Bureaux de portefeuille
Décembre 2010
4. OBSERVATIONS GÉNÉRALES – SYSTÈMES D’INFORMATION
4.1 Soutien à la prise de décisions et à la reddition de comptes
L’information des systèmes ministériels est utilisée pour assurer le suivi du rendement des bureaux de portefeuille et appuyer la reddition de comptes.
Les gestionnaires ont besoin de renseignements fiables et opportuns pour fonder leurs décisions. Une quantité importante de ces renseignements provient de systèmes d’information informatisés.
La direction des bureaux de portefeuille reçoit des rapports financiers réguliers. Ils sont examinés par les employés du portefeuille pour vérifier leur exactitude et s’assurer que les coûts du portefeuille sont accumulés et contrôlés avec précision. Nous avons mentionné plus haut que les rapports sont approuvés par le SMA/SPGA.
Les bureaux de portefeuille surveillent aussi les niveaux de ressources (indiqués par le Système de gestion des salaires) et l’utilisation des employés ministériels au sein des SJM (à partir des rapports iCase). On utilise les rapports iCase pour surveiller les dossiers par client, les heures supplémentaires consacrées à une affaire, et la comptabilisation du temps de l’avocat par dossier. Le bureau de portefeuille envoie des rappels aux chefs de SJM si le temps des avocats n'est pas consigné correctement (c.-à-d. : temps non présenté ou questions de suivi non répondues).
Nous estimons que les bureaux de portefeuille utilisent les systèmes d’information correctement.
4.2 Soutien reçu de la DGI
Les trois bureaux de portefeuille examinés déclarent recevoir un soutien satisfaisant de la DGI.
La DGI fournit un soutien technique aux employés du ministère, y compris les bureaux de portefeuille, par l’entremise de son bureau d’aide. Les bureaux de portefeuille ont indiqué à l'équipe de vérification qu'ils reçoivent des niveaux de soutien satisfaisants du bureau d'aide, avec qui ils peuvent communiquer par courriel ou téléphone.
4.3 Sécurité des renseignements
Les trois bureaux de portefeuille examinés ont des mécanismes de contrôle satisfaisants afin de protéger la sécurité des renseignements électroniques.
Les contrôles d’accès doivent veiller à ce que l'accès aux systèmes et aux données soit limité aux personnes autorisées.
L’accès aux systèmes du Ministère est géré de façon physique et logique. Les personnes peuvent seulement accéder à chaque bureau de portefeuille avec un laissez-passer valide ou une escorte. Pour les nouveaux employés, le SMA ou le bureau opérationnel du portefeuille doit autoriser un accès au système spécifique (par ID utilisateur et mot de passe), selon le niveau de sécurité de l'employé et les tâches nécessaires à son poste. Lorsque des employés quittent leur emploi au sein du bureau de portefeuille, des procédures sont en place afin de s’assurer que leur accès au système est révoqué.
L’équipe de vérification est d’avis que les mécanismes de contrôle physiques et logiques utilisés pour protéger la sécurité des renseignements électroniques sont appropriés.
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