Rapport d’audit sur la délégation des pouvoirs financiers
Février 2014

1. Introduction

1.1 Contexte

5. La délégation des pouvoirs financiers constitue une mesure de contrôle interne essentielle dans le processus des dépenses du gouvernement. S’ils sont appliqués de façon appropriée, les pouvoirs délégués confèrent aux gestionnaires la capacité d’atteindre les priorités et les objectifs du Ministère et du gouvernement tout en maintenant la transparence dans la reddition des comptes par rapport aux décisions qui ont été prises.

6. Les exigences relatives à la délégation des pouvoirs financiers sont établies principalement dans la Directive sur la gestion des pouvoirs financiers pour les dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Cette directive soutient la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur le contrôle interne et, avec l’aide d’autres instruments de politique, de directives et des lois pertinentes qui s’y rapportent, définit les principes généraux et les éléments du pouvoir de signer des documents financiers au gouvernement fédéral.

7. Le pouvoir financier comprend les éléments suivants :

  • Pouvoir de dépenser comprend ce qui suit :
    • Le pouvoir d’engager des dépenses;
    • Le pouvoir lié aux engagements, prévu à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) : le pouvoir d’assumer une ou plusieurs fonctions relatives au contrôle des engagements financiers, tel qu’il est exigé dans la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements;
    • Le pouvoir d’effectuer des opérations (pouvoir de passation des marchés) : le pouvoir de conclure et de modifier un marché.
  • Pouvoir d’attestation : le pouvoir prévu à l’article 34 de la LGFP et qui consiste en les éléments suivants :
    • Attestation de la réception de biens et de la prestation de services;
    • Détermination de l’admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement.
  • Pouvoir de payer - Pouvoir prévu à l’article 33 de la LGFP qui est en général délégué aux agents financiers. Avec cette délégation, on s’assure que tous les paiements et que tous les autres frais imputés au Trésor sont autorisés de façon appropriée et en temps opportun et qu’ils sont légaux.

8. Au ministère de la Justice, les pouvoirs financiers sont officiellement délégués aux postes génériques de gestion et fonctionnels, au moyen de la charte de délégation. Il existe également des tableaux des équivalences de postes, lesquels établissent un lien entre les niveaux génériques de gestion et les fonctions ministérielles. Les superviseurs dont les fonctions ont dûment fait l’objet d’une délégation des pouvoirs par le ministre désignent les personnes qui exerceront les pouvoirs financiers au moyen des cartes de spécimen de signature. La sous-ministre adjointe, Secteur de la gestion et dirigeante principale des finances, se charge de la gestion d’ensemble de la délégation des pouvoirs financiers.

9. La Direction des finances et de l’approvisionnement (DFA) a récemment procédé au regroupement de certaines activités reliées aux opérations comptables. Depuis mars 2013, les activités associées aux comptes créditeurs qui sont liées à la vérification des dépenses et au traitement des paiements prévu à l’article 33 de la LGFP sont menées dans deux centres d’activité, celui d’Ottawa et celui d’Edmonton. Avant le regroupement, chaque bureau régional, y compris la région de la capitale nationale administrait cette activité chacun de son côté.

10. L’audit de la délégation des pouvoirs financiers a été approuvé conformément au Plan de vérification triennal axé sur le risque, 2012-2013 à 2014-2015.

1.2 Objectif et portée de l’audit

11. Les objectifs de cet audit étaient les suivants :

  1. Fournir l’assurance que les processus et les instruments en place pour la délégation des pouvoirs financiers au Ministère respectent les exigences des lois et des politiques applicables du gouvernement;
  2. Évaluer l’efficacité des mesures de contrôle qui soutiennent la gestion et l’exercice continus des pouvoirs financiers au Ministère.

12. La portée de l’audit visait ce qui suit :

  • L’examen et l’évaluation des pouvoirs ministériels et des exigences de procédure pour la délégation des pouvoirs, en ce qui a trait aux exigences établies dans les lois applicables, les politiques du Conseil du Trésor (CT) et les directives du SCT;
  • L’examen des activités de gestion et des mesures de contrôle en place (entre le 1er avril 2011 et le 23 mai 2013), et d’un échantillon des opérations de paiement (qui datent d’après le regroupement des activités des comptes créditeurs). L’accent a été mis sur les processus les plus récents qui devaient rendre compte le mieux possible des pratiques postérieures à la réorganisation et au regroupement. Les dépenses salariales n’étaient pas visées par l’examen des opérations de paiement.
  • Les activités d’audit ont été effectuées entre février et juin 2013. Les sondages et les procédures d’audit des transactions ont été menés dans la région de la capitale nationale et au bureau d’Edmonton de la région des Prairies. Compte tenu du regroupement récent des opérations associées aux comptes créditeurs au Ministère, le contrôle a porté principalement sur les opérations postérieures au regroupement. On a mené des entrevues avec des représentants des finances de la région de la capitale nationale et des régions et avec des gestionnaires de centre de responsabilité.

1.3 Évaluation des risques

13. On a mené une évaluation préliminaire des risques afin de déterminer les priorités potentielles et de concentrer les activités de l’audit. Par conséquent, on a planifié et mené l’audit de façon à ce qu’elle porte sur les risques généraux potentiels tels que décrits ci-dessous.

  • Il existe un risque que les pouvoirs et les instruments connexes de délégation des pouvoirs financiers ne soient pas mis en place, qu’ils ne soient pas communiqués ou efficaces, débouchant sur une utilisation inappropriée des pouvoirs financiers;
  • Il existe un risque que les mesures de contrôle relatives à la délégation des pouvoirs financiers aux personnes n’aient pas été mises en place ou qu’elles ne soient pas efficaces, débouchant sur une délégation inappropriée des pouvoirs aux personnes;
  • Il existe un risque que les pouvoirs financiers et les instruments connexes ne fassent pas l’objet d’un examen, d’une révision ou d’une mise à jour, et ainsi, que les pouvoirs ne soient pas actualisés par rapport aux exigences du CT et du SCT ou qu’ils ne rendent pas compte des changements organisationnels au Ministère;
  • Il existe un risque que les activités de surveillance et de formation ne soient ni adéquates ni efficaces pour permettre la prise en charge de l’exercice des pouvoirs financiers.

1.4 Critères d’audit

14. Les critères particuliers ayant trait aux objectifs d’audit ont été mis au point en tenant compte des risques circonscrits. Les critères se fondent principalement sur les directives suivantes : le document « Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes » du SCT; la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses et la Directive sur la vérification des comptes du SCT et la LGFP. (Voir l’annexe A.)

1.5 Approche et méthodologie

15. On a effectué l’audit conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du CT et on a suivi les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Ainsi, on a élaboré une phase de planification visant à déterminer les principaux risques et établir les critères d’audit. On a mis au point et appliqué une méthode et des programmes détaillés au cours de cette phase de l’audit, de façon à tenir compte des critères et pour en venir à une conclusion sur les objectifs de l’audit. Ceci a compris :

  • On a examiné, entre autres, les instruments de délégation des pouvoirs au ministère de la Justice; les procédures et autres documents pertinents ayant trait à la délégation et à l’exercice des pouvoirs financiers et les documents concernant la formation et l’orientation fournies par le DFA.
  • On a tenu des entrevues et des discussions avec des représentants de la DFA et des gestionnaires de centre de responsabilité dans les bureaux de la région de la capitale nationale et les bureaux régionaux. Les entrevues et les discussions étaient axées sur la structure et l’approche en matière de délégation des pouvoirs; les exigences et les initiatives de formation; le soutien offert par la DFA; la gestion et l’administration continues des dossiers de cartes de spécimen de signature; la vérification des comptes et les processus connexes en matière d’assurance de la qualité et de surveillance et la détermination des possibilités d’amélioration. La liste des personnes interviewées se trouve à l’annexe D.
  • On a mené un examen et un contrôle d’un échantillon de dossiers et d’opérations portant sur les éléments suivants : le caractère complet, la validation et l’autorisation de la désignation des pouvoirs concernant 40 cartes de spécimen de signature; l’annulation des pouvoirs ayant trait à 44 employés ayant quitté leur poste; le processus de vérification des comptes pour des dépenses concernant 139 opérations.
  • On a mené un exercice d’analyse comparative auprès de six autres ministères ou organismes du gouvernement. L’exercice était axé principalement sur l’évaluation de la vérification des paiements en vertu de l’article 33 de la LGFP et des méthodes connexes d’assurance de la qualité.

16. Les résultats des approches et de la méthodologie en matière d’audit décrites ci-dessus ont fait l’objet d’un examen, d’une analyse et d’une interprétation par l’équipe d’audit. Sur cette base, on a exercé un jugement professionnel pour en venir à des conclusions à savoir dans quelle mesure chaque critère a été respecté, et à une conclusion générale portant sur les objectifs de l’audit.

17. Au terme de la phase d’examen de l’audit, un rapport préliminaire, assorti des principales constatations et recommandations, a été préparé et présenté à la sous-ministre adjointe, Secteur de la gestion, et dirigeante principale des finances, à des fins de validation.

1.6 Pratiques exemplaires relevées

18. L’audit a circonscrit les pratiques et mesures de contrôle suivantes, qui témoignent du respect de la politique gouvernementale et des exigences ministérielles. Ces pratiques servent à atténuer les risques et à faciliter les activités opérationnelles liées à la délégation, à la gestion continue et à l’exercice des pouvoirs financiers au Ministère.

19. Le ministre et le sous-ministre ont officiellement délégué et communiqué par écrit les pouvoirs financiers par niveau et titre de poste au moyen de la charte de délégation. On a ensuite délégué plus avant les pouvoirs à des personnes identifiées par leur nom au moyen de la carte de spécimen de signature, et ces pouvoirs ont été liés aux postes organisationnels au moyen des tableaux des équivalences de postes approuvés. (Critères 1, 2, 5)

20. La responsabilité liée à la gestion d’ensemble de la délégation des pouvoirs financiers a été conférée à la dirigeante principale des finances, conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du CT. Le gestionnaire, Division des politiques et des contrôles financiers, et le directeur, Opérations comptables, appuient la sous-ministre ajointe, secteur de la gestion et dirigeante principale des finances pour ce qui est du respect de cette responsabilité.

21. L’orientation en matière de politique et le soutien à la procédure s’effectuent au moyen du site intranet du Ministère. Le site comprend des directives sur les types de pouvoirs pour l’administration des finances, définit les principes généraux connexes et comporte un lien vers la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du CT. Un ensemble complet de Notes à l’appui de la délégation du pouvoir de signer des documents financiers du Ministère comporte d’autres directives liées à des secteurs particuliers de pouvoir, par rapport aux sections respectives de la charte de délégation. (Critère 6)

22. Il existe un processus établi qui comprend des procédures bien étayées et des formulaires standardisés pour qu’on puisse remplir, valider et activer chaque carte de spécimen de signature. Cette mesure de contrôle vise à assurer que la délégation a lieu aux niveaux de gestion ou fonctionnels appropriés; que les titulaires ne délèguent pas leurs pouvoirs à un tiers; et que seuls les titulaires des postes que le ministre a investis de pouvoirs délégués peuvent désigner les titulaires pouvant exercer des pouvoirs financiers. L’équipe d’audit a observé que l’on respecte diligemment le processus. (Critères 4 et 9)

23. On a créé une base de données qui sert de dépôt central de toutes les cartes de spécimen de signature au Ministère, et cette base constitue une mesure de contrôle clé dans la gestion des pouvoirs délégués aux personnes. Cette base de données est mise à jour par les Opérations comptables dans la région de la capitale nationale, et les renseignements qu’elle comporte sont triés par région et par ordre hiérarchique, de façon à indiquer clairement le flux des pouvoirs délégués, en partant de l’échelon du Secteur, en passant par les directions et les divisions, jusqu’à chaque centre de coûts. Les pouvoirs sont désignés par type (actif, intérimaire, sur demande) et comportent une date d’entrée en vigueur, ainsi que des liens directs vers les copies numérisées de chaque carte de spécimen de signature. Ainsi, la base de données constitue un outil très efficace pour faciliter l’authentification des pouvoirs financiers exercés. (Critère 10)

24. Des pièces justificatives indiquent que les finances ont mené des activités d’examen et de consultation dans le cadre de l’évaluation de la pertinence et du caractère approprié des pouvoirs, et pour mettre à jour les instruments de délégation. Une charte de délégation actualisée a été signée par le ministre en mai 2012 et on a entrepris la mise à jour de toutes les cartes de spécimen de signature au début de juin 2012. (Critère 7)

25. Il existe des processus étayés ayant trait à la vérification des comptes pour le personnel administratif et pour les membres de l’équipe des finances qui exécutent la vérification préalable au paiement. (Critère 14)

26. La DFA a offert des activités de formation visant en particulier les employés du groupe des services administratifs des bureaux régionaux qui, dans l’environnement postérieur au regroupement, ont assumé les mêmes responsabilités en appui aux gestionnaires de centre de responsabilité en ce qui a trait aux activités de demande de paiement et de vérification des processus d’approvisionnement et de paiement, tel qu’exécuté par leurs collègues de la région de la capitale nationale. Avant le regroupement, ces activités étaient dans une large mesure menées par des représentants des finances appuyant les unités opérationnelles dans les régions. (Critère 8)

27. L’audit a également cerné certains secteurs où il serait possible de renforcer les pratiques de gestion et les mesures de contrôle liées à la délégation, à l’exercice et à la gestion continus des pouvoirs financiers. On examine ces possibilités plus en détail dans la section 2.0 de ce rapport.

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