Bureaux de portefeuille
Décembre 2010

RÉSUMÉ

Une proportion considérable des avocats du ministère de la Justice est affectée à l’un des 40 services juridiques ministériels (SJM). Ces SJM fournissent des avis juridiques à des organismes clients afin de faciliter leurs activités et de veiller à ce que la conduite de leurs affaires soit conforme à la loi. Sur le plan organisationnel, chaque SJM fait partie de l’un des cinq bureaux de portefeuille du ministère de la Justice. La vérification misait sur les pratiques de gestion de trois bureaux de portefeuille au sein du ministère : droit des affaires et droit réglementaire (DADR), organismes centraux, et sécurité publique, défense et immigration (SPDI).

Les étapes de la vérification qui portaient sur la planification et l’examen sur place ont été réalisées entre novembre 2009 et avril 2010.

Cadre de gestion

Les trois bureaux de portefeuille visés par la vérification avaient un cadre de contrôle bien établi. Chaque bureau de portefeuille élabore un plan d’activités intégré annuel en deux volets qui correspond aux exigences du Secteur de la gestion. Le plan d’activités établit les priorités, les risques potentiels, les stratégies d’atténuation planifiées pour les risques dégagés, les indicateurs de rendement et les ressources requises. Les orientations et les priorités stratégiques planifiées pour chaque portefeuille sont alignées sur les priorités du gouvernement, du ministère et des clients. Des initiatives précises sont énoncées pour chacune des priorités documentées dans le plan.

Le rendement par rapport aux indicateurs de rendement clés – les perceptions du client pour ce qui est de l’utilité, de la réactivité et de la rapidité d’exécution des services juridiques fournis – est suivi à l’aide d’enquêtes sur la satisfaction des clients de tous les SJM d’un portefeuille sur une période de trois ans. Les enquêtes sont menées par le Bureau de la gestion de la planification stratégique et du rendement (GPSR) du Secteur de la gestion.

La taille des trois bureaux de portefeuille examinés variait, comptant de 7 à 19 SJM, en plus de deux secrétariats et d’une section planifiée additionnelle. Afin de fournir l’orientation de la direction nécessaire du bureau de portefeuille, les bureaux les plus gros sont appuyés par un ou deux sous-ministres adjoints (SMA), ou sous-procureurs généraux adjoints (SPGA) Note de bas de page 1 . Tous les bureaux de portefeuille comptent au moins deux autres avocats qui donnent des avis sur des questions de droit, et un bureau opérationnel où travaillent de deux à cinq personnes. Tous les chefs de portefeuille, leurs délégués et les 18 chefs de SJM Note de bas de page 2 interrogés étaient satisfaits de l’étendue actuelle des responsabilités.

Chaque bureau de portefeuille examiné utilise un éventail de mécanismes visant à renforcer les liens avec ses SJM et les bureaux régionaux. Voici certains de ces mécanismes : communications par courriel (donner des directives, des conseils et d’autres renseignements), réunions ou conférences téléphoniques régulières entre le SMA/SPGA et les chefs de SJM et les directeurs régionaux, réunions bilatérales mensuelles entre le SMA/SPGA et les chefs de SJM, et réunions annuelles.

Ressources humaines, financières et matérielles

Chacun des trois bureaux de portefeuille examinés prépare un plan de ressources humaines comme la Section 2 du cycle de planification intégrée des activités du ministère. Tous les plans examinés ont été préparés conformément aux exigences du Secteur de la gestion. De plus, toutes les priorités en matière de ressources humaines dégagées correspondaient aux priorités d’affaires et de gestion des bureaux de portefeuille.

Des plans sont en cours d’élaboration afin d’aborder le problème des ressources insuffisantes dans les bureaux opérationnels de portefeuille selon les résultats d’une étude pluriannuelle, connue sous le nom de Projet de l’empreinte. Le but du projet était « d'élaborer et de confirmer une structure en ce qui concerne la gestion et l’exploitation des fonctions dont la responsabilité incombe au Secteur de la gestion Note de bas de page 3 , qu’elles soient remplies par les employés du Secteur de la gestion ou d’autres personnes travaillant sous l’autorité fonctionnelle du Secteur ». En réaction aux conclusions du Projet de l’empreinte, les trois bureaux de portefeuille examinés ont produit des plans sur trois ans afin d’accroître la taille de leurs bureaux d’activités.

Des mesures appropriées sont prises pour garantir que l’on offre de la formation et des possibilités de perfectionnement aux employés des trois bureaux de portefeuille et aux avocats au sein de leurs SJM. On envoie régulièrement, aux chefs de SJM et à leurs adjoints administratifs, des invitations et des avis par courriel concernant les occasions de formation dans les ministères/portefeuilles. Chaque bureau de portefeuille supervise l’utilisation des fonds de formation par les SJM et on envoie des rappels aux chefs de SJM si les fonds ne sont pas utilisés.

Les trois portefeuilles sont financés par une combinaison des services votés du Ministère et des coûts recouvrés auprès des clients des SJM. On nous a indiqué que les ministères clients des SJM acceptent généralement de financer l’élément du recouvrement des coûts. Cependant, il existe toujours un risque que les fonds nécessaires ne se concrétisent pas.

Les trois bureaux de portefeuille examinés assurent le suivi de leur rendement financier de façon régulière. Chaque mois (excepté juillet et août), chaque bureau de portefeuille prépare un rapport sur la situation financière (RSF) qui illustre l’écart par rapport au plan financier. Le cas échéant, on prend des mesures selon les renseignements.

La sécurité matérielle des bureaux de portefeuille est satisfaisante. L’accès à chaque bureau de portefeuille est restreint; les dossiers actifs sont conservés dans les bureaux des employés ou dans la salle des archives des bureaux de portefeuille, les deux étant verrouillés de nuit, et il existe des armoires à haute sécurité destinées aux dossiers confidentiels ou secrets.

Les trois bureaux de portefeuille n’utilisent pas le système BassetPro du Ministère pour gérer leurs principaux biens matériels. En 2007, une vérification de la gestion du matériel a permis de conclure que le système BassetPro n’avait pas la rigueur nécessaire pour garantir à la direction que l'information sur l’inventaire et les biens est précise. On nous a indiqué que la Direction de la gestion des marchés et du matériel (DGMM) avait envisagé l’acquisition d’un module de gestion des biens pour le système financier, mais que le financement nécessaire n'était pas approuvé. Nous avons examiné les listes de biens dressées par les bureaux de portefeuille. Sauf pour quelques exceptions, ces listes étaient à jour et complètes dans leur cadre d’application.

Systèmes d’information

L’information des systèmes ministériels est utilisée pour assurer le suivi du rendement des bureaux de portefeuille et appuyer la reddition de comptes. On examine de façon régulière les rapports financiers, les niveaux de ressources indiqués par le Système de gestion des salaires (SGS), et l’utilisation du personnel du Ministère au sein des SJM à partir de rapports iCase. On prend des mesures selon les renseignements.

Les trois bureaux de portefeuille déclarent recevoir un soutien satisfaisant de la part de la Direction de la gestion de l’information, principalement par l’entremise du bureau d’aide.

Les trois bureaux de portefeuille ont des mécanismes de contrôle satisfaisants pour protéger la sécurité des renseignements électroniques. L’accès aux systèmes du Ministère est géré physiquement et logiquement. L’accès aux systèmes pour les nouveaux employés dépend du niveau de l’habilitation de sécurité de l’employé et des tâches requises par son poste. Lorsque des employés quittent leur emploi au sein d’un bureau de portefeuille, des procédures sont en place afin de s’assurer que leur accès au système est révoqué.

Conformité aux lois principales et aux politiques connexes

Il y a conformité aux exigences de la Loi sur les langues officielles et de la Politique sur les marchés.

Interactions avec d’autres secteurs et bureaux régionaux du MJ

Les interactions des bureaux de portefeuille avec le Secteur du droit public sont satisfaisantes, mais certaines préoccupations existent en ce qui a trait aux répercussions des pratiques de recouvrement des coûts du Ministère sur les consultations avec le Secteur. Après l’introduction du recouvrement des coûts, il y a eu une baisse du nombre de demandes d’avis spécialisés des SJM et des changements dans les types de demandes de services juridiques. On nous a indiqué que les avocats des SJM sont maintenant plus susceptibles de faire, d’une façon générale, l’analyse juridique eux-mêmes et de demander ensuite aux avocats du Secteur du droit public d’examiner leur analyse, ou de demander de brèves consultations téléphoniques pour lesquelles ils ne veulent pas être facturés.

Les interactions des bureaux de portefeuille avec le Secteur de la gestion varient selon la taille du bureau opérationnel du portefeuille. Le bureau du Portefeuille des organismes centraux, qui est le plus petit des trois bureaux de portefeuille, a exprimé certaines préoccupations à l’égard du nombre d’exigences d’élaboration de rapports auxquelles il doit satisfaire et de sa capacité à le faire. Il faut souligner qu’il y a un roulement de personnel important dans ce bureau opérationnel. La Direction générale de l’administration du Secteur de la gestion a aussi exprimé des préoccupations en ce qui a trait à la priorité accordée par les bureaux de portefeuille aux fonctions des services administratifs (p. ex. : sûreté, sécurité, dispositions). De plus, les Services à la clientèle et les opérations de la Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel ont souligné qu’il n’y avait pas de point de contact commun pour les portefeuilles comptant un grand nombre de SJM et qu’ils préféreraient faire affaire avec un gestionnaire des opérations au niveau du portefeuille plutôt qu’avec les SJM individuellement. En augmentant les ressources au sein de leurs bureaux opérationnels, les bureaux de portefeuille devraient être en mesure de mieux fournir tous les points de mire requis pour interagir avec les directions du Secteur de la gestion et aborder les fonctions de services administratifs auxquelles on pourrait ne pas accorder une priorité assez élevée.

Les interactions des bureaux de portefeuille avec les bureaux régionaux sont satisfaisantes. Elles surviennent régulièrement sur des dossiers juridiques importants au moyen de courriels, de conférences téléphoniques, de rencontres personnelles périodiques, et, le cas échéant, de discussions ponctuelles. On a décrit les interactions comme étant efficaces.

Bureau du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire

La plupart des chefs de SJM interrogés ont indiqué qu'il serait utile d’obtenir davantage de soutien du bureau du Portefeuille du DADR à l’égard des défis administratifs courants et des enjeux horizontaux non liés à des questions de droit. Le niveau d’expertise au sein des bureaux administratifs des SJM varie. Certains SJM plus volumineux disposent de gestionnaires de bureau chevronnés à temps plein dont les subordonnés possèdent une expertise considérable. Les SJM de moindre taille disposent généralement de moins d'employés de soutien. Le bureau opérationnel du portefeuille a indiqué qu’il serait difficile de déterminer le niveau approprié de services pour ces SJM. Selon l’expérience de l’équipe de vérification, le bureau opérationnel du Portefeuille du DADR a la possibilité de jouer un rôle de leadership proactif afin de cibler les problèmes de gestion et d’aider les SJM à les aborder, et de répondre aux exigences administratives courantes. On a formulé une recommandation à cet effet.

On nous a indiqué que le bureau du Portefeuille du DADR communique les pratiques exemplaires dans le cadre de ses interactions courantes avec les SJM et les régions. Nous avons conclu que les opinions sont partagées à savoir si ces méthodes de communication étaient satisfaisantes. On a formulé une recommandation afin de garantir que les pratiques exemplaires recommandées soient clairement communiquées.

La vérification d’un échantillon d’opérations financières a permis de relever une occurrence où le bureau opérationnel avait été facturé deux fois pour une demande de remboursement de frais de voyages de 6 741 $. On a formulé une recommandation afin que le bureau de Portefeuille du DADR établisse une procédure afin de s’assurer qu’on fait concorder les factures du service des voyages avec leur relevé de voyage de façon régulière.

Les pratiques en matière de gestion des renseignements et des dossiers des bureaux du Portefeuille du DADR sont satisfaisantes et ses procédures ont été documentées.

Les gestionnaires du bureau du Portefeuille du DADR et de la Direction du contentieux ont indiqué que la relation entre les deux unités est satisfaisante. Ils ont reconnu le défi continu que constitue le fait de s’assurer que les dossiers à incidence majeure sont identifiés correctement. On nous a mentionné que l’approche en ce qui concerne la gestion des litiges et l'échange d'information sur les dossiers de litige est appropriée.

Bureau du Portefeuille des organismes centraux

Le bureau du Portefeuille des organismes centraux a élaboré des procédures administratives qui comprennent un nombre considérable de références vers des sites Internet ou les noms et les numéros de téléphone de personnes-ressources. Pour qu’un tel document demeure utile, il doit être tenu à jour. Cependant, cette responsabilité n’a pas été attribuée. On a recommandé que la responsabilité bien définie de tenir à jour le manuel des procédures administratives du bureau de portefeuille soit attribuée.

Les chefs des SJM de moindre taille au sein du Portefeuille des organismes centraux voudraient qu’on les appuie davantage pour ce qui est des questions de gestion des finances en particulier. Le roulement de personnel considérable au sein du bureau de portefeuille a empêché que cela ne se produise. En raison du Projet de l’empreinte, le nombre d’employés au sein du bureau opérationnel du Portefeuille des organismes centraux augmentera. Avec davantage d’employés, le Portefeuille des organismes centraux sera mieux positionné pour diriger et appuyer les SJM.

On a examiné un échantillon de 25 opérations de 2008-2009 et de 2009-2010 pour déterminer la conformité du bureau du Portefeuille des organismes centraux à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Dans le cas des factures examinées de 2008-2009, certaines factures ne certifiaient pas que les biens avaient été reçus ou que les services avaient été fournis, ou la certification avait été exécutée de façon incohérente. En 2009-2010, on a mis en œuvre des mécanismes de contrôle améliorés et on n’a relevé aucune erreur dans l’échantillon.

Le manuel des procédures administratives du bureau du Portefeuille des organismes centraux ne présente pas de directives sur le classement des procédures à l’égard des dossiers en format papier ou électronique. Malgré l’absence de procédures, les employés ont signalé qu’ils sont en mesure de trouver les documents dans les deux formats, au besoin. Tandis que le nombre d'employés augmente en vertu du Projet de l’empreinte, il deviendra plus difficile de garantir l'application uniforme des procédures informelles actuelles. On a recommandé que les procédures de consignation des documents soient incluses dans le manuel des procédures administratives du bureau du portefeuille.

La relation de travail du Portefeuille des organismes centraux avec la Direction du contentieux est satisfaisante.

Bureau du Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration

Le bureau du Portefeuille SPDI a réalisé des progrès dans l’élaboration de procédures à utiliser par les SJM au sein du Portefeuille et il prévoit continuer à élaborer des procédures afin d’aborder les problèmes des SJM. On a relevé plusieurs omissions mineures dans les procédures, mais elles étaient autrement appropriées.

Le bureau du Portefeuille SPDI fournit une orientation et des communications appropriées aux SJM en ce qui a trait à leurs problèmes administratifs. Le bureau opérationnel est proactif dans l’identification des domaines pour lesquels les SJM ont des problèmes, et dans la préparation de guides et la prestation de séances de formation afin d’aborder les problèmes fréquents. La plupart des chefs de SJM étaient, en règle générale, satisfaits du soutien et de l'orientation offerts par le bureau de portefeuille sur les questions financières et administratives. L’équipe nationale de coordination des litiges du SPDI consulte les dossiers de litige du portefeuille afin de relever les questions de droit émergentes ou significatives. L’équipe les analyse ensuite afin de relever les tendances juridiques, communique l’information aux SJM et aux régions, et prépare les séances d’information et les opinions. L'équipe organise aussi des conférences téléphoniques fréquentes avec les SJM et les régions.

Certains avocats au sein du bureau du Portefeuille SPDI gardent les dossiers dans leurs bureaux. On nous a indiqué que le commis aux documents a de la difficulté à convaincre les avocats d’envoyer leurs dossiers à la salle des archives. Cette situation a créé un arriéré dans le traitement des dossiers. À l’été 2009, le bureau du portefeuille a embauché un étudiant pour éliminer l’arriéré. L’équipe de vérification estime que le bureau du Portefeuille SPDI doit établir des mécanismes qui favoriseront le déplacement plus opportun des dossiers inactifs des bureaux des avocats individuels vers la salle des archives afin de clore les dossiers et de les archiver au besoin. On a formulé une recommandation à cet effet.

Dans certains cas, on consacre beaucoup de temps à tenter de repérer la version électronique d'un document. Lors de notre travail de vérification sur place, nous avons constaté qu’aucune procédure au sein du bureau du Portefeuille SPDI concernant le classement électronique n’était en place. Cependant, on nous a informés que l’on a accordé une priorité élevée à la nécessité d’établir des procédures pour gérer les renseignements électroniques.

Les interactions actuelles entre le Portefeuille SPDI et la Direction du contentieux sont satisfaisantes. On a déployé des efforts, en particulier depuis 2008, pour améliorer les communications et s’assurer que les renseignements importants sont communiqués en temps opportun.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par le sous-ministre adjoint, Portefeuilles du droit des affaires et du droit réglementaire; le sous-procureur général adjoint, Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration; et du sous-ministre adjoint, Portefeuille des organismes centraux.