Rapport d’audit des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences - Février 2014

1.0 Introduction

1.1 Contexte

5. Le ministère de la Justice emploie actuellement environ 5 000 personnes dans la région de la capitale nationale (RCN) et dans six bureaux régionaux. En plus des employés du Ministère, d’autres personnes qui sont associées aux travaux du Ministère sont appelées à voyager pour les affaires du gouvernement, tant au Canada qu’à l’étranger.

6. Les employés du Ministère peuvent assister aux événements organisés par d’autres organisations. Le Ministère organise également des conférences et d’autres événements, et offre l’accueil aux employés fédéraux lorsque :

  • Les employés sont tenus de participer à des opérations, des réunions d’affaires, des activités de formation ou autres activités semblables ayant lieu en dehors des heures de travail régulières. Cela comprend les situations où les employés sont appelés à travailler pendant les périodes normales de pause et les heures de repas.
  • Les employés sont tenus de participer à une activité ou à une conférence donnée par le gouvernement, ce qui comprend des participants qui ne sont pas des employés du gouvernement du Canada et pour qui l’accueil est une marque de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

7. Les activités en matière de VAC du Ministère sont guidées par un certain nombre de pouvoirs, qui sont indiqués à l’Annexe A. Cela comprend les directives, lignes directrices et modèles du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte qui établit les taux de remboursement des frais de déplacement. Les autorisations du SCT sont complétées par les procédures du ministère de la Justice relatives à la planification d’événements, à l’accueil et aux conférences.

8. Le SCT a émis la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements en août 2013. Cependant, le présent audit a permis d’évaluer la conformité du Ministère à sa version précédente en vigueur depuis janvier 2011 et modifiée en octobre 2012, qui s’intitulait Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.

9. Les deux versions des directives du SCT en place mettent l’accent sur une planification et un contrôle accrus des VAC et ont été accompagnées de contraintes sur les budgets et les dépenses de VAC au sein du gouvernement. Le Ministère a réduit ses dépenses de VAC, les faisant passer de 13,8 M$ en 2009-2010 à 7,1 M$ en 2013-2014.

10. Le ministère de la Justice a lancé un projet de regroupement ministériel pour les comptes créditeurs qui a donné lieu à la création d’un centre d’activité de l’Est à Ottawa, le 4 février 2013, et d’un centre d’activités de l’Ouest à Edmonton, le 4 mars 2013. En conséquence, le personnel des comptes créditeurs du Ministère a été réduit de moitié. Le personnel des services financiers qui traitait les transactions de VAC dans les deux régions comprises dans la portée de l’audit (Prairies et Québec) a été réduit de plus de moitié. Ces employés régionaux étaient également des experts locaux des procédures et de la formation sur les voyages ainsi que de l’accueil et des conférences.

11. Le ministère de la Justice utilise le système de gestion des voyages Services de voyage partagés (SVP) établi par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui comprend les éléments suivants :

  • Le portail Travel AcXess Voyage - est le point d’entrée des employés et des organisateurs de voyages pour effectuer des recherches et des réservations en ligne ainsi que faire le suivi des dépenses, de l’engagement au remboursement.
  • L’outil de réservation en ligne (OREL) - est une application libre-service de recherche et de réservation en matière de voyages utilisée par les voyageurs et les organisateurs de voyages pour faire des réservations de billets d’avion, de voitures et d’hébergement dans un réseau protégé.
  • L’outil de gestion des dépenses (OGD) de voyages - est une application dans laquelle la présentation, l’approbation et le suivi des demandes de voyage et les comptes rendus de dépenses sont automatisés.

1.2 Objectifs et portée de l’audit

12. Les objectifs de l’audit étaient de fournir l’assurance que des contrôles efficaces sont en place en matière de VAC, et que ces activités sont gérées de façon appropriée au ministère de la Justice selon les directives du SCT et les autres exigences applicables faisant autorité.

13. La portée de l’audit comprenait tous les contrôles et transactions de VAC en place au Ministère du 1er avril 2012 au 31 juillet 2013. Les frais de déplacement locaux tels que les frais de taxi ont été exclus.

14. Voici les dépenses réelles et le nombre de transactions pour la période couverte par l’audit, conformément aux données obtenues à l’aide du système financier du Ministère :

  • voyages 8,15 M$ et 8 121 transactions;
  • accueil 167 000 $ et 505 transactions;
  • conférences 443 000 $ et 650 transactions.

1.3 Évaluation des risques

15. Une évaluation des risques et des risques de fraude a été menée afin de déterminer les priorités et de concentrer les activités de l’audit. Par conséquent, l’audit a été planifié et réalisé de façon à aborder les risques généraux décrits ci-dessous :

  • risque que les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de dépenses de VAC ne soient pas clairement définies et/ou ne soient pas communiquées efficacement à tous les niveaux de l’organisation;
  • risque que les politiques et les procédures du Ministère en matière de VAC ne soient pas conformes aux politiques et directives du SCT et du Conseil national mixte et/ou ne fournissent pas de directives adéquates pour la gestion en matière de VAC;
  • risque que les dépenses de VAC ne soient pas suffisamment planifiées et que les économies ne soient pas réalisées;
  • risque que des dépenses de VAC non autorisées soient engagées;
  • risque que l’utilisation des ressources disponibles pour l’acquisition et le traitement efficace et efficient des dépenses de VAC ne soit pas maximisé;
  • risques de communication et de formation insuffisante et/ou inefficace portant sur les dépenses et les systèmes VAC;
  • risques d’un manque de suivi des dépenses de VAC en ce qui a trait à la conformité, à l’efficience et à l’efficacité, et que des informations suffisantes, précises et en temps opportun ne soient pas recueillies et mises à disposition à des fins de prises de décision et pour satisfaire aux exigences en matière de déclaration.

1.4 Critères de l’audit

16. Sept critères d’audit (voir l’Annexe B) ont été élaborés pour répondre aux objectifs de l’audit en tenant compte des risques déterminés. Les critères sont fondés sur la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les directives suivantes du SCT : le document Critères de vérification au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes; la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses; et la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences. La direction a accepté les critères.

1.5 Approche et méthodologie

17. L’audit a été effectué conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Il comportait une étape de planification visant à déterminer les principaux risques et à établir les critères d’audit. Une méthode et un programme détaillé ont été mis au point et exécutés pendant l’étape de réalisation de l’audit, de façon à tenir compte des critères et pour en venir à une conclusion sur les objectifs d’audit. Cela comprenait :

  • des examens de la documentation qui comprenaient, sans s’y limiter, l’examen des instruments de politique ministérielle comprenant les politiques, lignes directrices, bulletins et procédures, tels que communiqués sur le site intranet du Ministère (JUSnet) ou par d’autres moyens (courriels, par exemple);
  • des entrevues et des discussions avec les agents financiers principaux et autres hauts fonctionnaires de la RCN et des bureaux régionaux. La liste des personnes interviewées se trouve à l’Annexe E.
  • des groupes de discussion pour les gestionnaires des centres de responsabilité, les organisateurs de voyages et les voyageurs;
  • un examen de conformité d’un échantillon discrétionnaire de 105 transactions de VAC et analyse des données de toutes les transactions comprises dans la portée de l’audit.

18. Les résultats des méthodes et approches d’audit décrites ci-dessus ont été examinés, analysés et interprétés par l’équipe d’audit. On a exercé un jugement professionnel pour en venir à des conclusions, à savoir dans quelle mesure chaque critère a été respecté, et à une conclusion générale portant sur les objectifs de l’audit.

19. Un résumé des résultats de l’évaluation des transactions est présenté à l’Annexe G.

1.6 Points forts relevés

20. L’audit a circonscrit les pratiques et mesures de contrôle suivantes, qui témoignent du respect de la politique gouvernementale et des exigences ministérielles. Ces pratiques servent à atténuer les risques et à faciliter les activités transactionnelles liées à la gestion des dépenses de VAC.

21. La planification financière et la gestion des écarts du Ministère sont effectuées au moyen des rapports de situation financière mensuels. En outre, les montants budgétisés en matière de VAC sont soumis à des limitations de dépenses (plafonds) qui sont soigneusement surveillées dans la RCN et dans les régions. Les résultats de la surveillance du budget sont présentés de manière périodique au Comité de gestion du ministère de la Justice. (Critères 3 et 7)

22. Le système de voyage a des fonctions intégrées qui atténuent les risques tels que l’utilisation de taux standard spécifiés par la Directive du Conseil national mixte sur les voyages. Des alertes sont émises si le nombre de jours ou le montant en dollars pour un voyage est dépassé. De plus, les rôles d’organisateur de voyages et d’approbateur de voyages sont normalisés dans une large mesure par le système de voyage. (Critères 1, 4 et 5)

23. À Ottawa, il y a trois cours donnés par mois sur le système de voyage par le coordonnateur de la formation du Ministère comprennent la formation suivante :

  • Outil de gestion des dépenses / Outil de réservation en ligne;
  • Voyage international - Outil de gestion des dépenses;
  • Vérificateurs (recommandeurs) et approbateurs de voyages. (Critère 6)

24. Les Notes justificatives à la délégation de pouvoir du ministère de la Justice comprennent les restrictions ministérielles relatives à l’autorisation de voyager et les pouvoirs d’approbation pour l’accueil et les conférences. (Critère 6)

25. Les Procédures pour tenir des activités d’accueil et de demande de remboursement des dépenses d’accueil complètes étaient en place au Ministère pour la période couverte par l’audit. De plus, il y a des formulaires qui sont bien conçus et faciles à comprendre et à remplir. Cet instrument de politique a été élaboré en réponse à un audit interne mené en 2006. (Critère 6)

26. Les Procédures pour l’annonce des conférences et l’approbation des demandes de présence complètes étaient en place au Ministère pour la période couverte par l’audit. Il y avait aussi un coordonnateur de conférence ministériel qui a rassemblé les formulaires exigés selon ces Procédures pour les soumettre à l’approbation du sous-ministre adjoint désigné. (Critère 6)

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