Fonction de dotation/ressourcement
Juin 2011

3. Observations – systèmes d’information

3.1 Fiabilité des systèmes d’information

La Division des programmes ministériels a mis en place une procédure afin de s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité de l’information du SGRH de PeopleSoft afin de soutenir le processus de prise de décisions et la responsabilisation.

Les gestionnaires du Ministère exigent des informations précises et en temps opportun pour les soutenir dans leur processus décisionnel. La Division des programmes ministériels a la responsabilité de produire régulièrement des rapports sur une variété de sujets et des rapports demandés par les gestionnaires du Ministère. Sa production de rapports repose sur le Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Il est donc impératif que les données saisies dans le système soient exactes.

Le SGRH du ministère de la Justice est une version du système PeopleSoft qui est utilisé dans de nombreux grands ministères fédéraux. Bien que le système soit basé sur une plate-forme commune, son application peut être personnalisée pour s’adapter aux exigences du client. L’équipe de vérification a été informée que les gestionnaires du Ministère se sont déjà plaints de la fiabilité des données du SGRH et du fait que le système manquait de souplesse.

Afin d’améliorer l’intégrité des données, la Division des programmes ministériels a mis en place, en 2003, un programme de surveillance et de vérification de l’intégrité des données qui décrit les rôles et les responsabilités de toutes les parties concernées par le SGRH. Le cadre désigne des utilisateurs disposant d’un pouvoir accru pour chaque région qui sont la personne ressource principale et assurent la liaison avec les autres utilisateurs régionaux ainsi que la formation.

Par suite de l’application du cadre de contrôle et de vérification, l’unité responsable des statistiques et de l’intégrité des données de la Division des programmes ministériels a élaboré un certain nombre de processus, notamment l’exécution des examens des données du SGRH, l’analyse des données pour établir les taux d’erreur, et la transmission des résultats de cette analyse aux utilisateurs régionaux afin d’adopter des mesures correctives. Par ailleurs, l’unité des statistiques de l’intégrité des données tient des téléconférences mensuelles afin de discuter de la question de l’intégrité des données avec les utilisateurs en poste dans chaque région. L’unité conserve les ordres du jour et les procès-verbaux de ces téléconférences.

La qualité des données du SGRH n’a pas été examinée dans le cadre de cette vérification. Toutefois, les entrevues avec les gestionnaires et le personnel du Ministère ont permis de constater une amélioration de la qualité des données et une confiance accrue quant à la fiabilité des données du SGRH.

L’équipe de vérification a procédé à l’examen des rapports usuels et des rapports ad hoc et les a trouvés clairs, logiques et présentés de manière professionnelle. Ceci est confirmé par les gestionnaires ministériels qui se disent en général satisfaits des rapports. Bien que le SGRH ait ses limites, nous avons constaté que le personnel de la Division des programmes ministériels avait répondu à la plupart des demandes d’information et satisfait sa clientèle.

L’équipe de vérification est d’avis que la Division des programmes ministériels utilise correctement le SGRH de PeopleSoft pour soutenir la prise de décisions et la responsabilisation.

La Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion ne fournit pas de mises à jour régulières aux gestionnaires du Ministère concernant les activités de dotation.

Les gestionnaires du Ministère peuvent avoir un certain nombre de mesures de dotation en cours. Le suivi de ces mesures peut s’avérer une tâche considérable. Selon les gestionnaires interrogés, la Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion ne présente pas de rapports officiels de façon régulière sur les activités de dotation. La direction a confirmé que les conseillers en dotation vont plutôt communiquer verbalement avec les clients et leur fournir des mises à jour de cette façon ou par voie électronique sur les mesures de dotation, en général lorsque les gestionnaires ministériels le demandent. Un seul gestionnaire de portefeuille a demandé et reçoit régulièrement des rapports. Bien que les gestionnaires ministériels interrogés étaient plutôt satisfaits de recevoir des rapports de façon informelle, d’autres souhaitaient recevoir des rapports régulièrement sur leurs activités de dotation. L’équipe de dotation souscrit à la nécessité de tenir compte des exigences et attentes des clients concernant les rapports sur les activités de dotation. Selon nous, la production de rapports d’étape sur la dotation pourrait un jour faire partie des services offerts aux clients.

L’équipe de vérification a été informée que la Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion est à étudier des pistes de solutions avec le personnel responsable du SGRH pour fournir régulièrement aux gestionnaires ministériels des rapports sur les activités de dotation.

Recommandation et réponse de la direction

6. Il est recommandé que le directeur général, DGRHDP, veille à ce que les gestionnaires du Ministère reçoivent des mises à jour régulières des activités de dotation. (Risque faible)

D’accord. Les RH travaillent à l’élaboration d’une feuille de calcul électronique Excel qui sera utilisée dans le cadre de chacun des processus de dotation et sera jointe au rapport électronique du d’évaluation de pré-sélection (actuellement utilisé), ce qui permettra aux gestionnaires de vérifier l’état de leurs dossiers de dotation au moyen du SGDDI. Date d’achèvement : novembre 2011.