Évaluation des initiatives de vulgarisation et d'information juridiques : bibliographie annotée

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Annex B : Normes relatives à l'évaluation, à la publication, aux séminaires et aux conférences (suite)

Normes de publication

Objectif

1. Ces normes visent à :

1. fournir une base pour évaluer et réviser les documents écrits que l'on propose de publier;
2. fournir des lignes directrices aux auteurs.

Portée des documents écrits

• 2.1 Les documents écrits visent à informer les lecteurs du fond et du fonctionnement du droit, et à les orienter vers les ressources mises à leur disposition afin de leur permettre d'atteindre des objectifs personnels en matière juridique.
• 2.2 Les textes destinés au grand public doivent avoir une portée générale et doivent éviter les questions juridiques approfondies, détaillées ou techniques.
• 2.3 De manière générale, les textes peuvent contenir un glossaire des termes juridiques liés au sujet dont il est question, et un glossaire des textes législatifs contenant la liste des lois liées au sujet et expliquant leur objectif.
• 2.4 Chaque texte devrait contenir une table des matières qui décrit les sujets principaux et les pages auxquelles il en est question.

Langue des documents

• 3.1 Il faut éviter d'utiliser, dans la mesure du possible, des termes juridiques spécialisés dans les documents. Lorsqu'un terme est utilisé, il doit être expliqué dès sa première utilisation et il doit être ajouté au le glossaire. Par « terme juridique spécialisé », on entend un mot ou une expression d'une langue donnée qui n'est pas utilisé dans le langage courant ou qui, s'il est utilisé couramment, a une signification qui n'a pas de lien évident avec son sens « juridique ».
• 3.2 Les textes doivent être écrits dans un langage non sexiste.
  1.  Il faut éviter d'utiliser les pronoms personnels masculins ou féminins (« il », « elle », « ils », « elles », ou « lui », par exemple). Il est préférable d'employer une tournure générique ou neutre.
  2. On peut toutefois faire exception à cette règle dans les exemples ou les descriptions de faits réels. Dans de tels cas, il est possible d'employer les pronoms personnels masculins et féminins.
  3. Il faut éviter les exemples stéréotypés. Le cas échéant, il faut éviter tout stéréotype.
• 3.3 Au moment d'appliquer la règle 3.2, il est préférable d'éviter les mots ou les expressions stéréotypés ainsi que les titres génériques formés avec le mot homme, et privilégier les termes génériques qui peuvent désigner à la fois des hommes ou des femmes, comme personnes ou gens, les collectifs et les termes épicènes pluriels.
• 3.4 Les textes doivent être écrits sur un ton neutre et non condescendant. En particulier, le discours à la deuxième personne, notamment l'utilisation des pronoms personnels « tu » ou « vous » doit être utilisé avec modération.
• 3.5 Les publications destinées au grand public doivent être bilingues (par opposition aux publications simultanées).
• 3.6 Les documents produits à l'appui d'un projet particulier doivent être rédigés dans la langue du public visé.

Mise en page et conception graphique

• 4.1 De manière générale, l'aspect visuel des publications doit être uniforme.
• 4.2 De manière générale, il faut utiliser l'un des trois formats suivants :
  1. un dépliant de 21,6 cm x 8,9 cm (8,5 po x 3,5 po)
  2. un brochure de 21,6 cm x 13,9 cm (8,5 po x 5,5 po)
  3. un guide à reliure cerlox de 21,6 cm x 25,9 cm (11 po x 8.5 po)
• 4.3 Le texte doit être imprimé en police Helvetica, ou Geneva, de 10 ou 12 points.
• 4.4 De manière général, le texte doit être mis en page à simple interligne si on utilise une police de 12 points et à interligne et demi avec une police de 10 points.
• 4.5 De manière générale (dans le cas d'une brochure ou d'un guide), il ne devrait pas y avoir plus de deux pages consécutives sans « blanc ». Par « blanc », on entend :
  1. une espace non imprimée au début ou à la fin d'un sujet;
  2. une illustration ou une combinaison d'illustrations occupant au total au moins 25 % d'une page;
  3. un encadré marginal, occupant au moins 20 % de la page.
• 4.6 Le cas échéant, les nouveaux sujets doivent commencer sur une nouvelle page.
• 4.7 De manière générale, si on choisit le format manuel, le texte devrait occuper les 2/3 de la largeur de la page et laisser une marge occupant le tiers de la page permettant d'insérer des « encadrés », le cas échéant.
• 4.8 
  1. Les titres des sujets doivent être séparés du texte qui précède et du texte qui suit par un interligne double et doivent être en majuscules, en caractères gras, deux points plus gros que le texte et non soulignés.
  2. Les sous-titres doivent être séparés du texte qui précède et du texte qui suit par un interligne double et doivent être en majuscules, en caractère normal, de la même grosseur que le texte et non soulignés.
  3. Les sous-titres secondaires sont à éviter. Si on les utilise, ils doivent être séparés du texte qui précède et du texte qui suit par un interligne double, la première lettre en majuscule, en caractère normal de la même grosseur que le texte et non soulignés.
• 4.9 Les titres et les sous-titres doivent être justifiés à gauche, sans alinéa.

Sources et désistements

• 5.1 De manière générale, la paternité des feuillets n'est pas attribuée.
• 5.2 La paternité des brochures et des manuels n'est pas mentionnée sur la couverture, mais peut être indiquée sur la page de titre intérieure.
• 5.3 Le nom et le logo de l'Association doit apparaître sur la couverture extérieure, et le nom de l'Association doit apparaître sur la page de titre intérieure.
• 5.4 L'information sur l'édition doit apparaître au dos de la page de titre intérieure de chaque publication. L'information sur l'édition doit comprendre au moins :
  1. le titre;
  2. la déclaration de désistement;
  3. les données de catalogage avant publication (sauf si cela ne s'applique pas);
  4. l'ISBN;
  5. l'avis de droit d'auteur, la date et le nom juridique complet de l'Association;
  6. le nom et l'adresse de l'Association;
  7. le nom des principaux bailleurs de fonds ainsi que tout financement particulier obtenu pour le texte.
• 5.5 Une fiche d'information doit figurer à la dernière page de chaque document et contenir :
  1. des renseignements sur les autres publications;
  2. une note à propos du Law Phone-In et du Lawyer Referral Program
  3. la déclaration de désistement
  4. le nom et l'adresse de l'Association.
• 5.6 La déclaration de désistement suivante doit apparaître au début et à la fin du document :

  [TRADUCTION] « Produit à titre d'information publique par la Community Legal Education Association, un service communautaire sans but lucratif qui offre de l'information juridique aux Manitobains.

  Cette brochure ne contient que des renseignements juridiques de nature générale qui ne constituent pas des avis juridiques. Chaque cas est unique et comporte des questions juridiques qui lui sont propres. Si vous avez besoin d'un avis juridique, veuillez consulter un avocat. Si vous avez besoin d'aidepour trouver un avocat, vous pouvez communiquer avec notre service de référence aux avocats, le Lawyer Referral Service, au 943-2305 ou au 1-800-262-8800 (SI VOUS APPELEZ DE L'EXTÉRIEUR DE WINNIPEG). »

  Cette déclaration peut être accompagnée de toute autre déclaration pertinente.

Nouvelle publication

6.1 Les résultats de l'évaluation doivent être examinés avant toute nouvelle réimpression d'un document.

Normes pour les séminaires

Objectif

1. Ces normes visent à garantir que les séances d'information juridique parrainées par la CLEA sont accessibles, uniformes et adaptées aux besoins de l'auditoire.
2. Ces normes ne s'appliquent pas aux activités que la CLEA appuie mais qui sont parrainées par d'autres organisations.

Lieux physiques

• 2.1 L'endroit où se tient l'activité doit être entièrement accessible aux personnes en fauteuil roulant.
• 2.2 Au moment de choisir le local, il faut tenir compte de la proximité des services d'autobus et de la disponibilité des espaces de stationnement.
• 2.3 Les employés du programme doivent visiter les locaux proposés pour s'assurer eux-mêmes qu'ils sont adéquats et vérifier leur apparence générale avant d'envoyer une confirmation.
• 2.4 Les employés du programme doivent arriver sur les lieux en avance.

Publicité

• 3.1 Un plan de publicité provisoire doit être compris dans le plan d'action du programme présenté au Comité des programmes et être modifié selon ses directives.
• 3.2 Les documents publicitaires doivent mentionner clairement que la CLEA parraine l'activité et indiquer qui sont les autres principaux bailleurs de fonds importants.
• 3.3 Pour ce qui est de l'identification des conférenciers, les documents publicitaires doivent être conformes aux normes de la CLEA en ce qui a trait aux conférenciers.
• 3.4 Les documents publicitaires doivent indiquer :
  • la disponibilité d'un service de garde;
  • l'accessibilité;
  • les parcours d'autobus passant à proximité et les stationnements;
  • un numéro de téléphone pour obtenir de l'information et, le cas échéant, une carte de l'endroit.

Documents

• 4.1 De manière générale, les documents qui seront distribués doivent être préparés au moins deux semaines avant l'activité.
• 4.2 Des exemplaires des documents qui seront distribués doivent être envoyés aux présentateurs un semaine avant l'activité.
• 4.3 Le nom de la CLEA et des autres bailleurs de fonds doivent figurer sur tous les documents préparés ou créés pour une activité.
• 4.4 Les normes de la CLEA concernant les documents écrits doivent être respectées lors du choix et de la préparation des documents.
• 4.5 Pour chaque événement, les documents préparés doivent comprendre :
  • un ordre du jour;
  • une description des sujets abordés;
  • un outil d'évaluation conforme aux normes d'é valuation de la CLEA;
  • tout autre document pertinent.

Généralités

• 5.1 L'ordre du jour doit prévoir des pauses santé et des pauses-repas.
• 5.2 De manière générale, les activités ne devraient pas durer plus de 90 minutes et en aucun cas plus de 2 heures sans pause.
• 5.3 De manière générale, les activités qui se tiennent en après-midi ne devraient pas se terminer plus tard que 16h.
• 5.4 Le cas échéant, les documents d'inscription doivent comprendre des porte-nom et des pochettes de documents personnalisées.

Normes pour les conférenciers

Objectif

1. Ces normes visent à s'assurer que les bénévoles qui présenteront l'information juridique lors d'activités parrainées ou appuyées par la CLEA :

1. sont choisis de manière équitable et appropriée;
2. sont parfaitement au courant des détails de l'activité;
3. sont évalués par les participants;
4. connaissent et comprennent les limites relatives à la publicité personnelle.

Choix des conférenciers

• 2.1 De manière générale, la CLEA fait appel à des bénévoles venant du milieu juridique et, si le sujet ou l'occasion le justifie, d'organismes oeuvrant dans le domaine juridique.
• 2.2 Les bénévoles sont classés par sujet, par médium et par type d'auditoire, selon ce qu'ils ont indiqué.
• 2.3 La CLEA ne surveille ni ne vérifie les habiletés ou la compétence des bénévoles pour ce qui est des questions relatives à un domaine juridique.
• 2.4 Le coordonnateur des activités exercera son pouvoir discrétionnaire dans la sélection des bénévoles pour une affectation, à partir des connaissances de la personne, les préférences indiquées par le bénévole et les rapports d'évaluation des autres affectations.

Documents que doit fournir le conférencier / l'organisateur

• 3.1 Dans chacun des cas, une lettre de confirmation où sont indiqués la date, l'heure, le lieu et le sujet est envoyée au bénévole le jour où l'engagement verbal est pris. La lettre contient également le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne-ressource avec qui communiquer pour obtenir plus d'information, ainsi qu'un paragraphe expliquant la règle 5.2 des présentes lignes directrices.
• 3.2 Lorsque la CLEA agit à titre de « courtier » pour trouver des conférenciers pour d'autre groupes, une lettre de confirmation contenant des renseignements sur les deux parties sera envoyée aux organisateurs, leur proposant de communiquer avec le bénévole afin de discuter du contenu de l'activité.
• 3.3 Tous les bénévoles recevront un feuillet contenant des lignes directrices pour préparer leur exposé (une copie est jointe au présent document).
• 3.4 Les bénévoles qui participent aux événements organisés par la CLEA reçoivent, à titre suggestif, une description des sujets dont il sera question et qu'ils peuvent intégrer à leur exposé.
• 3.5 Dans le cas des activités pour lesquels la CLEA sert de « courtier », l'association communique aux organisateurs les coordonnées du conférencier afin qu'ils puissent lui faire parvenir une description des sujets dont il sera question.
• 3.6 Après l'activité, il est recommandé de remercier le bénévole de sa participation en lui faisant parvenir un gage de reconnaissance concret.

Évaluation

• 4.1 Les données d'évaluation ainsi que toute plainte concernant le style de chaque bénévole sont consignées par le coordonnateur des activités.
• 4.2 Les cas où le bénévole n'a pas respecté ses engagements sont examinés de manière informelle. Les explications urgentes sont consignées.

  Les explications non urgentes sont consignées. Après deux écarts de conduite, le nom du bénévole est retiré de la liste.

• 4.3 Les plaintes des organisateurs ou de membres de l'auditoire concernant le fond de l'exposé sont transmises au Comité.

Identification du juriste à l'intention de l'auditoire

• 5.1 Dans toute publicité distribuée avant l'événement et au moment de présenter le conférencier, il faut mentionner :
  1. l'affiliation du participant à un cabinet d'avocats;
  2. l'affiliation du participant à une université;
  3. l'affiliation du participant à une organisation à but non lucratif;
  4. son emploi au sein du gouvernement;
  5. qu'il est membre de la magistrature;
  6. son travail en collaboration avec une commission sur la réforme du droit ou au sein d'une telle commission;
  7. les associations professionnelles dont il fait partie.
• 5.2  Il n'est pas convenable pour les avocats du secteur privé de donner leur carte d'affaire aux membres de l'auditoire. Si un membre de l'auditoire aborde l'avocat et cherche à obtenir ses services, l'avocat doit lui demander de communiquer avec son cabinet.

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