États financiers
Annexe : Évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers
pour l’exercice se terminant le 31 mars
1. Introduction
Le présent document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Justice (le Ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Ministère est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le sous-ministre, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d'éthique;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, ainsi que les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers; et
- la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au sous-ministre, à la haute direction du Ministère et au Comité ministériel de vérification.
Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Ministère de la justice compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes au sein du gouvernement du Canada
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l'acquisition de biens et services conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère, ainsi que la fourniture d'installations;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ; et
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) au Ministère dans les domaines des centres de données et des réseaux.
Entente particulière pour le ministère de la Justice
- le Ministère est le fournisseur de services communs en matière juridique pour les ministères et les organismes fédéraux et il facture par conséquent ces organisations pour la prestation de ses services juridiques en vertu des ententes à cet effet; le Ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu'il offre gratuitement;
- le Ministère fournit des renseignements sur les litiges en cours afin d'aider les ministères et les organismes fédéraux à rapporter sur les éventualités;
- le Ministère fournit certains services organisationnels (internes) au Service des poursuites pénales du Canada; et
- le Ministère appuie les gouvernements provinciaux et territoriaux dans l'exécution des ordonnances et des ententes alimentaires en interceptant les paiements fédéraux destinés aux personnes dont les versements de pensions alimentaires sont en souffrance.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2015-2016
Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.
Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
S’appuyant sur les progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-2015, le Ministère a évalué la conception de processus importants devant être mis en œuvre au cours de l’exercice 2016-2017, notamment ceux qui seront mis en place dans le cadre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye et du nouveau modèle de financement des services juridiques.
En ce qui concerne l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, les principaux problèmes relevés quant aux contrôles clés concernent la mise en œuvre du nouveau système de paye administré par SPAC. Ces problèmes ont été présentés à la haute direction du Ministère, de même que les stratégies d’atténuation proposées. Le Ministère a déjà commencé à prendre les mesures correctives nécessaires.
Il n’y a aucune observation importante à signaler en ce qui a trait à la conception des contrôles internes relatifs au modèle de financement des services juridiques. La mise en œuvre et l’efficacité opérationnelle de ces nouveaux contrôles clés seront évaluées au cours des années à venir, tel qu’il est décrit dans le plan cyclique de surveillance continue du Ministère.
Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Ministère a terminé l’évaluation prévue en 2015-2016 des contrôles au niveau de l’entité, des contrôles généraux de la TI ainsi que des contrôles clés au niveau des processus pour les postes aux états financiers du compte du droit familial (passif), des salaires et avantages sociaux (charges), des services professionnels et spéciaux (charges), des paiements de transfert, des déplacements et réinstallations (charges), des immobilisations corporelles, des créditeurs et charges à payer.
La conception et la mise en œuvre des contrôles clés intégrés aux processus opérationnels, qui soutiennent les postes aux états financiers, n’avaient pas été examinées depuis que le Ministère est entré dans la phase de surveillance continue. C’est pourquoi en 2015-2016, le Ministère a procédé à l’évaluation de l’efficacité de la conception pour la majorité des processus liés aux postes aux états financiers devant être évalués, selon le plan cyclique établi.
Grâce à la surveillance continue, le Ministère a cerné les points suivants à améliorer :
- renforcer et communiquer les politiques de gestion financière du Ministère;
- améliorer la réalisation des activités de surveillance afin d’atténuer les principaux risques financiers identifiés;
- assurer une meilleure ségrégation des tâches au niveau des accès aux principaux systèmes utilisés au sein du Ministère, ou encore des fonctions exécutées;
- améliorer la documentation pour mieux attester de l’application des différents contrôles financiers clés; et
- renforcer les pratiques de vérification des comptes.
Des plans d’action de la direction ont été élaborés par les responsables du processus en réponse aux recommandations, et font l’objet d’une surveillance active et de rapports à l’intention de la haute direction.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès au cours de l’exercice 2015-2016
Le Ministère a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique, comme il est indiqué dans le tableau suivant.
| Plan cyclique de surveillance continue pour l’année en cours | État |
|---|---|
Contrôles clés au niveau du processus du poste aux états financiers suivant: Déplacements et réinstallations (charges)
|
Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective n’est nécessaire. |
Contrôles généraux de la TI Contrôles clés au niveau du processus des postes aux états financiers suivants: Salaires et avantages sociaux (charges), Compte du droit familial (passif), Services professionnels et spéciaux (charges), Paiements de transfert, Immobilisations corporelles, Créditeurs et charges à payer |
Activité réalisée comme prévu; la mise en œuvre des mesures correctives est commencée. |
| Contrôles au niveau de l’entité | Des travaux ont été réalisés concernant la mise à jour de la méthodologie pour l’évaluation des contrôles au niveau de l’entité. Ces contrôles seront évalués en 20162017 plutôt qu’au cours du présent exercice, tel qu’il était prévu initialement. |
4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue du Ministère au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les ajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.
| Secteur de contrôle clé | Cycle des tests d’efficacité opérationnelle | ||
|---|---|---|---|
| 2016-17 | 2017-18 | 2018-19 | |
| Contrôles au niveau des entité | X | X | X |
| Contrôles généraux concernant la TI | X | X | X |
| Contrôles au niveau des processus Le calendrier de surveillance continue pour les postes précis aux états financiers est présenté ci-dessous. |
|||
| Compte du droit familial (passif) | X | X | X |
| Salaires et avantages sociaux (charges) | X | X | X |
| Services professionnels et spéciaux (charges) | X | X | X |
| Revenus de services juridiques | X | X | X |
| Paiements de transfert (charges et créditeurs) | X | X | X |
| Déplacements et réinstallations (charges) | X | ||
| Immobilisations corporelles | X | ||
| Créditeurs et charges à payer | X | ||
| Créances et avances | X | X | |
| Frais – droit familial (revenus) | X | X | |
Un X signifie que le niveau de contrôle, ou les contrôles clés pour un compte inscrit aux états financiers, seront surveillés dans l'exercice financier donné.
Veuillez prendre note que le Ministère procède actuellement à une révision du plan cyclique de surveillance continue des contrôles internes en matière de rapports financiers. La version révisée du plan de surveillance couvrira la période de 2016-2017 à 2018-2019, et le calendrier révisé sera présenté dans l'annexe pour l'exercice de 2016-2017.
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