Services juridiques ministériels
Ressources naturelles Canada
Avril 2010
4. OBSERVATIONS – SYSTÈMES D’INFORMATION
4.1 Systèmes d’information
Les SJM utilisent les systèmes d’information de RNCan et du ministère de la Justice pour la prise de décisions et la reddition de comptes.
Les gestionnaires ont besoin de renseignements fiables et à jour pour prendre des décisions et rendre des comptes. Une grande partie de ces renseignements proviennent de divers systèmes informatisés.
Comme il est indiqué à la rubrique « Ressources financières », les SJM reçoivent chaque mois et chaque trimestre des rapports financiers provenant du système financier de RNCan. La gestionnaire de bureau examine les rapports chaque mois et détermine les changements à apporter, au besoin. Les écarts liés à la comptabilisation du temps entre le Système de gestion des salaires du ministère de la Justice et le système financier de RNCan sont corrigés. On détermine quel secteur de RNCan a reçu des services juridiques d’un bureau régional du ministère de la Justice ou d’un groupe de l’administration centrale (p. ex. Contentieux du droit civile, Secteur du droit public) et on fait approuver la facturation interne. Les rapports fournissent des renseignements de base sur les dépenses et les engagements, mais l’avocate générale et directrice exécutive des SJM a fait remarquer qu’ils ne permettent pas aux SJM de surveiller ses dépenses par rapport au budget sans manipulation manuelle supplémentaire. RNCan prévoit modifier son système financier à compter de 2011-2012.
Au besoin, les SJM de RNCan peuvent produire des rapports sur la comptabilisation du temps au moyen des données pertinentes d’iCase. Les SJM reçoivent également des rapports d’autres bureaux du ministère de la Justice, généralement au moins tous les trimestres. L’avocate générale et directrice exécutive encourage les avocats à consigner tout leur temps, et non seulement leurs heures normales (7,5 heures par jour). La gestionnaire de bureau assure un suivi afin de veiller à ce que les avocats des SJM consignent leur temps dans les délais fixés par le ministère de la Justice et ainsi à ce que les rapports sur la comptabilisation du temps soient complets. Les SJM utilisent les rapports pour comparer d’une année à l’autre les secteurs du ministère client qui ont recours aux SJM et pour justifier les demandes de ressources supplémentaires qu’ils soumettent au ministère client.
L’équipe de vérification est d’avis que bien que les SJM doivent effectuer des calculs manuels pour surveiller leurs dépenses par rapport au budget, leurs systèmes d’information fournissent de l’information suffisante pour la prise de décisions et la reddition de comptes.
4.2 Gestion de l’information
Les pratiques de gestion des dossiers des SJM de RNCan ne sont pas uniformes et nécessitent des améliorations.
À l’exception de la politique générale selon laquelle les employés doivent utiliser à la fois les dossiers papier et les dossiers électroniques dans leur travail, il n’existe aucune procédure écrite pour la gestion des dossiers au sein des SJM de RNCan. Par conséquent, les pratiques utilisées diffèrent d’une personne à l’autre. Les avocats des SJM remplissent un formulaire pour pouvoir ouvrir des dossiers électroniques dans le Système de gestion des renseignements consignés (SGRC), et les assistants juridiques ont la responsabilité de classer les documents dans le dossier papier correspondant. Toutefois, certains avocats impriment les documents eux‑mêmes, alors que certains comptent sur leurs assistants pour le faire. Certains impriment l’information toutes les semaines, et d’autres non. Entre-temps, les dossiers papier sont incomplets, parfois pendant plusieurs mois.
Les avocats des SJM utilisent le système d’information DOCS Open pour gérer l’information sur leurs ordinateurs personnels. Tous les avocats ont reçu de la formation sur l’utilisation de ce système ou en recevront prochainement. Toutefois, en l’absence de procédure de classement électronique, chaque avocat classe les documents différemment. Certains avocats étaient d’avis que les SJM de RNCan seraient plus efficaces s’ils abandonnaient complètement l’utilisation du papier et consignaient toute l’information concernant les dossiers juridiques dans une base de données interrogeable. Toutefois, le fait que les SJM ne disposent pas d’une base de données interrogeable unique ne nuit pas à leur efficacité. Les avocats ont indiqué que les dossiers sont faciles à trouver en cas de besoin, mais qu’il peut être difficile de repérer des avis précis. Entre l’ouverture d’un dossier et sa fermeture, l’emplacement du dossier doit être consigné dans le SGRC. Nous avons choisi un échantillon discrétionnaire de 13 dossiers du SGRC et nous en avons vérifié l’emplacement physique. Nous avons également interrogé le SGRC pour vérifier si l’information sur l’emplacement de 12 autres dossiers choisis dans la salle des dossiers était exacte. Tous les dossiers se trouvaient à l’endroit indiqué.
L’équipe de vérification est d’avis que, bien qu’il soit souhaitable de constituer une base de données juridiques interrogeable unique, il est peu probable que celle‑ci permette de réaliser les gains d’efficacité escomptés tant que les pratiques de gestion des dossiers ne seront pas uniformisées. Le manque d’uniformité des pratiques de gestion des dossiers nuit à la productivité, que les dossiers soient en format papier ou électronique. En raison de ce manque d’uniformité, il est difficile de garantir que toute l’information pertinente est consignée dans un dossier, ce qui complique les choses lorsqu’un dossier est transféré d’un avocat à un autre ou lorsqu’on doit examiner un dossier inactif pour déterminer s’il se rapporte à un dossier courant.
Les SJM de RNCan ont amélioré leurs pratiques d’archivage.
Les SJM de RNCan s’efforcent systématiquement d’archiver les dossiers clos. Avant l’arrivée de l’actuelle gestionnaire des dossiers, la personne chargée de la gestion des dossiers utilisait un logiciel de traitement de texte pour assurer le suivi des dossiers des SJM. Par conséquent, certains des dossiers des SJM de RNCan n’ont jamais été entrés dans le SGRC. Il faut procéder à la saisie de ces dossiers pour qu’ils puissent être fermés dans le système et archivés. À l’heure actuelle, les SJM de RNCan ont entré dans le SGRC 60 boîtes de dossiers clos en vue de les transférer aux archives, et on estime qu’il reste 20 autres boîtes à traiter.
L’équipe de vérification approuve les efforts d’archivage des SJM de RNCan.
Recommandation et réponse de la direction
6. Il est recommandé que l’avocate générale et directrice exécutive veille à ce que des pratiques uniformes de gestion des dossiers électroniques et des dossiers papier soient mises en place au sein des SJM de RNCan.
Je suis d’accord. Un protocole de gestion des documents sera élaboré et mis en œuvre d’ici septembre 2010.
- Date de modification :