Cabinet de la conseillère juridique auprès du ministère de la défense nationale et des forces canadiennes
Août 2010

RÉSUMÉ

Le ministère de la Justice a créé des services juridiques ministériels (SJM) spécialisés dans la plupart des ministères et organismes du gouvernement. Ces unités donnent aux organismes clients des avis juridiques pour faciliter leurs activités. Cette vérification se concentrait sur les pratiques de gestion du cabinet de la conseillère juridique auprès du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes (CCJ MDN/FC), le service juridique desservant le MDN et les FC.

Le CCJ MDN/FC fournit des services juridiques au MDN et aux FC dans tous les domaines du droit, excepté ceux liés au droit militaire, à la discipline militaire et au système de justice militaire, qui relèvent du Cabinet du juge-avocat général (JAG).

La portée de la vérification incluait les opérations et les activités du CCJ MDN/FC dans la région de la capitale nationale. Les étapes de la planification et de l’examen sur place de cette vérification ont été réalisées entre juin 2009 et février 2010.

Cadre de gestion

Le CCJ MDN/FC a un cadre de gestion exhaustif. Il a clairement défini et communiqué des orientations stratégiques et des objectifs stratégiques alignés sur son mandat, établi des objectifs et des priorités annuellement dans le cadre du cycle de planification des activités annuel du client, et évalué les risques auxquels il fait face dans l’atteinte de ses objectifs. Ces renseignements sont décrits dans le plan d’activités 2009-2010 du CCJ MDN/FC. Ils sont aussi communiqués aux employés dans le manuel d’orientation de l’employé du CCJ MDN/FC, ainsi qu’au cours des journées de réflexion et des réunions avec les employés de soutien et professionnels au sein des SJM. Le CCJ MDN/FC suit la progression du cadre grâce à ses réunions de gestion hebdomadaires.

Le CCJ MDN/FC est organisé de façon appropriée pour répondre aux besoins de son ministère client. Dans le cadre d’une transformation organisationnelle d’une durée de trois ans, il a été réorganisé en quatre services. Services du contentieux et de consultation juridique, Services de consultation – Droit commercial, Services de consultations – Droit public, et Services de soutien. Les responsabilités sont clairement définies. La matrice des responsabilités fonctionnelles disponible sur le site Web du CCJ MDN/FC décrit les principales responsabilités des équipes de la pratique du droit au sein de chaque service.

Le CCJ MDN/FC a publié des normes de service exhaustives. Elles sont détaillées dans un protocole d’entente (PE) préliminaire entre le ministère de la Justice et le MDN/FC en ce qui concerne la prestation de services juridiques du 1er avril 2009 au 31 mars 2014. On surveille la satisfaction du client par rapport à ces normes de service au moyen d’une enquête triennale officielle (élaborée par le Bureau de la gestion de la planification stratégique et du rendement [GPSR]) et en discutant avec les gestionnaires du client. On surveille et on distribue la charge de travail au sein du CCJ MDN/FC d’une manière qui favorise le respect de ses normes de service. La charge de travail est considérable et exigeante. Des réunions d'équipe et des discussions bilatérales ont lieu régulièrement entre les chefs d'équipe et chaque avocat afin de s’assurer que les questions prioritaires sont abordées de façon opportune.

Un éventail de mécanismes est utilisé pour fournir aux employés de soutien et professionnels les renseignements dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités. Néanmoins, certains avocats ont indiqué la nécessité d’obtenir de plus amples renseignements sur le ministère client et sur les activités de leurs collègues d’autres sections des SJM. De plus, le CCJ/MDNFC ne possède pas de programme d'orientation de l’employé et son manuel d'orientation actuel est désuet. Des efforts étaient en cours afin de publier une version à jour du manuel administratif du CCJ/MDNFC au début de 2010. Un nouveau manuel d’orientation est prévu. Il est important de communiquer les manuels approuvés à tous les employés. On a également formulé une recommandation afin que l’efficacité des pratiques de communication du CCJ MDN/FC soit évaluée et, le cas échéant, que des pratiques de communication additionnelles soient mises en œuvre.

Ressources humaines

Le CCJ MDN/FC a élaboré un plan de ressources humaines exhaustif dans le cadre de son plan d’activités 2009-2010. Le plan décrit plusieurs éléments qui pourraient influer sur le nombre d'avocats et d’employés de soutien au sein des SJM et sur la distribution du travail.

L’avocate générale principale et conseillère juridique a déclaré que le CCJ MDN/FC est en voie d'avoir des ressources adéquates. Le plan d’activités prévoyait l’ajout de cinq postes d’employés de soutien. Certains directeurs ont déterminé le besoin d'ajouter des ressources. On gère lacunes en menant de front les priorités et en redistribuant le travail. En s’appuyant sur la rétroaction du client et la mesure selon laquelle les heures supplémentaires étaient consignées dans iCase, on a déterminé que cette approche fonctionne de façon satisfaisante.

Le suivi du perfectionnement professionnel des employés du CCJ MDN/FC doit être amélioré. La majorité des répondants à une enquête 2008 sur le bien-être menée par le CCJ MDN/FC a indiqué qu’ils n’avaient pas reçu une formation adéquate en ce qui a trait au travail qu’ils effectuent. Le plan d’activités 2009-2010 a relevé une hausse des possibilités de perfectionnement professionnel et de formation à des fins d’avancement comme stratégie pour relever les défis liés à l'attraction et au maintien en poste des employés hautement spécialisés et motivés. Les rapports sur la formation compilés par le CCJ MDN/FC n’incluent que des renseignements sur les cours auxquels un coût est associé. Les rapports ne contiennent pas de renseignements sur la formation officieuse qui satisfait néanmoins à la définition de perfectionnement professionnel du ministère de la Justice. Par conséquent, le CCJ MDN/FC ne peut pas garantir que ses employés reçoivent la quantité requise de perfectionnement professionnel. On a recommandé la mise en œuvre d’un processus visant à suivre et à signaler tout le perfectionnement professionnel qui a lieu au sein du CCJ MDN/FC.

Les évaluations du rendement et les plans d’apprentissage individuels connexes sont remplis de façon opportune pour la plupart des avocats et des employés de soutien du CCJ MDN/FC. Lorsqu’aucune évaluation du rendement n’avait été effectuée, on retrouvait une explication appropriée.

Ressources financières

Les ressources financières fournies au CCJ MDN/FC par le ministère de la Justice et le MDN/FC lui ont permis de fournir des niveaux de service satisfaisants. Le CCJ MDN/FC respecte les politiques et les procédures administratives financières requises par le MDN. On a examiné, rapproché et vérifié les rapports réguliers. Les vérifications préalables et postérieures des transactions effectuées par le MDN et les FC en 2009 n’ont relevé aucun problème de conformité important.

Ressources matérielles

Le MDN et les FC fournissent et tiennent un inventaire des principaux biens matériels utilisés par le CCJ MDN/FC. On n’a signalé aucune perte au cours des quatre dernières années, à l’exception de trois ordinateurs portables fournis par le MDN. On a signalé cette perte à la police militaire. En réaction à l’incident, on a distribué des verrous pour les ordinateurs portables et on a rendu leur utilisation obligatoire. On gère l’accès aux bureaux du CCJ MDN/FC.

Systèmes d’information

Les gestionnaires du CCJ MDN/FC utilisent les renseignements pertinents des systèmes financiers et de comptabilisation du temps pour appuyer la prise de décisions et la responsabilisation des gestionnaires. En raison des exigences de sécurité associées à de nombreux dossiers du CCJ MDN/FC, ce dernier a créé sa propre base de données d’opinions qui est utilisée pour numériser et stocker les opinions en matière de sécurité nationale à des fins de consultation. Il a également créé une base de données distincte des opinions sur le droit du travail et de l’emploi à l’usage des employés exclus de la convention collective. En conséquence, le CCJ MDN/FC n’inscrit pas dans le SIRAJP certaines opinions qui ont une valeur de précédent, mais qui portent sur la sécurité nationale et sont confidentielles ou concernent les relations de travail. Depuis décembre 2009, le CCJ MDN/FC travaille à rassembler ses documents actuels pour les saisir dans Justipedia, le Portail du savoir juridique du ministère de la Justice.

Gestion de l’information

Les dossiers sont ouverts et repérés au moyen du Système de gestion des renseignements consignés (SGRC) et sont clos sur une base régulière. L’emplacement physique de tous les dossiers choisis dans le cadre de l’échantillon de vérification correspondait aux renseignements contenus dans le SGRC. Bien que la création des dossiers soit centralisée, plusieurs versions du même dossier sont parfois créées, alors qu'il ne devrait y en avoir qu'une seule. Il existe également un manque de cohérence dans la façon de structurer les dossiers. En conséquence, il pourrait être très long de trouver tous les renseignements pertinents dans un dossier. Il n'existe pas de politiques et de procédures écrites officielles propres au CCJ MDN/FC en ce qui concerne la gestion des renseignements et des dossiers. On a formulé une recommandation afin que des procédures officielles en ce qui concerne la gestion des renseignements soient incluses dans les nouveaux manuels de politiques et de procédures élaborés par le CCJ MDN/FC.

Conformité aux lois et aux politiques

Il y a conformité aux principales lois et politiques du gouvernement (y compris à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Loi sur les langues officielles).

Interactions avec d’autres secteurs du MJ

Les interactions du CCJ MDN/FC avec le ministère de la Justice sont satisfaisantes.

Interactions avec le client

Le MDN et les FC sont satisfaits des services juridiques fournis par le CCJ MDN/FC. En général, l’enquête 2008 du CCJ MDN/FC jugeait la prestation des services excellente.

La relation entre le JAG et le CCJ MDN/FC demeure difficile pour le CCJ MDN/FC. Selon les SJM, de nombreux membres des FC, dont le JAG, croient que les FC ne devraient consulter que le JAG pour obtenir des avis juridiques. On nous a mentionné que le JAG consulte le CCJ MDN/FC à sa discrétion, ou que le client doit déterminer qui consulter : le CCJ MDN/FC, le JAG ou les deux. En conséquence, il existe un risque que le client ne reçoive pas un avis juridique adéquat ou opportun. Le CCJ MDN/FC a fait des efforts pour entrer en contact avec son ministère client et expliquer son rôle. Un médiateur devait être nommé afin de déterminer les domaines juridiques auxquels le CCJ MDN/FC doit participer et à quel moment le JAG doit le consulter. Nous comprenons que cette initiative n’a pas été mise de l’avant. On a formulé une recommandation afin que l’état de la relation de travail entre le CCJ MDN/FC et le JAG continue d’être porté à l’attention des hauts fonctionnaires du ministère de la Justice.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par l’avocate générale principale, Cabinet de la conseillère juridique auprès du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes.