Passation de marchés régionaux
Août 2011

1. Introduction

1.1 Contexte

Au ministère de la Justice, la Division de la gstion des marchés et du matériel (DGMM) de la Direction de l’administration, à l’administration centrale, a pour mandat de fournir aux gestionnaires et aux agents d’administration, dans l’ensemble du Ministère, l’orientation fonctionnelle et la formation sur toutes les questions ayant trait à la passation de marchés; elle est aussi chargée de gérer les marchés de services d’une valeur supérieure à 25 000 $. Les unités chargées de la passation de marchés dans les régions gèrent les marchés de moins de 25 000 $. Le 24 janvier 2007, le sous–ministre a émis une note de service dans laquelle il limite l’autorité des régions en matière de passation de marchés aux :

Les groupes chargés de la passation des marchés dans les régions travaillent dans les services ministériels régionaux connus sous le nom de Services ministériels en Colombie–Britannique, de Finances et Administration dans les Prairies, et de Services financiers au Québec. Dans le but de simplifier les choses, ces groupes de travail sont invariablement nommés Services ministériels régionaux. Dans le présent rapport, le terme « passation de marchés régionaux » est utilisé de façon constante en rapport avec les divers groupes de travail chargés de la passation de marchés dans les Services ministériels régionaux.

Trois régions ont fait l’objet de la présente vérification. Nous avons étudié les marchés de services conclus pendant les exercices 2007–2008 et 2008–2009, période au cours de laquelle 1 545 marchés d’une valeur de 5 916 804 $ ont été générés. Pour les besoins de notre inspection, nous avons choisi un échantillon statistique aléatoire de marchés parmi les 660 marchés de services qui étaient : 1) supérieurs à 2 000 $; 2) qui n’étaient pas adjugés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC); 3) qui n’étaient pas des contrats de témoin expert ou de juristes de l’État. Ces contrats représentaient 89 % de la valeur totale des marchés accordés dans les trois régions à l’étude au cours des exercices 2007–2008 et 2008–2009.

Les principaux facteurs de risque étudiés pour les besoins de cette vérification étaient : la conformité aux règles du Conseil du Trésor (CT) et de TPSGC ayant trait à la passation de marchés ainsi qu’aux politiques et directives du ministère de la Justice (MJ); le caractère approprié des rapports avec le personnel chargé de la passation de marchés à l’administration centrale; le degré d’orientation fonctionnelle fournie par l’administration centrale; le degré de compréhension des exigences en matière de marchés chez le personnel des régions, et le caractère approprié des mesures de contrôle et de surveillance appliquées. Notons aussi, parmi les facteurs de risque étudiés, la tenue des dossiers et des documents ayant trait à la justification des décisions prises par les groupes chargés des marchés régionaux, ainsi que la qualité de l’information sur les marchés.

1.2 Objectifs de la vérification

L’objectif général de cette vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre de gestion des activités de passation de marchés et dans quelle mesure les activités de marchés sont gérés en conformité avec les règlements et les politiques gouvernementales.

1.3 Portée de la vérification

La vérification visait les points suivants :

  1. le cadre de contrôle de gestion des marchés, notamment les processus et les pratiques liés à la planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction, à la communication et à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles;
  2. les politiques et les pratiques du Ministère ayant trait aux marchés ainsi que les mécanismes d’examen et de contestation des offres, notamment le CEMR;
  3. la fiabilité de l’information contenue dans les systèmes en vue de la prise de décision;
  4. la conformité avec le Règlement sur les marchés de l’État, les politiques du CT, et les règles et politiques de TPSGC ayant trait à la passation de marchés;
  5. la gestion des marchés concurrentiels et non concurrentiels, depuis la sélection des fournisseurs jusqu’à la surveillance du travail (notamment la livraison des effets attendus et le paiement des factures).

La vérification portait notamment sur les opérations et les activités de passation de marchés (excluant les conditions de nomination des mandataires, les témoins experts et la passation de marchés de fournitures) Note de bas de page 1 des bureaux régionaux de la Colombie–Britannique, des Prairies et du Québec. Dans la région des Prairies, la vérification a porté sur les activités de passation de marchés au bureau d’Edmonton. L’examen des dossiers et l’analyse de la passation de marchés dans les trois régions ont porté sur les bons de commande de plus de 2 000 $.

Les étapes de planification et de travail sur le terrain liées à cette vérification se sont déroulées de septembre à décembre 2009. Des précisions sur la méthode de vérification employée se trouvent à l’annexe B.