d’organisation désignée (VOD) (MJ-SM 01) dûment rempli contenant l’information générale relative à la propriété du cabinet et à sa forme juridique et désignant un ASE et un ASER, ou plus selon les besoins.

Dans le cadre de ce processus, les personnes nommées ASE et ASER doivent avoir au minimum obtenu une cote de fiabilité au terme d’une enquête de sécurité. La marche à suivre pour obtenir l’attestation de sécurité nécessaire et pour faciliter la validation ou le transfert d’une cote de fiabilité est décrite aux sections 5.2 et 5.4 de ces Lignes directrices.

Le Ministère avise par écrit le cabinet une fois que l’attestation de VOD est accordée.

4.4 Validation d’une attestation de VOD existante

Lorsqu’un cabinet mandataire possède une attestation valide de VOD accordée par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)Note de bas de la page 6, le Ministère peut l’accepter et émettre une attestation de VOD du ministère de la Justice, plutôt que reprendre le processus de vérification.

Pour accélérer la validation d’une attestation de VOD existante, le Ministère aura besoin d’une copie de la lettre d’approbation de l’attestation de VOD et pourra exiger d’autres documents. Ces exigences seront communiquées au mandataire au besoin.

4.5 Maintien de la conformité

Une attestation de VOD du ministère de la Justice demeure valide pourvu que les deux conditions suivantes soient respectées :

  • l’ASE et le ou les ASER maintiennent une cote de fiabilité;
  • le cabinet demeure en conformité avec toutes les exigences en matière de sécurité énoncées dans les présentes Lignes directrices et par le Ministère dans le contexte de la nomination.

L’ASE doit aviser le Ministère sans délai de tout changement apporté à la propriété du cabinet et à sa forme juridique ainsi que de tout changement d’adresse, d’ASE ou d’ASER. L’ASE veille à ce que tout changement soit déclaré par la voie d’un formulaire Demande de vérification d’organisation désignée (VOD) dûment rempli.

L’ASE doit tenir un dossier qui renferme toute la documentation relative à l’attribution et au maintien d’une attestation de VOD.

4.6 Cycle de renouvellement d’une attestation de VOD

L’attestation de VOD accordée par le Ministère doit être renouvelée tous les cinq ans à partir de la date de délivrance. Il incombe au mandataire d’aviser le Ministère de son intérêt à renouveler son attestation de VOD.

Pour demander un renouvellement, l’ASE doit soumettre un formulaire Demande de vérification d’organisation désignée (VOD) dûment rempli avant la date de renouvellement.

Le Ministère avise le cabinet par écrit une fois que l’attestation de VOD a été renouvelée.

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