États financiers
Annexe : Évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers
Pour l’exercice se terminant le 31 mars
1. Introduction
Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Justice (le Ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels (autrefois appelé Rapport ministériel sur le rendement) de 2016-2017 et le Rapport sur les plans et les priorités de 2016-2017.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Ministère est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le sous-ministre, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d’éthique;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, ainsi que les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers; et
- la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au sous-ministre, à la haute direction du Ministère et au Comité ministériel de vérification.
Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Ministère compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes au sein du gouvernement du Canada
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère, ainsi que la fourniture d’installations;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ; et
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Ministère dans les domaines des centres de données et des réseaux.
Entente particulière du ministère de la Justice
- le Ministère est le fournisseur de services communs en matière juridique pour les ministères et les organismes fédéraux et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le Ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement;
- le Ministère fournit des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à rap porter sur les éventualités;
- le Ministère fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada; et
- le Ministère appuie les gouvernements provinciaux et territoriaux dans l’exécution des ordonnances et des ententes alimentaires en interceptant les paiements fédéraux destinés aux personnes dont les versements de pensions alimentaires sont en souffrance.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2016-2017
Les principales constatations et les rajustements importants rendus nécessaires par les activités d’évaluation pour l’exercice en cours sont résumés ci-après.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
Faisant fond sur le travail effectué en 2015-2016, le ministère de la Justice a mis en œuvre en 2016-2017 des contrôles modifiés relativement à ses processus concernant la rémunération et les avantages sociaux des employés dans la foulée de l'Initiative de transformation de l'administration de la paye.
3.2 Programme de surveillance continue
En 2016-2017, le ministère de la Justice a achevé et mis en œuvre un nouveau programme de surveillance continue axé sur les risques de contrôle interne en matière de rapports financiers. Dans le cadre de ce plan révisé de surveillance par roulement qui couvre la période de 2016-2017 à 2018-2019, le Ministère a terminé son évaluation de 2016-2017 des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles généraux de la TI et des contrôles clés au niveau des processus concernant la rémunération et les avantages sociaux des employés et des comptes des états financiers des paiements de transfert.
Contrôles au niveau de l’entité
Les contrôles au niveau de l'entité ont un effet intrusif sur une organisation et peuvent avoir des conséquences importantes sur l'évaluation globale de l'efficacité du contrôle interne en matière de rapports financiers. En 2016-2017, le ministère de la Justice a instauré une nouvelle approche aux fins de l’évaluation des contrôles au niveau de l'entité; la nouvelle méthode a été mise en place par suite d’une évaluation comparative avec d'autres ministères et en consultation avec le Bureau du contrôleur général et les Services de vérification interne. La nouvelle approche a été approuvée par le sous-ministre en avril 2016. Conformément avec le cadre établi par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), le Ministère a identifié et consigné 83 objectifs de contrôle et il a mis au point des déclarations de contrôle correspondantes montrant comment l'organisation a satisfait à chacun des objectifs de contrôle.
Les résultats de l'évaluation de 2016-2017 révèlent que dans l'ensemble, les contrôles effectués au niveau de l'entité au ministère de la Justice sont solides et ont été conçus et mis en œuvre efficacement. L’évaluation du risque de fraude à l'échelle du Ministère a été inscrite parmi les aspects à améliorer. La haute direction s’est engagée à mener une évaluation ministérielle du risque de fraude fondée sur les pratiques exemplaires de l'industrie d'ici le 31 mars 2019.
Contrôles généraux liés à la technologie de l’information
L'évaluation de 2016-2017 des contrôles généraux liés à la technologie de l'information au ministère de la Justice a été confiée à Deloitte LLP. Le résumé des résultats a permis de constater que le Ministère avait effectivement conçu un certain nombre de contrôles généraux liés à la technologie de l'information et que la plupart des environnements système avaient mis en place des processus de TI.
Les constatations importantes relevées à l’étape des essais concernaient la gestion du changement, la répartition des tâches et la dépendance ministérielle aux contrôles de Services partagés Canada au titre des services d'infrastructure de la TI; des plans d'action de la direction portant sur les lacunes relevées ont été élaborés et sont actuellement mis en œuvre par les responsables des processus.
Contrôles au niveau des processus opérationnels
Afin d'évaluer les contrôles clés du ministère de la Justice enchâssés dans les processus opérationnels, un examen approfondi de la rémunération et des avantages sociaux et des comptes des états financiers des paiements de transfert a été réalisé en 2016-2017, et il a permis de consigner la conception de l’ensemble des sous-processus et des essais.
Grâce à la surveillance continue, le Ministère a cerné les points suivants à améliorer :
- renouveler le Comité ministériel de la radiation des créances;
- améliorer la documentation pour mieux attester de l’application des différents contrôles financiers clés;
- améliorer les contrôles de répartition des tâches;
- améliorer la documentation des marches à suivre et des processus;
- appliquer des marches à suivre et ses lignes directrices officialisées;
- améliorer les processus normalisés d'approbation ou d'examen.
Les responsables des processus ont mis au point, en réponse aux recommandations, des plans d’action de la direction qui font l’objet d’un suivi actif et de rapports à l’intention de la haute direction.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès au cours de l’exercice 2016-2017
Le Ministère a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique, comme il est indiqué dans le tableau suivant :
| Plan cyclique de surveillance continue pour l’année en cours | État |
|---|---|
| Contrôles généraux liés à la TI | Surveillance effectuée comme prévu; la mise en œuvre des mesures correctives est commencée. |
| Contrôles au niveau de l’entité | La mise à jour de la méthodologie d’évaluation des contrôles au niveau de l’entité est terminée. Surveillance effectuée comme prévu; la mise en œuvre des mesures correctives est commencée. |
| Contrôles au niveau du processus des postes aux états financiers suivants : Salaires et avantages sociaux (charges); Paiements de transfert. | Surveillance effectuée comme prévu; la mise en œuvre des mesures correctives est commencée. |
4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique triennal de surveillance continue du Ministère, élaboré à la suite d’une évaluation globale des risques ministériels, est présenté dans le tableau suivant.
| Niveau de contrôle | Risque global | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 |
|---|---|---|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entité | Faible | X | ||
| Contrôles généraux liés à la TI | Modéré | X | X | X |
| Contrôles au niveau des processus opérationnels | ||||
| Salaires et avantages sociaux (charges) | Élevé | X | ||
| Paiements de transfert (charges et créditeurs) | Élevé | X | ||
| Services professionnels et spéciaux (charges) | Élevé | X | ||
| Revenus de services juridiques | Élevé | X | ||
| Compte du droit familial (passif) | Élevé | X | ||
| Frais – droit familial (revenus) | Modéré | X | ||
| Déplacements et réinstallations (charges) | Modéré | X | ||
| Immobilisations corporelles | Modéré | X | ||
| Créditeurs et charges à payer | Modéré | X | ||
Un X signifie que le niveau de contrôle, ou les contrôles clés pour un compte inscrit aux états financiers, seront surveillés dans l'exercice financier donné.
Pour les contrôles au niveau des processus opérationnels, la cote de risque globale pour chaque poste aux états financiers détermine la fréquence des contrôles requis, laquelle est résumée dans le tableau suivant.
| Cote de risque globale | Fréquence des contrôles |
|---|---|
| Élevé | Tous les 2 à 3 ans |
| Modéré | Tous les 3 à 4 ans |
| Faible | Aucun |
| Négligeable | Aucun |
Veuillez prendre note que le Ministère procède actuellement à une révision du plan cyclique de surveillance continue des contrôles internes en matière de rapports financiers, et que le plan révisé sera présenté dans l’annexe pour l’exercice 2017-2018. Le plan révisé traitera des contrôles internes en matière de services communs afin de satisfaire aux exigences de la nouvelle Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, et le plan cyclique des contrôles généraux liés à la technologie de l’information sera modifié en conséquence.
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