Rapport annuel au Parlement 2013-2014
Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

I. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2013-2014 se trouve à la fin de la présente partie.

II. Interprétation du rapport statistique

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Exercice Nbre de demandes reçues Nbre de demandes complétées Nbre de pages traitées Nbre de pages communiquées
2013-2014 177 181 46 471 20 207
2012-2013 89 88 38 888 14 170
2011-2012 84 74 36 829 15 119
Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Ministère a reçu 177 demandes durant la période visée, auxquelles se sont ajoutées 23 demandes reportées d’exercices précédents, portant à 200 le nombre total de demandes à traiter.

Demandes complétées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau a complété 181 demandes au cours de la période visée, et il en a reporté 19 pour traitement au cours de l’exercice 2014-2015.

Sur les 181 demandes complétées, 160 demandes, soit 88 %, l’ont été dans les délais prescrits.

Le nombre de demandes complétées et de pages examinées a augmenté par rapport aux exercices précédents. Le traitement des demandes officielles de protection des renseignements personnels a exigé la revue de 46 471 pages, dont 20 207 ont été partiellement ou intégralement communiquées.

Réponses données aux demandes complétées

Sur les 181 demandes complétées au cours de l’exercice 2013-2014 :

  • Le ministère de la Justice ne détenait aucun document pertinent pour 105 demandes;
  • 15 ont été abandonnées par le demandeur. Dans la majorité des cas, soit le demandeur a retiré sa demande, soit il a omis de fournir les précisions demandées.

Les 61 autres demandes ont donné lieu à la communication de documents comme suit :

  • 18 communications totales (30 %);
  • 42 communications partielles (69 %);
  • 1 exclusion intégrale (1 %).

Réponses aux demandes complétés

Dispositions

Description

Délai de traitement et prorogation

Sur les 181 demandes complétées en 2013-2014, 155 (soit 85 %) ont été traitées en moins de 30 jours.

Délais de traitement

Processing Timeframes

Description

Le Bureau de l’AIPRP fait un suivi routinier du temps requis pour traiter les demandes d’accès à des renseignements personnels.  Ce contrôle est effectué par divers rapports statistiques (hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel) et réunions avec le personnel de l’AIPRP pour s’assurer que les demandes sont traitées en temps opportun. Tout le personnel de l’AIPRP, les personnes-contacts par portfolio et les cadres supérieurs sont informés des mesures de performance.

Dans certains cas, le Ministère a dû demander une prorogation de délai en raison de la nécessité de consulter d’autres institutions fédérales (7 fois) et entrave au fonctionnement de l’institution (3 fois).

Exceptions invoquées

Le Ministère a invoqué des exceptions en vertu de la LPRP pour 43 demandes. L’article 26, concernant la communication des renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande, a été le plus souvent invoqué (41 fois), suivi de l’article 27 (30 fois), ayant trait au secret professionnel des avocats.

Motifs d'exclusion

Le Ministère n'a pas invoqué d'exclusions.

Méthode d'accès

Le Ministère offre la possibilité aux demandeurs de recevoir les documents communiqués sur CD-ROM sans frais supplémentaires, une option qui gagne en popularité.

Au total, 12 demandeurs ont opté pour la transmission des renseignements demandés sur un CD-ROM, ce qui a contribué à réduire l’empreinte papier du bureau de l’AIPRP.

III. Consultations à la demande de d'autres institutions ou ministères fédéraux

Aperçu des demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Exercice Nbre de demandes reçues Nbre de pages reçues Nbre de demandes complétées Nbre de pages examinées
2013-2014 123 5 034 126 6 187
2012-2013 151 7 780 160 8 725
2011-2012 201 29 758 191 17 923

Au cours de la période visée, le Ministère a reçu 123 demandes de la part d’autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l’égard de documents émanant du ministère de la Justice, le concernant ou pouvant l’intéresser. De plus, 13 consultations restées en suspens les années précédentes ont été reportées à la période visée, portant le total de consultations à 136. En tout, le Ministère a examiné 5 034 pages d’information à la suite de ces consultations.

Sur les 136 consultations actives au cours de la période visée, 126 ont été complétées durant l’exercice 2013-2014. Les 10 autres ont été reportées pour traitement au cours de l’exercice 2014-2015.

IV. Autres types de demandes

Conseils

Le Bureau de l’AIPRP a également agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques pertinentes. Il a été consulté relativement à la communication et à la collecte d’information sur une vaste gamme de sujets.

V. Plaintes, enquêtes et révisions par la Cour fédérale

Plaintes déposées

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a reçu 18 plaintes au cours de la période visée, pour les motifs suivants :

  • 3 plaintes liées aux délais;
  • 6 plaintes liées à l’information assujettie à une exception ou à une exclusion;
  • 9 plaintes liées au traitement de la demande.
Enquêtes terminées

Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

  • Plainte fondée : Le CPVP établit que les droits du plaignant en vertu de la LPRP n’ont pas été respectés.
  • Plainte non fondée : L’enquête n’a pas permis de déceler des éléments de preuve amenant le CPVP à conclure que l’institution fédérale a enfreint les droits du plaignant garantis par la LPRP.
  • Plainte fondée/réglée : Lorsque les allégations sont corroborées par l’enquête et que l’institution fédérale accepte de prendre des mesures correctives afin de remédier à la situation.
  • Plainte réglée en cours d’enquête : Il ne s’agit pas d’une décision officielle, mais d’un moyen acceptable de régler une plainte lorsque l’enquête est terminée et que le plaignant est satisfait des efforts du CPVP et ne souhaite pas poursuivre l’examen de la question.
  • Plainte abandonnée : Le plaignant retire ou abandonne sa plainte avant que l’examen approfondi des allégations soit terminé.

Quatorze enquêtes ont été menées à terme durant la période visée, dont quelques-unes avaient été reportées des années précédentes. Parmi les quatorze plaintes traitées, 5 étaient non fondées et 9 étaient fondées. Aucun enjeu majeur ne semble se dégager de ces plaintes.

À la fin de l’exercice, 21 plaintes faisaient toujours l’objet d’une enquête du CPVP.

Demandes de révision à la Cour fédérale du Canada

Trois nouvelles demandes de révision ont été déposées en Cour fédérale, une en vertu de l’article 41 de la LPRP et deux en vertu de l’article 42 de la LPRP.

VI. Demande de correction de renseignements personnels

L’alinéa 12(2)a) de la LPRP prévoit que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels à son sujet qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander la correction des renseignements qui, selon lui, sont erronés ou incomplets.

Le ministère de la Justice n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée.

VII. Utilisation et communication

Le ministère de la Justice a pour politique d’utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour des usages qui sont compatibles avec ces fins, comme le décrit la publication Info Source.

VIII. Communication en vertu du paragraphe 8(2)

L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. La Commissaire à la protection de la vie privée doit être informée des communications qui doivent être faites en vertu de ces dispositions.

Le Ministère n’a pas communiqué de renseignements personnels conformément à l’alinéa 8(2)m) au cours de la période visée.

IX. Fichiers inconsultables

Le ministère de la Justice n’a pas de fichiers inconsultables aux termes de la LPRP.

X. Vérifications par la Commissaire à la protection de la vie privée

Aux termes du paragraphe 37(1) de la LPRP, la Commissaire à la protection de la vie privée peut tenir des enquêtes quant aux renseignements personnels qui relèvent des institutions fédérales pour veiller au respect des articles 4 à 8.

La Commissaire n’a finalisé aucune enquête officielle au cours de la période visée.

XI. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Le ministère de la Justice a informé le CPVP du fait que quatre boîtes contenant des renseignements personnels de contribuables canadiens ont été perdues. Des mesures poussées ont été déployées pour localiser les boîtes manquantes et des démarches ont été prises pour éviter qu’un tel incident ne se reproduise. Le ministère de la Justice a collaboré avec l’Agence de revenu du Canada pour aviser les individus touchés de la situation. À ce jour, nous ne détenons aucune information qui nous permettrait de conclure que des renseignements personnels, inclus dans ces boîtes, auraient été divulgués suite à la perte.

XII. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Les ÉFVP sont un moyen visant à s’assurer que les principes de protection de la vie privée sont pris en compte au cours de la conception, de la mise en œuvre et de l’évolution des programmes et des services qui comprennent des renseignements personnels. Les programmes et les services qui présentent des risques potentiels d’atteinte à la vie privée doivent faire l’objet d’une ÉFVP.

Aucune ÉFVP n’a été finalisée au cours de la période visée.

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