Rapport d’audit sur la conformité de la comptabilisation du temps - Février 2014

Résumé

Conclusion

1. Le Protocole national de comptabilisation du temps (PNCT) est le cadre principal pour la comptabilisation du temps au ministère de la Justice, et il comprend les rôles, les responsabilités et les principes directeurs. De plus, la Division des pratiques d’affaires (DPA) fournit le soutien, la formation et l’orientation pour les employés qui comptabilisent leur temps et les gestionnaires.

2. D’après les résultats de l’audit, les niveaux de conformité pour les employés qui comptabilisent leur temps au ministère de la Justice se sont améliorés de novembre 2011 à mai 2012. Plusieurs initiatives relevées dans le cadre de l’audit ont contribué à l’amélioration des pratiques de comptabilisation du temps. La DPA a commencé à faire rapport sur la conformité de la comptabilisation du temps à la haute direction. De plus, de nouvelles normes de comptabilisation du temps ont été adoptées le 1er avril 2012 dans le cadre du projet d’Amélioration du processus de recouvrement des coûts (APRC).

3. Des améliorations s’imposent quant aux rôles et aux responsabilités qui posent un risque élevé pour le Ministère. Le Ministère n’a pas désigné d’autorité fonctionnelle pour le processus de comptabilisation du temps qui devrait inclure l’établissement des priorités, la surveillance, l’évaluation de la conformité et le soutien à la prise de décisions à l’échelle du Ministère.

4. Des recommandations visant à renforcer les contrôles internes entourant la conformité de la comptabilisation du temps s’imposent également pour répondre aux risques moyens. Les améliorations visent les éléments suivants : intégration de critères mesurables au PNCT, examen de la méthode d’évaluation de la conformité, surveillance de la conformité de chaque portefeuille, unité des Services juridiques ministériels (SJM) et région, et mise en place et suivi des indicateurs et des cibles de rendement de la gestion.

Contexte

5. Le présent audit a été prévu dans le Plan de vérification interne à long terme 2011-2012 à 2013-14. L’objectif de cet audit a consisté à évaluer le degré de conformité au PNCT, afin de déterminer si des pratiques pertinentes et efficaces ont été mises en place pour permettre une bonne prise de décisions en matière de ressources, d’établissement de priorités et des pratiques efficaces de recouvrement des coûts.

6. L’audit comprenait l’examen de documents pertinents, la réalisation d’entrevues auprès de membres clés du personnel et l’évaluation de la conformité auprès d’un échantillon discrétionnaire de 30 employés qui ont comptabilisé leur temps au cours des exercices 2011-2012 et 2012-2013. L’équipe d’audit a examiné et évalué ce qui suit :

  • le caractère approprié du cadre de gestion pour assurer une surveillance, une orientation et une responsabilisation à l’égard de la gestion de la comptabilisation du temps;
  • la conformité et la surveillance du PNCT et des exigences connexes;
  • les pratiques de comptabilisation du temps parmi les différents bureaux régionaux, portefeuilles et SJM;
  • les renseignements sur la comptabilisation du temps en tant que ressources ministérielles et leur utilisation pour appuyer la mesure du rendement et les initiatives imposées.
Date de modification :