Audit des valeurs et de l’éthique

Table des matières

Sommaire

Introduction

Sous l’autorité du gouvernement élu et conformément à la loi, les fonctionnaires fédérauxNote de bas de page 1 ont un rôle fondamental à jouer pour servir la population canadienne. À titre de professionnels essentiels au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, les fonctionnaires agissent de manière à conserver la confiance du public.

La Constitution du Canada et les principes de gouvernement responsable servent de fondement aux rôles, aux responsabilités et aux valeurs du secteur public fédéral. À partir de ce fondement, le Conseil du Trésor a créé, le 2 avril 2012, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le « CVESP »). Il donne, dans leurs grandes lignes, les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l’intégrité de l’ensemble des institutions publiques.

Conformément à l’article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (la « LPFDAR »), le ministère de la Justice (le « Ministère ») a adopté, le 26 février 2013, le Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice (le « Code »). Inspiré du CVESP et de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor, il reflète la culture et les procédures distinctes du Ministère et énonce les valeurs et l’éthique que doivent adopter les fonctionnaires dans le cadre de toutes leurs activités professionnelles. Le Code, qui s’applique à tous les fonctionnaires du Ministère, se focalise sur cinq valeurs fondamentales du CVESP: le respect de la démocratie, le respect envers les personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence. Ces valeurs guident les fonctionnaires dans leurs activités, et éclairent l’élaboration des politiques, des procédures et des systèmes. Le Code décrit également de façon précise, mais non exhaustive, des comportements précis qui permettent aux fonctionnaires de respecter ces valeurs. En se comportant selon les attentes, les fonctionnaires contribuent à créer et à préserver un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique.

Outre les exigences énoncées dans le Code, les fonctionnaires du Ministère doivent également se conformer aux normes et codes qui s’appliquent à leur profession. Cela comprend notamment les obligations qui incombent aux conseillers juridiques de demeurer en règle auprès de leurs ordres professionnels; ces derniers leur exigent de se conformer à certains principes éthiques, et à certaines règles et normes professionnelles. Le respect de ces codes, de ces principes, et de ces règles et normes professionnelles constitue une condition d’emploi, quel que soit le niveau ou le poste.

Afin de favoriser un environnement dans lequel les fonctionnaires adoptent ces comportements, le Ministère a mis en œuvre le Programme des valeurs et de l’éthique (le « Programme V&E »). Administré au sein de la Direction générale du milieu de travail, le Programme V&E favorise la mise en place d’un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique par l’entremise de conseils, de directives, de décisions, de renseignements, de séances de formation, d’outils et de ressources portant sur les différents aspects des valeurs et de l’éthique. Traitant des questions liées aux valeurs et à l’éthique, le Programme V&E collabore avec les principaux partenaires au sein de l’organisation, et les consulte, selon les besoins. Parmi les principaux partenaires, on compte notamment la Direction générale des services ministériels, la Direction générale des ressources humaines et la Direction générale des pratiques juridiques.

Points forts

Le Ministère a pris des mesures visant à renforcer sa structure de gouvernance favorisant les valeurs et l’éthique avec la récente nomination d’un champion des valeurs et de l’éthique (le « Champion V&E») et avec la création du Groupe consultatif sur les valeurs et l’éthique (le « GCVE ») qui relève du Comité de gestion. L’importance des valeurs et de l’éthique a été clairement établie tout au long de l’audit et des mesures de fonds ont été prises par le GCVE, afin de déterminer et d’évaluer les risques éthiques. Des politiques, des processus, des conseils et des outils visant à appuyer les valeurs et l’éthique ont été mis en place; de plus, des renseignements détaillés portant sur les valeurs et l’éthique ont été mis à la disposition des employés sur le site intranet. Des activités de formation, de sensibilisation et de communication sont régulièrement menées en vue d’informer les employés et les gestionnaires de leurs responsabilités. 

Points à améliorer

Il est toutefois possible de documenter l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique qui s’appliquent à la fois au Programme V&E et aux principaux partenaires.

Afin de tirer parti des rapports existants réalisés par certains partenaires principaux et de s’aligner sur le tableau de bord de la santé organisationnelle mis au point par le Secteur de la gestion, il serait possible de produire des rapports intégrés afin de cerner les thèmes relatifs aux valeurs et à l’éthique soulevés par le Programme V&E et ses principaux partenaires. La surveillance périodique des résultats de ces rapports intégrés permettrait de faciliter la discussion portant sur les principaux risques éthiques et les tendances aux plus hauts niveaux de l’organisation.

Opinion de l’auditeur et conclusion

Nous sommes d’avis que le Ministère a mis sur pied des processus adéquats afin de favoriser un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique au sein du Ministère. Une structure de gouvernance des valeurs et de l’éthique a été mise au point et est renforcée par le tout nouveau GCVE et le rôle du Champion V&E. Des politiques et des processus visant à appuyer les valeurs et l’éthique ont été mis en place, ainsi que des activités de formation, de sensibilisation et de communication permettant d’informer régulièrement les employés et les gestionnaires de leurs responsabilités. Les résultats des entrevues ont confirmé que les employés ont bien compris le Code, qu’ils sont pleinement conscients des moyens de divulguer des renseignements, et que les gestionnaires comprennent le processus de divulgation relatif aux valeurs et à l’éthique et leur rôle dans la surveillance des mesures d’atténuation.

Il existe des possibilités d’incorporer les valeurs et l’éthique aux rapports sur le tableau de bord du Ministère et de documenter l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique et qui s’appliquent à la fois au Programme V&E et aux principaux partenaires.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec les constatations d’audit, a accepté les recommandations incluses dans ce rapport et a développé un plan d’action de la direction pour y répondre. Le plan d’action de la direction a été inclus dans ce rapport.

1. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit par intérim, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le corroborent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Soumis par:

Original signé par Antoine Abourizk
le 27 September 2018

Antoine Abourizk, MBA, CIA, CRMA, CGAP
Dirigeant principal de l’audit par intérim
Ministère de la Justice Canada

2. Remerciements

Le dirigeant principal de l’audit par intérim souhaite remercier l’équipe d’audit et les personnes qui ont contribué à cette mission, notamment les employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs commentaires dans le cadre de cet audit.

3. Contexte

Sous l’autorité du gouvernement élu et conformément à la loi, les fonctionnaires fédérauxNote de bas de page 2 ont un rôle fondamental à jouer pour servir la population canadienne. À titre de professionnels essentiels au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, les fonctionnaires agissent de manière à conserver la confiance du public.

La Constitution du Canada et les principes de gouvernement responsable servent de fondement aux rôles, aux responsabilités et aux valeurs de la fonction publique. À partir de ce fondement, le Conseil du Trésor a créé, le 2 avril 2012, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le « CVESP »). Il donne, dans leurs grandes lignes, les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l’intégrité de l’ensemble des institutions publiques.

Conformément à l’article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (la « LPFDAR »), le ministère de la Justice (le « Ministère ») a adopté, le 26 février 2013, le Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice (le « Code »). Inspiré du CVESP et de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor, il reflète la culture et les procédures distinctes du Ministère et énonce les valeurs et l’éthique que doivent adopter les fonctionnaires dans le cadre de toutes leurs activités professionnelles.

Le Code, qui s’applique à tous les fonctionnaires du Ministère, se focalise sur cinq valeurs fondamentales du CVESP: le respect de la démocratie, le respect envers les personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence. Ces valeurs guident les fonctionnaires dans leurs activités, et éclairent l’élaboration des politiques, des processus et des systèmes. Le Code décrit également de façon précise, mais non exhaustive, des comportements précis qui permettent aux fonctionnaires de respecter ces valeurs. En se comportant selon les attentes, les fonctionnaires contribuent à créer et à préserver un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique.

Tous les fonctionnaires au sein du Ministère ont des responsabilités et des obligations en vertu du Code. Comme le prévoient les articles 12 et 13 de la LPFDAR, tout fonctionnaire qui détient des renseignements susceptibles de démontrer une contravention grave du Code peut en informer, en toute confiance et sans crainte de représailles, son superviseur hiérarchique, l’agent supérieur chargé des divulgations ou le commissaire à l’intégrité du secteur public. Il incombe également à tous les fonctionnaires, quel que soit leur poste, de consulter régulièrement le Code (au moins une fois par an et plus souvent si leur situation change) et de connaître leurs responsabilités et leurs obligations. Les gestionnaires, en raison de leur poste d’influence et de leur pouvoir, ont la responsabilité particulière d’incarner les valeurs du secteur public et du Ministère. Ils doivent notamment promouvoir une culture fondée sur ces valeurs, encourager le dialogue et offrir, au besoin, des avis et des conseils sur les questions liées aux valeurs et à l’éthique aux fonctionnaires qu’ils supervisent.

Outre les exigences énoncées dans le Code, les fonctionnaires du Ministère doivent également se conformer aux normes et codes qui s’appliquent à leur profession. Cela comprend notamment les obligations qui incombent aux conseillers juridiques de demeurer en règle auprès de leurs ordres professionnels; ces derniers leur exigent de se conformer à certains principes éthiques, et à certaines règles et normes professionnelles. Le respect de ces codes, de ces principes, et de ces règles et normes professionnelles constitue une condition d’emploi, quel que soit le niveau ou le poste.

Afin de favoriser un environnement dans lequel les fonctionnaires adoptent ces comportements, le Ministère a mis en œuvre le Programme des valeurs et de l’éthique (le « Programme V&E »). Administré par une équipe de trois employés à plein temps au sein de la Direction générale du milieu de travail, le Programme V&E favorise la mise en place d’un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique par l’entremise de conseils, de directives, de décisions, de renseignements, de séances de formation, d’outils et de ressources portant sur les différents aspects des valeurs et de l’éthique. Le Programme V&E aide également les fonctionnaires dans la prévention et la résolution des enjeux éthiques qui pourraient découler du Code. Les demandes de renseignements qu’ils traitent portent sur les valeurs et les comportements attendus, les conflits d’intérêts, l’après-mandat, les activités politiques, le lobbying et la divulgation d’actes répréhensibles.

En 2016-2017, le Programme V&E a permis de traiter un total de 627 demandes ayant trait aux valeurs et à l’éthique, soit une augmentation de la demande de 5 % par rapport à l’année précédente. La grande majorité de ces demandes concernaient un conflit d’intérêts (558 demandes de renseignements, soit 89 % de la charge de travail). Le reste des demandes concernaient l’après-mandat (60), l’activité politique (7) et les actes répréhensibles (2). Dans le cas des conflits d’intérêts, les fonctionnaires sont tenus de signaler toutes les activités extérieures, tous les biens et les intérêts pouvant les placer dans une situation de conflit d’intérêts réelle, apparente ou potentielle dans l’exercice de leurs fonctions officielles. Grâce aux services offerts par le Programme V&E, les fonctionnaires ont accès aux renseignements (p. ex., des fiches d’informations) et aux outils (p. ex., des formulaires) dont ils ont besoin pour signaler ces activités, ces biens et ces intérêts, ce qui leur permet de remplir leurs fonctions en vertu du Code.

En 2016-2017, les conseillers juridiques représentaient la majorité des clients du Programme V&E; en effet, 74 % des demandes provenaient d’avocats du Ministère. Ce chiffre, qui reflète le profil démographique du Ministère (69 % de professionnels du droit par rapport à 31 % d’autres professionnels), montre à quel point il est important de fournir des services qui répondent aux besoins de la collectivité. Traitant des questions liées aux valeurs et à l’éthique, le Programme V&E collabore avec les principaux partenaires au sein de l’organisation, et les consulte, selon les besoins.

En 2014, à la demande du sous-ministre, le Ministère a créé le service de la responsabilité professionnelle en vue d’aider la communauté juridique du ministère de la Justice à répondre aux exigences des principes de déontologie ainsi qu’à celles des règles et des normes professionnelles (p. ex., les codes de déontologie) liées à la pratique du droit au ministère de la Justice. Chaque ordre professionnel provincial ou territorial adopte un code de déontologie pour ses membres; un grand nombre d’ordres professionnels ont adopté (en tout ou en partie) le Code type de déontologie professionnelle établi par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada. La plupart des services qu’offre le service de la responsabilité professionnelle portent sur les rapports confidentiels qui lient les conseillers juridiques du ministère de la Justice Canada et les ordres professionnels provinciaux ou territoriaux dont ils sont membres. Par conséquent, ces rapports demeurent confidentiels entre le service de la responsabilité professionnelle, le conseiller juridique, son superviseur et son ordre professionnel. Initialement compris au sein de la Direction générale du milieu de travail, le service de la responsabilité professionnelle a été transféré vers la Direction générale des pratiques juridiques au cours de l’audit. 

En plus de collaborer avec la Direction générale des pratiques juridiques, le Programme V&E travaille également avec d’autres groupes au sein du Secteur de la gestion (p. ex., la Direction générale des services ministériels et la Direction générale des ressources humaines). À titre d’exemple, il se peut que la Direction générale des services ministériels soit consultée en matière de questions relatives à l’utilisation inacceptable du réseau et des dispositifs en ce qui a trait aux valeurs et à l’éthique, alors que la Direction générale des ressources humaines (DGRH) peut être consultée au sujet de questions liées à une inconduite en milieu de travail. 

Afin de renforcer la collaboration et d’incorporer les valeurs et l’éthique au sein du Ministère, le Programme V&E a rassemblé d’autres intervenants (p. ex., le Secteur des politiques et le Secteur national du contentieux) en créant le Groupe consultatif sur les valeurs et l’éthique (le « GCVE »). Celui-ci permettra au Ministère de respecter son engagement à continuer de promouvoir un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique, comme l’énonce le Plan des ressources humaines de 2017-2020. Relevant du Comité de gestion, le GCVE constitue le forum du Ministère pour l’engagement horizontal et intégré et pour des conseils sur les enjeux et les initiatives éthiques qui touchent le Ministère.

Dans le cadre de son mandat, il examine, évalue, oriente et conseille sur les enjeux éthiques, à haut risque ou récurrents, au sein du Ministère et recommande un plan d’action aux fins de la résolution ou des stratégies d’atténuation des problèmes semblables à l’avenir. Au besoin, il formulera des recommandations concrètes en matière de mise en œuvre à l’intention du Comité de gestion. Bien que le Programme V&E conserve le pouvoir dans ce domaine, ce forum veille à ce que l’approche du Ministère soit uniformisée et cohérente à l’égard de la gestion des risques fondés sur les valeurs et l’éthique en milieu de travail.

Il appuiera également le Programme V&E en ciblant les tendances, les domaines de risque ou les enjeux nécessitant une prise de mesure, ainsi qu’en facilitant la production de rapports au sein des ministères et des organismes centraux. La nomination d’un champion des valeurs et de l’éthique (Champion V&E) appuie davantage les efforts du Programme V&E et souligne l’importance de promouvoir un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique.

4. Objectif de l’audit

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance sur la fiabilité des processus en place en vue d’appuyer un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique au sein du Ministère.

5. Portée de l’audit

L’audit a fourni un aperçu des efforts déployés par le Ministère depuis l’adoption du Code en février 2013.

L’audit a porté sur les activités utiles au Ministère qui appuie un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique, tout en mettant l’accent sur les activités du Programme V&E et celles de ses principaux partenaires ayant trait au Code, y compris l’exigence selon laquelle les fonctionnaires se conforment aux normes et codes pertinents à leur profession. En ce qui concerne l’examen des politiques, des processus et des dossiers, l’audit a couvert la période allant de l’exercice 2016-2017 à l’exercice 2017-2018.

Même si l’audit comprenait les questions découlant des fonctions officielles des employés, il n’a pas examiné les rapports existant entre les employés et leurs ordres professionnels (p. ex., un conseiller juridique et l’ordre professionnel dont il est membre). À ce titre, les recommandations sont limitées aux activités menées par le Ministère et ne comprennent pas l’examen de documents confidentiels détenus par les ordres professionnels ou les conseillers juridiques.

À l’exception de ces documents confidentiels détenus par les ordres professionnels ou les conseillers juridiques dans le cadre de leurs rapports avec le service de la responsabilité professionnelle, l’audit a compris, sans toutefois s’y limiter, l’examen de documents (p. ex., des politiques, des procédures et des dossiers) et des entrevues avec les membres du personnel clés.

6. Approche de l’audit

L’équipe chargée de l’audit a réalisé son mandat conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes. L’audit a fait appel à diverses techniques, notamment une évaluation des risques de l’entité à auditer, ainsi que l’étude et l’analyse des documents.

7. Constatations, recommandations, réponse et plan d’action de la gestion

Cette section contient les constatations et les recommandations qui découlent des travaux d’audit. L’audit s’est déroulé en fonction des éléments d’enquête et des critères d’audit recensés à la phase de planification, présentés à l’annexe A.

7.1 Structure de gouvernance, vision et objectifs

Le Ministère a pris des mesures visant à renforcer sa structure de gouvernance favorisant les valeurs et l’éthique avec la récente nomination d’un Champion V&E et avec la création du GCVE. Les documents examinés et les entrevues menées ont clairement établi l’importance des valeurs et de l’éthique. Il est toutefois possible de documenter l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique et qui s’appliquent à la fois au Programme V&E et aux principaux partenaires.

Une vision et des objectifs favorisant un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique

Le Plan de gestion des ressources humaines (GRH) du Ministère de 2017-2020 fait ressortir la priorité à l’égard d’un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique. Cela permet aux échelons supérieurs de donner le ton en soulignant l’importance des valeurs et de l’éthique au sein du Ministère.

Des concepts fondés sur les valeurs et l’éthique ont été incorporés à des documents qui s’adressent à l’ensemble du Ministère, montrant ainsi que les échelons supérieurs donnent le ton et que les VE sont appuyées au plus haut niveau. Parmi ces initiatives, on compte notamment le modèle logique aux fins du Plan de GRH, la lettre de mandat du Comité exécutif dans laquelle ce dernier s’engage à promouvoir un milieu de travail sain, et l’intégration des concepts fondés sur les valeurs et l’éthique dans l’orientation des nouveaux employés et des étudiants. Les entrevues menées ont mis en évidence un fort appui en faveur de l’importance des valeurs et de l’éthique et des comportements éthiques. La consultation des cadres supérieurs a confirmé que les échelons supérieurs accordaient beaucoup d’importance aux valeurs mentionnées dans le Code (le respect de la démocratie, le respect envers les personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence) qui sont à l’image de celles présentées dans le CVESP. 

L’idée de créer un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique est très générale et rassemble de nombreux partenaires principaux au sein du Ministère, lesquels contribuent, directement ou indirectement, à la création d’un milieu de travail fondé sur l’éthique. Nous appuyons les efforts du Programme V&E visant à poursuivre son travail de collaboration avec ses principaux partenaires, notamment en publiant périodiquement des communications relatives à la vision et aux objectifs du Ministère en matière de milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique. Ces communications permettent de préserver la culture solide du Ministère, où les valeurs et l’éthique ont de l’importance et guident ses fonctionnaires.    

Structure de gouvernance et surveillance

Le Ministère a pris des mesures positives dans le but de renforcer sa structure de gouvernance en faveur des valeurs et de l’éthique. Cela comprend l’établissement d’un cadre de gouvernance des valeurs et de l’éthique, la nomination d’un Champion V&E et la création d’un GCVE. Relevant du Comité de gestion et appuyé par le Programme V&E, le GCVE est un groupe de travail interfonctionnel qui compte aussi bien des représentants de chaque service relevant directement du sous-ministre que les principaux partenaires (Ressources humaines, Services ministériels, Finances et planification, Pratiques juridiques ainsi que le Centre du droit du travail et de l’emploi), afin de s’assurer que tous les principaux secteurs d’activité (droit des sociétés, consultation juridique, contentieux, politique et législation) sont pris en compte dans le cadre des travaux du GCVE.

Le tout nouveau GCVE offre un forum pour l’engagement horizontal et intégré sur les enjeux et les initiatives éthiques qui touchent le Ministère. Le GCVE a convoqué ses premières réunions, en mettant l’accent sur la détermination et la priorisation des risques éthiques organisationnels. Jusqu’à présent, les commentaires ont été positifs à l’égard de son rôle visant à renforcer l’intégration des valeurs et de l’éthique. Le Champion V&E sera bien placé pour accroître la visibilité des valeurs et de l’éthique, aussi bien dans son rôle de président du GCVE que dans son rôle de défenseur auprès de la haute direction et au sein du Ministère. 

Étant donné que les fonctions du Champion des V&E et du GCVE n’en sont qu’aux premières étapes de leur mise en place, nous n’avons pas été en mesure d’évaluer leur efficacité dans le soutien de la vision et des objectifs en matière de valeurs et d’éthique. Nous appuyons le travail qu’effectue le Programme des V&E en vue de faciliter la collecte de données sur les rôles de leadership en matière de valeurs et d’éthique, notamment celui du Champion des V&E, celui de l’autorité déléguée pour les questions relatives aux valeurs et à l’éthique et celui du Programme. 

Aux termes de la Délégation des pouvoirs en ressources humaines du Ministère, il incombe au directeur général de la DGRH de superviser les activités liées aux valeurs et à l’éthique. Si le directeur général de la DGRH est dans une situation de conflit d’intérêts, les questions sont renvoyées au sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la gestion pour qu’il prenne une décision. Si le SMA du Secteur de la gestion est dans une situation de conflit d’intérêts, les questions sont directement renvoyées au sous-ministre délégué ou à la sous-ministre. Cette délégation de pouvoir est à l’image de la structure organisationnelle du Ministère, étant donné que le Programme V&E a été associé, sur le plan organisationnel, à la Direction générale du milieu de travail. La Direction générale du milieu de travail fait rapport à la dirigeante principale des finances (DPF) et au SMA du Secteur de la gestion, sous la direction de la DGRH.

Soulignant le professionnalisme d’un grand nombre des principaux partenaires qui interagissent avec le Programme V&E en vue de créer un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique, une approche efficace a été adoptée afin de veiller à ce que des spécialistes fonctionnels du Ministère soient consultés, au besoin, selon le cas à l’étude. Bien que cette approche assure collaboration, cohérence et facilité dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique et qui se retrouvent dans certains domaines de responsabilité des principaux partenaires, d’éventuels changements dans le mandat de ces partenaires pourraient donner lieu à des écarts par rapport à l’approche actuelle. Par conséquent, il est possible de documenter formellement l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique et qui se retrouvent dans certains domaines de responsabilité.    

Recommandation 1

On recommande à la DGF et au SMA du Secteur de la gestion ce qui suit :

  1. Documenter l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique qui recoupent les domaines de responsabilité.
Réponse et plan d’action de la direction

En accord.

  1. On documentera les processus et les procédures en vue de préserver l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des affaires liées aux valeurs et à l’éthique qui se recoupent.

Bureau de première responsabilité : Secteur de la gestion

Date d’échéance :  Mai 2019

7.2 Principales politiques, procédures et lignes directrices

Des politiques et des processus visant à appuyer les valeurs et l’éthique ont été mis en place, y compris la récolte officielle de données sur le Code en 2013, ainsi que la mise à disposition des employés sur le site intranet de renseignements détaillés portant sur les valeurs et l’éthique. Des activités de formation, de sensibilisation et de communication sont régulièrement menées en vue d’informer les employés et les gestionnaires de leurs responsabilités. Des mesures de fond ont été prises par le GCVE afin de déterminer et d’évaluer les risques éthiques. La mise à profit du tout nouveau GCVE et du rôle du Champion des V&E permettra de promouvoir davantage les messages clés autour des valeurs et de l’éthique à l’échelle du Ministère.

Processus d’examen du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice

Les organisations assujetties à la LPFDAR sont tenues d’établir leurs propres codes de conduite qui sont conformes au CVESP. Adopté en février 2013, le Code du Ministère est inspiré du CVESP et de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor. Le Code reflète la culture et les procédures distinctes du Ministère et énonce les valeurs et l’éthique que doivent adopter les fonctionnaires dans le cadre de toutes leurs activités professionnelles. Les comportements attendus énoncés dans le Code reprennent ceux présentés dans le CVESP, en plus de mettre en évidence d’autres comportements attendus adaptés au Ministère, lorsque la haute direction le juge opportun. À titre d’exemple, sous la valeur de l’intégrité, le Code présente d’autres comportements attendus couvrant les domaines suivants : la confidentialité des renseignements, la réputation du Ministère, les médias sociaux, et l’utilisation acceptable du réseau et des dispositifs.

Au cours de l’élaboration du Code, le Ministère a suivi les lignes directrices en matière de code type émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le « SCT). Avant son approbation, de longues consultations ont été tenues sur le Code avec le Groupe de travail national, les employés, les autorités fonctionnelles du Secteur de la gestion, les agents négociateurs et le Comité exécutif. En réponse à l’exigence du SCT selon laquelle les ministères assujettis à la LPFDAR demandent aux employés de reconnaître le CVESP au moment de son entrée en vigueur, le Ministère a regroupé la reconnaissance du CVESP et du Code dans un même message et l’a incorporée dans le processus de gestion du rendement de 2012-2013. L’approche de communication permettant de présenter le Code comprenait un message de la sous-ministre, un site intranet ainsi que divers autres outils de communication internes tels que des communiqués envoyés par courriel, des discussions avec les employés dirigées par le gestionnaire, etc. 

Depuis sa création en 2013, le Code n’a fait l’objet d’aucune révision. Le Programme V&E a mis en place des pratiques informelles visant à analyser l’environnement pour détecter les changements liés au Code nécessitant des lignes directrices supplémentaires. Ces lignes directrices sont émises sous la forme de fiches d’informations mises à la disposition des employés sur le site intranet du Ministère (p. ex., l’utilisation des médias sociaux). Par ailleurs, de nombreux outils de soutien qui ont été créés depuis l’adoption du Code, y compris, sans toutefois s’y limiter, des lignes directrices sur le processus de divulgation pour les domaines qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts (p. ex., l’enseignement, le bénévolat et l’après-mandat).

Ces pratiques informelles visant à analyser l’environnement pour détecter les changements liés au Code sont jugées suffisantes, étant donné que les résultats des entrevues ont montré que le Code était bien compris par les employés et que le CVESP ne faisait pas l’objet de révisions par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines au cours de cette période. Le Ministère est bien placé pour tirer parti des résultats de son évaluation des risques liés aux valeurs et à l’éthique ainsi que des résultats des rapports exhaustifs afin d’évaluer si des changements au Code sont nécessaires, y compris le renouvellement de l’engagement de la haute direction pour confirmer la durabilité des comportements attendus. 

Principales politiques et lignes directrices

Le Ministère a mis sur pied une base solide de principales politiques et lignes directrices afin d’appuyer les valeurs et l’éthique. Le Programme V&E a créé un site intranet en vue de tenir les employés et les gestionnaires bien informés sur leurs obligations en vertu du Code, sur les personnes-ressources et sur la façon d’aborder les questions liées aux valeurs et à l’éthique. Ces renseignements comprennent une foire aux questions, des formulaires de divulgation, des fiches d’informations et d’autres ressources présentant des descriptions de situations courantes (p. ex., le conflit d’intérêts, l’après-mandat, l’édition, l’enseignement, etc.).

Des politiques clées, des lignes directrices, des outils, des formulaires, des fiches d’informations et des listes de contrôle ont été mis en place afin de communiquer les engagements pris en vertu du Code et d’incorporer les valeurs et l’éthique dans toutes les activités quotidiennes et le processus décisionnel à tous les niveaux du Ministère. Les documents examinés ont permis d’établir des liens avec d’autres politiques se rapportant aux valeurs et à l’éthique. À titre d’exemple, le Code fait référence à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor et au CVESP. En outre, les principaux partenaires consultent le Programme V&E au moment d’élaborer ou de réviser leurs politiques, leurs lignes directrices ou leurs directives ministérielles afin de veiller à ce que ces documents soient conformes au Code et qu’ils comprennent les références appropriées s’il y a lieu.

Processus clés à l’appui des valeurs et de l’éthique 

Des processus clés ont été mis en place pour aider les employés à divulguer des renseignements obligatoires à la Direction générale du milieu de travail, et les personnes interrogées connaissaient bien les modes de communication de renseignements. Ces commentaires sont représentatifs des résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2017, dans lequel la majorité des répondants ont déclaré savoir où s’adresser pour obtenir de l’aide afin de régler un dilemme ou un conflit éthique entre des valeurs en milieu de travail. Un processus a été mis en place à l’intention des employés présentant des renseignements au Programme V&E en vertu du Code, qui repose sur des fiches d’informations, des listes de contrôle et des formulaires pour les différents types de divulgations (p. ex., les discussions, les dons, l’après-mandat, l’enseignement, etc.). 

Les processus liés aux valeurs et à l’éthique sont enchâssés dans les principaux processus ministériels, tels que le processus de recrutement, par exemple, par l’entremise de lettres d’offre qui précisent clairement l’obligation de respecter le Code comme condition d’emploi et qui prévoient la divulgation de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels à la Direction générale du milieu de travail dans un délai de 60 jours suivant la réception de la lettre d’offre. Les situations de conflits d’intérêts relatifs à l’après-mandat sont également intégrées dans le processus de départ du Ministère. 

En ce qui concerne les divulgations relatives aux valeurs et à l’éthique, un processus a été mis en place en vue de recueillir auprès des employés les renseignements nécessaires. Une fois que le Programme V&E a analysé la question, une lettre officielle reprenant les mesures d’atténuation nécessaires est préparée, avant d’être révisée et approuvée par l’autorité déléguée chargée de toutes les divulgations officielles relatives aux valeurs et à l’éthique. Comme le prévoit l’annexe A du Code, les gestionnaires sont tenus d’examiner les demandes qui leur sont présentées par les employés, de fournir des avis sollicités par le Programme V&E et d’assurer le suivi du respect des décisions ou des autres mesures préconisées dans le but de prévenir ou de minimiser les risques liés aux conflits d’intérêts. Les gestionnaires sont également tenus d’informer le Programme V&E de tout manquement au Code et de tout non-respect des mesures préconisées. Les entrevues des gestionnaires ont permis de confirmer qu’ils comprenaient bien le processus de divulgation relatif aux valeurs et à l’éthique et leur rôle dans la surveillance des mesures d’atténuation. 

En ce qui concerne les cas du service de la responsabilité professionnelle, un protocole d’accueil des dossiers a été mis sur pied. Des consultations entre le service de la responsabilité professionnelle et l’avocat sont organisées afin de discuter de la question, après quoi le service de la responsabilité professionnelle formule des recommandations. Le service de la responsabilité professionnelle discute avec le SMA responsable, qui approuve les recommandations et les mesures proposées. 

Évaluation des risques pour les valeurs et l’éthique

Le Ministère a commencé à prendre des mesures de fond pour déterminer et évaluer les risques éthiques organisationnels, par l’entremise de discussions récentes au cours de réunions du GCVE. Les membres ont regroupé leurs connaissances dans leurs domaines afin de déterminer et d’évaluer les risques potentiels d’ordre éthique ou de conflit d’intérêts, et ont discuté de leurs perceptions à l’égard de la culture éthique. D’après les avis fournis par les membres et la discussion de groupe, les principaux risques ont été déterminés et présentés au Comité de gestion, et associés à un engagement d’élaborer des plans d’action. Ce travail permettra au Ministère d’être sur la bonne voie afin d’incorporer les risques éthiques organisationnels dans le processus d’élaboration du profil de risque de l’organisation, d’aider à déterminer les risques éthiques uniques auxquels font face les employés et les risques éthiques récurrents qui touchent divers domaines.  

Par ailleurs, alors que le Ministère continue de faire évoluer ses pratiques en matière d’évaluation des risques, nous encourageons le Programme V&E à communiquer à la Division de la planification ministérielle, de la production de rapports et du risque l’ébauche des lignes directrices qu’il a rédigées en vue de rendre la détermination et l’évaluation des risques éthiques organisationnels plus rigoureuses, de sorte qu’elles puissent être finalisées et incorporées au processus d’élaboration du profil de risque du Ministère.

Formation et sensibilisation

Le Programme V&E dispose d’un site intranet dédié qui fournit des renseignements tels que : le Code, des lignes directrices, des outils et des formulaires de déclaration pour les conflits d’intérêts et l’après-mandat; ainsi que des renseignements sur le processus de divulgation relatif aux actes répréhensibles (c’est-à-dire le processus de divulgation interne mis à la disposition du personnel comme l’exige la LPFDAR). Les coordonnées des membres du Programme V&E, y compris une adresse de courriel et un numéro de téléphone sans frais consacrés aux valeurs et à l’éthique, ont également été mises à disposition. Chaque année, tous les employés du Ministère reçoivent un courriel leur rappelant de passer en revue leurs responsabilités en vertu du Code et comprenant un résumé des obligations générales en cas de situations de conflits d’intérêts, d’après-mandat et de réception de prestations. Les entrevues menées dans le cadre de l’audit ont révélé que ces communiqués mettaient l’accent sur les aspects liés au respect du Code, tout en offrant des occasions de tirer parti des communications proactives concernant les valeurs et les comportements attendus, ainsi que sur les enjeux éthiques propres au Ministère.

Le Programme V&E a proposé de nombreuses séances de formation, y compris des séances d’information générale sur le Code et sur son application. Offertes dans la région de la capitale nationale et à l’échelle régionale, il y a eu au total 28 séances auxquelles ont participé plus de 450 personnes au cours de l’exercice 2016-2017, ainsi que 17 séances auxquelles ont assisté plus de 325 participants au cours de l’exercice 2017-2018. Ces séances viennent compléter le cours de base sur les valeurs et l’éthique offert par l’École de la fonction publique du Canada et obligatoire pour tous les nouveaux fonctionnaires. En ce qui concerne le service de la responsabilité professionnelle, plus de 500 employés ont participé aux séances de formation au cours de l’exercice 2017-2018. En outre, des sujets portant sur les valeurs et l’éthique et sur le service de la responsabilité professionnelle ont été ajoutés au processus d’intégration des nouveaux employés, des stagiaires d’été et des stagiaires en droit. 

Le Programme V&E offre également des séances de formation adaptées selon les besoins, une série de discussions sur les valeurs, et a récemment sorti un guide du gestionnaire pour un dialogue actif sur les valeurs et l’éthique dans l’ensemble du Ministère. Un grand nombre de personnes interrogées ont également relevé les discussions sur les valeurs et l’éthique au cours des réunions d’équipe dans le but d’accroître la sensibilisation. Bien qu’aucune recommandation officielle concernant l’audit n’ait été formulée à l’égard de ce secteur examiné, nous appuyons les efforts continus visant à tirer parti du tout nouveau GCVE et du rôle du Champion V&E afin de favoriser un dialogue soutenu sur les valeurs et l’éthique à tous les niveaux de l’organisation qui soit éclairé par le processus d’évaluation des risques éthiques et qui incorpore de façon continue les valeurs et les comportements attendus définis dans le Code dans les activités quotidiennes et la prise de décisions. Ces activités de sensibilisation permettront de renforcer davantage les liens entre les principaux aspects du Code et la vision de la direction pour un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique. 

7.3 Production de rapports

Les données relatives à la production de rapports et au rendement portent actuellement sur les statistiques opérationnelles et les normes de services en matière de valeurs et de l’éthique du programme de statistiques sur les opérations et les normes de service du Programme V&E, ainsi que sur les rapports ministériels obtenus à partir des résultats du SAFF.

Indicateurs de rendement

Les données actuelles sur le rendement fournies à la haute direction portent principalement sur les normes de service en matière de valeurs et d’éthique (p. ex., la prestation de services courtois, équitable, confidentiels et accessibles; un triage et un délai de réponse et la prise de décision fondés sur la nature de la divulgation). La satisfaction des clients à l’égard du Programme V&E et les résultats par rapport aux normes de service étaient exceptionnels; les entrevues menées venaient d’ailleurs constamment corroborer ces résultats. 

Le Ministère participe également au SAFF, un sondage triennal par l’entremise duquel les employés communiquent leurs points de vue quant à l’engagement des employés, le leadership, l’effectif, le milieu de travail et le bien-être en milieu de travail. Dans le dernier SAFF réalisé en 2017, on peut lire ce qui suit :

Le Ministère a ajouté des questions supplémentaires, dont l’une qui a fait ressortir que la majorité des répondants estimaient que leur superviseur montrait l’exemple en démontrant les valeurs de la fonction publique. 

Mis à part le SAFF, il n’existe pas de sondage distinct sur le climat éthique réalisé par le Ministère, un procédé défini par d’autres ministères comme une pratique exemplaire pour mesurer le rendement et prendre périodiquement le pouls des questions et des défis éthiques auxquels fait face l’organisationNote de bas de page 3. Ce type de sondage pourrait permettre de savoir si les comportements adoptés dans le cadre des opérations quotidiennes reflètent les valeurs mentionnées dans le Code. D’autres recherches externes ont relevé des exemples d’indicateurs précurseurs et retardataires permettant de jauger la santé éthique de l’organisation. Comme l’indiquent les rapports exhaustifs abordés dans la prochaine section, le Secteur de la gestion a la possibilité de déterminer les principales mesures de rendement en vue de fournir en temps opportun un aperçu de la santé éthique de l’organisation. 

Rapports exhaustifs et processus en place visant l’incorporation des renseignements provenant des principaux partenaires 

Selon les pratiques exemplaires, les renseignements devraient être continuellement recueillis et analysés afin de déterminer et de prendre des mesures sur les tendances et les zones à risque. Ces renseignements pourraient être intégrés à partir de sources multiples, par exemple : les sujets relatifs aux conflits d’intérêts qui sont abordés, les évaluations de la formation, la recherche de conseils et les demandes d’intervention de gestion de conflits internes, pour n’en citer que quelques-unsNote de bas de page 4. Au sein du Ministère, certains rapports sont effectués par des partenaires principaux, mais il n’y a pas de regroupement de l’information en vue de fournir un rapport global et intégré sur les valeurs et l’éthique. À titre d’exemple, le Programme V&E rend compte chaque année des normes de service et des statistiques opérationnelles (p. ex., le nombre de dossiers relatifs aux conflits d’intérêts et à l’après-mandat qui ont été traités). Par le passé, le service de la responsabilité professionnelle a présenté aux comités de gouvernance des rapports sur les types de problèmes en matière de responsabilité professionnelle et d’éthique juridique qu’il traite; toutefois, ces rapports ne sont pas réalisés de manière régulière. D’autres partenaires principaux tels que les Services de gestion informelle des conflits et la Sécurité effectuent également un suivi des dossiers par thème. À l’heure actuelle, aucune analyse systématique de ces thèmes et de leurs répercussions possibles sur les valeurs et l’éthique n’est effectuée.

Nous reconnaissons que le Programme V&E, en collaboration avec ses principaux partenaires, a adopté une approche pratique informelle visant à intégrer les renseignements provenant de leur domaine fonctionnel respectif et portant sur les valeurs et l’éthique. Tout comme les spécialistes fonctionnels au sein du Ministère, les partenaires principaux sont consultés au besoin, selon le cas à l’étude. Grâce au travail du GCVE, le Ministère sera en mesure d’améliorer l’intégration et la production de rapports exhaustifs pour tous les partenaires principaux.

Nous comprenons que le Secteur de la gestion a cerné le besoin d’un tableau de bord de la santé organisationnelle, dont il a entrepris la mise en place. Nous soutenons ce type de production de rapports sur tableau de bord et encourageons la prise en compte des questions liées aux valeurs et à l’éthique dans le cadre de ces rapports exhaustifs, et ce, afin de favoriser l’analyse des tendances et de faciliter les discussions portant sur les questions relatives aux valeurs et à l’éthique dans l’ensemble du Ministère. 

Recommandation 2

On recommande à la DPF et au SMA du Secteur de la gestion ce qui suit :

  1. Dans le cadre des travaux que mène actuellement le Secteur de la gestion en vue de mettre en place un tableau de bord de la santé organisationnelle, l’établissement de rapports intégrés sur un tableau de bord afin de cerner les thèmes relatifs aux valeurs et à l’éthique soulevés par le Programme V&E et ses principaux partenaires.
  2. La mise en place d’une surveillance périodique des résultats, tout en tirant profit de la structure de gouvernance mise à jour (le GCVE fait rapport par l’entremise du Comité de gestion) afin que les principaux risques éthiques puissent faire l’objet de discussions au Comité exécutif.
Réponse et plan d’action de la direction

En accord.

  1. Le Programme V&E discutera et collaborera avec ses principaux partenaires dans le but de proposer des thèmes liés aux valeurs et à l’éthique qui seront ajoutés au tableau de bord de la santé organisationnelle ou d’autres tableaux de bord consacrés aux valeurs et à l’éthique.
  2. Les résultats du tableau de bord bâtiront sur la surveillance existante et seront examinés par l’entremise du GCVE et d’autres forums (p. ex., le Comité de gestion, le Comité exécutif, etc.) de sorte que les principaux risques éthiques puissent être abordés de façon périodique par les cadres supérieurs.

Bureau de première responsabilité : Secteur de la gestion

Date d’échéance : Octobre 2019

8. Opinion d’audit

Nous sommes d’avis que le Ministère a mis sur pied des processus adéquats afin de favoriser un milieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique au sein du Ministère. Une structure de gouvernance des valeurs et de l’éthique a été mise au point et est renforcée par le tout nouveau GCVE et le rôle du Champion des V&E. Des politiques et des processus visant à appuyer les valeurs et l’éthique ont été mis en place, ainsi que des activités de formation, de sensibilisation et de communication permettant d’informer régulièrement les employés et les gestionnaires de leurs responsabilités. Les résultats des entrevues ont confirmé que les employés ont bien compris le Code, qu’ils sont pleinement conscients des moyens de divulguer des renseignements, et que les gestionnaires comprennent le processus de divulgation relatif aux valeurs et à l’éthique et leur rôle dans la surveillance des mesures d’atténuation.

Il existe des possibilités d’incorporer les valeurs et l’éthique aux rapports sur le tableau de bord du Ministère et de documenter l’approche collaborative adoptée par le Ministère dans le cadre de la gestion des questions liées aux valeurs et à l’éthique et qui s’appliquent à la fois au Programme V&E et aux principaux partenaires. 

Annexe A – Critères d’audit

Élément d’enquête 1 – Gouvernance

Élément d’enquête 2 – Approche à l’échelle du Ministère

Annexe B – Liste des acronymes

SMA
Sous-ministre adjoint
DPF
Dirigeante principale des finances
Code
Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Justice
Ministère
Ministère de la Justice
DGRH
Direction générale des ressources humaines
Plan de GRH
Plan de gestion des ressources humaines
LPB
Direction générale des pratiques juridiques
SRP
Service de la responsabilité professionnelle
LPFDAR
Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
SAFF
Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
V&E
Valeurs et éthique
Champion V&E
Champion des valeurs et de l’éthique
Programme V&E
Programme des valeurs et de l’éthique
GCVE
Groupe consultatif sur les valeurs et l’éthique
CVESP
Code de valeurs et d'éthique du secteur public