Bureaux de portefeuille
Décembre 2010

6. Observations générales – Interactions avec d’autres secteurs du mj et les bureaux régionaux


6. OBSERVATIONS GÉNÉRALES – INTERACTIONS AVEC D’AUTRES SECTEURS DU MJ ET LES BUREAUX RÉGIONAUX

6.1 Secteur du droit public

Les interactions des bureaux de portefeuille avec le Secteur du droit public sont satisfaisantes, mais on a relevé certaines préoccupations quant aux répercussions possibles des pratiques de recouvrement des coûts du Ministère sur les consultations avec le Secteur.

Les avocats du Secteur du droit public sont une ressource essentielle du ministère de la Justice, car ils offrent des avis juridiques très spécialisés et une expertise en matière d’orientation Note de bas de page 1 aux avocats d’autres secteurs du ministère selon les besoins.

Les trois bureaux de portefeuille ont jugé utiles leurs interactions avec le Secteur du droit public. Ces interactions ont principalement lieu par l’entremise des SJM des portefeuilles. Tous les bureaux de portefeuille ont souligné que l'exigence voulant que les sections spécialisées du Secteur du droit public facturent les SJM pour les services juridiques a des répercussions sur la nature de leurs interactions.

Des entrevues avec les chefs de section au sein du Secteur du droit public ont corroboré l’opinion des bureaux de portefeuille quant à la nature positive des interactions. Cependant, ils ont aussi exprimé des préoccupations sur les répercussions du recouvrement des coûts sur ces interactions. Les chefs ont indiqué que cela a entraîné une baisse des demandes d'avis spécialisés de la part des SJM et des changements dans les types de demandes de services juridiques. De plus, ils estiment que depuis la mise en œuvre du recouvrement des coûts, les avocats des SJM sont maintenant plus susceptibles de faire, d’une façon générale, l’analyse juridique eux-mêmes et d’ensuite demander aux avocats du Secteur du droit public d’examiner leur analyse, ou demander de brèves consultations téléphoniques pour lesquelles ils ne veulent pas être facturés.

Il n’est pas surprenant que l’adoption du recouvrement des coûts ait entraîné un changement de comportement de la part des SJM et de leurs clients, et que cette situation ait eu des répercussions sur la consultation avec le Secteur du droit public.

6.2 Secteur de la gestion

Les interactions des bureaux de portefeuille avec le Secteur de la gestion varient, selon la taille du bureau opérationnel du portefeuille.

Le Secteur de la gestion donne son appuie aux bureaux de portefeuille dans divers domaines (p. ex. : ressources humaines, administration, planification et gestion du rendement).

Les bureaux de portefeuille font le lien entre leurs SJM et les organisations au sein du Secteur de la gestion, en acheminant les directives, les avis et les demandes de renseignements de la part de ces organisations. Les bureaux de portefeuille répondent aussi directement aux demandes de renseignements de la part du Secteur de la gestion.

Le Portefeuille SPDI, qui est le bureau de portefeuille ayant le bureau opérationnel plus important et le plus proactif parmi les trois bureaux vérifiés, a déclaré qu’il avait de bonnes relations avec le Secteur de la gestion. Le Portefeuille du DADR a aussi mentionné une relation générale satisfaisante avec le Secteur de la gestion. Le Portefeuille des organismes centraux a exprimé des préoccupations à l’égard du nombre d’exigences d’élaboration de rapports auquel il doit satisfaire et de sa capacité à le faire. Il faut souligner qu’il y a un roulement de personnel considérable, y compris le gestionnaire des opérations, au bureau opérationnel du Portefeuille des organismes centraux.

La plupart des dirigeants au sein du Secteur de la gestion ont décrit les interactions avec les bureaux de portefeuille comme étant productives et professionnelles. Un dirigeant a souligné que la taille et l’expertise des bureaux opérationnels du portefeuille varient, ce qui fait que la qualité des interactions varie également. La Direction de l’administration du Secteur de la gestion est préoccupée par le fait que les fonctions des services administratifs (c.-à-d. : sûreté, sécurité et gestion des urgences; aménagements et télécommunications; gestion des marchés et du matériel) ne reçoivent pas une priorité assez élevée par les bureaux de portefeuille. De plus, les services à la clientèle et les opérations de la Direction générale des ressources humaines et du développement personnel (DGRHDP) ont souligné qu’il n’y avait pas de point de contact commun pour les portefeuilles ayant un grand nombre de SJM, et qu'ils préféreraient traiter avec un gestionnaire des opérations au niveau du portefeuille plutôt qu'avec chaque SJM individuel.

Nous avons mentionné plus haut que le Projet de l’empreinte a permis de relever que ces fonctions dans les organisations du bureau opérationnel du SMA/SPGA ont des ressources insuffisantes par rapport à d’autres ministères. En réaction aux conclusions du Projet de l’empreinte, les bureaux de portefeuille ont élaboré et mis en œuvre des plans afin d’accroître la taille de leurs organisations de gestion des affaires.

Nous sommes d’avis qu’en augmentant les ressources dans leurs bureaux opérationnels, les bureaux de portefeuille seront mieux placés pour fournir tout point de contact requis pour les interactions avec le Secteur de la gestion.

6.3 Bureaux régionaux

Les interactions des bureaux de portefeuille avec les bureaux régionaux sont satisfaisantes.

Les trois bureaux de portefeuille examinés interagissent avec leurs homologues dans les régions sur les dossiers juridiques importants au moyen de courriels, de conférences téléphoniques, de réunions personnelles et, le cas échéant, de discussions ponctuelles. On nous a indiqué qu’ils ne donnent pas de directives administratives, d’avis ou de services aux bureaux régionaux. Les experts fonctionnels de l’administration centrale ou les experts régionaux fournissent ces fonctions administratives. Chaque bureau régional possède aussi ses propres employés des services ministériels régionaux.

Les bureaux régionaux ont indiqué qu’ils étaient, en règle générale, satisfaits de leurs interactions générales avec les bureaux de portefeuille. Ils ont jugé les interactions efficaces et n’ont demandé aucun changement.

L’équipe de vérification est d’avis que les interactions des bureaux de portefeuille avec les bureaux régionaux sont satisfaisantes.