Cabinet de la conseillère juridique auprès du ministère de la défense nationale et des forces canadiennes
Août 2010
3. OBSERVATIONS – GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES
Le SCT a mis en place un cadre complet de politiques pour gérer les ressources humaines, financières et matérielles. Selon une des exigences de ces politiques, des ressources limitées doivent être gérées avec prudence et probité.
3.1 Ressources humaines
Les plans de ressources humaines qui soutiennent la réalisation de l'orientation stratégique d'une organisation sont un élément essentiel à la réussite organisationnelle. Un nombre suffisant de personnes ayant les aptitudes nécessaires pour appuyer l’atteinte des objectifs organisationnels doit être en place. Par conséquent, une organisation doit avoir mis en place des contrôles pour soutenir la formation et le perfectionnement des employés, ainsi qu’une gamme suffisamment exhaustive de politiques et de pratiques en matière de ressources humaines visant l'attraction, le recrutement et le maintien en poste des employés.
Le CCJ MDN/FC a élaboré un plan de ressources humaines exhaustif dans le cadre de son plan d’activités 2009-2010
Le CCJ MDN/FC fournit des renseignements détaillés pour le plan des ressources humaines du Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration. Il prépare également un plan de ressources humaines distinct dans le cadre de son processus annuel de planification des activités. Le plan des ressources humaines inclut des renseignements sur les principales priorités du CCJ MDN/FC en matière de ressources humaines. Les principaux défis sont le recrutement, le perfectionnement et le maintien en poste des employés spécialisés (en particulier, les civils du MDN en ce qui a trait aux postes de soutien), et la mise en place d’une structure de postes suffisamment graduelle pour permettre une planification de la relève et un perfectionnement professionnel efficaces. On a utilisé les résultats d’une enquête interne sur la formation en langues officielles (mené en 2008-2009) et d’une enquête sur le bien-être (menée en mai 2008) pour déterminer les domaines prioritaires.
L’équipe de la vérification est d’avis que la planification des ressources humaines du CCJ MDN/FC est exhaustive.
Le CCJ MDN/FC a un éventail de ressources approprié par rapport à la demande actuelle pour ses services.
Le plan d’activités 2009-2010 du CCJ MDN/FC demandait que le bureau comprenne 59 avocats du ministère de la Justice, onze avocats du JAG, et 41 employés (civils) du MDN occupant des postes de soutien, aux finances, en administration et au bureau des dossiers, dont dix parajuristes et 15 adjoints administratifs (qui occupent un rôle semblable à celui des adjoints juridiques au sein d’autres SJM). Cela représentait une augmentation de cinq postes de soutien par rapport à 2008-2009. On a également fait de la majorité des postes de soutien, qui étaient temporaires, des postes à durée indéterminée.
Au moment de la vérification, l’avocate générale principale et conseillère juridique a fait savoir que le bureau est en voie d’être appuyé par des ressources adéquates relativement à sa demande actuelle et qu'aucun compromis n’est nécessaire. Le MDN et les FC ont un ratio de moins de cinq avocats pour chaque adjoint administratif. Au sein des services individuels, le rapport des avocats aux adjoints administratifs varie.
Certains directeurs ont affirmé qu’il était nécessaire d’ajouter des ressources, soit des avocats ou des employés de soutien, et qu’ils gèrent les lacunes en modifiant les priorités et en redistribuant le travail. On a déterminé que cette approche fonctionne de façon satisfaisante, car les clients avec qui l’équipe de vérification a communiqué ont mentionné que le service offert par le CCJ MDN/FC est efficient, opportun, minutieux et professionnel. Ces témoignages reflètent les conclusions de l’enquête sur la satisfaction du client 2008 de GPSR. De plus, notre examen de la comptabilisation du temps dans iCase a conclu que les heures supplémentaires régulières requises pour les membres de l'équipe de gestionnaires (c.-à-d. : chefs d'équipe et échelons supérieurs) ou les avocats occupant des postes classifiés au même échelon n'étaient pas excessives (une heure par jour ou plus en moyenne). On a relevé une seule exception à cette tendance.
L’équipe de vérification est d’avis que l’éventail des ressources du CCJ MDN/FC est approprié.
Le suivi du perfectionnement professionnel des employés du CCJ MDN/FC doit être amélioré.
La Politique d’apprentissage du ministère de la Justice énonce que chaque employé doit recevoir au moins cinq jours de perfectionnement professionnel par année. Comme il est défini dans la politique, le perfectionnement professionnel couvre une vaste gamme d’activités, y compris la formation en classe, l’éducation systématique, les conférences, les séminaires et les ateliers, les forums et les groupes de pratique, l’encadrement, le mentorat, les affectations à court terme, les détachements, le jumelage, la rotation d’emplois et la lecture.
Le CCJ MDN/FC a réagi aux préoccupations soulevées par les employés dans l'enquête sur le bien-être 2008. La majorité des répondants ont affirmé qu’ils n’ont pas reçu une formation adéquate en ce qui concerne le travail qu’ils effectuaient. Le plan d’activités 2009-2010 a relevé une hausse des possibilités de perfectionnement professionnel et de formation à des fins d'avancement professionnel comme stratégie pour relever les défis liés à l'attraction et au maintien en poste d’employés hautement spécialisés et motivés.
Des avocats ont précisé qu'on encourage le perfectionnement professionnel et qu’un budget de formation (par avocat) est prévu pour les cours externes et les conférences. Cependant, les avocats ont signalé qu’il peut être difficile de trouver des cours externes pertinents et, surtout, le temps d’y assister en tenant compte de la charge de travail opérationnelle. Les contraintes de temps présentent aussi des défis pour les parajuristes, les adjoints administratifs et les autres employés de soutien. Néanmoins, selon le plan d’activités 2009-2010 du CCJ MDN/FC, 96 p. 100 des employés de soutien qui doivent avoir un plan d’apprentissage individuel (PAI) en ont rempli un. Les avocats du JAG détachés au CCJ MDN/FC ont déclaré que la disponibilité de la formation juridique au ministère de la Justice est supérieure à celle offerte au MDN et aux FC.
Conformément à la Politique d’apprentissage ministérielle, les gestionnaires de CCJ MDN/FC ont la responsabilité de présenter des rapports sur trois principaux indicateurs de rendement de l’apprentissage. Les indicateurs sont le pourcentage du salaire de base investi dans l’apprentissage, le pourcentage des employés du Ministère ayant des plans d’apprentissage individuels et le pourcentage des employés qui reçoit un minimum de cinq jours de perfectionnement professionnel par année. Les gestionnaires du CCJ MDN/FC présentent en bonne et due forme des rapports sur les deux premiers indicateurs. Cependant, bien que le CCJ MDN/FC conserve une liste des cours suivis par chaque employé durant chaque exercice financier, à l’heure actuelle, le rapport compilé ne comprend que les cours auxquels un coût est associé. Le rapport n'inclut pas la formation officieuse (encadrement, mentorat, affectations à court terme, détachements, rotation d’emplois et lecture). Comme il est précisé ci-dessus, ce type de formation est une forme de perfectionnement professionnel aux termes de la Politique d’apprentissage.
En l’absence d’un suivi exhaustif de toutes les activités de perfectionnement professionnel, le CCJ MDN/FC ne peut pas garantir que ses employés reçoivent le degré de perfectionnement professionnel requis en vertu de la Politique d'apprentissage. De plus, il ne respecte pas la Politique d’apprentissage du ministère de la Justice.
Les évaluations du rendement sont effectuées de façon opportune.
Les évaluations du rendement de tous les employés du CCJ MDN/FC doivent être préparées chaque année. Les évaluations sont des outils importants pour fixer les objectifs, donner une rétroaction sur le rendement et déterminer les exigences en matière de formation.
On a fourni à l’équipe de vérification une liste de toutes les évaluations du rendement effectuées en 2008-2009 pour les employés du ministère de la Justice, du MDN et des FC. Lorsqu’aucune évaluation du rendement n’avait été effectuée, on retrouvait une explication appropriée (p. ex., employé en congé de maladie, congé sans solde, congé de maternité). Nous avons confirmé que l’ensemble des examens de rendement et des évaluations de l’employé a été reçu au ministère de la Justice. Les PAI ont été remplis pour les employés du ministère de la Justice, du MDN et des FC.
Recommandation et réponse de la direction
3. On recommande que l’avocate générale principale et conseillère juridique mette en œuvre un processus pour suivre et signaler tout le perfectionnement professionnel qui a lieu au sein du CCJ MDN/FC.
D’accord. En janvier 2010, nous avons établi des procédures permettant de noter toutes les activités de perfectionnement professionnel, qu’elles entraînent un coût ou non. Cette procédure doit encore être peaufinée pour en améliorer l’efficacité. Nous avons également commencé à prendre note de la formation professionnelle offerte à l’interne et à l’inscrire dans le dossier. Nous avons envoyé un rappel aux avocats et aux techniciens juridiques pour qu’ils indiquent le temps qu’ils ont accordé à la formation, reçue ou donnée, dans les dossiers prévus à cette fin, dans le système iCase. Nous avons informé les avocats et les techniciens juridiques que le ministère de la Justice souhaite que le temps inscrit ne soit pas limité à la formation formelle et aux cours de perfectionnement professionnel, mais qu’il comprenne également le mentorat, la lecture du droit, les détachements favorisant le perfectionnement professionnel et le jumelage, entre autres. D’ici septembre, des instructions seront données au personnel quant à la manière d’entrer ces données dans iCase. J’ai également mis en place une procédure au sein de la section des ressources humaines permettant de noter d’autres occasions de perfectionnement professionnel, telles que les détachements, le jumelage, les affectations à court terme et la rotation d’emplois.
3.2 Ressources financières
Les ressources financières fournies au CCJ MDN/FC par le ministère de la Justice et son ministère client lui ont permis de fournir des niveaux de service satisfaisants.
Comme la plupart des SJM, le CCJ MDN/FC reçoit un financement du ministère de la Justice (services votés) et de son client. Près de 85 p. 100 des coûts salariaux liés aux avocats, tous les coûts salariaux liés aux employés de soutien et tout le budget de F et E régulier sont fournis par le MDN et les FC. Les dépenses prévues pour le F et E régulier et les salaires de 2009-2010 étaient d’environ 11,3 millions de dollars. (Le CCJ MDN/FC gère également un budget afin de payer les demandes en dommages-intérêts attribuables au MDN ou aux FC.)
Dans son plan d’activités 2008-2009, le CCJ MDN/FC a dégagé les exigences afin de créer deux nouveaux postes de gestionnaire juridique principal. Le plan d’activités 2009-2010 prévoit la création de cinq postes de soutien additionnels ainsi que la reclassification de sept postes de soutien à un échelon plus élevé. Les postes de gestionnaire juridique principal avaient été pourvus avant que notre examen sur place ne commence, et les postes de soutien étaient en cours de dotation pendant cette étape de la vérification.
L'avocate générale principale et conseillère juridique a informé l’équipe de vérification que la majeure partie de l’affectation des ressources que le CCJ MDN/FC a jugées nécessaires était terminée, et que les SJM étaient en voie d’être appuyés par des ressources adéquates relativement à la demande actuelle de services juridiques.
L’équipe de vérification est d’avis que le MDN et les FC sont appuyés par des ressources adéquates afin de fournir des niveaux de service satisfaisants à leur ministère client.
Le CCJ MDN/FC respecte les politiques et les procédures administratives financières requises par le MDN.
Le MDN et les FC, comptant plus de 90 000 employés équivalents temps plein (ETP) à l'échelle canadienne et mondiale, ont un système de gestion financière très décentralisé. Par conséquent, en respectant les politiques et les procédures administratives financières du MDN, le CCJ MDN/FC peut traiter les dépenses de F et E par rapport à son budget en ce qui concerne le personnel des services juridiques qui est en déplacement ou déployé lors d’opérations internationales. Les dépenses de F et E les plus importantes sont généralement associées aux paiements liés aux réclamations.
Le CCJ MDN/FC a mis en œuvre des vérifications préalables et postérieures des opérations en fonction du risque perçu. Le bureau du sous-ministre adjoint (SMA) du MDN, Finances et services ministériels, examine régulièrement les factures de carte de crédit, les réclamations et les frais de déplacement. Tous les achats et les factures connexes qui ne peuvent pas être payés avec une carte de crédit ministérielle sont traités par le bureau SMA du MDN, Gestion du matériel. Certains domaines pour lesquels les procédures et les mécanismes de contrôle devaient être corrigés pour respecter la politique avaient été dégagés en 2007 et en 2008. Cependant, les rapports préparés pour le CCJ MDN/FC par ces organisations en 2009 ne révèlent aucun problème important de conformité.
Le Chef – Services d’examen du MDN, qui est responsable de la vérification interne et de l’évaluation, a aussi mis en œuvre un régime de vérification continue pour fournir une assurance constante de la pertinence des contrôles financiers au sein du MDN et des FC.
L’équipe de vérification est d’avis que le CCJ MDN/FC suit les politiques et les procédures administratives financières requises.
3.3 Ressources matérielles
Les principaux biens matériels sont protégés de façon appropriée.
Les principaux biens matériels du CCJ MDN/FC sont fournis par le MDN et les FC, lesquels ont également la responsabilité de tenir un inventaire de ces biens. Lorsque des articles sont achetés, le bureau du SMA du MDN, Gestion du matériel, a la responsabilité de s’assurer que ces articles sont inventoriés. On n’a signalé aucune perte au cours des quatre dernières années, à l’exception de trois ordinateurs portables fournis par le MDN. On a signalé cette perte à la police militaire à l’époque. En réaction à l’incident, on a distribué des verrous pour les ordinateurs portables et on a rendu leur utilisation obligatoire.
De plus, des mesures adéquates sont en place pour protéger les biens du CCJ MDN/FC. Le CCJ MDN/FC est situé dans un édifice sécurisé du MDN et des FC. Tous les visiteurs doivent se présenter à un bureau d'accueil au rez-de-chaussée. Les employés du bureau d’accueil vérifient l’identité du visiteur (une carte d’identité avec photo doit être remise en échange d’un insigne). Les employés du bureau d’accueil communiquent également le membre du personnel concerné du CCJ MDN/FC pour confirmer le rendez-vous. Les visiteurs sont escortés lorsqu’ils se rendent aux bureaux du CCJ MDN/FC et lorsqu’ils les quittent, et doivent glisser leur insigne de visiteur à l'entrée et à la sortie des ascenseurs. Des affiches situées dans le hall de l’édifice informent les visiteurs qu’ils pourraient faire l’objet d’une fouille avant d’avoir accès aux étages à bureaux.
Nous sommes d’avis que le CCJ MDN/FC prend des mesures appropriées pour protéger les principaux biens matériels.
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