Rapport annuel au Parlement 2013-2014
Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie I : Renseignements généraux

Ministère de la Justice

La présente section donne une vue d’ensemble du Ministère qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LPRP s’applique.

Le mandat du ministère de la Justice est double, à l’instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de procureur général du Canada.

À l'appui de la fonction de ministre de la Justice, le Ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l'élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. À l'appui de la fonction de procureur général du Canada, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d'appliquer la loi ainsi qu’aux autres ministères.

Activités liées à la protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’AIPRP voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. La coordonnatrice est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LPRP.

La coordonnatrice de l’AIPRP voit également à la coordination de la collecte des nouvelles données au ministère de la Justice. Cela assure le respect de la LPRP et, au besoin, la création de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programmes.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

  • traiter les demandes présentées en vertu de la LPRP;
  • agir comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée ainsi qu’auprès des autres ministères et organismes du gouvernement en ce qui concerne l’application de la LPRP;
  • donner suite aux demandes de consultation d’institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel de l’avocat;
  • coordonner, réviser, approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
  • préparer le Rapport annuel au Parlement, ainsi que d'autres rapports exigés par la loi et d’autres documents exigés par les organismes centraux;
  • élaborer les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l’application rigoureuse de la LPRP au sein du Ministère;
  • donner des conseils et diffuser de l’information sur la LPRP afin de garantir le respect des obligations imposées par le gouvernement au sein du Ministère;
  • assurer la conformité à la LPRP et à ses règlements, de même qu'aux procédures et aux politiques connexes au sein du Ministère;
  • participer à la préparation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et donner des conseils dans ce domaine.

Organisation de la mise en œuvre des activités liées à la protection des renseignements personnels

La coordonnatrice de l’AIPRP, également appelée la directrice de l’AIPRP, détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre en ce qui concerne l’administration de la Loi. Voir Partie III : Ordonnance de délégation de pouvoirs.

Au sein du Bureau de l’AIPRP, quatre employés à temps plein ont été chargés de l’administration de la LPRP et autres fonctions connexes.

Des fonctionnaires du Ministère ont également contribué à l’application de la LPRP en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.

Les étapes du traitement des demandes figurent au tableau schématique.

Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et d’autres publications du Ministère, sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale et des bureaux régionaux à travers le Canada. Bon nombre de ces publications sont également accessibles dans les sites Web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Tableau schématique du traitement des demandes

Tableau schématique du traitement des demandes

Description

Renseignements de nature administrative

Dépenses salariales et administratives

Au total, quatre années-personnes ont été affectées à l’administration de la LPRP, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 289 558,00 $.

Les dépenses administratives se sont chiffrées à 57 320,00 $. Ceci inclus les contrats de services professionnels.

Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les secteurs de programme du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Réalisations

Le ministère de la Justice continue d’affirmer son leadership et d’améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l’exercice financier 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP a accompli les réalisations suivantes :

  • a participé à un projet pilote et a joint le Service de présentation et de paiement en ligne lancé le 9 avril 2013. Ce service innovateur permet de soumettre en ligne des demandes en vertu de la LPRP;
  • pour s’assurer que le processus de consultation demeure aussi efficace que possible, le Ministère a élaboré des lignes directrices pour la collectivité de l’AIPRP qui clarifient notre rôle dans les demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la LPRP. En outre, afin de mieux servir la collectivité de l’AIPRP dans l’estimation du temps d’exécution pour des consultations avec notre bureau, nous avons mis à jour nos normes de service en matière de consultations, lesquelles sont également énoncées dans ces lignes directrices. Les délais sont examinés périodiquement afin de s’assurer qu’ils demeurent actuels;
  • étant donné que la majorité des consultations avec notre bureau implique l’application du secret professionnel de l’avocat, nous avons également mis sur pied et offert une formation à la collectivité de l’AIPRP axée sur ce sujet;
  • pour améliorer les communications avec les demandeurs et accroître la transparence, le Ministère a continué d’afficher ses rapports annuels au Parlement sur son site Web;
  • créé des procédures internes et lignes directrices sur l’application de plusieurs articles de la Loi, y compris l’article 27 [secret professionnel de l’avocat] en ce qui a trait aux frais juridiques, aux avis juridiques, au privilège relatif au litige, aux prorogations et au privilège relatif au règlement.
  • continué la mise à jour de ses procédures internes afin de rehausser l’efficacité du traitement des demandes d’accès à des renseignements personnels et de partager ses pratiques exemplaires avec d’autres institutions gouvernementales;
  • continué de réduire sa consommation de papier en imprimant les documents recto verso et en transmettant les documents communiqués aux demandeurs par voie électronique, dans la mesure du possible.

Sensibilisation et formation

Le personnel du Bureau de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l’application de la législation sur l’AIPRP à des employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la LPRP.

Des séances formelles d’information et de sensibilisation sont également offertes aux secteurs de programme du Ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement aux domaines de responsabilité des participants. Cette année financière, les groupes suivants ont assisté à de telles séances :

  • Bureau de l’ombudsman fédéral des victimes d’actes criminels (10 employés)
  • Cabinet du sous-ministre, Direction des communications et le Secrétariat ministériel (12 employés)
  • Section de la justice applicable aux jeunes et des initiatives stratégiques (8 employés).

Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) a aussi offert des sessions de formation sur différents articles de la Loi au ministère de la Justice :

  • Bureau régional de l’Atlantique; les Services juridiques du ministère des Anciens combattants Canada et représentants (85 employés)
  • lors de la retraite des services juridiques de Santé Canada (70 employés)
  • documents confidentiels du Cabinet à deux fonctionnaires des Bureaux régionaux des prairies et de l’Ontario.

De plus, une formation officielle a également été donnée à 160 employés dans le cadre du Programme d’apprentissage du ministère de la Justice :

  • Principes fondamentaux de l’AIPRP (55 employés)
  • Les essentiels du droit : tout ce qu’un employé de Justice doit savoir – volet sur l’AIPRP (43 employés)
  • Principes fondamentaux du secret professionnel de l’avocat (62 employés)

La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique au site intranet du Ministère. 

En outre, une priorité clé en 2013-2014 était d’accroître les activités de diffusion pour la communauté élargie de l’AIPRP.  En complément de la mise à jour et de la communication de nos normes de service en matière de consultation, le Bureau de l’AIPRP, en partenariat avec le CDIPRP, a commencé à offrir un atelier destiné aux autres praticiens sur le secret professionnel dans le contexte du gouvernement fédéral, quand et comment appliquer l’exception pertinente à un document et quand consulter le ministère de la Justice pour des informations supplémentaires.  Cette formation a été développée pour partager notre expertise dans le but d’accroître la cohérence au sein de la communauté, ainsi que d’encourager les meilleures pratiques qui pourraient aider à rendre le processus de consultation entre le ministère de la Justice et les autres institutions plus efficace.  Ces sessions bilingues ont été fournies aux institutions suivantes :

  • Agence des services frontaliers du Canada (deux sessions, pour un total de 33 employés);
  • Transports Canada (35 employés);
  • Pêches et Océans Canada (18 employés).

Le CDIPRP a également offert une formation au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor pour les praticiens de l’AIPRP du gouvernement du Canada  (57 participants).

En juillet 2013, la responsabilité de déterminer si l’information est exclue en tant que documents confidentiels du Cabinet en vertu de la Loi a été transférée du Bureau du Conseil privé au ministère de la Justice.  Pour faire face à ce changement, le ministère de la Justice, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les conseiller juridiques du Bureau du Conseil privé ont offert des séances d’information sur les documents confidentiels du Cabinet à plus de 200 employés.

Le CDIPRP, au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor, a également offert une séance d’information sur ce sujet aux praticiens de l’AIPRP au gouvernement du Canada (environ 30 employés).

Le Bureau de l’AIPRP a également fait de la sensibilisation par l’entremise d’un kiosque d’information à l’occasion de la Semaine du droit à l’information.

De plus, les employés du Bureau de l’AIPRP prennent régulièrement part à des rencontres de sensibilisation avec l’avocat du Bureau, au cours desquelles ils étudient la jurisprudence récente concernant la LPRP. L’avocat du Bureau de l’AIPRP participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles de l’information est échangée et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des services juridiques ministériels, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

En complément aux relations de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers sont offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur des sujets variés touchant à l’application de la Loi, de même qu’aux politiques et procédures connexes. Ces activités permettent aux employés du Bureau de L’AIPRP tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.

Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP participent à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Ils ont ainsi l’occasion de se tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.

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