Bureaux de portefeuille
Décembre 2010
8. OBSERVATIONS – PORTEFEUILLE DES ORGANISMES CENTRAUX
8.1 Direction et communication
Le bureau du Portefeuille des organismes centraux doit attribuer une responsabilité bien définie afin de tenir son manuel des procédures administratives à jour.
Les politiques et les procédures écrites aident à promouvoir l'exercice des activités de façon cohérente, efficiente et économique.
Le bureau du Portefeuille des organismes centraux a fourni des documents procéduraux à l’équipe de vérification au début de l’examen sur place de la vérification. Notamment le manuel du Bureau du sous-ministre adjoint (BSMA), qui contenait les procédures quotidiennes détaillées de l’adjoint administratif du SMA et un manuel des procédures administratives, qui est filigrané « En cours ».
Le manuel du BSMA détaille les procédures à suivre au début, au cours et à la fin de la journée. Il couvre aussi les procédures à suivre pour les appels téléphoniques, les dossiers de réunion, les dossiers de signature, la tenue à jour des listes de dossiers, les courriels du bureau du sous-ministre, la traduction, les voyages, les conférences et la formation, la correspondance, les notes aux sous-ministres des Finances et de la Justice, et les demandes d’accès à l’information. En tant que principale utilisatrice de ce document, on s’attend à ce que l’adjoint administratif du SMA le tienne à jour.
Nous avons examiné le manuel des procédures administratives et observé qu’il met l’accent sur les questions financières. De plus, bien que certaines sections décrivent une procédure, certaines sections ne contiennent qu’un site Internet où l’on peut trouver de plus amples renseignements sur un sujet, ou l’on donne le nom ou le numéro de téléphone d’une personne-ressource. L’équipe de vérification est d’avis que cette pratique est acceptable sous réserve que le document soit à jour. Cependant, personne n’a la responsabilité de tenir le document à jour.
Le Portefeuille des organismes centraux sera mieux positionné pour diriger et soutenir les SJM lorsque le bureau opérationnelsera entièrement pourvu.
Une direction et des communications efficaces et appropriées sont essentielles pour garantir que les SJM du bureau de portefeuille disposent de l'information dont ils ont besoin pour adopter des pratiques cohérentes dans la satisfaction des exigences administratives ministérielles.
Les chefs de SJM interrogés par l’équipe de vérification ont indiqué qu’un roulement de personnel considérable se produit au sein du bureau du Portefeuille des organismes centraux. Ils ont aussi relevé que les agents financiers du BSMA ont besoin de davantage de formation. Les chefs des SJM plus petits aimeraient avoir un meilleur soutien sur les questions de gestion financière : ils ont relevé que le bureau de portefeuille n’offrait pas d’aide concrète afin d’améliorer les connaissances des SJM des règles de recouvrement des coûts, qu’il a jugées complexes et pas très bien comprises par les SJM. En général, les chefs de SJM ont aussi déclaré que le bureau de portefeuille pouvait améliorer son soutien afin de mettre en œuvre le Modèle de la pratique du droit.
On nous a indiqué qu’en raison du Projet de l’empreinte, le bureau du Portefeuille des organismes centraux prévoit augmenter le nombre d’employés au sein de son bureau opérationnel. De plus, un conseiller en gestion financière de la Direction générale du contrôleur ministériel travaille au bureau de portefeuille depuis août 2009, et un nouveau gestionnaire des opérations du portefeuille a été nommé en avril 2010.
L’équipe de vérification estime que grâce à la hausse prévue du nombre d’employés au sein de son bureau d’affaires, le Portefeuille des organismes centraux sera en mesure d’aborder bon nombre des préoccupations exprimées par les SJM.
Le bureau du Portefeuille des organismes centraux communique les pratiques exemplaires à ses SJM.
Il est important de communiquer les pratiques exemplaires à tous les employés. Nous avons mentionné plus haut que le bureau de portefeuille communique régulièrement avec ses SJM par courriel. Ces communications comprennent, notamment, l’envoi d’exemples de pratiques exemplaires issues d’autres SJM du portefeuille. Les chefs de SJM interrogés par l’équipe de vérification avaient des opinions partagées à savoir si le bureau de portefeuille devait en faire plus pour communiquer les pratiques exemplaires. Deux chefs de SJM ont indiqué que le bureau de portefeuille pouvait faire mieux, mais ils ont souligné que les problèmes de dotation avaient limité la capacité du bureau de portefeuille à en faire plus. Un autre chef de SJM a mentionné que les réunions mensuelles étaient un forum adéquat pour communiquer les pratiques exemplaires.
À notre avis, aucune mesure particulière n’est requise afin d’améliorer la communication des pratiques exemplaires aux SJM du portefeuille. La croissance prévue du bureau opérationnel améliorera la capacité du bureau de portefeuille.
Recommandation et réponse de la direction
4. Il est recommandé que la SMA du Portefeuille des organismes centraux assigne clairement la responsabilité de tenir le manuel des procédures administratives du bureau du Portefeuille à jour.
D’accord. La responsabilité de la tenue à jour du manuel des procédures administratives du bureau du Portefeuille sera confiée à la nouvelle adjointe administrative du directeur de la gestion des opérations. Ce poste a récemment été créé et il devrait faire l’objet d’une mesure de dotation permanente en décembre 2010. Cette recommandation sera mise en œuvre dès que l’employée sera en poste.
8.2 Conformité aux lois principales et aux politiques connexes
On a approuvé les mécanismes de contrôle visant à assurer la conformité à la LGFP.
On a examiné un échantillon de 25 opérations de 2008-2009 et de 2009-2010 pour déterminer la conformité du bureau du Portefeuille des organismes financiers à la LGFP. Dans le cas des factures examinées de 2008-2009, certaines factures ne certifiaient pas que les biens avaient été reçus ou que les services avaient été fournis (article 34 de la LGFP), ou la certification avait été exécutée de façon incohérente. Deux des factures de 2008-2009 liées aux coûts de formation des SJM que nous avons examinées ont été attestées par le chef de SJM, car il/elle avait autorité pour le centre de coûts, et deux factures n’avaient pas de certification. En 2008-2009, le SMA a attesté le paiement de ses propres frais du barreau, tandis que le sous-ministre a attesté le paiement des frais du barreau des autres chefs de SJM du portefeuille. De plus, une facture de traduction n’a pas été approuvée par le SMA du portefeuille ou le gestionnaire des opérations, et le tableur ci-joint n’a pas pu être rapproché avec les factures. On nous a indiqué que la confusion régnait à propos de la personne qui devrait approuver ces factures.
Depuis août 2009, un conseiller en gestion financière (CGF) travaille au bureau du Portefeuille des organismes centraux. Le CGF travaille afin de mettre en place des mécanismes de contrôle appropriés pour 2009-2010 et il a apporté des améliorations. Dans notre échantillon, toutes les factures liées à la formation ou aux frais de barreau pour 2009-2010 ont été approuvées par le SMA ou le chef de SJM. Le SMA a approuvé une facture de traduction précise et on avait rapproché la facture avec les demandes de service individuelles.
Nous avons observé une amélioration des mécanismes de contrôle pour 2009-2010 par rapport à ceux observés pour 2008-2009. Selon nos observations, nous estimons que le bureau du Portefeuille des organismes centraux a maintenant des mécanismes de contrôle adéquats en place pour garantir la conformité à la DGFP.
8.3 Gestion de l’information
Étant donné ses hausses de personnel prévues, le Portefeuille des organismes centraux doit documenter les procédures de classement dans son manuel administratif afin de garantir des pratiques de gestion des renseignements et des dossiers appropriées.
Le manuel des procédures administratives du bureau du Portefeuille des organismes centraux n'inclut pas de directives sur les procédures de classement à l'égard des dossiers papier, et il n’y a pas de directives liées au classement sur le lecteur partagé. Malgré l’absence de procédures, nous avons conclu que l'on peut trouver les dossiers physiques quand il le faut; que les employés du bureau consignent les documents, le cas échéant, au dossier; et que les clôtures de dossier et l'archivage sont à jour. Les employés du bureau de portefeuille sont conscients que le lecteur partagé pourrait être mieux organisé, mais ils ont déclaré qu'ils manquent de temps et de ressources pour le faire. Ils ont indiqué qu’ils peuvent trouver les documents lorsqu’il le faut. Puisqu’il s’agit d’un petit groupe, une consultation a aussi lieu avant la création d’un dossier sur le lecteur partagé.
À notre avis, tandis que le nombre d'employés augmente au sein du bureau du Portefeuille des organismes centraux (comme le prévoit le Projet de l’empreinte), il deviendra plus difficile de garantir l'application cohérente des procédures informelles actuelles. L’élaboration de procédures écrites aidera à garantir la cohérence au fur et à mesure que de nouveaux employés se joignent au bureau opérationnel du portefeuille.
Recommandation et réponse de la direction
5. Il est recommandé que la SMA du Portefeuille des organismes centraux s’assure que le bureau de Portefeuille documente les procédures de classement dans son manuel administratif.
D’accord. Le bureau du Portefeuille des organismes centraux élaborera et mettra en œuvre un nouveau système de classement pour renforcer ses pratiques de gestion des renseignements et des dossiers. Ce projet sera dirigé par la nouvelle adjointe administrative du directeur de la gestion des opérations, avec l’aide de plusieurs membres de l’équipe du bureau du Portefeuille. Le nouveau système de classement sera pleinement mis en œuvre d’ici juillet 2011 et sera inclus dans le manuel des procédures administratives.
8.4 Interactions avec la Direction du contentieux
La relation de travail du Portefeuille des organismes centraux avec la Direction du contentieux est satisfaisante.
Le SJM du portefeuille du Conseil du Trésor (PCT) au sein du Portefeuille des organismes centraux traite tous les litiges liés aux questions d'emploi devant des tribunaux administratifs. La Direction du contentieux assume la responsabilité d’une affaire si elle est portée en appel devant les tribunaux fédéraux. Cette situation ne survient qu’à l’égard d’un petit nombre d'affaires.
Les gestionnaires du Portefeuille des organismes centraux et de la Direction du contentieux ont indiqué à l’équipe de vérification qu’à l’occasion, par le passé, les renseignements n’étaient pas partagés entre les deux de façon opportune. Cependant, nous comprenons que ce n’est plus un problème.
L’équipe de vérification est d’avis que la relation de travail actuelle entre le Portefeuille des organismes centraux et la Direction du contentieux est satisfaisante.
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