Services juridiques ministériels
Ressources naturelles Canada
Avril 2010

3. Observations – gestion des ressources humaines, financières et matérielles


3. OBSERVATIONS – GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES

Le SCT a mis en place un cadre complet de politiques sur la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Selon une des exigences de ces politiques, les ressources limitées doivent être gérées avec prudence et probité.

3.1 Ressources humaines

La contribution des SJM de RNCan à l’élaboration du plan des ressources humaines du Portefeuille pour l’année 2008-2009 était appropriée.

Les SJM contribuent au processus de planification des ressources humaines du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire en utilisant un formulaire fourni par le Portefeuille. Le trimestre au cours duquel des activités de dotation sont prévues doit être indiqué sur le formulaire. Il n’est pas nécessaire de préciser les besoins en dotation pour les années futures. L’avocate générale et directrice exécutive a dit à l’équipe de vérification qu’il faudra procéder à la planification de la relève dans deux ou trois ans puisque des avocats d’expérience prendront leur retraite dans cinq ans ou plus.

L’information que les SJM ont indiquée sur le formulaire pour l’année de planification 2008‑2009 était conforme aux besoins en ressources humaines découlant des principaux risques pour les SJM dont l’avocate générale et directrice exécutive a fait part à l’équipe de vérification. Le Portefeuille a indiqué qu’il était satisfait de la documentation reçue des SJM et qu’aucune amélioration n’était requise.

Nous sommes d’avis que le processus de planification des ressources humaines des SJM de RNCan est satisfaisant.

Les SJM doivent revoir leur éventail actuel de ressources.

D’après les entrevues réalisées, l’équipe de vérification a déterminé que, dans l’ensemble, les membres de la direction et du personnel ont l’impression que les SJM ne disposent peut‑être pas de ressources suffisantes :

Les postes approuvés pour les SJM de RNCan prévoient quatre employés de soutien, soit un gestionnaire de bureau, un gestionnaire des dossiers et deux assistants juridiques. Selon le plan de services de 2009-2010 établi avec RNCan, qui est annexé au PE, le budget prévoit un troisième poste d’assistant juridique. Le plan de services indique que plusieurs postes sont vacants. La gestionnaire de bureau supervise le travail des autres employés de soutien, en plus d’appuyer l’avocate générale et directrice exécutive dans ses interactions avec les gestionnaires de RNCan et le ministère de la Justice. Ces interactions nécessitent d’administrer les ressources financières et humaines, et de répondre aux demandes prévues et aux demandes spéciales de renseignements et de rapports.

Pendant l’étape d’examen sur place, l’une des deux personnes qui occupaient un poste d’assistant juridique aux SJM de RNCan était en affectation et ne pouvait être remplacée. Vers la fin de cette étape, cette personne a quitté son emploi aux SJM. Ceux‑ci ont entrepris une mesure de dotation afin d’embaucher un autre assistant juridique. Lorsque le poste aura été doté, les SJM compteront 14 avocats appuyés par deux assistants juridiques. L’équipe de vérification n’a connaissance d’aucune mesure prise pour doter le troisième poste d’assistant juridique prévu dans le plan de services de 2009-2010. Selon l’expérience de l’équipe de vérification, un ratio de 14 avocats pour deux assistants juridiques est élevé comparativement aux autres SJM vérifiés récemment, où le ratio était habituellement d’environ quatre pour un. L’équipe de vérification est d’avis que les SJM doivent revoir leur éventail actuel de ressources et déterminer s’il y a lieu d’embaucher un autre assistant juridique et/ou parajuriste.

Les SJM de RNCan offrent à leurs avocats des possibilités de formation appropriées.

L’acquisition de compétences et de connaissances, ainsi que le développement d’une expertise en gestion et en leadership, est essentielle à la gestion efficace de la fonction publique. Une formation doit être donnée aux employés pour combler les lacunes dans l’ensemble des compétences.

L’avocate générale et directrice exécutive des SJM de RNCan encourage les avocats des SJM à faire partie des groupes de travail ministériels et à suivre les cours internes offerts par le ministère de la Justice. Elle envoie également les avocats suivre des séances de formation des formateurs afin qu’ils puissent ensuite former les autres avocats des SJM. Les avocats ont fait savoir à l’équipe de vérification qu’ils ont accès à des cours externes et que ces derniers sont indiqués dans leur plan d’apprentissage individuel. Tous les cours de formation externes doivent être approuvés par le ministère de la Justice avant l’inscription. Près de 70 p. 100 des fonds disponibles pour la formation externe ont été utilisés pendant l’année 2008-2009. Au début de mars 2010, environ 80 p. 100 des fonds disponibles pour 2009-2010 avaient été utilisés.

L’équipe de vérification est d’avis que les SJM offrent aux avocats des possibilités de formation appropriées.

Les SJM de RNCan n’ont pas de manuel d’orientation officiel.

À part l’orientation donnée par le ministère de la Justice, il n’existe aucun processus officiel pour orienter les nouveaux employés des SJM de RNCan. Chaque chef d’équipe ou superviseur a la responsabilité de présenter les nouveaux employés à leurs collègues des SJM et aux personnes‑ressources de l’organisation cliente. L’examen des dossiers, les réunions du personnel et les discussions avec les autres avocats des SJM permettent de recueillir des renseignements supplémentaires. Les avocats ont affirmé que tout le monde était utile dans ces discussions et que la pratique d’orientation actuelle était satisfaisante.

L’équipe de vérification est toutefois d’avis qu’un manuel d’orientation devrait être rédigé. Ce document fournirait des renseignements généraux sur les programmes et l’organisation de RNCan, de l’information sur les lois et les règlements qui les régissent ainsi que des avis juridiques clés, le cas échéant. Les nouveaux avocats des SJM pourraient l’utiliser pour se familiariser rapidement avec les types de questions juridiques dont ils seraient appelés à s’occuper et ils pourraient s’en servir par la suite comme manuel de référence au moment de donner des avis et des conseils. De plus, étant donné que l’avocate générale et directrice exécutive prévoit que les employés d’expérience des SJM commenceront à prendre leur retraite d’ici cinq ans, le manuel d’orientation constituerait un outil important pour préserver la mémoire institutionnelle des SJM.

Les SJM de RNCan doivent améliorer le suivi du perfectionnement professionnel de leurs employés.

L’article 7.0 de la Politique d’apprentissage du ministère de la Justice prévoit cinq jours de perfectionnement professionnel par année par employé. Comme il est défini dans la politique, le perfectionnement professionnel couvre un vaste éventail d’activités, y compris la formation en classe, l’éducation systématique, les conférences, les séminaires et les ateliers, les forums et les groupes de pratique, l’encadrement, le mentorat, les affectations à court terme, les détachements, le jumelage, la rotation d’emplois et la lecture.

La Politique d’apprentissage exige également que tous les subalternes directs du sous-ministre rendent compte chaque année, pour leur organisation, du pourcentage du salaire de base investi dans l’apprentissage, du pourcentage d’employés qui reçoivent un minimum de cinq jours de perfectionnement professionnel par année et du pourcentage d’employés ayant des plans d’apprentissage individuels. Les SJM de RNCan informent le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire du nombre de plans d’apprentissage individuels qui ont été établis et des coûts de formation. Toutefois, les SJM ne rassemblent pas d’information sur le pourcentage d’employés qui reçoivent au moins cinq jours de perfectionnement par année comme l’exige la politique. Par conséquent, étant donné que les SJM n’assurent pas le suivi de toutes les activités de perfectionnement professionnel définies dans la Politique d’apprentissage et qu’ils n’en rendent pas compte à la Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel (DGRHDP), les dossiers du Portefeuille indiquent que plus des trois quarts des avocats des SJM n’ont pas reçu le nombre minimum obligatoire de jours de perfectionnement professionnel.

En l’absence d’un suivi exhaustif de toutes les activités de perfectionnement professionnel définies dans la Politique d’apprentissage, l’équipe de vérification est d’avis que les SJM ne peuvent pas garantir que les employés reçoivent le nombre de jours de perfectionnement professionnel requis par la Politique d’apprentissage.

Des évaluations officielles du rendement sont effectuées uniquement pour les avocats des SJM, et non pour le personnel de soutien.

Des évaluations du rendement devraient être effectuées chaque année pour tous les employés des SJM. Les évaluations constituent des outils importants pour fixer les objectifs, donner de la rétroaction sur le rendement et déterminer les besoins en formation.

Les évaluations du rendement de tous les avocats des SJM de RNCan sont consignées au dossier et sont à jour, et des plans d’apprentissage y sont joints. Les employés de soutien ne font pas l’objet d’une évaluation officielle, mais ils ont des discussions périodiques avec leur superviseur au sujet de leur rendement. De plus, aucun plan d’apprentissage n’est établi pour les employés de soutien.

Bien que les membres du personnel de soutien ne soient pas des employés du ministère de la Justice, le chef des SJM a quand même la responsabilité de veiller à ce qu’ils possèdent les compétences nécessaires pour assumer leurs fonctions. Comme il est indiqué sur le site Web du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT, « tous les gestionnaires, peu importe leur niveau, sont responsables d’exposer aux employés les attentes qu’ils ont vis‑à‑vis de leur rendement. De la même manière, les employés, peu importe leur niveau, méritent de recevoir des observations sur lesquelles ils pourront s’appuyer pour améliorer leur rendement. Note de bas de page 4 »

Nous sommes d’avis qu’il faut régulièrement effectuer des évaluations du rendement et établir des plans d’apprentissage pour tous les employés des SJM, y compris le personnel de soutien.

Recommandation et réponse de la direction

2. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive revoie le ratio avocat-employé de soutien au sein des SJM de RNCan et détermine s’il y a lieu d’embaucher un autre assistant juridique et/ou parajuriste.

Je suis d’accord. L’évaluation est terminée, et même s’il est indiqué d’ajouter au moins un assistant juridique supplémentaire, la dotation dépend des ressources rendues disponibles par le ministère client.

Recommandation et réponse de la direction

3. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive veille à ce qu’un manuel d’orientation générale à l’intention des avocats soit rédigé.

Je suis d’accord. La pratique juridique à RNCan est variée. Bien que les nouveaux conseillers reçoivent des tâches d’orientation à RNCan et au ministère de la Justice, un processus d’orientation plus structuré serait souhaitable. Des logiciels et des solutions en ligne seront envisagés. Échéance : le 31 décembre 2010.

Recommandation et réponse de la direction

4. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive mette en place un processus pour assurer le suivi et rendre compte de tout le perfectionnement professionnel que reçoit le personnel juridique.

Je suis d’accord. Les plans d’apprentissage personnel sont rédigés et approuvés tous les ans. La mise en œuvre de ces plans est vérifiée chaque trimestre et ils sont examinés en présence d’un conseiller à la fin de l’année. Les mécanismes de communication seront discutés avec les représentants du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire. Échéance : septembre 2010.

Recommandation et réponse de la direction

5. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive veille à ce que des évaluations du rendement soient effectuées et à ce que des plans d’apprentissage soient établis sur une base régulière pour les employés de soutien des SJM.

Je suis d’accord. Les plans d’apprentissage pour l’exercice 2010‑2011 seront mis en œuvre et les évaluations du rendement seront effectuées pour l’année de rendement 2010‑2011. Échéance : le 30 avril 2011.

3.2 Ressources financières

Les SJM de RNCan modifient leurs priorités continuellement et de façon appropriée afin que les coûts des services juridiques fournis à RNCan demeurent conformes aux niveaux prévus.

Comme tous les autres SJM du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire, les SJM de RNCan sont financés à même le budget de services votés du ministère de la Justice et grâce au recouvrement des coûts auprès de leurs clients. De plus, des fonds sont versés dans le cadre d’initiatives particulières de RNCan qui ont été approuvées par le Conseil du Trésor (p. ex. projet gazier de Mackenzie).

L’avocate générale et directrice exécutive a dit à l’équipe de vérification que le financement total provenant de ces sources peut être inférieur au montant estimatif requis pour répondre à la demande prévue de services juridiques. Elle nous a informés que l’organisation gère le manque à gagner en reportant les demandes non prioritaires de services juridiques, en confiant certains dossiers à un seul avocat alors qu’il serait préférable de le confier à un avocat subalterne et à un avocat principal (à des fins d’apprentissage) et en allongeant les heures de travail, au besoin.

Les avocats des SJM de RNCan ont indiqué que leur charge de travail est élevée. Ils ont signalé que le budget de leur client avait triplé entre 2002-2003 et 2007-2008 Note de bas de page 5 , et que la demande de services juridiques augmentait sans cesse. Au cours de la même période, le personnel professionnel des SJM a doublé; le nombre d’avocats est passé de 7 à 14. Selon les rapports d’iCase que l’équipe de vérification a examinés, 2 des 14 avocats des SJM ont déclaré avoir travaillé 45 minutes supplémentaires par jour sur une période de 3 mois. Plus de la moitié des avocats des SJM ont déclaré qu’il travaillait moins de 15 minutes supplémentaires en moyenne par jour. À notre avis, ce nombre d’heures supplémentaires n’est pas excessif.

Bien que les SJM aient dû se concentrer sur les demandes de services juridiques les plus prioritaires, un niveau de service satisfaisant a été fourni. Les résultats du sondage sur la satisfaction à la clientèle mené par le BPSMR en 2007 ont révélé un niveau de satisfaction élevé à l’égard des services. L’équipe de vérification a interrogé un échantillon des clients actuels des SJM à RNCan; ces personnes ont déclaré un niveau de satisfaction similaire.

Nous sommes d’avis que les SJM de RNCan modifient leurs priorités de façon appropriée afin que les coûts des services juridiques fournis à RNCan demeurent conformes aux niveaux prévus.

Les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM de RNCan sont satisfaisantes.

Chaque mois et chaque trimestre, la Direction de la gestion des finances de RNCan envoie aux SJM des rapports financiers sur les dépenses, le budget, les engagements cumulatifs à ce jour, les engagements en cours et les soldes. La gestionnaire de bureau examine les rapports mensuels pour s’assurer que l’information déclarée est exacte et consulte un conseiller financier du secteur à RNCan si elle a des questions. L’avocate générale et directrice exécutive examine les rapports trimestriels pour évaluer les engagements cumulatifs à ce jour et pour prévoir si les SJM auront un excédent ou un déficit à la fin de l’exercice. Étant donné que le système financier de RNCan ne fournit pas de rapports permettant de comparer les dépenses au budget, les prévisions sont basées sur les calculs manuels effectués par les SJM. Nous avons été informés qu’un projet visant à remplacer le système financier de RNCan devrait débuter en 2011-2012.

Selon notre examen des opérations financières, toutes les opérations étaient étayées par les documents requis. Le Bureau des services partagés (BSP) de RNCan s’occupe de tous les achats, à l’exception des fournitures de bureau, que les SJM achètent au moyen de leur carte d’achat. RNCan vérifie également les opérations en se basant sur un échantillon. Les vérifications n’ont révélé aucun problème dans les processus utilisés par les SJM.

Nous sommes d’avis que les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM sont suffisantes et raisonnables.

3.3 Ressources matérielles

Les principaux biens matériels sont protégés de façon appropriée.

RNCan fournit les principaux biens matériels des SJM. Le BSP a la responsabilité de tenir un inventaire du mobilier et de l’équipement de bureau d’une valeur de 1 000 $ et plus. Nous avons examiné une liste des biens que nous a fournie le BSP et nous avons constaté qu’elle n’était pas à jour. Des noms de personnes qui ne travaillaient plus aux SJM et une imprimante couleur dont l’organisation s’était départie figuraient sur cette liste. RNCan prévoit actualiser son système d’inventaire au cours des prochaines années et a l’intention de mettre à jour la liste des stocks par la même occasion. La plupart des biens deviendront la responsabilité du BSP de technologie de l’information de RNCan et les SJM seront uniquement responsables de deux déchiqueteuses et d’une unité de stockage et d’affichage. Aucune perte de biens inventoriés n’a été signalée en 22 ans.

Les bureaux des SJM sont situés à l’administration centrale de RNCan à Ottawa. Tous les visiteurs de l’immeuble doivent se présenter à un bureau d’accueil au rez‑de‑chaussée. Les employés de la réception vérifient l’identité du visiteur, qui doit remettre une pièce d’identité en échange d’un badge, et appellent l’employé concerné des SJM de RNCan afin de confirmer le rendez-vous. Les visiteurs sont escortés pour se rendre aux bureaux des SJM et en revenir. Les locaux des SJM ne sont pas isolés des autres bureaux de l’étage, mais tous les avocats ont un bureau qui ferme à clé. La salle des dossiers est fermée à clé la nuit, et une personne est toujours présente dans les bureaux pendant la période de repas.

Nous sommes d’avis que les mesures prises par les SJM pour protéger les principaux biens matériels sont appropriées.