Rapport annuel au Parlement 2014-2015
Loi sur l’accès à l’information

Partie 1 : Renseignements généraux

Ministère de la Justice

La présente section donne une vue d’ensemble du Ministère qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LAI s’applique.

Le mandat du ministère de la Justice est double, à l’instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de procureur général du Canada.

En appui au ministre de la Justice, le Ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l'élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. En appui au procureur général du Canada, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d'appliquer la loi ainsi qu’aux autres ministères.

Activités liées à l'accès à l'information

La coordonnatrice de l’AIPRP voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LAI. La coordonnatrice est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LAI.

Le Bureau de l’AIPRP est responsable notamment :

  • de traiter les demandes présentées en vertu de la LAI;
  • d’agir comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, de la Commissaire à l’information, ainsi qu’auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l’application de la LAI;
  • de donner suite aux demandes de consultation d’institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat;
  • de coordonner, de réviser, d’approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
  • de préparer le Rapport annuel au Parlement ainsi que d'autres rapports exigés par la Loi et autres documents exigés par les organismes centraux;
  • d’élaborer les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l’application rigoureuse de la LAI au sein du Ministère;
  • de donner des conseils et de diffuser de l’information sur la LAI afin de garantir le respect des obligations imposées par le gouvernement au sein du Ministère;
  • d'assurer la conformité à la LAI et à ses règlements, de même qu'aux procédures et aux politiques connexes au sein du Ministère.

Organisation de la mise en œuvre des activités liées à l'accès à l'information

La coordonnatrice de l’AIPRP, également appelée la directrice de l’AIPRP, détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre pour ce qui concerne l’administration de la Loi. Voir Chapitre III : Délégation de pouvoirs.

Au sein du Bureau de l’AIPRP, 19 employés à temps plein ont été chargés de l’administration de la LAI et autres fonctions connexes.

Des fonctionnaires du Ministère ont également contribué à l’application de la LAI en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.

Les étapes du traitement des demandes figurent au tableau schématique.

Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et autres publications du Ministère sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale et des bureaux régionaux. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur les sites Web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Tableau schématique du traitement des demandes

Tableau schématique du traitement des demandes

Description

Renseignements de nature administrative

Dépenses salariales et administratives

Au total, 19 années-personnes ont été affectées à temps plein à l’administration de la LAI, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 1 379 982 $.

Les dépenses administratives se sont chiffrées à 327 548 $. Ceci inclut les contrats de services professionnels.

Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Réalisations

Le ministère de la Justice continue d’affirmer son leadership et d’améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l’exercice 2014-2015, le Bureau de l’AIPRP a accompli les réalisations suivantes :

  • afin de réduire les délais de traitement internes et la consommation de papier, le Bureau de l’AIPRP a mis en place l’utilisation de SharePoint, une plate-forme d’application Web, pour le transfert d’information avec les bureaux de première responsabilité dans la mesure du possible;
  • pour mieux servir les Canadiens et Canadiennes, le ministère de la Justice a joint le projet pilote relatif aux demandes en ligne d’accès à l’information et à des renseignements personnels. Les Canadiens et Canadiennes peuvent soumettre des demandes en vertu de la LAI en ligne. Il intègre également le Bouton d’achat du Receveur général pour permettre aux demandeurs de défrayer en ligne les droits de 5,00 $ pour leur demande d’accès à l’information et éviter ainsi la nécessité de poster un chèque personnel avec leur demande. Cette façon de faire permet également d’économiser le coût administratif de traitement d’un chèque physique;
  • pour s’assurer que le processus de consultation demeure aussi efficace que possible, le Ministère a élaboré des lignes directrices pour la collectivité de l’AIPRP qui clarifient le rôle du Bureau de l’AIPRP dans les demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la LAI. De plus, afin de mieux servir la collectivité de l’AIPRP, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour et communiqué ses normes de service en matière de consultation avec le ministère de la Justice. Les délais continuent d’être examinés périodiquement afin de s’assurer qu’ils demeurent actuels;
  • étant donné que la majorité des consultations avec le Bureau de l’AIPRP implique l’application du secret professionnel de l’avocat, le Bureau de l’AIPRP continue d’offrir une formation à la collectivité de l’AIPRP axée sur ce sujet;
  • pour améliorer les communications avec les demandeurs et accroître la transparence, conformément aux dix principes de pratique (voir Annexe B) énumérés sur le site Web du Bureau de l’AIPRP, ainsi qu’aux lignes directrices et aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère a continué d’afficher ses rapports annuels au Parlement ainsi que les résumés des demandes complétées sur son site Web;  
  • a continué la mise à jour de ses procédures internes afin de rehausser l’efficacité du traitement des demandes d’accès à l’information et de partager ses pratiques exemplaires avec d’autres institutions gouvernementales;
  • a continué de réduire sa consommation de papier en imprimant les documents recto verso et en transmettant les documents communiqués aux demandeurs par voie électronique, dans la mesure du possible.

Sensibilisation et formation

Le personnel du Bureau de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l’application de la législation sur l’accès à l’information à des employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la LAI.

Des séances formelles d’information et de sensibilisation sont également offertes aux autres secteurs du Ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement aux domaines de responsabilité des participants. Au cours de la période concernée, les groupes suivants ont assisté à de telles séances :

  • Division des priorités et de la planification, Secteur des politiques (10 employés);
  • Sécurité publique Canada, Services juridiques (1 employé).

Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) a aussi offert des séances de formation à 276 employés du Ministère:

  • Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels dans un contexte gouvernemental (20 employés);
  • Informations confidentielles du Cabinet (4 séances pour un total de 139 employés);
  • Exceptions de l’AIPRP pour les communications d’État à État et documents sujets au secret professionnel de l’avocat (74 employés);
  • Untel c. Ontario (Finances) (Conseillers législatifs – 10 employés);
  • Séance de formation Video Link (Bureau régional de l’Ontario – 33 employés).

De plus, une formation officielle a également été donnée à 231 employés dans le cadre du Programme d’apprentissage du ministère de la Justice :

  • Principes fondamentaux de l’AIPRP (2 séances pour un total de 47 employés);
  • Retraite du CDIPRP (12 employés);
  • Journée de formation du CDIPRP (116 employés); et
  • Les fondements du secret professionnel de l’avocat dans un contexte gouvernemental (2 séances pour un total de 56 employés).

La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique sur le site intranet du Ministère.

En outre, une priorité clé en 2013-2014 était d’accroître les activités de diffusion pour la communauté élargie de l’AIPRP. Tel qu’indiqué précédemment, en plus de la mise à jour et la communication de ses normes de service en matière de consultation, le Bureau de l’AIPRP, en partenariat avec le CDIPRP, a commencé à offrir un atelier destiné aux autres praticiens sur le secret professionnel dans le contexte gouvernemental, quand et comment appliquer l’exception pertinente à un document et quand consulter le ministère de la Justice pour des informations supplémentaires. Cette formation a été développée pour partager l’expertise dans le but d’accroître la cohérence au sein de la communauté, ainsi que d’encourager les meilleures pratiques qui pourraient aider à rendre le processus de consultation entre le ministère de la Justice et les autres institutions plus efficace. Au cours de la période concernée, ces séances bilingues ont continué d’être fournies aux institutions suivantes :

  • Bibliothèque et Archives Canada (11 participants);
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (24 participants);
  • Parcs Canada (5 participants);
  • Patrimoine canadien (9 participants).

Le CDIPRP a également offert une formation à d’autres institutions gouvernementales sur la décision Untel c. Ontario (Finances) :

  • Coordonnateurs de l’AIPRP (20 participants);
  • Comité de direction de l’AIPRP du SCT des sous-ministres adjoints (20 participants).

De plus, les employés du Bureau de l’AIPRP prennent régulièrement part à des rencontres de sensibilisation avec l’avocat du Bureau, au cours desquelles ils étudient la jurisprudence récente concernant la LAI. L’avocat du Bureau de l’AIPRP participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles de l’information est échangée et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des Services juridiques ministériels, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

En plus des possibilités de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers sont offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur des sujets variés touchant à l’application de la LAI, de même que des politiques et procédures connexes. Ces activités permettent aux employés du Bureau de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.

Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP participent à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, contribuant à les tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.

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