Rapport annuel au Parlement 2012-2013
Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie I
Renseignements généraux

MINISTÈRE DE LA JUSTICE

La présente section donne une vue d'ensemble du Ministère qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LPRP s'y applique.

Le mandat du ministère de la Justice est double, à l'instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de Procureur général du Canada.

À l'appui de la fonction de ministre de la Justice, le Ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l'élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. À l'appui de la fonction de Procureur général du Canada, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d'appliquer la loi ainsi qu'aux autres ministères.

ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La coordonnatrice de l'AIPRP voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. La coordonnatrice est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LPRP.

La coordonnatrice de l'AIPRP voit également à la coordination de la collecte des nouvelles données au ministère de la Justice. Cela assure le respect de la LPRP et, au besoin, la création de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programmes.

Les activités du Bureau de l'AIPRP comprennent notamment :

  • traiter les demandes présentées en vertu de la LPRP;
  • agir comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée ainsi qu'auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l'application de la LPRP;
  • donner suite aux demandes de consultation d'institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel de l'avocat;
  • coordonner, réviser, approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
  • préparer le Rapport annuel au Parlement, ainsi que d'autres rapports exigés par la loi et d'autres documents exigés par les organismes centraux;
  • élaborer les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l'application rigoureuse de la LPRP au sein du Ministère;
  • donner des conseils et diffuser de l'information sur la LPRP afin de garantir le respect des obligations imposées par le gouvernement au sein du Ministère;
  • assurer la conformité à la LPRP et à ses règlements, de même qu'aux procédures et aux politiques connexes au sein du Ministère;
  • participer à la préparation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et donner des conseils dans ce domaine.

ORGANISATION DE LA MISE EN œUVRE DES ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La coordonnatrice de l'AIPRP, également appelée la directrice de l'AIPRP, détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre en ce qui concerne l'administration de la Loi. L'ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à la page 28 du présent rapport.

Au sein du Bureau de l'AIPRP, quatre employés à temps plein ont été chargés de l'administration de la LPRP et autres fonctions connexes.

Des fonctionnaires du Ministère ont également contribué à l'application de la LPRP en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.

Les étapes du traitement des demandes figurent au tableau schématique présenté à la page suivante.

Des exemplaires des versions courantes d'Info Source, ainsi que des manuels et d'autres publications du Ministère, sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l'administration centrale et des bureaux régionaux. Bon nombre de ces publications sont également accessibles dans les sites Web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

TABLEAU SCHÉMATIQUE DU TRAITEMENT DES DEMANDES

TABLEAU SCHÉMATIQUE DU TRAITEMENT DES DEMANDES

[ Description ]

RENSEIGNEMENTS DE NATURE ADMINISTRATIVE

Dépenses salariales et administratives

Au total, quatre années-personnes ont été affectées à l'administration de la LPRP, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 268 597,97 $.

Les dépenses administratives se sont chiffrées à 13 243,81 $.

Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les secteurs de programme du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Réalisations

Le ministère de la Justice continue d'affirmer son leadership et d'améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l'exercice 2012-2013, le Bureau de l'AIPRP a :

  • mis en œuvre un protocole de protection des renseignements personnels, un nouvel outil qui aidera les employés du ministère de la Justice à soutenir l'engagement du gouvernement du Canada de protéger les renseignements personnels qu'il détient. Le protocole fournit des directives quant aux mesures qui doivent être prises au sein du Ministère en cas d'atteinte à la vie privée, à la façon de remédier à la situation et aux pratiques pour éviter des atteintes semblables à l'avenir.
  • continué l'examen de ses politiques et pratiques en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et a continué ses efforts pour s'assurer que le Bureau satisfait aux exigences de la loi et aux attentes des Canadiens et Canadiennes.
  • célébré la Semaine du droit à l'information en créant, sans frais, une vidéo servant d'outil de sensibilisation pour les employés du ministère de la Justice.
  • revu sa structure organisationnelle en vue d'améliorer son rendement et de maintenir une qualité supérieure de services.
  • poursuivi la mise à jour de son Manuel de procédures administratives et la production de documents expliquant la procédure que les employés doivent suivre pour traiter les demandes de protection des renseignements personnels, afin de régulariser les pratiques exemplaires et d'assurer l'uniformité du traitement au sein du Bureau.
  • continué la mise à jour de ses procédures internes afin de rehausser l'efficacité du traitement des demandes de protection des renseignements personnels.
  • continué de partager ses pratiques exemplaires avec d'autres institutions fédérales.
  • continué de réduire sa consommation de papier en imprimant les documents recto verso et en transmettant les documents communiqués aux demandeurs par voie électronique, dans la mesure du possible.

Sensibilisation et formation

Le personnel du Bureau de l'AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l'application de la législation sur l'AIPRP à des employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l'objet d'une demande en vertu de la LPRP.

Des séances formelles d'information et de sensibilisation sont également offertes aux secteurs de programme du Ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement les domaines de responsabilité des participants. Cette année, un total de 213 employés appartenant aux groupes suivants ont assisté à de telles séances :

  • Direction du contentieux, Bureau du sous-procureur général adjoint (2 employés)
  • Section de la famille, des enfants et des adolescents (32 employés)
  • Agence du revenu du Canada, Services juridiques (2 employés)
  • Direction générale du dirigeant principal des finances - Comité de la gestion des finances (31 employés)
  • Direction générale du dirigeant principal des finances - Réseau des finances du ministère de la Justice (28 employés)
  • Section de la politique en matière de droit pénal (2 sessions, 29 employés chaque session)
  • Direction des programmes (40 employés)
  • Section des droits de la personne (20 employés)

Une formation officielle a également été donnée à 71 employés dans le cadre du Programme d'apprentissage du ministère de la Justice :

  • Principes fondamentaux de l'AIPRP (34 employés);
  • Les essentiels du droit : tout ce qu'un employé de Justice doit savoir - volet sur l'AIPRP (37 employés).

De plus, la formation sur l'AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l'intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique sur le site intranet du Ministère.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi fait de la sensibilisation par l'entremise de kiosques d'information pour les nouveaux employés, ainsi qu'à l'occasion de la Semaine du droit à l'information et de la Semaine de sensibilisation en matière de sécurité.

Les employés du Bureau de l'AIPRP prennent régulièrement part à des rencontres de sensibilisation avec l'avocat du Bureau, au cours desquelles ils étudient la jurisprudence récente concernant la LPRP. L'avocat du Bureau de l'AIPRP participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l'AIPRP, au cours desquelles des renseignements sont communiqués et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des services juridiques ministériels, se penche sur diverses questions liées au droit d'accès à l'information ou à la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, la Section du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels du Ministère a organisé un colloque annuel auquel ont participé 104 conseillers juridiques, parajuristes et employés du Bureau de l'AIPRP.

En complément aux relations de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers sont offerts régulièrement au sein du Bureau de l'AIPRP sur des sujets variés relatifs à l'application de la Loi, de même qu'à des politiques et procédures connexes. Ces activités permettent aux employés du Bureau de l'AIPRP de tirer profit de l'expertise et du savoir de leurs pairs.

Enfin, les employés du Bureau de l'AIPRP participent à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Ils ont ainsi l'occasion de se tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.

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