Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère de la Justice du Canada pour l’exercice 2020-2021 (non audité)

1. Introduction

Le présent document donne de l’information sur les mesures prises par le ministère de la Justice Canada (le ministère) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), de même que de l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de l’organisation se trouvent dans le Plan ministériel 2020-2021 et dans le Rapport sur les résultats ministériels 2020-2021.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le ministère est doté d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne.

Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le dirigeant principal des finances, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité en matière de gestion des contrôles internes;
• des références aux valeurs et à l’éthique, y compris les responsabilités de l’Unité des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation et qui a élaboré un code de conduite ministérielle;
• les activités continues de communication et de formation sur les exigences prévues dans des lois et des politiques à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle; et
• la surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action au sous-ministre, de même qu’à la haute direction du Ministère et, s’il y a lieu, au comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV, indépendant et objectif, fournit des conseils au sous-ministre sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus ministériels de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le ministère confie à d’autres organisations le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, notamment :

Ententes communes au sein du gouvernement du Canada

• Services publics et Approvisionnement Canada administre de façon centralisée le versement des salaires, l’acquisition de biens et de services et fournit des services de gestion des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au ministère des renseignements sur les assurances des fonctionnaires fédéraux et il assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés; et
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) au ministère dans les domaines des centres de données, la securité et des services de réseau.

Les lecteurs peuvent se référer aux annexes des organisations mentionnées ci-dessus pour une meilleure compréhension des systèmes de CIRF liés à ces services spécifiques.

Ententes particulières du ministère

Le ministère fournit certains services intégrés (internes) au Service des poursuites pénales du Canada, un système de gestion des ressources humaines, un système de gestions des cas juridiques (iCase) et une plateforme du système financier SAP pour saisir et déclarer toutes les opérations financières.

Services communs fournis par le ministère

• Le ministère est un fournisseur de services communs en matière juridique pour des ministères et des organismes fédéraux et il facture par conséquent à ces organisations, la prestation de ses services juridiques aux termes d’ententes conclues à cet effet et le ministère fournit un montant annuel pour les services juridiques qu’il offre gratuitement;
• À l’appui des services communs fournis, il incombe au ministère de nommer des juristes si l’expertise et les ressources internes ne sont pas disponibles. Le terme « juriste » désigne des avocats du secteur privé dont les services sont retenus à l’occasion pour fournir des services juridiques à des ministères et organismes fédéraux. Les dépenses liées aux juristes sont généralement payées par les autres ministères et organismes fédéraux; et
• Le ministère fournit également des renseignements sur les litiges en cours afin d’aider les ministères et les organismes fédéraux à établir des rapports sur les éventualités.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle pour l’exercice 2020-2021

Le tableau ci-dessous résume l’état des activités de surveillance continue d’après le plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent.

1. L’évaluation de l’estimation des coûts pour les tarifs de service juridique a été effectuée à l’appui du processus des recettes, comptes débiteurs et rentrées de fonds qui devait être examiné au cours de l’année 2020-2021 compte tenu de l’impact direct sur les recettes de services juridiques.
2. La surveillance du cycle de l’achat au paiement a été reportée à un exercice futur compte tenu de l'impact sur les priorités dans le contexte de la pandémie de COVID-19.

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

3.1 Contrôles nouveaux ou considérablement modifiés

À la lumière de la pandémie COVID-19, le ministère a procédé à une mise en œuvre plus large des signatures électroniques pour les approbations financières. En conséquence, la conception des contrôles d'approbation a été modifiée pour plusieurs processus opérationnels de gestion financière. Des travaux ont été menés avec les responsables des processus opérationnels pour s'assurer que les contrôles appropriés étaient en place.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan rotatif de surveillance continue, le ministère a complété sa première évaluation formelle de l’estimation des coûts pour les tarifs de service juridique à l’appui du processus des recettes, comptes débiteurs et rentrées de fonds qui devait être examinée au cours de l’année 2020-2021. Bien que les contrôles des estimations de coûts relèvent du domaine plus large des contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF), ils ont une influence directe sur les recettes des services juridiques divulguées dans les états financiers. Les résultats sont présentés à la section 5, car ils se rapportent aux services communs.

Le ministère a également terminé la réévaluation des contrôles financiers dans les processus d’affaires de :

• Compte passif du droit familial
• Frais — droit familial (revenus)
• Contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI) – Système du SAEOEF

En général, les contrôles clés qui ont été testés, ont fonctionné comme prévu et aucune observation à haut risque n'a été faite. Les plans de remédiation à faible risque pour le compte passif du droit familial sont les suivants :

Les responsables des processus ont élaboré des plans d’action de la direction, le cas échéant, répondant aux recommandations ci-dessus.

Aucun plan de remédiation notable n’était requis pour le compte des frais du droit familial (revenus) ou pour les CGTI du système du SAEOEF.

Étant donné que l’évaluation du processus de recouvrement de débiteurs en souffrance n’est pas encore terminée, les domaines à améliorer et à corriger seront divulgués dans l'Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers de 2021-2022.

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les suivants

Comme le ministère a déjà effectué une évaluation complète de l’ensemble du système ministériel de CIRF, il est au stade de la surveillance continue. Grâce aux progrès réalisés jusqu’à maintenant, le ministère poursuivra son évaluation plus vaste des CIGF, qui a commencé en 2019-2020.

Le plan actuel sur trois ans est présenté dans le tableau suivant. Il est basé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à haut risque et comprend des ajustements liés au plan de surveillance continue au besoin. Le plan comporte des éléments de CIGF afin de se conformer aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor.

1. L’évaluation de l’estimation des coûts pour les tarifs de service juridique a été effectuée à l’appui du processus des recettes, comptes débiteurs et rentrées de fonds qui devait être examiné au cours de l’année 2020-2021.
2. La surveillance du cycle de l’achat au paiement a été reportée à un exercice futur.

Avec l’achèvement du plan actuel de trois ans, le ministère procédera à une évaluation détaillée des risques afin d’établir le prochain plan rotationnel de surveillance continue couvrant les exercices 2022-2023 à 2024-2025. À la lumière de la réponse à la pandémie de COVID-19, on s'attend à ce que les priorités continuent d'évoluer au cours de la prochaine année. Le ministère adaptera le plan en conséquence.

5. Résultats de l’évaluation ministérielle des services communs au cours de l’exercice 2020-2021

Le ministère, à titre de fournisseur de services juridiques communs, utilise une approche fondée sur le risque lorsqu’il effectue des évaluations des contrôles internes liés aux services juridiques qu’il fournit. Il était prévu que l'évaluation de cet exercice permettrait de tester l'efficacité opérationnelle du processus de gestion des recettes de services juridiques, comme indiqué dans l'annexe aux états financiers de 2019-2020. Cependant, aucun test de contrôle n'a été effectué sur ce processus en particulier étant donné que des actions de remédiation sont toujours en cours.

L'évaluation de cet exercice s'est plutôt concentrée sur la conception des contrôles du processus d’estimation des coûts pour les tarifs de service juridique facturés aux autres ministères compte tenu de la relation directe avec les recettes de services juridiques. Cette évaluation a également permis au ministère de continuer à progresser vers un état de surveillance continue des CIGF dans son ensemble, comme l'exige la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor. Les résultats de l'évaluation n'ont identifié aucune recommandation à haut risque, mais ont démontré certaines possibilités d'amélioration, bien que de nature administrative, de documenter les procédures ministérielles d'établissement des coûts ainsi que les étapes clés exécutées pour compléter les estimations de coûts. Les responsables du processus d’affaires ont élaboré des plans d’action de la direction, répondant aux recommandations.

Au cours de l'exercice 2020-2021, le Secteur d’audit interne a effectué un examen des pratiques de passation de contrats pour la nomination de juristes. Les contrôles liés à ce processus restent sous la responsabilité du ministère et s'inscrivent donc dans l’étendue des contrôles clés évalués dans le cadre des services communs fournis. Les résultats ont démontré que la conception des politiques, des processus et des outils du ministère a été documentée pour faire la demande, la sélection et la nomination des juristes. Le ministère utilisera les travaux menés par le Secteur d’audit interne pour appuyer la surveillance continue des contrôles internes liés aux dépenses relatives aux juristes, qui est couvert par le cycle de l’achat au paiement précédemment identifié dans le plan de trois ans du ministère.

1. L’exercice exact de l’examen sera déterminé après la prochaine évaluation détaillée des risques.
2. Les travaux menés par le Secteur d’audit interne dans le cadre d’une mission de consultation seront mis à profit pour soutenir la surveillance continue des contrôles internes liés aux dépenses relatives aux juristes.

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