Rapport annuel au Parlement 2014-2015
Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

I. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2014-2015 se trouve à la fin de la présente partie.

II. Interprétation du rapport statistique

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Exercice Nbre de demandes reçues Nbre de demandes complétées Nbre de pages traitées Nbre de pages communiquées
2014-2015 189 192 47 053 14 908
2013-2014 177 181 46 471 20 207
2012-2013 89 88 38 888 14 170
Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Ministère a reçu 189 demandes durant la période visée, auxquelles se sont ajoutées 19 demandes reportées d’exercices précédents, portant à 208 le nombre total de demandes à traiter.

Demandes complétées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau a complété 192 demandes au cours de la période visée, et il en a reporté 16 pour traitement au cours de l’exercice 2015-2016.

Le nombre de demandes complétées et de pages examinées a augmenté par rapport aux exercices précédents. Le traitement des demandes officielles de protection des renseignements personnels a exigé la revue de 47 053 pages, dont 14 908 ont été partiellement ou intégralement communiquées.

Réponses données aux demandes complétées

Sur les 192 demandes complétées au cours de l’exercice 2014-2015 :

  • Le ministère de la Justice ne détenait aucun document pertinent pour 124 demandes;
  • 28 ont été abandonnées par le demandeur. Dans la majorité des cas, soit le demandeur a retiré sa demande, soit il a omis de fournir les précisions demandées par le Bureau de l’AIPRP.

Les 40 autres demandes ont donné lieu à la communication de documents comme suit :

  • 6 communications totales (15 %);
  • 31 communications partielles (78 %);
  • 3 exclusions intégrales (7 %).

Réponses aux demandes complétés

Dispositions

Description

Délai de traitement et prorogation

Sur les 192 demandes complétées en 2014-2015, 175 (soit 91 %) ont été traitées en moins de 30 jours.

Délais de traitement

Processing Timeframes

Description

Le Bureau de l’AIPRP fait un suivi routinier du temps requis pour traiter les demandes d’accès à des renseignements personnels. Ce contrôle est effectué par divers rapports statistiques (hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel) et réunions avec le personnel de l’AIPRP pour s’assurer que les demandes sont traitées en temps opportun. Tout le personnel de l’AIPRP, les personnes-contacts par portefeuille et les cadres supérieurs sont informés des mesures de performance.

Dans certains cas, le Ministère a dû demander une prorogation de délai en raison de la nécessité de consulter d’autres institutions fédérales (2 fois) et entrave au fonctionnement de l’institution (9 fois).

Exceptions invoquées

Le Ministère a invoqué des exceptions en vertu de la LPRP pour 33 demandes. L’article 26, concernant la communication des renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande, a été le plus souvent invoqué (30 fois), suivi de l’article 27 (21 fois), ayant trait au secret professionnel des avocats.

Motifs d'exclusion

Le Ministère n'a pas invoqué d'exclusions.

Méthode d'accès

Le Ministère offre la possibilité aux demandeurs de recevoir les documents communiqués sur CD-ROM sans frais supplémentaires, une option qui gagne en popularité.

Au total, 11 demandeurs ont opté pour la transmission des renseignements demandés sur un CD-ROM, ce qui a contribué à réduire l’empreinte papier du bureau de l’AIPRP.

III. Consultations à la demande de d'autres institutions ou ministères fédéraux

Aperçu des demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Exercice Nbre de demandes reçues Nbre de pages reçues Nbre de demandes complétées Nbre de pages examinées
2014-2015 79 4 002 84 4 350
2013-2014 123 5 034 126 6 187
2012-2013 151 7 780 160 8 725

Au cours de la période visée, le Ministère a reçu 79 demandes de la part d’autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l’égard de documents émanant du ministère de la Justice, le concernant ou pouvant l’intéresser. De plus, 10 consultations restées en suspens les années précédentes ont été reportées à la période visée, portant le total des consultations à 89. En tout, le Ministère a examiné 5 325 pages d’information à la suite de ces consultations.

Sur les 89 consultations actives au cours de la période visée, 84 (4 350 pages) ont été complétées durant l’exercice 2014-2015. Les cinq autres ont été reportées pour traitement au cours de l’exercice 2015-2016.

IV. Autres types de demandes

Conseils

Le Bureau de l’AIPRP a également agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques pertinentes. Il a été consulté relativement à la communication et à la collecte d’information sur une vaste gamme de sujets.

V. Plaintes, enquêtes et révisions par la Cour fédérale

Plaintes déposées

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a reçu 6 plaintes au cours de la période visée, pour les motifs suivants :

  • 3 plaintes liées aux délais;
  • 1 plainte pour raison diverse;
  • 1 plainte liée à l’information assujettie à une exception ou à une exclusion;
  • 1 plainte liée au traitement de la demande.
Enquêtes terminées

Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

  • Plainte fondée : le CPVP établit que les droits du plaignant en vertu de la LPRP n’ont pas été respectés.
  • Plainte non fondée : l’enquête n’a pas permis de déceler des éléments de preuve amenant le CPVP à conclure que l’institution fédérale a enfreint les droits du plaignant garantis par la LPRP.
  • Plainte fondée/réglée : lorsque les allégations sont corroborées par l’enquête et que l’institution fédérale accepte de prendre des mesures correctives afin de remédier à la situation.
  • Plainte réglée en cours d’enquête : il ne s’agit pas d’une décision officielle, mais d’un moyen acceptable de régler une plainte lorsque l’enquête est terminée et que le plaignant est satisfait des efforts du CPVP et ne souhaite pas poursuivre l’examen de la question.
  • Plainte abandonnée : le plaignant retire ou abandonne sa plainte avant que l’examen approfondi des allégations soit terminé.

Treize enquêtes ont été menées à terme durant la période visée, dont quelques-unes avaient été reportées des années précédentes. Parmi les treize plaintes traitées, 9 étaient non fondées et 4 étaient fondées. Aucun enjeu majeur ne semble se dégager de ces plaintes.

À la fin de l’exercice, treize plaintes faisaient toujours l’objet d’une enquête du CPVP.

Demandes de révision à la Cour fédérale du Canada

En vertu des articles 41 et 42 de la LPRP, aucune nouvelle demande de révision judiciaire n’a été déposée en Cour fédérale.

VI. Demande de correction de renseignements personnels

L’alinéa 12(2)a) de la LPRP prévoit que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels à son sujet qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander la correction des renseignements qui, selon lui, sont erronés ou incomplets.

Le ministère de la Justice n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée.

VII. Utilisation et communication

Le ministère de la Justice a pour politique d’utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour des usages qui sont compatibles avec ces fins, comme le décrit la publication Info Source.

VIII. Communication en vertu du paragraphe 8(2)

L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications qui doivent être faites en vertu de cet alinéa.

Le Ministère n’a pas communiqué de renseignements personnels conformément à l’alinéa 8(2)m) au cours de la période visée.

IX. Fichiers inconsultables

Le ministère de la Justice n’a pas de fichiers inconsultables aux termes de la LPRP.

X. Vérifications par la Commissaire à la protection de la vie privée

Aux termes du paragraphe 37(1) de la LPRP, le Commissaire à la protection de la vie privée peut tenir des enquêtes quant aux renseignements personnels qui relèvent des institutions fédérales pour veiller au respect des articles 4 à 8.

La Commissaire n’a finalisé aucune enquête officielle au cours de la période visée.

XI. Atteintes à la vie privée

Des dossiers contenant des renseignements personnels relatifs aux cinq membres d’une famille ont été envoyés par le Bureau régional du Québec du ministère de la Justice à son client, Citoyenneté et immigration Canada (CIC). CIC a avisé le ministère de la Justice qu’il n’avait pas ces dossiers en sa possession. Plusieurs recherches ont été effectuées, tant chez le ministère client qu’au ministère de la Justice, afin de retrouver les dossiers. Étant donné que les démarches étaient toujours non-concluantes, le ministère de la Justice et CIC ont travaillé conjointement pour aviser les individus concernés ainsi que le Bureau du Commissaire à la vie privée. À ce jour, il n’y a aucune information qui indique que ces renseignements personnels aient été divulgués.

Le ministère de la Justice a informé le Commissaire à la vie privée que des renseignements personnels ont été envoyés par le serveur sécurisé du Ministère à l’adresse courriel personnelle d’un employé. D’importantes mesures ont été prises pour supprimer les informations à partir des serveurs et des mesures ont également été prises afin d’éviter des incidents similaires à l’avenir. Le ministère de la Justice a informé les personnes touchées. À ce jour, il n’y a aucune information qui indique que ces renseignements personnels aient été divulgués.

XII. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Les ÉFVP sont un moyen visant à s’assurer que les principes de protection de la vie privée sont pris en compte au cours de la conception, de la mise en œuvre et de l’évolution des programmes et des services qui comprennent des renseignements personnels. Les programmes et les services qui présentent des risques potentiels d’atteinte à la vie privée doivent faire l’objet d’une ÉFVP. Deux ÉFVP ont été finalisées au cours de la période visée.

Le Bureau d’enregistrement des actions en divorce (BEAD)

Des modifications ont été apportées au BEAD afin de moderniser la règlementation en simplifiant le formulaire d’enregistrement pour le rendre accessible en ligne, en permettant la lecture sur support électronique et en simplifiant le rapport sur le sort de l’action en divorce. Il permet maintenant l’accès en ligne à la banque de données du BEAD aux fonctionnaires des tribunaux provinciaux et territoriaux et permet la transmission électronique de renseignements entre le BEAD et les provinces et les territoires au moyen d’un protocole de transfert de fichiers sécurisé.

Ces modifications assureront une plus grande flexibilité en ce qui concerne l’enregistrement des actions en divorce en réduisant le nombre de renseignements requis, rendant le processus plus efficace et en minimisant le risque d’erreur humaine. Des mesures ont été mises en place relativement à l’accès en ligne et au protocole de transfert de fichiers sécurisé afin d’assurer la protection, la sécurité et l’intégrité du processus du BEAD et des renseignements personnels contenus dans la banque de données du BEAD.

Grâce aux mesures de protection et aux procédures améliorées qui ont été mises en place, les risques associés au BEAD ont été atténués et sont maintenant faibles.

Pour plus d’information concernant cette ÉFVP, veuillez visiter le site Web.

PeopleSoft version 8.9 et module de sécurité

PeopleSoft HRMS GC est le système de gestion des ressources humaines approuvé par le gouvernement du Canada. Le ministère de la Justice a instauré une nouvelle fonctionnalité pour le module de sécurité qui soutient les processus de dépistage de cautionnement pour les employés et les employés requérants.

Cette ÉFVP aborde la fonctionnalité globale de PeopleSoft au ministère de la Justice ainsi que la description détaillée du module de sécurité et la manière dont il prend en charge les traitements manuels par des agents de contrôle de sécurité.

Date de modification :