Bureau régional de l’Ontario
Section du droit réglementaire
Mars 2010


3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES

3.1 Ressources humaines

3.1.1 Planification

La Section du droit réglementaire est dotée de mécanismes efficaces de planification des ressources humaines.

Une bonne planification des ressources humaines est essentielle pour qu’un organisme ait la capacité de fournir des services de façon efficace.

Le plan d’activités de 2009‑2010 de la Section du droit réglementaire contient de l’information stratégique sur les besoins en ressources humaines. De façon plus précise, le plan d’activités offre un résumé des pressions internes qui devraient avoir une incidence importante, de façon continue, sur la prestation de services juridiques par la Section, en 2009‑2010. Au nombre de ces pressions internes, signalons des questions de ressources humaines, comme la syndicalisation des avocats, la gestion des changements et le placement des bonnes personnes dans le bon emploi. De plus, le plan d’activités montre que la mise en œuvre du renouvellement de la fonction publique constitue une priorité essentielle pour la Section du droit réglementaire. Ce renouvellement influe sur des aspects, comme la planification de la relève, les stratégies de recrutement et de maintien en fonction et la nouvelle norme de classification qui sera mise en œuvre pour la classification LA. L’examen du plan d’activités par les vérificateurs a confirmé que les grands défis en matière de ressources humaines, pour la Section du droit réglementaire, y sont très bien documentés.

En ce qui concerne la planification de la relève, la vérification a permis de voir que le BRO, y compris la Section du droit réglementaire, en est au tout début de la planification de la relève. Pendant la vérification, nous avons été informés par la directrice des ressources humaines du BRO que des fonctionnaires des ressources humaines avaient récemment terminé leurs entrevues avec tous les directeurs du BRO, à propos des besoins en planification de la relève pour leurs organismes. Les Ressources humaines du BRO ont utilisé le modèle normalisé du Secrétariat du Conseil du Trésor pour lancer leur initiative de planification de la relève. Les modèles, une fois remplis, montrent les grands risques de chaque organisme et ses meilleurs chefs de file. La directrice des ressources humaines du BRO nous a informés que la prochaine étape dans le processus de planification de la relève est de rencontrer les directeurs adjoints du BRO pour remplir leurs modèles. Une fois ces rencontres terminées, la directrice des ressources humaines du BRO rencontrera la directrice générale régionale du BRO pour confirmer la nature des renseignements que la directrice générale régionale exige afin de surveiller les progrès réalisés comparativement aux plans de relève.

Le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire sont appuyés, dans leurs responsabilités en matière de ressources humaines, par le groupe des ressources humaines du BRO. Ce groupe offre une gamme complète de services de ressources humaines à la directrice générale régionale du BRO et aux directeurs, y compris en matière de dotation, de classifications, de relations de travail, de rémunération et d’avantages sociaux et d’apprentissage et de perfectionnement, de langues officielles et d’équité en matière d’emploi.

En plus de la planification des ressources humaines, nous avons examiné d’autres activités particulières aux ressources humaines (c.‑à‑d, le nombre et l’éventail de ressources, le recrutement et le maintien en fonction, les évaluations du rendement et la formation) et nous avons conclu que les attentes en matière de ressources humaines, présentées dans le plan d’activité de 2009‑2010, étaient concrétisées de façon efficace. Les résultats des vérifications en ce qui concerne les activités de ressources humaines précises qui ont été examinées font l’objet d’une discussion ci‑après.

De l’avis de l’équipe de vérification, les éléments fondamentaux de la planification des ressources humaines sont en place et mis en œuvre de façon efficace.

3.1.2 Nombre et éventail de ressources

La Section du droit réglementaire a le nombre et l’éventail de ressources appropriés.

Le nombre et l’éventail de ressources appropriés, qui sont déployés pour les activités, sont d’une grande importance pour que l’utilisation des ressources soit efficace.

L’effectif juridique de la Section du droit réglementaire comprend neuf avocats généraux, sept avocats-conseils et 34 avocats. Le personnel de soutien comprend huit parajuristes, 20 assistants juridiques et deux membres du personnel administratif.

Le travail dans la Section du droit réglementaire est mené au cas par cas. Les affaires varient en longueur et en complexité et elles exigent une évaluation et une réévaluation constantes des besoins en ressources, parce que les risques associés aux affaires évoluent toujours. Lorsque les affaires sont reçues dans la Section du droit réglementaire, le directeur et le directeur adjoint examinent les dossiers pour voir leur complexité et en cerner les risques, et assigner les affaires au procureur principal. Le procureur principal détermine les besoins en ressources de façon plus précise (nombre d’avocats, de parajuristes et d’assistants juridiques qui devront être affectés aux affaires). Les propositions en matière de ressources font l’objet d’une discussion et d’une approbation par le directeur de la Section du droit réglementaire.

Au cours de notre vérification, nous avons examiné les pratiques de gestion du point de vue de la nécessité d’avoir le nombre et l’éventail de ressources appropriés. Nous avons confirmé que la Section du droit réglementaire se soumet aux exigences de la gestion des risques qui sont énoncées dans la directive sur la gestion des risques publiée par la Direction générale de la gestion de la pratique du droit à l’administration centrale. Le nombre et l’éventail de ressources dépendent du profil de risque de l’affaire en cause. Notre examen des dossiers juridiques, et les entrevues avec les avocats qui interviennent dans ces affaires, ont montré que les affaires étaient dotées de l’éventail approprié d’avocats, de parajuristes et d’assistants juridiques. Pendant notre entrevue avec les représentants des Ressources humaines du BRO, nous avons été informés qu’en général, la Section du droit réglementaire avait la bonne combinaison de ressources. Les représentants des Ressources humaines ont aussi signalé qu’il était toujours difficile de trouver le juste équilibre entre les avocats et les parajuristes.

À notre avis, le nombre et l’éventail de ressources, qui sont déployés pour exécuter le travail dans la Section du droit réglementaire, sont appropriés.

3.1.3 Recrutement et maintien en fonction du personnel

La Section du droit réglementaire gère le recrutement et le maintien en fonction de façon efficace.

Des pratiques appropriées en matière de recrutement, d’embauche et de maintien en fonction ont une importance cruciale pour toujours bien répondre aux besoins opérationnels, actuels et futurs.

Nous avons conclu que le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire surveillent en permanence les besoins en ressources et participent activement au recrutement, à l’embauchage, à la promotion et au maintien en fonction des employés. Les stratégies employées sont centrées sur la réponse aux besoins en ressources courants. Les activités de recrutement du directeur et du directeur adjoint de la Section du droit réglementaire sont, entre autres, le recrutement d’avocats d’expérience et l’embauchage d’étudiants pour l’été et de stagiaires à temps plein. La vérification a montré que les pratiques de recrutement et de maintien en fonction de la Section du droit réglementaire visaient surtout à ce que le processus d’embauchage réponde bien aux besoins opérationnels actuels et à long terme.

Pendant notre entrevue avec les représentants des Ressources humaines du BRO, nous avons été informés que la Section du droit réglementaire participe régulièrement à une gamme complète d’activités de recrutement. Ces représentants ont aussi confirmé que les besoins en ressources de la Section du droit réglementaire sont en constante évolution, du fait du changement permanent dans la nature des affaires de la Section du droit réglementaire (c.‑à‑d. la fusion récente du Groupe du droit public et de la Section du droit réglementaire, et le volume croissant de recours collectifs). Enfin, ils ont expliqué que le niveau de ressources actuelles de la Section du droit réglementaire était raisonnable.

À notre avis, la Section du droit réglementaire a des pratiques appropriées en matière de recrutement et de maintien en fonction.

3.1.4 Formation

La Section du droit réglementaire prend des mesures raisonnables pour assurer une formation appropriée à ses employés.

Une formation suffisante et appropriée constitue un élément essentiel pour améliorer l’efficacité de l’employé dans son emploi actuel et pour améliorer les compétences requises pour des défis futurs.

Le BRO est doté d’un plan de formation ministériel qui offre une formation globale générique dans des domaines comme les techniques de négociation, les relations de travail, la santé et la sécurité et l’équité en matière d’emploi. Il y a aussi des cours obligatoires de formation ministérielle, comme la formation sur la délégation des pouvoirs financiers qui est donnée aux gestionnaires avant qu’ils n’aient de responsabilité budgétaire. Le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire ont informé l’équipe de vérification que la plus grande partie de la formation du personnel professionnel a lieu en cours d’emploi et non pas par des cours officiels. Ils ont aussi informé les vérificateurs que la rencontre de leurs collègues professionnels dans les conférences constitue une autre forme de formation qui est donnée aux avocats. On nous a dit que l’assistance à des conférences est bien contrôlée par le biais de l’administration centrale et que le contrôle strict des coûts de déplacement signifie que la grande partie des conférences auxquelles les avocats assistent a lieu localement.

Pendant les entrevues avec les représentants des Ressources humaines du BRO, nous avons été informés que le budget du BRO, pour la formation ministérielle, avait connu une augmentation importante en 2009‑2010, par rapport aux années antérieures, et que les fonds affectés à la formation étaient dépensés en formation. Notre examen du budget de 2009‑2010 et les chiffres exacts pour la Section du droit réglementaire ont pu confirmer qu’il y avait une augmentation importante dans les fonds de formation octroyés entre les périodes 2008-2009 et 2009-2010. De plus, les plans d’apprentissage individuels (PAI) étaient institués pour tout le personnel de la Section du droit réglementaire, et la Section du droit réglementaire avait un taux d’achèvement de 100 %.

Nous estimons que la Section du droit réglementaire adopte une approche raisonnable en matière d’offre de formation à ses employés.

3.1.5 Évaluations du rendement

La Section du droit réglementaire a un processus efficace d’évaluation du rendement.

Le processus d’évaluation du rendement est important, car il permet aux employés d’avoir une rétroaction sur leurs travaux et il précise leurs besoins en formation.

Les évaluations du rendement ont lieu tous les ans, en temps opportun, et le directeur comme le directeur adjoint sont responsables de la gestion du processus d’évaluation du rendement dans la Section du droit réglementaire. À la fois les superviseurs et les employés signent le formulaire d’évaluation, et les documents d’évaluation sont remplis pour l’ensemble du personnel (conseillers juridiques, parajuristes, assistants juridiques et autre personnel de soutien).

Environ 50 des 80 membres du personnel de la Section du droit réglementaire sont des conseillers juridiques dont la rémunération comporte un salaire, des avantages sociaux et une rémunération au rendement. L’élément de la rémunération au rendement, dans leur rémunération globale, constitue un incitatif important pour garantir que les évaluations sont faites en temps opportun. Les Ressources humaines du BRO nous ont dit qu’il n’y avait pas eu de plaintes officielles en ce qui concerne le processus d’évaluation de la rémunération au rendement dans la Section du droit réglementaire.

Les évaluations du rendement permettent de cerner les besoins en formation des employés. Il existe une corrélation entre les besoins en formation énoncés dans les évaluations et ceux qui se trouvent dans les PAI.

À notre avis, la Section du droit réglementaire est dotée d’un processus efficace d’évaluation du rendement.

3.2 Ressources financières

3.2.1 Planification

La Section du droit réglementaire est dotée de pratiques efficaces pour la planification financière et reçoit un soutien important de la part de la Section des finances du BRO.

Une bonne planification financière est nécessaire pour assurer que tous les besoins en ressources d’un organisme sont bien cernés.

La Section des finances du BRO offre des services financiers à la directrice générale régionale et aux directeurs du Bureau régional de l’Ontario. Le directeur de la Section des finances du BRO relève, sur le plan opérationnel, de la directrice générale régionale du BRO et, sur le plan fonctionnel, de la Direction générale du dirigeant principal des finances à l’administration centrale. La Section des finances du BRO comprend le directeur, un gestionnaire de Budgétisation et de planification; un gestionnaire des services de comptabilité; un dirigeant des finances et une équipe de soutien de trois conseillers financiers, cinq intermédiaires de service et un adjoint administratif.

La Section des finances du BRO offre deux services importants : la planification et la budgétisation et les services de comptabilité. En ce qui concerne la fonction de planification et de budgétisation, la Section des finances participe à des activités comme de fournir des données financières pour le plan d’activités annuel, la préparation et la finalisation des budgets pour les unités organisationnelles du BRO, la préparation des rapports périodiques sur la situation financière (RSF), et la prévision et la surveillance du recouvrement des coûts. En ce qui concerne les services de comptabilité, l’unité des services de comptabilité offre une gamme de services au BRO. Ces services sont décrits de façon plus détaillée dans la section « Administration des ressources financières » ci‑après.

Le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire ont informé l’équipe de vérification que les services fournis par la Section des finances du BRO étaient excellents et efficaces. Le personnel de l’unité de budgétisation et de planification travaille en collaboration étroite avec la Section du droit réglementaire, tant pour la préparation de l’élément financier du plan d’activités qu’à la surveillance constante des dépenses prévues par opposition aux dépenses réelles, ce qui entraîne la préparation de rapports périodiques sur la situation financière. On assiste aussi à une collaboration constante dans les activités de recouvrement des coûts.

L’examen de la vérification a montré que cette étroite collaboration entre le personnel de la Section du droit réglementaire et celui de la Section des finances du BRO assure une activité de planification financière dans la Section du droit réglementaire qui soit complète, permanente, exacte et menée en temps opportun. Par exemple, nous avons examiné le plan financier et les rapports sur les écarts sur budget périodiques pour la Section du droit réglementaire. Ces documents prouvent qu’il y a une interaction permanente entre la Section du droit réglementaire et les fonctionnaires de la Section des finances, et que des mesures correctives sont prises de ce fait. De plus, les entretiens de l’équipe de vérification avec le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire et avec le directeur de la Section des finances du BRO ont permis de confirmer que ces deux organismes collaborent efficacement. Cette approche de collaboration en matière de planification offre un bon point de départ pour pouvoir contrôler les ressources pendant toute l’année.

À notre avis, une planification financière efficace est faite dans la Section du droit réglementaire.

3.2.2 Niveaux de ressources et réception des allocations de fonds

Le financement fourni pour gérer un recours collectif particulier et pour donner les services de soutien est insuffisant.

Le caractère adéquat du financement fourni, tout comme son calendrier, sont des conditions essentielles à la capacité de l’organisation d’obtenir les résultats souhaités.

Les opérations de la Section du droit réglementaire sont financées par le biais des affectations pour les services votés et des fonds obtenus par un recouvrement des coûts auprès des ministères et organismes clients. L’équipe de vérification n’a pas effectué d’analyse détaillée sur le caractère adéquat des niveaux de financement fournis à la Section du droit réglementaire, car cela dépassait la portée de son mandat. Toutefois, il est évident, d’après les entrevues avec le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire, et notre examen de la documentation, que les niveaux de ressources posent problème. Les préoccupations sont de deux ordres. [Texte supprimé]. La préoccupation secondaire porte sur le financement des services de soutien de la Section du droit réglementaire, en général, qui ne serait pas suffisant.

[Texte supprimé]. Le directeur de la Section du droit réglementaire a déclaré qu’à cause de l’activité accrue pour ce recours collectif, il est devenu de plus en plus difficile d’affecter des ressources aux opérations de la Section du droit réglementaire, en se servant de la base de ressources actuelle de la Section du droit réglementaire. Dans ces circonstances, il est nécessaire de revoir le niveau de financement fourni par le ministère client pour s’occuper de cette affaire. Les affaires précises qui exigent une quantité inhabituelle de ressources pourraient être financées avec les réserves du Bureau régional ou de l’administration centrale.

En ce qui concerne le caractère adéquat du financement pour le personnel de soutien de la Section du droit réglementaire en général, nous avons examiné le plan d’activités de 2009‑2010 de la Section du droit réglementaire et nous avons pu voir que le manque chronique de ressource de soutien y était signalé. Pendant notre entrevue avec la direction du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR) à l’administration centrale, nous avons aussi été informés de préoccupations du fait des manques de financement du F & E, en général, dans le PDADR.

À notre avis, les manques de financement pour ce recours collectif particulier et les services de soutien méritent que la haute direction s’y intéresse. L’équipe de vérification s’inquiète de l’approche adoptée par la Section pour répondre aux demandes croissantes de services à long terme dans la base de ressources existante.

Dans le cadre de l’examen des niveaux de ressources, nous avons aussi discuté du calendrier de l’allocation de fonds avec le directeur de la Section du droit réglementaire, ainsi qu’avec le directeur de la Section des finances du BRO. Les deux fonctionnaires ont confirmé que les allocations de fonds avaient lieu en temps opportun.

Recommandation et réponse de la direction

3. Il est recommandé que le directeur de la Section du droit réglementaire, en collaboration avec la directrice générale régionale du BRO, examine la portée des manques de financement qui ont été cernés.

Je suis d’accord. Nous avons déjà pris des mesures pour régler ce problème depuis la phase de l’examen sur place de la vérification. En particulier, les questions liées aux ressources disponibles pour gérer le recours collectif mentionné ont été réglées avec le ministère client responsable. Nous avons recruté les employés nécessaires et nous les avons affectés à l’équipe du recours collectif, et nous avons fait en sorte que d’autres bureaux régionaux et des avocats nous aident à effectuer certaines tâches liées à la défense pour ces procédures.

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, nous avons déjà mis en œuvre cette recommandation (du moins, en ce qui a trait au recours collectif susmentionné).

La directrice régionale régionale du Bureau régional de l’Ontario et le directeur régional de la Division continuent régulièrement d’améliorer les services de soutien de la Division. Ils ont déjà accompli des progrès en créant le poste d’administrateur iCase au sein de la Division, en plus des postes d’AS-3 et d’AS-4 susmentionnés. La directrice régionale régionale du Bureau régional de l’Ontario et le directeur régional de la Division continuent de discuter des services de soutien qui sont nécessaires pour que nous puissions prodiguer des services de soutien appropriés pour appuyer les travaux juridiques de la Division, services qui doivent être de même niveau que les services prodigués au Ministère et aux autres grandes divisions juridiques du Bureau régional de l’Ontario (telles que les Services du droit fiscal et la Section de l'immigration). On a demandé des fonds supplémentaires à même les réserves. Or, comme il est écrit dans l’ébauche des résultats des vérifications, on craint qu’en général le budget de fonctionnement et d’entretien du Portefeuille du droit des affaires et de droit réglementaire souffre de manques de fonds. Le financement des services de soutien est un problème qui, selon toutes probabilités, demandera qu’on continue de gérer les risques en fonction des conditions en cours.

3.2.3 Administration des ressources financières

Les mesures prises pour administrer les ressources financières de la Section du droit réglementaire sont adaptées, et les opérations financières de la Section du droit réglementaire respectent les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La Section du droit réglementaire reçoit des rapports financiers régulièrement du Système d’information de la gestion des finances (SIGF) et du Système de gestion des salaires (SGS). Le directeur de la Section du droit réglementaire examine les rapports, cerne les écarts importants et rencontre le conseiller juridique compétent pour se renseigner davantage sur les écarts. À la suite de ces discussions, des mesures correctives sont prises selon les besoins pour régler les problèmes.

Le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire adoptent une approche proactive en matière de gestion des ressources. Ils se rencontrent toutes les semaines pour discuter de la situation globale, opérationnelle et financière de la Section du droit réglementaire, ainsi que de tous les problèmes financiers qui concernent des affaires particulières.

Notre examen a confirmé qu’au moment de la vérification, des pratiques saines étaient appliquées en ce qui concerne le pouvoir d’accorder des autorisations de paiement, conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Plus précisément, notre examen d’un échantillon des opérations a permis de voir qu’il y avait une délégation du pouvoir de signer des documents financiers, que des dossiers avec des fiches de spécimen de signature à jour étaient disponibles et qu’il existait des procédures de vérification au bureau. Le service de comptabilité du BRO a terminé son premier rapport bimensuel sur les activités, les processus et les procédures des opérations comptables. À la suite de notre examen de ce rapport et des discussions avec la direction de la Section du droit réglementaire, nous avons conclu que la direction de la Section du droit réglementaire comprenait bien les exigences prévues aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nous avons rencontré le gestionnaire des services de comptabilité pour confirmer notre compréhension de la fonction prévue à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la manière dont elle est exécutée dans la Section du droit réglementaire. Nous avons aussi examiné un échantillon des opérations relatives aux dépenses en ce qui concerne le budget de la Section du droit réglementaire. Toutes les opérations examinées avaient des documents à l’appui pertinents (p. ex., copies de factures, contrats) et les approbations exigées par la Loi sur la gestion des finances publiques. Elles étaient aussi dûment codées et traitées en temps opportun.

Nous estimons que les mesures prises pour administrer les ressources financières de la Section du droit réglementaire sont raisonnables et qu’elles le sont en conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.2.4 Formation et en finances et en passation de marchés

Les fonctionnaires de la Section du droit réglementaire ont reçu la formation nécessaire sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers conformément à la Loi sur les finances publiques; toutefois, il est nécessaire de donner une formation sur la passation de marchés.

Une formation adéquate sur les fonctions des finances et de passation de marchés est nécessaire pour encourager leur bonne exécution.

Le ministère de la Justice impose une formation obligatoire sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers prévue par la Loi sur la gestion des finances publiques pour les fonctionnaires qui ont ou auront des pouvoirs délégués et pour ceux qui peuvent se trouver dans des postes intérimaires. Cette formation doit avoir lieu avant que les fonctionnaires ne se voient formellement déléguer ces pouvoirs. Dans le cas de la Section du droit réglementaire, le directeur, le directeur adjoint et l’agent d’administration sont les seuls fonctionnaires dotés de pouvoirs délégués de par la Loi sur la gestion des finances publiques. Nous avons conclu que ces fonctionnaires avaient reçu la formation exigée.

D’après nos entretiens avec le directeur, le directeur adjoint et l’agent d’administration de la Section du droit réglementaire, nous avons conclu qu’ils comprenaient bien les responsabilités associées aux pouvoirs qui leur sont délégués de par la Loi sur la gestion des finances publiques.

En ce qui concerne la formation sur la passation de marchés, pendant notre entretien avec l’agent de négociation des marchés du BRO, nous avons été informés que la formation du personnel du BRO au sujet des exigences gouvernementales sur la passation de marchés avait commencé en 2009‑2010, avec la formation du personnel de la Division du droit de l’immigration. Nous avons aussi été informés qu’avant cette date, la formation sur la passation de marchés au BRO avait lieu de manière ponctuelle. La formation initiale sur la passation de marchés donnée par l’agent de négociation des marchés du BRO avait d’excellents résultats. On nous a dit qu’il est prévu d’étendre la formation sur la passation des marchés à toutes les organisations du BRO, y compris à la Section du droit réglementaire. À la suite de notre entretien avec le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire et avec l’agent de négociation des marchés du BRO, nous avons conclu que la direction de la Section du droit réglementaire comprenait bien les exigences gouvernementales pour la passation de marchés.

Nous estimons que la formation en finances, dans la mesure où elle vise le personnel de la Section du droit réglementaire, est appropriée et qu’une formation sur la passation de marchés devrait être fournie.

Recommandation et réponse de la direction

4. Il est recommandé que le directeur de la Section du droit réglementaire veille à ce qu’une formation sur la passation de marchés soit donnée à la Section du droit réglementaire.

Je suis d’accord. Le directeur régional de la Division a demandé aux coordonnateurs en formation et en perfectionnement de la Division de prendre les dispositions nécessaires pour avoir des formateurs en passation de marchés. Ces coordonnateurs doivent insister pour qu’on convoque des témoins experts pour tous les employés chargés de la réglementation dès que l’agent de négociation des marchés du Bureau régional de l’Ontario est libre de le faire. (Prenez note que cette séance a déjà été donnée à la Section de l'immigration et, récemment, à la division du droit des sociétés.) Ces coordonnateurs doivent aussi prendre les dispositions nécessaires pour qu’on donne au personnel de la Division une deuxième présentation, plus générale, sur la passation de marchés pour les services en général. Échéancier : 30 juillet 2010.

3.3 Ressources matérielles

3.3.1 Protection des biens

Des mécanismes existent pour protéger les biens matériels de la Section du droit réglementaire.

La Section du droit réglementaire se sert d’une vaste gamme de biens matériels pour exercer ses activités. Il s’agit surtout de mobilier de bureau, d’ordinateurs et de matériel connexe, de téléphones cellulaires et d’autres appareils de communication.

Pendant la vérification, nous avons interrogé le gestionnaire des fonds de renseignements, qui a la responsabilité fonctionnelle des biens matériels au BRO. Pendant l’entrevue, nous avons été informés que les biens matériels n’étaient pas considérés comme un risque élevé au BRO. Il a nous a informés qu’au cours des sept dernières années, depuis qu’il s’était vu confier la responsabilité fonctionnelle des biens matériels, il n’y avait pas eu de vol dans les locaux. Pendant la vérification, nous avons pu voir que l’accès aux locaux du BRO se faisait avec une carte. La surveillance par caméra sert aussi à donner une sécurité supplémentaire dans des locaux qui sont déjà bien protégés. À notre avis, des précautions sont prises pour garantir la protection des biens matériels.

3.3.2 Sécurité matérielle

Des précautions raisonnables sont prises pour sécuriser le lieu de travail et veiller au bien‑être des employés.

La sécurité matérielle revêt une importance primordiale, étant donné la nature délicate des travaux exécutés au BRO.

Comme il a été indiqué ci-dessus, le travail du BRO se fait dans des locaux raisonnablement bien protégés. Pendant notre entretien avec le gestionnaire des fonds de renseignements, qui a la responsabilité fonctionnelle de la sécurité matérielle au BRO, nous avons été informés qu’il n’y avait eu qu’un seul incident lié à la sécurité au cours des dernières années. Le gestionnaire nous a informés que l’année dernière, un colis suspect avait été trouvé dans les locaux du BRO. L’unité de neutralisation des explosifs de la police municipale avait été alertée et elle avait retiré le colis dont on avait par la suite confirmé qu’il ne constituait pas une menace. Un « rapport d’incident » avait été rédigé à cet égard.

Le gestionnaire nous a aussi dit que des évaluations des menaces et des risques (EMR) se font de façon périodique et que leurs résultats figurent aux rapports d’EMR. Nous avons été informés qu’aucun risque important n’avait été détecté à la suite de ces évaluations. Notre discussion avec le directeur de la Division de la gestion de la sûreté, de la sécurité et des urgences à l’administration centrale a permis de confirmer que des EMR étaient reçues de façon périodique, en provenance du BRO, et qu’aucun risque important n’avait été trouvé.

À notre avis, des précautions sont prises pour assurer la sécurité des lieux de travail du BRO et le bien‑être de ses employés.