Cabinet de la conseillère juridique auprès du ministère de la défense nationale et des forces canadiennes
Août 2010

4. Observations – systèmes d’information

4. OBSERVATIONS – SYSTÈMES D’INFORMATION

4.1 Systèmes d’information

Le CCJ MDN/FC se fie aux systèmes d’information du MDN et du ministère de la Justice à des fins de prise de décisions et d’obligation de rendre compte.

Les gestionnaires ont besoin de renseignements fiables et opportuns pour prendre de bonnes décisions et remplir leur obligation de rendre compte. Les divers systèmes informatisés fournissent généralement la majeure partie de ces renseignements.

Le CCJ MDN/FC reçoit régulièrement les rapports financiers générés par le système de gestion des salaires (SGS) du ministère de la Justice et le Système de comptabilité financière et de gestion (SCFG) du MDN. Le contrôleur du CCJ MDN/FC examine ces rapports pour s’assurer de leur exactitude. Des écritures de correction sont présentées lorsque des erreurs sont décelées. Le contrôleur examine le rapport du SGS, en particulier, avec l’équipe de gestionnaires supérieurs pour veiller à ce que tous les gestionnaires aient une idée précise des dépenses engagées par le CCJ MDN/FC relativement au budget prévu.

Le CCJ MDN/FC reçoit régulièrement des rapports iCase sur le temps que les avocats consacrent à différents dossiers. On a informé l’équipe de vérification que les avocats sont beaucoup plus appliqués dans la consignation de leur temps sur une base mensuelle dans iCase depuis 2009, lorsque les renseignements sur le rendement ont commencé à être intégrés au plan d'activités annuel. Nous avons conclu dans notre examen des rapports iCase que les renseignements étaient complets, à la seule exception d’un avocat militaire qui voyageait fréquemment. Puisque ces rapports surveillent le temps consacré par les avocats aux dossiers après coup, le CCJ MDN/FC ne les utilise pas pour gérer la charge de travail à court terme. Cependant, on a observé qu’ils pourraient être utilisés pour soutenir les demandes de ressources additionnelles.

Puisque le Système informatisé de recherche des avis juridiques et des précédents (SIRAJP) ne convient pas aux dossiers de sécurité nationale qui requièrent une cote de sécurité élevée, le CCJ MDN/FC sauvegarde moins d’opinions qui ont une valeur de précédent qu’il ne le ferait autrement. Plutôt, le CCJ MDN/FC a élaboré un système distinct de gestion du savoir fondé sur une base de données sécurisée (deux lecteurs de disques durs TEMPEST Note de bas de page 11 amovibles sur un ordinateur TEMPEST) qui peut dépouiller et stocker les opinions en matière de sécurité nationale dans une base pouvant être consultée. Selon la mise à jour du 4 mai 2010 du Comité de gestion de la pratique du droit (CGPD), le CCJ MDN/FC a commencé à participer au projet pilote Justipedia Note de bas de page 12 du ministère de la Justice, le Portail du savoir juridique, à la suite de la mise à jour de décembre 2009 du CGPD.

Le CCJ MDN/FC est également en train de créer une base de données des opinions sur le droit du travail et de l’emploi destinée aux avocats qui occupent des postes qui sont exclus de la convention collective. Les renseignements de ces bases de données, ainsi que la consultation de collègues et des experts appropriés situés ailleurs dans le Ministère (p. ex. : Groupe du droit public) et l’examen approprié des avis juridiques donnés par les avocats principaux, permettent de garantir la cohérence des avis juridiques donnés.

L’équipe de vérification est d’avis que le CCJ MDN/FC peut se fier aux renseignements contenus dans ses principaux systèmes à des fins de prise de décisions et de respect de l’obligation de rendre compte.

4.2 Sécurité des renseignements électroniques

Le CCJ MDN/FC a pris des mesures jugées raisonnables pour garantir la sécurité de ses renseignements électroniques.

Les renseignements électroniques sont très transportables et peuvent être facilement compromis sans indication évidente. Il est important que des contrôles de sécurité Note de bas de page 13 appropriés sur les plans matériel et logique soient mis en place pour garantir la protection des renseignements électroniques.

Les ordinateurs en réseau au sein du CCJ MDN/FC font l’objet de contrôles mis en œuvre par le MDN et les FC. Le principal risque survient lorsque les renseignements sont transportés sur des ordinateurs portables ou des appareils de stockage électroniques, ou transmis électroniquement.

Le CCJ MDN/FC met un accent considérable sur la sécurité des renseignements électroniques et donne des présentations périodiques sur la sécurité. En avril 2009, on a donné une présentation sur des sujets tels que la sécurité matérielle des ordinateurs portables, les pourriels, le chiffrement, les renseignements protégés ou classifiés, le secret professionnel de l’avocat, la transmission électronique de renseignements protégés ou classifiés, le stockage de fichiers électroniques, les supports amovibles et la destruction des supports amovibles.

L’équipe de vérification est d’avis que le CCJ MDN/FC a pris des mesures jugées raisonnables pour garantir la sécurité de ses renseignements électroniques.

4.3 Gestion de l’information

Les pratiques de gestion des dossiers du CCJ MDN/FC sont généralement appropriées, mais nécessitent certaines améliorations.

La gestion efficace des dossiers et des documents juridiques est essentielle dans la pratique du droit, pour que les renseignements et les précédents pertinents puissent être trouvés rapidement.

Le bureau des dossiers du CCJ MDN/FC ouvre les nouveaux dossiers conformément à la demande Note de bas de page 14 , saisit les renseignements requis dans le Système de gestion des renseignements consignés (SGRC), imprime les étiquettes pour les chemises, et fournit les dossiers aux avocats Note de bas de page 15 . Les avocats informent le bureau des dossiers lorsqu’un dossier est clos.

Bien que la création des dossiers soit centralisée, plusieurs versions du même dossier sont parfois créées, alors qu'il ne devrait y en avoir qu'une seule (p. ex. : un dossier pour une réclamation et un dossier pour les relations de travail alors que les deux dossiers concernent le même incident). On a fait savoir à l’équipe de vérification qu’il n'existe pas de politiques et de procédures écrites officielles propres au CCJ MDN/FC en ce qui concerne la gestion des renseignements et des dossiers. Ni les manuels d’orientation de l’employé ni les manuels administratifs actuels ne contiennent de section sur la gestion des renseignements et des dossiers. Les employés du service des dossiers du CCJ MDN/FC ont affirmé qu’ils fournissent aux nouveaux employés des renseignements sur la consignation en fonction des lignes directrices du ministère de la Justice et du MDN.

L’équipe de vérification est d’avis que l'absence de procédures écrites officielles propres au CCJ MDN/FC sur la gestion des renseignements et des dossiers contribue également au manque de cohérence dans la façon dont les dossiers sont structurés. On nous a indiqué que parfois un temps considérable est nécessaire pour trouver tous les renseignements pertinents dans un dossier ou une réclamation, ou même de déterminer sa progression (p. ex. : plaidoirie ou recherche).

Les employés du service des dossiers du CCJ MDN/FC suivent un cycle régulier afin de s’assurer que seulement les dossiers requis sont gardés sur place et que les dossiers clos sont déplacés hors des lieux. Les documents archivés sont conservés sur place pendant trois ans. Les dossiers clos sont conservés dans un local d’entreposage dans l’édifice ou dans une autre installation sécurisée. Chaque année, le bureau des dossiers transfère l’équivalent d’un an de dossiers vers l’endroit approprié, les documents plus anciens étant transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Le bureau des dossiers utilise le SGRC pour surveiller l'emplacement des dossiers (c.-à-d. : salle des archives, local d'entreposage ou BAC). On nous a fait savoir que pendant la journée de nettoyage des dossiers annuelle, tout le personnel des SJM fouille ses classeurs pour déterminer les documents qui peuvent être archivés ou détruits. On a également affirmé qu’un auto-examen annuel a lieu afin de garantir que l’emplacement des dossiers stockés correspond aux données inscrites dans le registre.

Dans le cadre de la vérification, nous avons choisi un échantillon de dossiers actifs afin de vérifier que l’emplacement correspondait aux données inscrites dans le SGRC. Nous avons déterminé que tous les dossiers pouvaient être retracés à partir de la salle des dossiers au SGRC ou du SGRC à leur emplacement.

L’équipe de vérification est d’avis que bon nombre des processus utilisés par le CCJ MDN/FC pour ouvrir, stocker et archiver ses dossiers juridiques sont appropriés. Cependant, des améliorations sont requises afin de réduire la probabilité de dossiers en double et de faciliter le repérage rapide de renseignements importants dans les dossiers par différents utilisateurs.

Recommandation et réponse de la direction

4. On recommande que l'avocate générale principale et conseillère juridique s’assure que les nouveaux manuels de politiques et de procédures qui sont élaborés par le CCJ MDN/FC incluent des procédures officielles sur la gestion des sources d’information.

D’accord. La gestion de l’information et des dossiers du Cabinet de la CJ MDN/FC doit satisfaire et se conformer aux exigences prévues par la loi ainsi qu’aux protocoles du ministère de la Justice. Il incombe aux avocats et aux techniciens juridiques d’ouvrir et de clore les dossiers. Dans le cadre de la séance d’orientation, la CJ MDN/FC veillera à ce que les avocats, les techniciens juridiques et tout le personnel de soutien connaissent les procédures d’ouverture et de clôture de dossiers, y compris le renvoi aux dossiers pertinents. Cette information sera également disponible sur le site intranet de la CJ MDN/FC.