Bureaux de portefeuille
Décembre 2010
1. INTRODUCTION
1.1 Contexte
En vertu de la Loi sur le ministère de la Justice, le ministère de la Justice du Canada est responsable des affaires juridiques du gouvernement dans son ensemble et de la prestation des services juridiques aux ministères et aux organismes individuels. Une proportion considérable d’avocats au sein du Ministère est affectée à l’un des 40 services juridiques ministériels (SJM), lesquels sont situés au même endroit que les ministères et organismes clients. Ces SJM donnent des avis juridiques aux organismes clients pour faciliter leurs activités et veiller à ce que la conduite de leurs activités respecte la loi. Ce faisant, les SJM donnent également des avis à l'égard des statuts et des réglementations qui s’appliquent au gouvernement du Canada ainsi que des conseils stratégiques sur l'élaboration de politiques et d'autres initiatives.
Sur le plan organisationnel, chaque SJM fait partie d’un portefeuille du ministère de la Justice. Le Sous-minstre adjoint (SMA)/Sous-procureur général adjoint (SPGA) du portefeuille a des responsabilités fonctionnelles et opérationnelles à l’égard des SJM et des responsabilités fonctionnelles restreintes à l’égard des bureaux régionaux. Cette vérification a permis d’examiner les activités de trois des cinq bureaux de portefeuille au sein du Ministère : Droit des affaires et droit réglementaire (DADR), Organismes centraux, et Sécurité publique, défense et immigration (SPDI). Note de bas de page 1
Le Portefeuille du DADR fournit des services juridiques à plus de 38 ministères et organismes clients par l’entremise de 19 SJM, de deux secrétariats (droit immobilier, et droit de la propriété intellectuelle et de la technologie de l'information), et la Section du droit commercial. La plupart de ces SJM sont situés dans la région de la capitale nationale, tandis que quelques-uns sont situés dans les ministères-clients dans l’ensemble du pays. Le bureau du Portefeuille du DADR donne des directives aux cadres supérieurs sur toutes les questions de droit touchant les clients du portefeuille (y compris une direction fonctionnelle aux six bureaux régionaux du ministère à l'égard du travail entrepris au nom des ministères et organismes clients du portefeuille à l'échelle canadienne), gère les relations continues avec la clientèle, et coordonne tous les aspects opérationnels du portefeuille (p. ex. : allocation budgétaire, gestion des finances et rapports financiers, recouvrement des coûts, dotation, comptabilisation du temps). Les dépenses prévues, incluant les dépenses régionales, pour 2009-2010 au sein du Portefeuille du DADR étaient de 83 727 860 $ pour les salaires (dont 59 260 477 $ provenaient du recouvrement des coûts) et de 6 241 341 $ pour le F&E (dont 5 315 395 $ provenaient du recouvrement des coûts) Note de bas de page 2 . Les dépenses en F&E au bureau du Sous-ministre adjoint étaient de 400 000 $.
Le Portefeuille des organismes centraux comprend sept SJM situés dans la région de la capitale nationale. Il gère les questions juridiques, stratégiques et opérationnelles horizontales relatives aux fonctions gouvernementales d’organisme central (p. ex. : droits régissant les établissements financiers, droit sur l'emploi dans la fonction publique, droit du travail, droit fiscal, droit criminel, sociétés d’État, et budget fédéral). Les bureaux régionaux (en particulier en Ontario et au Québec) et la Direction du contentieux fournissent des services de gestion des litiges aux clients du Portefeuille des organismes centraux, le plus souvent en relation avec le droit du travail et de l'emploi. Le bureau du Portefeuille des organismes centraux coordonne également la gestion administrative et financière au sein du portefeuille. Les dépenses prévues pour 2009-2010 étaient de 11 296 900 $ pour les salaires (dont 7 056 882 $ provenaient du recouvrement des coûts) et de 594 817 $ pour le F&E (dont 441 317 $ provenaient du recouvrement des coûts) Note de bas de page 3 .
Le Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l'immigration appuie les responsabilités des ministres de la Défense nationale, de la Sécurité publique, et de la Citoyenneté, de l'Immigration et du Multiculturalisme en fournissant des services juridiques par l'entremise de neuf SJM et de la Section des crimes contre l’humanité et des crimes de guerre. Le bureau du Portefeuille SPDI appuie le gouvernement, selon les besoins, relativement aux commissions d'enquête (p. ex. : relative aux mesures d’investigation prises à la suite de l’attentat à la bombe commis contre le vol 182 d’Air India). Les avocats des bureaux régionaux du Ministère sont responsables de tous les litiges touchant les clients dans les régions. Il y a un volume élevé de litiges, qui mettent souvent en cause des dossiers de lutte contre le terrorisme et des questions d’immigration sensibles et très médiatisées (p. ex. : révocations de la citoyenneté). Le bureau du Portefeuille SPDI coordonne les fonctions du droit et de la gestion du portefeuille et maintient les relations avec les bureaux juridiques et ministériels du ministère de la Justice, des organismes clients et des organismes centraux. Les dépenses prévues pour 2009-2010 au sein du portefeuille étaient de 57 087 893 $ pour les salaires (dont 21 995 664 $ provenaient du recouvrement des coûts) et de 5 568 767 $ pour le F&E (dont 1 540 300 $ provenaient du recouvrement des coûts) Note de bas de page 4 .
1.2 Objectifs et portée de la vérification
Les principaux objectifs de cette vérification étaient d’examiner et d’évaluer :
- le cadre de contrôle de gestion (politiques, pratiques et procédures relatives à la planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction et à la communication, et la gestion des ressources humaines, financières et matérielles) dans chaque bureau de portefeuille;
- la fiabilité des systèmes d’information servant à la prise des décisions et à la responsabilisation;
- la portée de la conformité aux principales lois, réglementations et politiques d’organisme central ou de ministère (Loi sur la gestion des finances publiques, Loi sur les langues officielles, politique sur les marchés);
- la pertinence des mécanismes de communication visant à renforcer les liens avec les SJM et les bureaux régionaux (p. ex. : comités, réunions, conférences, directives);
- la pertinence de la planification opérationnelle et stratégique au niveau du portefeuille;
- la pertinence des interactions avec d’autres secteurs du ministère de la Justice (p. ex. : Secteur du droit public, Contentieux des affaires civiles et bureaux régionaux);
- la pertinence des interactions avec le Secteur de la gestion (p. ex. : Gestion de la planification stratégique et du rendement (GPSR), Ressources humaines) et avec la Direction générale du dirigeant principal des finances;
- le niveau de satisfaction lié aux services et aux avis fournis par chaque bureau de portefeuille aux SJM et aux bureaux régionaux (p. ex. : finances, administration, ressources humaines, recouvrement des coûts).
La vérification a également permis d’examiner :
- le rôle de direction joué par les bureaux de portefeuille par rapport aux problèmes opérationnels importants des SJM, en particulier ceux qui pourraient avoir des répercussions horizontales;
- la portée selon laquelle les bureaux de portefeuille dégagent et communiquent les pratiques exemplaires et les leçons apprises;
- le niveau et la pertinence de l’orientation fournie aux SJM et aux bureaux régionaux (droit, finances, administration, rapports de gestion);
- la pertinence de l’étendue des responsabilités (portée et nature).
La portée de la vérification comprenait les opérations et les activités des trois bureaux de portefeuille : droit des affaires et droit réglementaire, organismes centraux, et sécurité publique, défense et immigration. Les étapes de la vérification qui portaient sur la planification et l’examen sur place ont été franchies entre novembre 2009 et avril 2010.
Les détails sur la méthode de recherche utilisée au cours de la vérification figurent à l’annexe A.
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