Incidence de l'ajout des bases de données de Revenu Canada aux sources consultées en application de la LAEOEF — Partie 1 pour la recherche de personnes
Rapport final
2004-FCY-10F
4.0 CONCEPTION, MÉTHODE ET LIMITES DE L'ÉTUDE
4.1 Aperçu des composantes
L'objectif général de la recherche décrite ici était d'évaluer l'utilité de l'ajout des fichiers de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) aux sources utilisées dans la recherche des débiteurs en défaut et des employeurs auprès de qui il serait possible de percevoir les pensions alimentaires exigibles par une retenue à la source (saisie-arrêt).
L'étude comportait deux volets.
- Le volet I consistait à déterminer le pourcentage approximatif des cas, pour une période donnée, nécessitant un recours au SAEOEF, afin d'établir l'importance relative des renseignements obtenus des autorités fédérales.
- Le volet II consistait à évaluer la qualité, l'actualité et l'utilité des données de l'ADRC servant à localiser les débiteurs et les employeurs auprès de qui il serait possible de procéder à une mesure de perception par saisie-arrêt.
4.2 Description du volet I
Le volet I visait à obtenir les renseignements suivants :
- pourcentage des dossiers (nouveaux ou non) inscrits au FMEP faisant l'objet d'une demande de recherche auprès du FAMS dans une période donnée (en l'occurrence, de janvier à juin 1999);
- pourcentage des dossiers (nouveaux ou non) faisant l'objet d'une demande de recherche de la part du FAMS auprès du SAEOEF durant la même période;
- pourcentage général approximatif des dossiers dont le FMEP est saisi nécessitant une recherche par les autorités fédérales.
Pour calculer ces pourcentages, nous avons sélectionné, compilé, examiné et comparé les données suivantes :
- le nombre et le pourcentage de dossiers — nouveaux ou non — inscrits au FMEP de janvier à juin 1999. Comme tous les dossiers du FMEP sont susceptibles de nécessiter une demande de recherche, nous avons compté aussi bien les nouveaux dossiers que les anciens;
- le nombre et le pourcentage de dossiers (par rapport au nombre de dossiers inscrits) ayant fait l'objet d'une demande auprès du FAMS de la part du FMEP pendant cette période. N'ont pas été comptés ici les dossiers envoyés au FAMS dans le cadre de mesures automatiques;
- le nombre et le pourcentage de dossiers du FAMS (en provenance du FMEP) ayant fait l'objet d'une demande auprès du SAEOEF de janvier à juin 1999.
4.3 Description du volet II
4.3.1 Objectifs
Le volet II était le plus important. Il consistait principalement à prendre un échantillon aléatoire de dossiers du FMEP ayant fait l'objet d'un résultat de recherche au SAEOEF afin de dégager les éléments suivants :
- caractéristiques du créancier, du client et du dossier;
- nature, exhaustivité, actualité, qualité et source des données de DRHC et de l'ADRC transmises par le SAEOEF;
- question de savoir si les données ont été utilisées et si elles ont permis de localiser les débiteurs ou les employeurs;
- question de savoir si les recherches effectuées par le SAEOEF ont permis de percevoir des sommes dues;
- question de savoir si l'ajout des données de l'ADRC s'est traduit par l'augmentation du nombre de recherches fructueuses ou des paiements.
4.3.2 Taille et sélection de l'échantillon
Trois cent quinze dossiers ont été choisis au hasard parmi ceux qui avaient fait l'objet d'une demande de recherche auprès du SAEOEF de la part du FAMS et pour lesquels des résultats ont été communiqués entre juin et décembre 1999. Ces dossiers avaient été envoyés par le FAMS entre juin 1998 et décembre 1999 (voir le tableau 1).
Il fallait prévoir un long délai entre la demande de recherche et l'obtention de résultats afin d'être sûr que toutes les recherches soient terminées au moment de l'analyse des données. Selon les estimations, il s'écoule en moyenne de cinq à sept mois entre la présentation d'une demande et l'obtention de résultats. On a également prévu un délai généreux après la réception des résultats afin de laisser aux responsables le temps d'en prendre connaissance, de procéder aux mesures d'exécution (comme l'envoi d'un avis de saisie) et éventuellement de percevoir les montants en cause.
À l'origine, on comptait utiliser un échantillon de 250 dossiers pour une base de 1 585 cas. Cependant, en raison de la façon dont elle a été sélectionnée, cette base a été plus imposante qu'on ne l'avait prévu (3 870). Par ailleurs, en examinant les dossiers, on s'est aperçu que près du quart des dossiers du FMEP avaient été envoyés au FAMS entre le milieu et la fin de 1998, période pendant laquelle il y a eu, pour des raisons techniques, un ralentissement dans la communication des données entre le FAMS et le SAEOEF. Il a donc été décidé de choisir 65 autres dossiers au hasard afin d'augmenter la proportion des dossiers étudiés et d'améliorer la validité des résultats.
Pour une base de 3 870 dossiers, un niveau de confiance de 95 p. 100 et une proportion de résultats du SAEOEF hypothétiquement établie à 30 p. 100, la taille minimale requise de l'échantillon était de 298 dossiers.
Soixante-dix-huit pour cent (78 p. 100) des dossiers confiés au SAEOEF l'ont été en 1999, surtout (44 p. 100) durant les six derniers mois.
| Période pendant laquelle la demande de recherche a été présentée par le FAMS au SAEOEF | Total |
|---|---|
| Juin 1998 – 31 décembre 1998 | 67 (21%) |
| 1er janvier 1999 – 30 juin 1999 | 108 (34%) |
| 1er juillet 1999 – 31 décembre 1999 | 140 (44%) |
| TOTAL | 315 |
4.3.3 Méthode
Une démarche d'analyse et de suivi a été élaborée afin de recueillir les caractéristiques des créanciers, des débiteurs et des dossiers et d'analyser le déroulement, la durée, les résultats, l'utilisation et l'efficacité des recherches.
On a aussi conçu une fiche détaillée d'étude de dossier afin d'inscrire les résultats des démarches du FMEP, du FAMS et du SAEOEF avant de les introduire dans le système informatique (le « système d'enquête ») qui en permettrait la cueillette et l'analyse.
On a examiné les systèmes informatiques de gestion de données du FMEP, du FAMS et du SAEOEF afin de dégager les éléments de données nécessaires à l'étude. L'emplacement des éléments de données, leur descripteur et leur point d'accès ont été définis durant la phase de conception et d'évaluation du projet (voir le tableau 2).
Les données provenant de chaque système informatique (FMEP, FAMS et SAEOEF) ont été inscrites sur la fiche d'étude de dossier (voir annexe) pour ensuite être contrevérifiées. La qualité, l'actualité et l'utilité des résultats de recherche ont été déterminées par le recoupement et l'analyse des résultats.
4.4 Conception et essai pilote
4.4.1 Objet de la conception et de l'essai pilote
En raison de la multiplicité des sources de données et de la complexité de la méthode de collecte de données, on a commencé par une phase pilote afin de développer, de clarifier ou d'affiner les éléments suivants :
- les méthodes les plus efficaces pour définir et extraire l'échantillon;
- la source, la portée et l'utilité des éléments de données;
- la définition des champs de données;
- les différentes sources de données et les plus prometteuses;
- les meilleurs moyens d'extraire les données (au FAMS et au FMEP);
- les mécanismes de validation croisée de l'actualité des données.
| Catégorie | Description | Source | |
|---|---|---|---|
| Numéros des dossiers | Numéros de code identifiant les dossiers dans les systèmes du FMEP, du FAMS et du SAEOEF | Écran général du dossier – FAMS | |
| Informations demandées et reçues | Demandes de recherche portant sur :
|
Historique des démarches – FAMS | |
| Données sur la circulation des données et les délais |
|
|
|
Caractéristiques de la recherche
|
|
|
|
Données financières
|
|
|
|
| Données sur le débiteur |
|
|
|
| Ordonnance alimentaire |
|
|
Annexe de l'ordonnance – FMEP |
| Données sur le créancier et l'enfant |
|
|
|
Résultat de la recherche
|
|
|
|
| Historique des mesures d'exécution |
|
|
|
| Données sur l'employé (historique) |
|
|
|
Pendant la phase pilote, 20 cas ayant donné lieu à une recherche au SAEOEF ont été choisis dans les dossiers du FAMS et ont fait l'objet d'un suivi dans les systèmes du FMEP, du FAMS et du SAEOEF.
Six versions de la fiche d'étude de dossier ont été élaborées, « prétestées » et révisées durant la phase pilote; ont été prises en considération les caractéristiques du dossier, les exigences de saisie de données, les limites des données et les observations du personnel responsable. (Voir en annexe la fiche d'étude de dossier.)
4.5 Problèmes et limites de la recherche
Plusieurs problèmes ayant trait à la définition, à l'exhaustivité, à l'accessibilité, à la fiabilité et à la comparabilité des données ont eu une incidence sur la recherche. Nous les présentons ci-dessous tout en indiquant leurs répercussions sur la cueillette et l'analyse des données.
4.5.1 Difficultés relatives à la définition des champs de données
En l'absence de dictionnaire complet des données (FMEP, FAMS et SAEOEF), l'interprétation de certains champs s'est avérée ardue. On trouvera au tableau 3 une liste de champs qui appelaient une définition ou des éclaircissements.
4.5.2 Limites relatives aux champs de données
Les données du FMEP relativement à l'état du dossier, à l'historique des recherches ou aux coordonnées des intéressés n'étaient pas toujours à jour, surtout en ce qui concerne les quatre points suivants :
- données sur l'exécution et écran d'exécution — historique des mesures d'exécution (ex. : avis de saisie) et dates d'entrée en vigueur;
- historique des recherches et écran correspondant — historique des demandes de recherche et des résultats reçus, avec date de début et de fin de validité;
- fichier des adresses d'employeurs — Historique des recherches antérieures portant sur les employeurs, y compris la date la plus active jugée exacte au moment de la saisie et la date d'inscription dans le système;
- fichier des adresses de débiteurs — Historique des adresses des débiteurs, y compris la date la plus active jugée exacte au moment de la saisie et la date d'inscription dans le système.
Il manquait parfois des données sur l'exécution, et l'état des mesures d'exécution était parfois obscur. Cette situation causait des problèmes, surtout s'il fallait établir l'état ou la validité d'un avis de saisie (AS) pour savoir si l'on avait réussi à joindre l'employeur.
L'historique des recherches était aussi fréquemment lacunaire, voire absent. Il est souvent arrivé que les recherches du SAEOEF entrant dans notre étude ne soient pas consignées dans l'historique.
Les données sur l'exécution et sur les recherches sont exposées dans le présent document, mais on ne peut en garantir l'exactitude.
Tableau 3 Définition de certains champs
| Champ | Explication |
|---|---|
| Données demandées et reçues (FAMS) | Avant la phase d'exécution de l'étude, le FAMS a dressé la liste des données dont le SAEOEF avait besoin pour faire ses recherches. Cependant, certaines catégories avaient été fusionnées au moment de l'exécution de l'étude, ce qui compliquait l'analyse. De toute façon, le SAEOEF ne suit aucun paramètre particulier de la demande et cherche les coordonnées de l'employeur et du débiteur dans tous les cas. Une analyse limitée a été effectuée pour les cas où l'on a pu trouver les demandes de données. |
| Date de la demande du FMEP | Date à laquelle le FMEP a envoyé la demande au FAMS |
| Conclusion au provincial et recours au fédéral |
|
| Date officielle de la demande |
|
| Date de réception de l'affidavit | Date à laquelle l'affidavit a été reçu et confirmé par Internet pour autoriser la demande de recherche |
| Conclusion au fédéral |
|
| Profession du débiteur | Catégorie seulement; la profession précise n'est pas nécessairement connue |
| Adresse du débiteur |
|
| Nom et adresse de l'employeur |
|
| Données EROA | Définies par regroupement :
|
| Mesures d'exécution (consignées) |
|
| Paiements d'arriérés effectués |
|
| Exigences de paiement reliées à l'ordonnance alimentaire |
|
| Source du paiement | La source du paiement ne permet pas en soi de savoir si celui-ci a été volontaire. Les sources de paiement sont les suivantes :
|
| Régularité des paiements | Les catégories établies indiquent la régularité des paiements pour les 12 mois précédents.
|
| Antécédents de recherche | Comprend toutes les demandes de recherche sauf les recherches annulées et les recherches automatiques.
|
| Date envoi SAEOEF | Imprécis. Pourrait être la date à laquelle DRHC et l'ADRC envoient leurs résultats au ministère de la Justice (SAEOEF) pour communication au FAMS. |
| Ministère source |
|
| Champ | Explication |
|---|---|
| - Complète | L'adresse est complète, sauf peut-être le code postal. |
| - Incomplète | On dispose de certains éléments, mais ils sont insuffisants pour la recherche (ex. : code postal). |
| - Date de saisie | Date à laquelle l'adresse a été saisie dans le système du FAMS ou du FMEP. |
| - Date de validité | Date la plus récente à laquelle on sait que l'adresse était valide (selon les dossiers une recherche ou d'autres informations). |
Un autre problème plus grave concerne l'incohérence, le caractère lacunaire et la désuétude des données contenues dans les fichiers d'adresses des employeurs et des débiteurs du FMEP (champs et écrans). Ces fichiers devaient faire état des résultats récents des recherches (adresse de l'employeur ou du débiteur), des dates les plus récentes où ces adresses étaient considérées comme valides et des dates où les résultats des recherches ont été saisis dans le système.
L'exactitude de ces données revêtait une importance cruciale pour l'étude car elles auraient permis de comparer et d'évaluer la qualité, l'actualité et la valeur des résultats du SAEOEF avec celles des données dont disposait déjà le FMEP (issues des recherches du FAMS et du FMEP). Or, ces champs étaient souvent vides. Les chercheurs ont constaté à maintes reprises que les résultats des recherches du SAEOEF avaient été reçus, mais non inscrits, et parfois aussi que les champs étaient vierges. Ils ont aussi vu des cas où une date de validité avait été inscrite, mais sans lien avec aucune donnée.
Dans tous ces cas, il a fallu « reconstruire » des pans entiers des fichiers d'adresses des employeurs et des débiteurs en utilisant le dossier courant du FMEP. On a ainsi pu évaluer l'actualité des résultats des recherches du SAEOEF.
4.5.3 Utilisation du dossier courant
En raison du caractère lacunaire des renseignements portant sur les résultats des recherches et sur l'historique de ces dernières relativement à certains champs importants, il a fallu reconstruire ou valider les données à l'aide du dossier courant. Le dossier courant est un registre des mesures prises relativement à un dossier et des résultats de ces mesures, consignés sous forme d'abréviations. C'est lui qui dresse le portrait le plus complet de chaque dossier et des démarches de recherche, mais il est subjectif, n'est structuré ni par catégories ni par mots-clés, peut être très long, et est difficile à comprendre pour quelqu'un de l'extérieur.
Le dossier courant a été consulté dans tous les cas afin d'évaluer et de valider les résultats des recherches. Cette mesure a contribué à la longueur de l'étude et à la difficulté de déterminer les résultats avec précision.
4.5.4 Caractère imprécis des renseignements sur les résultats des recherches ou sur les paiements
Dans la base de données du FMEP, aucun champ n'indiquait si les sources consultées avaient été validées ni si les renseignements obtenus avaient été reçus, examinés ou utilisés. Il était également difficile de savoir si les résultats particuliers d'une recherche avaient porté fruit, ou s'ils avaient permis aux autorités de joindre un débiteur ou un employeur ou de percevoir des montants. Il fallait déduire ces informations à partir d'autres données et analyser les données pour établir les causes et les effets. Par exemple, il était parfois difficile de savoir si un avis de saisie (AS) avait été envoyé à la suite d'une recherche fédérale ou de renseignements obtenus d'une autre source d'information. De même, il n'était pas facile de savoir si les montants perçus l'avaient été grâce à un AS ou à une autre mesure.
Dans le cadre de l'étude, nous avons tenté de déterminer la source des paiements versés et de savoir si ces derniers étaient volontaires ou non. Encore une fois, cette distinction était difficile à établir. La forme du paiement (ex. : chèque) était définie de façon vague et pouvait comprendre plusieurs sources, y compris un paiement direct de la part du débiteur ou un paiement effectué en vertu d'une saisie-arrêt (tableau 18).
4.5.5 Difficulté de savoir dans quelle mesure le FMEP a utilisé les données
Dans la plupart des cas, il s'écoule un délai d'au moins cinq à sept mois entre la demande de recherche du FMEP et la réception des données du SAEOEF au FAMS. Cependant, il était parfois difficile de savoir si et quand le personnel du FMEP avait pris connaissance des résultats transmis par le SAEOEF à l'aide du FAMS. Dans la plupart des cas, on a répondu à cette question en examinant le dossier courant. Cependant, dans certains cas, on a constaté de longs délais entre le moment où les données du SAEOEF ont été transmises et celui où elles ont été examinées ou utilisées. Dans un petit nombre de cas concernant des recherches d'employeur, les données transmises par le SAEOEF semblaient exactes et auraient vraisemblablement pu donner lieu à un AS si le FMEP en avait pris connaissance sans délai.
4.5.6 Double emploi
Certaines données transmises par le SAEOEF étaient incomplètes et redondantes. Ce phénomène se répercute sur la qualité générale des données et sur l'importance qu'on y accorde. On peut citer ici le cas des « codes postaux orphelins ». En effet, il arrive parfois que le SAEOEF envoie plusieurs codes postaux au FAMS, avec une liste de dates de validité. Cependant, le système informatique du FAMS ne retenait que le premier code postal reçu, même si les suivants étaient rattachés à des dates plus récentes. Compte tenu de l'utilité limitée d'un code postal, il est difficile d'affirmer que ce tri ait eu un effet néfaste. Il n'empêche que les partenaires devraient s'entendre sur le tri automatique. Si un filtre est appliqué, il devrait conserver l'information la plus récente, même si celle-ci est incomplète.
4.5.7 Manque d'informations précises sur les intervalles du processus de recherche et sur l'utilisation des données résultantes
Les demandes de coordonnées, les réponses à ces demandes ainsi que l'examen et l'utilisation des données ainsi obtenues et la mise en branle des procédures d'exécution suivent certaines étapes. Un des objectifs de l'étude consistait à évaluer l'intervalle associé à chacune de ces étapes. Cet objectif a été difficile à atteindre pour les raisons suivantes :
- Il était impossible de connaître avec précision la date où une information avait été envoyée par la SAEOEF.
- La date de « conclusion au fédéral » ("Federal Closed") est présentée dans le système du FAMS comme la date à laquelle les conclusions des recherches du SAEOEF sont reçues. Or, il s'agit souvent ici du moment où les responsables du FAMS extraient des données du système du SAEOEF et non de celui où ces données sont effectivement envoyées. Il peut s'écouler un certain temps entre l'envoi des conclusions par le SAEOEF et leur prise en charge par le FAMS.
- Le FMEP ne consigne pas la date où les données du SAEOEF sont reçues ni, ce qui est plus important, celle où son personnel en prend connaissance. Puisque les données du SAEOEF sont envoyées automatiquement au FMEP par le FAMS, on a supposé que la date de « conclusion au fédéral » était grosso modo la date de réception au FMEP.
4.5.8 Difficulté de déterminer la « durée de vie » des données de recherche
Assurer le suivi des pensions alimentaires est une activité longue et complexe qui se déroule dans des circonstances en constante évolution. Les résultats des recherches du SAEOEF ne constituent qu'un modeste élément de l'ensemble des renseignements qui existent au sujet des coordonnées du débiteur et de son employeur. Le tout peut en outre être modifié en tout temps par de nouveaux renseignements, transmis par exemple par le créancier ou par le FAMS. En fait, même lorsque les informations du SAEOEF permettent de retracer un employeur ou un débiteur, il est impossible de dire pendant combien de temps ces renseignements seront à jour.
- Date de modification :