Cadre de recouvrement des coûts
Juillet 2010

3. OBSERVATIONS – COMPTABILISATION DU TEMPS

3.1 Conformité au Protocole national de comptabilisation du temps

Les praticiens du droit (avocats et parajuristes) et les informaticiens doivent respecter les exigences du Protocole national de comptabilisation du temps lorsqu’ils consignent leur temps.

Des renseignements précis et complets sur la comptabilisation du temps appuient la planification, le financement et la gestion efficaces des activités ministérielles. Au sein du Ministère, tous les praticiens du droit (avocats et parajuristes) et les informaticiens doivent consigner leur temps dans iCase conformément au Protocole national sur la comptabilisation du temps. La Section 3.1 du PNCT prévoit que: « pour assurer l’intégrité des données, le temps doit être consigné chaque jour ou dès que possible par la suite ».

Nous avons constaté que certains praticiens du droit ne se conforment pas aux exigences du PNCT en ce qui concerne la consignation de leur temps dans iCase. Les praticiens interrogés ont mentionné que bien qu’ils notent leur temps sur une base quotidienne, ils le consignent souvent dans iCase à la fin du mois ou plus tard. La DGPD a fourni des données échantillons pour une période aléatoire de trois semaines. Ces données indiquent que 33 % du total des heures de la comptabilisation du temps ont été saisies dans iCase plus de dix jours après la période visée. Cette situation peut entraîner des retards dans le traitement des factures, et avoir des répercussions sur la situation de trésorerie du Ministère. Selon le rapport de vérification interne 2007 d’iCase, le temps est souvent consigné rétroactivement après une longue période et l’avocat principal n’est pas tenu de fournir l’assurance officielle que le temps consigné pour des dossiers est correct. Ce rapport révélait également les effets de cette situation sur l’intégrité des données : « Quelques sections et certains employés ont adopté des pratiques inefficaces de comptabilisation du temps, comme la saisie en lot et sporadique de données sur le temps consacré à un dossier. Pareilles pratiques peuvent occasionner la saisie de données inexactes. »

Bien que la méthode dans la pratique privée de comptabiliser le temps en unités de six minutes (c.-à-d. : comptabilisation de chaque dixième d’heure) ne semble pas nécessaire au ministère de la Justice, le fait de ne pas consigner le temps conformément au PNCT constitue une pratique administrative inadéquate. Nous avons également relevé que les lignes directrices remises à certains praticiens leur accordent jusqu’à 30 jours après la fin du mois pour comptabiliser leur temps. Cette pratique entraîne des retards importants dans la présentation des factures aux ministères clients et n’est pas conforme au PNCT. Le Québec est le seul bureau régional qui exige que les praticiens du droit saisissent quotidiennement les données sur leur temps dans iCase. La saisie hebdomadaire est permise uniquement dans des circonstances exceptionnelles.

Le Ministère doit s’assurer que les personnes tenues de comptabiliser leur temps dans iCase le font sur une base régulière, de préférence chaque jour. Le Ministère doit envisager l’inclusion de cette exigence dans le processus d’évaluation du rendement.

Les praticiens du droit des bureaux régionaux avec lesquels nous avons communiqué disent consigner leur temps dans un dossier divers ou dans un dossier client général, contrairement aux exigences du PNCT, ce qui retarde le recouvrement des coûts.

Les détails des coûts figurant sur une facture doivent être clairs et facilement identifiables par le client. Par conséquent, la saisie d’honoraires par les praticiens du droit aux comptes clients doivent préciser clairement à quels comptes ils sont assortis. La section 3.4.2 du Protocole national de comptabilisation du temps indique : « Le temps doit être consigné à un client particulier ou à un dossier ministériel du MJ et l’utilisation de dossiers divers doit être évitée si possible. »

Le personnel administratif du client au sein des SJM indique que les praticiens du droit dans les bureaux régionaux saisissent le temps dans iCase dans un dossier client général ou un dossier divers au lieu de le faire dans un dossier client en particulier (affaire). Ces employés sont d’avis que cela ne devrait pas être permis parce qu’il est difficile du point de vue administratif de déterminer à quel dossier client les coûts doivent être imputés. Les SJM et les portefeuilles ont indiqué que la facturation à un dossier client général ou à un dossier divers peut retarder le paiement de toute une facture.

Les praticiens du droit doivent respecter les dispositions de la Section 3.4.2 du Protocole national de comptabilisation du temps.

Recommandation et réponse de la direction

8. Il est recommandé que le SMA, Secteur de la gestion, rappelle aux gestionnaires du Ministère que les praticiens du droit et les informaticiens doivent se conformer aux exigences du Protocole national de comptabilisation du temps pour consigner leurs heures de travail dans iCase.

D’accord. Le Secteur de la gestion veillera à ce que des communications adéquates et périodiques soient diffusées à tous les praticiens au sujet de la nécessité de respecter les exigences du Protocole national de comptabilisation du temps. De plus, le Secteur de la gestion demandera au Comité exécutif du Ministère de prendre des mesures en vue de favoriser et de surveiller la conformité à ce Protocole.

Recommandation et réponse de la direction

9. Il est recommandé que le SMA, Secteur de la gestion, rappelle aux praticiens du droit la nécessité de se conformer au Protocole national de comptabilisation du temps en ce qui concerne la saisie du temps dans les dossiers divers et les dossiers clients généraux.

D’accord. L’importance d’inscrire, dans la mesure du possible, du temps relativement à un dossier de client ou du Ministère en particulier plutôt qu’à un dossier général ou divers fera partie des messages clés énoncés dans les communications sur la nécessité de respecter le Protocole national de comptabilisation du temps. L’efficacité et l’efficience demeurent les principes directeurs de l’établissement de normes en matière d’ouverture des dossiers. Voir la réponse à la recommandation 8.