Services du droit fiscal Région des Prairies
Juillet 2011

Sommaire

Opinion générale

Dans l’ensemble, nous avons constaté les pratiques, les procédures et les activités relatives au cadre dans lequel la Section des SDF – Région des Prairies fournit des services aux clients sont adéquates. La Région des Prairies dispose de structures de gestion et de contrôle pour appuyer la prestation efficace de services à ses clients; mais nous avons constaté qu’il y aurait place à l’amélioration dans certains domaines. On pourrait notamment officialiser les activités de planification de la relève, examiner l’organisation en vue de déterminer le nombre nécessaire d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg, permettre aux adjoints administratifs de consulter les rapports financiers et examiner les possibilités d’améliorer la fiabilité des systèmes d’information connexes.

Contexte

Le Portefeuille des services du droit fiscal (SDF) du ministère de la Justice fournit des avis juridiques et des services de contentieux à l’Agence du revenu du Canada (ARC) dans différentes régions à la grandeur du Canada. Le Portefeuille a la responsabilité de représenter la Couronne devant les tribunaux dans les dossiers qui soulèvent des questions de nature fiscale.

La Section des SDF – Région des Prairies fournit toute une gamme de services juridiques à l’ARC. Elle assure notamment la direction de poursuites devant la Cour canadienne de l’impôt, les cours fédérales et les cours supérieures provinciales de l’Alberta, de la Saskatchewan et du Manitoba.

La portée de la vérification s’étendait aux opérations et aux activités des Services du droit fiscal – Région des Prairies, qui comprend des bureaux à Edmonton, à Winnipeg, à Saskatoon et à Calgary. La planification de la vérification et les étapes de l’examen sur les lieux ont été faites entre mai et novembre 2010.

Cadre de gestion

La Section des SDF – Région des Prairies possède un bon cadre de contrôle de la gestion qui couvre les principales fonctions de gestion que sont la gouvernance et l’orientation stratégique, la planification des activités, l’organisation, le contrôle, la direction et les communications.

Un organe de surveillance compétent fournit, de manière efficace, des conseils et des directives d’ordre opérationnel aux SDF- Région des Prairies. Le Conseil d’administration national du Portefeuille des Services du droit fiscal est l’organe central de surveillance du Portefeuille des SDF. Les cadres supérieurs des SDF – Région des Prairies sont membres de ce Conseil d’administration dont les réunions servent de principale tribune de discussion et de prise de décisions stratégiques.

La directrice régionale des SDF – Région des Prairies tient des séances semestrielles de planification des activités avec la Section de gestion des activités du Portefeuille des SDF et le sous-procureur général adjoint (SPGA), Portefeuille des SDF. Elle tient aussi des conférences téléphoniques toutes les deux semaines (bilatérales) avec le SPGA pour discuter de questions liées aux SDF de la Région des Prairies. La Section des SDF – Région des Prairies a aussi établi un plan d’activités en bonne et due forme pour guider les activités des SDF dans la région. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies collabore avec l’équipe de la haute direction à Edmonton et à Winnipeg afin de mettre le plan à jour chaque trimestre et de tenir compte de l’évolution de chaque initiative de planification des activités.

L’organisation des SDF – Région des Prairies est adéquate, ses responsabilités et ses rôles sont généralement bien compris. La haute direction des SDF – Région des Prairies se réunit régulièrement pour discuter de questions organisationnelles et financières pertinentes. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies relève du directeur général régional (DGR) de la Région des Prairies et elle communique directement avec le SPGA au bureau du Portefeuille des SDP sur toutes les questions importantes de droit fiscal. Des descriptions d’emploi claires définissent les responsabilités de chaque catégorie d’emploi et de chaque niveau de classification de poste. Nous avons constaté que la structure organisationnelle permet aux gestionnaires et aux employés d’être clairement tenus responsables de leur façon d’exercer leurs fonctions.

La Section des SDF – Région des Prairies a un bon processus d’assignation des dossiers juridiques. Le SPGA associé (évaluation fiscale) attribue un degré initial de risque et de complexité aux dossiers et assigne ensuite les dossiers à un bureau régional des SDF. Une fois le dossier assigné aux SDF de l’Alberta - région des Prairies la directrice régionale évalue l’évaluation initiale du degré de risque et de complexité et, en consultation avec le directeur régional adjoint, les chefs d’équipe et, s’il y a lieu, le haut fonctionnaire concerné, détermine l’avocat qu’on devrait affecter au dossier en fonction des connaissances, des compétences, du niveau d’expérience et de la capacité de chacun.

Les communications sont efficaces à la Section des SDF – Région des Prairies pour fournir le leadership, les conseils et les directives de niveau approprié aux employés de cette section. Le niveau et l’étendue des directives et des communications que le bureau du Portefeuille des SDF donne à la haute direction des SDF – Région des Prairies aident la directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies à assurer des communications et un leadership efficaces auprès du personnel de la Région des Prairies. Il y a des réunions régulières de la haute direction des SDF – Région des Prairies et du bureau du Portefeuille des SDF et les voies de communication restent ouvertes. De plus, nous avons constaté que le système d’information Sentier fiscal facilite la diffusion de l’information nécessaire sur le Portefeuille.

Ressources humaines, financières et matérielles

Il n’y a pas de documents officiels sur la planification de la relève à la Section des SDF – Région des Prairies. Les activités de planification de la relève qui y sont menées portent sur le transfert des connaissances et sur des considérations de nature générale relatives à la planification de la relève plutôt que sur le remplacement des personnes. Ces activités n’ont toutefois pas été officialisées dans un plan officiel de la relève. À cause de la nature hautement technique du traitement des dossiers de droit fiscal, il faut maintenir une expertise suffisante pour exécuter la charge de travail. À notre avis, il faut élaborer aux SDF – Région des Prairies un plan officiel de la relève et le mettre à jour régulièrement.

Le ratio entre les avocats et les assistants juridiques à la Section des SDF – Région des Prairies est approprié pour aider les avocats à mener leurs dossiers à terme. Nous avons toutefois appris que l’effectif actuel d’avocats-conseils au bureau des SDF de Winnipeg est insuffisant pour satisfaire à la demande de dossiers complexes. Le directeur (intérimaire) a dû refuser des dossiers complexes assignés au bureau à cause du nombre insuffisant d’avocats-conseils disponibles pour s’en charger. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies devrait effectuer un examen organisationnel afin de tirer parti de gains d’efficacité et de déterminer le nombre nécessaire d’avocats-conseils au bureau de Winnipeg.

Un processus efficace d’évaluation du rendement est en œuvre aux SDF – Région des Prairies pour évaluer les employés.

Les parajuristes et les avocats nous ont appris que les avocats comptent davantage sur le système Ringtail pour gérer les documents juridiques et que, par conséquent, les employés de soutien juridique doivent très bien connaître ses fonctionnalités. On nous a dit qu’aux SDF – Région des Prairies, les parajuristes ont tout particulièrement besoin d’une formation additionnelle sur l’utilisation de Ringtail. Nous avons appris qu’il est prévu de donner cette formation à tous les employés du Portefeuille des SDF à partir de l’automne de 2010 et que les SDF – Région des Prairies ont planifié plusieurs « déjeuners-causeries » sur Ringtail pour le début de 2011.

Nous avons aussi constaté que les employés des SDF– Région des Prairies préparent leurs plans d’apprentissage individuels annuels et satisfont à l’exigence minimale de cinq jours de formation prévue dans la Politique d’apprentissage du Ministère.

Aux SDF – Région des Prairies, les modalités de travail flexibles sont appropriées et tous les employés peuvent s’en prévaloir. La haute direction des SDF – Région des Prairies approuve les modalités de travail flexibles au cas par cas. Toutes les décisions de la direction tiennent compte adéquatement des obligations des clients et des délais fixés par les tribunaux, avant d’approuver les modalités de travail flexibles.

La haute direction des SDF – Région des Prairies a informé l’équipe de vérification que la mise en application du Modèle de la pratique du droit a été un facteur important qui a eu des répercussions sur tous les aspects des activités, notamment sur l’engagement et le maintien en poste. On nous a dit que le Modèle de la pratique du droit limite la capacité des gestionnaires d’accorder des promotions au personnel compétent et d’offrir une rémunération appropriée aux recrues de qualité. La haute direction du Portefeuille des SDF a informé l’équipe de vérification que le Portefeuille a présenté à l’équipe du sous-ministre afin que l’on embauche des avocats principaux pour traiter les nouveaux dossiers juridiques complexes et à risque élevé.

L’équipe de vérification a établi que les ressources financières des SDF – Région des Prairies sont gérées efficacement et qu’un processus approprié de planification et de budgétisation est en place. Il n’y a pas de guide officiel des procédures en place à l’intention du personnel administratif mais, au besoin, le personnel des SDF – Région des Prairies consulte les politiques et les guides des procédures du Ministère et du Conseil du Trésor. Le personnel de tous les niveaux communique avec les groupes compétents, comme la Section de gestion des activités du Portefeuille et les Services ministériels régionaux des Prairies, pour obtenir des conseils additionnels et des directives, au besoin.

Les Services ministériels régionaux dans la Région des Prairies fournissent des rapports financiers réguliers à la haute direction des SDF – Région des Prairies. Les adjoints administratifs des SDF – Région des Prairies analysent régulièrement ces rapports et rapprochent les dépenses. Cette analyse contribue à garantir l’exactitude des comptes utilisés pour imputer les dépenses et valide les dépenses engagées par les SDF – Région des Prairies. Toutefois, nous avons constaté que les adjoints administratifs ne peuvent produire des rapports financiers sur demande à partir de leur poste de travail et qu’ils doivent se fier aux rapports mensuels fournis par les Services ministériels régionaux. Il serait possible de réaliser des gains d’efficacité si les adjoints administratifs des SDF – Région des Prairies pouvaient consulter les rapports financiers de leur poste de travail.

L’équipe de vérification a établi que les biens intellectuels et matériels sont protégés adéquatement dans les bureaux d’Edmonton et de Winnipeg, soit les deux bureaux de la Région des Prairies que nous avons visités. L’accès aux immeubles qui abritent les bureaux d’Edmonton et de Winnipeg est restreint et contrôlé au moyen de cartes valides d’identification de sécurité. Les postes de travail informatisés sont protégés par mot de passe et l’accès aux dossiers tenus dans iCase n’est accordé qu’au personnel du bureau régional des Prairies de la Section des SDF.

Systèmes d’information

Le personnel des SDF – Région des Prairies nous a dit que la fonction de recherche dans le système du Portefeuille des SDF, le Sentier fiscal, n’est pas conviviale. Plutôt que de compter sur le Sentier fiscal, il utilise plutôt d’autres sources pour effectuer des recherches lorsqu’il doit préparer des mémoires juridiques et d’autres documents pertinents en vue d’instances judiciaires. Le Sentier fiscal est un système du Portefeuille des SDF et il faut chercher des moyens pour améliorer sa fonctionnalité de recherche.

L’information sur la comptabilisation du temps et l’administration des dossiers juridiques aux SDF – Région des Prairies est gérée adéquatement au moyen d’iCase. La haute direction de la Région des Prairies se dit satisfaite de l’information contenue dans les rapports préparés au moyen d’iCase et de l’utilité de ces rapports pour contrôler la charge de travail, repérer les tendances, surveiller les rapports de la comptabilité du temps du personnel et prendre des décisions de gestion.

Conformité avec les principales lois

Les SDF – Région des Prairies se conforment aux principales lois et politiques. La Section de gestion des activités du Portefeuille effectue des vérifications ponctuelles au hasard dans la Section des SDF – Région des Prairies et examine un échantillon d’opérations au cours de l’exercice pour vérifier leur caractère approprié et leur conformité avec les politiques. Des procédures appropriées de gestion sont en place pour assurer le maintien de la conformité aux SDF – Région des Prairies.

Gestion des risques et gestion des dossiers juridiques

Le dépistage précoce et le suivi constant des risques présentés par les dossiers juridiques et de leurs répercussions éventuelles sur le client sont des aspects fondamentaux des activités de gestion des risques des SDF – Région des Prairies. Le SPGA associé (évaluation fiscale) attribue au dossier un degré initial de risque et de complexité et assigne ensuite le dossier à un bureau régional. Après qu’un dossier a été assigné aux SDF de l’Alberta – région des Prairies, la directrice régionale analyse l’évaluation préliminaire des risques, et en consultation avec le directeur régional adjoint, les chefs d’équipe et, s’il y a lieu, des hauts fonctionnaires, décide de l’avocat à qui on doit attribuer le dossier en fonction des connaissances, des compétences, de l’expérience et de la capacité de chacun. Le directeur (intérimaire) fait une évaluation préliminaire de tous les dossiers que le SPGA associé assigne au bureau de Winnipeg. Le directeur (intérimaire) assigne les dossiers selon sa connaissance des compétences et de l’expérience de son équipe juridique. Pendant le cycle de vie de chaque dossier du client, ces deux évaluations sont suivies et examinées de nouveau pour assurer qu’elles demeurent pertinentes à mesure que le dossier évolue. Des communications constantes avec le client aident les avocats des SDF – Région des Prairies à établir l’importance de chaque évaluation. Des réunions sont organisées avec le client pour traiter des dossiers à risque élevé et analyser régulièrement le risque de litiges. L’équipe de vérification a établi que la gestion des risques était appropriée aux SDF – Région des Prairies.

Le bureau des SDF – Région des Prairies gère efficacement les dossiers juridiques qui lui sont assignés. L’équipe de vérification a constaté que le client est systématiquement satisfait de la gestion des risques juridiques par le personnel des SDF – Région des Prairies et que celui-ci respecte systématiquement les délais et la procédure fixés par les tribunaux.

Les SDF – Région des Prairies s’occupent principalement des poursuites relatives aux décisions en matière d’impôt prises par l’ARC. Comme la fonction des poursuites est réactive, il est difficile de prévoir les demandes de services juridiques qui seront adressées aux SDF. Malgré l’absence d’un processus prévisionnel structuré, dans la mesure du possible, le personnel des SDF – Région des Prairies prévoit et gère efficacement la demande de travaux juridiques au moyen de communications efficaces et constantes et de nombreuses réunions avec l’ARC et d’un suivi régulier des dossiers des clients.

Interfaces avec les autres secteurs du ministère de la Justice et les ministères clients

Il y a un niveau adéquat de communications avec les autres secteurs du ministère de la Justice. Le personnel des SDF – Région des Prairies utilise efficacement les moyens officiels et non officiels de communication avec les autres secteurs du Ministère. Les directeurs régionaux adjoints de tous les portefeuilles de la Région des Prairies se réunissent mensuellement pour discuter des enjeux auxquels le Ministère fait face. Lorsque des questions fiscales empiètent sur d’autres domaines du système juridique canadien, les avocats des SDF – Région des Prairies demandent des conseils et des directives aux avocats d’autres portefeuilles qui possèdent une compétence spécialisée dans le domaine requis.

Les interfaces avec l’Agence du revenu du Canada sont satisfaisantes. Les communications sont permanentes et soutenues au moyen des réunions régulières. Chaque comité a son but précis, ses objectifs et ses résultats attendus; nous avons constaté que les comités en place, dont sont membres des employés des SDF – Région des Prairies, ainsi que la participation directe des membres de la Région des Prairies à ces comités, augmentent l’efficacité des communications et des directives au cours des activités journalières habituelles.

Satisfaction du client

L’ARC est le client principal des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies et le directeur (intérimaire) tiennent séparément des réunions régulières avec l’ARC pour discuter d’affaires en cours et de toutes autres questions. En outre, ils tiennent des réunions ponctuelles au besoin pour obtenir des orientations et des renseignements. Nous avons constaté que l’ARC était satisfaite du niveau de service offert par les SDF – Région des Prairies. L’enquête de 2008 auprès des clients du Portefeuille des SDF indiquait que les niveaux de satisfaction de l’ARC étaient élevés.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par la directrice régionale des Services du droit fiscal de la région des Prairies.