Rapport d’audit sur la conformité de la comptabilisation du temps - Février 2014

Annexe A – Critères d’audit

Les critères d’audit qui suivent ont été définis pour tenir compte des risques précis relevés au cours de la phase de planification. Ils découlent du document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes (mars 2011).

Critères et sous-critères d’audit Résultats
  • 1.1 Un cadre de gouvernance efficace est en place qui précise les personnes responsables de la surveillance de l’exécution efficace des responsabilités de comptabilisation du temps.
    • 1.1.1 Un organisme de surveillance établi et efficace, pourvu d’un mandat communiqué clairement, qui comprend les rôles et les responsabilités relatifs à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles.
    • 1.1.2 Les orientations stratégiques, les priorités et les objectifs d’exploitation sont communiqués aux intervenants en temps opportun.
    • 1.1.3 Les rôles et les responsabilités en matière de surveillance ministérielle sont officiellement définis et communiqués aux gestionnaires, aux superviseurs et aux employés.
Non atteint
  • 1.2 La conformité au Protocole national de comptabilisation du temps et aux exigences connexes fait l’objet d’un suivi régulier, ce qui donne lieu à des pratiques de surveillance efficaces à l’égard de la comptabilisation du temps à l’échelle du Ministère.
    • 1.2.1 Les responsabilités en matière de conformité au Protocole national de comptabilisation du temps et aux exigences opérationnelles connexes sont communiquées clairement.
    • 1.2.2 Les activités de suivi sont consignées et des rapports sont présentés régulièrement à la haute direction. La haute direction assure un suivi des rapports sur la conformité et des mesures correctives sont mises en œuvre rapidement.
    • 1.2.3 Les rapports soumis à l’organisme de surveillance comprennent un énoncé clair selon lequel la conformité a été assurée ou des infractions ont été notées.
Atteint en partie
  • 2.1 La DPA fournit la formation, les outils, les ressources et l’information nécessaires pour aider les personnes tenues de comptabiliser leur temps à s’acquitter de leur responsabilité de consigner leur temps dans iCase de façon uniforme et en temps utile.
    • 2.1.1 Un plan de formation et de perfectionnement exhaustif existe et il est appliqué comme il se doit et les ressources nécessaires y sont affectées.
    • 2.1.2 Les employés ont accès à suffisamment d’outils, comme les logiciels, l’équipement, les méthodes de travail et les procédures normales d’exploitation.
    • 2.1.3 Les postes et activités clés ont été déterminés et il existe un personnel de remplacement suffisant.
    • 2.1.4 Un processus d’échange de renseignements existe pour appuyer la diffusion efficiente et ciblée de renseignements pertinents et fiables à ceux qui en ont besoin.
Atteint
  • 2.2 Les autorités liées au Protocole national de comptabilisation du temps et à d’autres exigences en matière de comptabilisation du temps ont été validées (par rapport à sa pertinence et son efficacité) et confirmées, et les domaines dans lesquels des améliorations s’imposent ont été corrigés adéquatement.
    • 2.2.1 Les responsabilités relatives à l’examen et à la révision aux autorités liées au PNCT et à d’autres exigences en matière de comptabilisation du temps sont clairement définies, communiquées et comprises.
    • 2.2.2 Il y a des éléments de preuve que des examens et/ou révisions sont effectués régulièrement et qu’ils sont approuvés par l’autorité compétente.

 

Atteint
  • 2.3 Les employés consignent leur temps conformément au Protocole national de comptabilisation du temps.
    • 2.3.1 Tous les employés qui sont tenus de comptabiliser leur temps ont codé et traité les renseignements avec efficacité et en temps utile et le taux de conformité s’élève à 100 %.
    • 2.3.2 Des mesures de contrôle sont en place pour assurer la pertinence, l’exactitude et le caractère adéquat des renseignements sur la comptabilisation du temps codés dans iCase (p. ex. examen de supervision, approbation de la direction, attestation).
Atteint en partie
  • 2.4 Les renseignements sur la comptabilisation du temps sont considérés comme des ressources ministérielles et sont facilement accessibles à l’échelle du Ministère pour répondre aux besoins de la mesure du rendement et des initiatives imposées, comme celles concernant le recouvrement des coûts.
    • 2.4.1 Les résultats prévus ayant trait à l’utilisation des renseignements sur la comptabilisation du temps sont clairement définis et communiqués.
    • 2.4.2 Des stratégies de mesure du rendement sont en place et appliquées aux résultats liés aux évaluations de la direction et du personnel.
    • 2.4.3 La direction surveille le rendement obtenu par rapport aux résultats prévus et fait les rajustements, au besoin.
Atteint en partie
Date de modification :