Services du droit fiscal section d’Ottawa
Juillet 2011

Sommaire

Opinion générale

Dans l’ensemble, nous avons jugé que les pratiques, les procédures suivies et les activités menées dans le cadre la prestation de services aux clients, par les SDF – Section d’Ottawa, sont solides. Dans l’ensemble, la Section d’Ottawa dispose de structures de gestion et de contrôle pour appuyer la prestation efficace de services à ses clients; mais la vérification a identifié qu’il y aurait place à l’amélioration. On pourrait notamment améliorer les initiatives de planification des activités, l’officialisation des activités de planification de la relève, la réalisation d’un examen de l’organisation pour évaluer et appuyer les niveaux des ressources, l’appui additionnel à donner à la formation sur les responsabilités administratives financières et l’examen des options pour améliorer la fiabilité des systèmes d’information connexes.

Contexte

Le Portefeuille des services du droit fiscal (SDF) du ministère de la Justice fournit des avis juridiques et des services de contentieux à l’Agence du revenu du Canada (ARC) par l’entremise des sections régionales des SDF au Canada. Le Portefeuille a la responsabilité de représenter la Couronne devant les tribunaux dans les dossiers qui soulèvent des questions de nature fiscale.

Les SDF – Section d’Ottawa fournissent toute une gamme de services juridiques à l’ARC, notamment ils assurent la direction de poursuites devant la Cour canadienne de l’impôt, les cours fédérales et la Cour suprême du Canada.

La portée de la vérification s’étendait aux opérations et aux activités des Services du droit fiscal – Section d’Ottawa. La planification de la vérification et les étapes de l’examen sur les lieux ont été faites entre mai et novembre 2010.

Cadre de gestion

Aux SDF – Section d’Ottawa, il y a un bon cadre de contrôle de la gestion notamment des principales fonctions de gestion que sont la gouvernance et l’orientation stratégique, la planification des activités, l’organisation, le contrôle, la direction et les communications.

Une organisation compétente de surveillance fournit, de manière efficace, des conseils et des directives d’ordre opérationnel aux SDF – Section d’Ottawa. Le Conseil d’administration national du Portefeuille des Services du droit fiscal est l’organisme central de surveillance du Portefeuille des SDF. Les cadres supérieurs des SDF – Section d’Ottawa sont membres de ce Conseil d’administration. Les réunions du Conseil servent de principale tribune de discussion et de prise de décisions stratégiques.

Le directeur et le directeur adjoint des SDF – Section d’Ottawa tiennent des séances semestrielles de planification des activités avec la Section de gestion des activités du Portefeuille des SDF et le sous-procureur général adjoint (SPGA), Portefeuille des SDF. Ils tiennent aussi des réunions de gestion hebdomadaire avec le SPGA pour discuter d’initiatives de planification des activités. Toutefois, la Section d’Ottawa a besoin d’élaborer un plan d’activités pour officialiser les communications régulières du directeur avec le SPGA au sujet des objectifs de la Section.

L’organisation des SDF – Section d’Ottawa est adéquate, ses responsabilités et ses rôles sont généralement bien compris. Les locaux des SDF – Section d’Ottawa sont situés à proximité du bureau du Portefeuille des SDF, ce qui facilite la collaboration et les communications régulières. La haute direction des SDF – Section d’Ottawa se réunit régulièrement pour discuter des questions organisationnelles et financières pertinentes. Des descriptions d’emploi claires définissent les responsabilités de chaque catégorie d’emploi et de chaque niveau de classification de poste. Nous avons constaté que la structure organisationnelle permet aux gestionnaires et aux employés d’être clairement tenus responsables de leur façon d’exercer leurs fonctions.

Aux SDF – Section d’Ottawa, on a mis en place un processus approprié d’assignation des dossiers juridiques. Le SPGA associé (évaluation fiscale) attribue un niveau de complexité et un niveau de risque initial à un dossier, puis l’assigne aux SDF – Section d’Ottawa. Une fois que le fichier est assigné à ces derniers, le directeur, en consultation avec le directeur adjoint, évalue l’assignation initiale et veille à ce que chacun des dossiers soit assigné à des avocats qui possèdent les compétences et l’expérience requises. Le directeur et le directeur adjoint rencontrent ensuite chaque avocat personnellement pour discuter des exigences de la charge de travail et de leur charge de travail actuelle.

Les communications sont efficaces à la Section d’Ottawa des SDF pour fournir le leadership, les conseils et les directives de niveau approprié aux employés de cette section. Le directeur et le directeur adjoint communiquent avec leurs employés lors de réunions tenues toutes les deux semaines et ils communiquent régulièrement avec eux individuellement. De plus, le niveau et l’étendue de l’orientation et des communications du bureau du Portefeuille des SDF avec la haute direction de la Section d’Ottawa aident le directeur à assurer des communications et un leadership efficaces aux employés de la Section. Il y a des réunions régulières de la haute direction de la Section d’Ottawa et du bureau du Portefeuille des SDF et une politique du libre accès est maintenue. De plus, l’équipe de vérification a constaté que le système d’information Sentier fiscal facilite la diffusion de l’information nécessaire sur le Portefeuille.

Ressources humaines, financières et matérielles

Il n’y a pas de documents officiels sur la planification de la relève pour les SDF – Section d’Ottawa. Les activités de planification de la relève qui y sont menées portent sur les activités de transfert des connaissances plutôt que sur le remplacement des personnes. Mais ces activités n’ont pas été officialisées dans un plan officiel de la relève. À cause de la nature hautement technique du traitement des dossiers de droit fiscal, il faut maintenir une expertise suffisante pour exécuter la charge de travail. À notre avis, la Section d’Ottawa doit élaborer un plan officiel de la relève et le mettre à jour régulièrement.

Aux SDF – Section d’Ottawa, il y a un ratio approprié entre les avocats et les assistants juridiques pour aider les avocats à compléter leurs dossiers. Mais on nous a dit que le nombre d’adjoints administratifs y est insuffisant pour satisfaire aux exigences de la charge de travail administratif. Le directeur des SDF – Section d’Ottawa devrait effectuer un examen de son organisation pour déterminer quel serait un nombre adéquat d’adjoints administratifs.

Les parajuristes et les avocats nous ont appris que les avocats comptent davantage sur le système Ringtail pour gérer les documents juridiques et que, par conséquent, les employés de soutien juridique doivent très bien connaître son utilisation. On nous a dit qu’aux SDF – Section d’Ottawa, les parajuristes ont tout particulièrement besoin d’une formation additionnelle sur l’utilisation de Ringtail. L’équipe de vérification a appris qu’il est prévu qu’une telle formation sera donnée à tous les employés du Portefeuille des SDF à partir de l’automne de 2010.

Nous avons également constaté qu’aux SDF – Section d’Ottawa, il y aurait lieu d’offrir une formation additionnelle aux adjoints administratifs sur les outils logiciels qu’ils utilisent pour exercer leurs responsabilités administratives en matière financière.

Un processus efficace d’évaluation du rendement existe pour évaluer les employés. Les employés des SDF – Section d’Ottawa préparent leur plan d’apprentissage individuel et satisfont à l’exigence minimale de cinq jours de formation prévue dans la Politique d’apprentissage du Ministère.

Aux SDF – Section d’Ottawa, les modalités de travail flexibles sont appropriées et tous les employés peuvent s’en prévaloir. La haute direction des SDF – Section d’Ottawa approuve les modalités de travail flexibles au cas par cas. Toutes les décisions de la direction tiennent compte adéquatement des obligations des clients et des délais fixés par les tribunaux, avant d’approuver les modalités de travail flexibles.

La haute direction des SDF – Section d’Ottawa a informé l’équipe de vérification que la mise en application du Modèle de la pratique du droit a été un facteur important qui a eu des répercussions sur tous les aspects des activités, notamment sur l’engagement et le maintien en poste des avocats. On nous a dit que le Modèle de la pratique du droit limite la capacité des gestionnaires d’accorder des promotions au personnel juridique compétent et d’offrir une rémunération appropriée aux recrues de qualité. La haute direction du Portefeuille des SDF a informé l’équipe de vérification que le Portefeuille a présenté une demande officielle à l’équipe du sous-ministre concernant l’embauche d’avocats principaux pour les nouveaux dossiers juridiques complexes et à risque élevé.

L’équipe de vérification a établi que les ressources financières des SDF – Section d’Ottawa sont gérées efficacement et qu’un processus approprié de planification et de budgétisation est en place. Il n’y a pas de guide officiel des procédures en place pour le personnel administratif. Mais, au besoin, le personnel des SDF – Section d’Ottawa consulte les politiques et les guides des procédures du Ministère et du Conseil du Trésor. Le personnel de tous les niveaux communique avec les groupes compétents, comme la Section de gestion des activités du Portefeuille, pour obtenir des conseils additionnels et des directives, au besoin.

Des rapports financiers sont produits régulièrement pour donner à la haute direction une vue d’ensemble de la situation financière des SDF – Section d’Ottawa. De plus, le directeur des SDF – Section d’Ottawa et le directeur de la Section de gestion des activités du Portefeuille se réunissent régulièrement pour discuter des diverses activités et des principaux comptes du grand livre général. Ces réunions aident à assurer le codage approprié des dépenses et à valider toutes les dépenses imputées aux SDF – Section d’Ottawa.

L’équipe de vérification a établi que les biens intellectuels et matériels sont protégés adéquatement. L’accès à l’immeuble qui abrite les SDF – Section d’Ottawa est restreint et contrôlé au moyen de cartes valides d’identification de sécurité. Les postes de travail informatisés sont protégés par mot de passe et l’accès aux dossiers tenus dans iCase n’est accordé qu’aux employés du Portefeuille des SDF.

Systèmes d’information

Le personnel des SDF – Section d’Ottawa nous a dit que la fonction de recherche dans le système Sentier fiscal n’est pas conviviale. Plutôt que de compter sur le Sentier fiscal, il utilise plutôt d’autres sources pour effectuer ses recherches lorsqu’il doit préparer des mémoires juridiques et d’autres documents pertinents en vue d’instances judiciaires. Le Sentier fiscal est un système du Portefeuille des SDF et il faut chercher des moyens pour améliorer sa fonctionnalité de recherche.

L’information sur la comptabilisation du temps et l’administration des dossiers juridiques aux SDF – Section d’Ottawa est gérée adéquatement au moyen d’iCase. La haute direction de la Section d’Ottawa se dit satisfaite de l’information contenue dans les rapports préparés au moyen d’iCase et de l’utilité de ces rapports pour la prise de décisions de gestion.

Conformité avec les principales lois

La Section d’Ottawa des SDF se conforme aux principales lois et politiques. La Section de gestion des activités du Portefeuille effectue des vérifications ponctuelles au hasard à la Section d’Ottawa et examine des activités échantillon au cours de l’exercice pour vérifier leur caractère approprié et leur conformité avec les politiques. Des procédures de gestion sont en place pour assurer le maintien de la conformité aux SDF – Section d’Ottawa.

Gestion des risques et gestion des dossiers juridiques

Le dépistage précoce et le suivi constant des risques présentés par les dossiers juridiques et de leurs répercussions éventuelles sur le client sont des aspects fondamentaux des activités de gestion des risques des SDF – Section d’Ottawa. Le SPGA associé (évaluation fiscale) fournit une évaluation initiale du risque de perte et des répercussions sur le client et assigne chaque dossier à une section régionale des SDF en particulier. Après qu’un dossier a été reçu aux SDF – Section d’Ottawa, le directeur révise l’évaluation initiale des risques et des répercussions connexes et, en consultation avec le directeur adjoint, détermine à quel avocat le dossier devrait être attribué, en se fondant sur une évaluation de leurs connaissances, de leurs compétences, de leur niveau d’expérience et de leur capacité. Pendant le cycle de vie de chaque dossier du client, on effectue le suivi et l’examen du risque pour assurer que l’évaluation demeure pertinente à mesure que le dossier évolue. Des communications constantes avec le client aident les avocats des SDF – Section d’Ottawa à établir la pertinence de ces évaluations. Des réunions sont organisées avec le client pour traiter des dossiers à risque élevé et comparer régulièrement les rapports sur les risques. L’équipe de vérification a établi que la gestion des risques était appropriée aux SDF – Section d’Ottawa.

Le bureau des SDF – Section d’Ottawa gère efficacement les dossiers juridiques qui lui sont assignés. L’équipe de vérification a constaté que le client est régulièrement satisfait de la gestion des risques juridiques par le personnel de la Section d’Ottawa qui respecte régulièrement les délais et la procédure fixés par les tribunaux.

Les SDF – Section d’Ottawa s’occupent principalement des poursuites relatives aux décisions en matière d’impôt prises par l’ARC. Comme la fonction des poursuites est réactive, les prévisions sur les futures demandes de services juridiques adressées aux SDF représentent un défi. Dans la mesure du possible, le personnel des SDF – Section d’Ottawa prévoit et gère efficacement la demande de futurs travaux juridiques au moyen de communications efficaces et constantes avec l’ARC et d’un suivi régulier des dossiers des clients.

Interfaces avec les autres secteurs du ministère de la Justice et les ministères clients

Il y a un niveau adéquat de communications avec les autres secteurs du ministère de la Justice. Le personnel des SDF – Section d’Ottawa utilise efficacement les moyens officiels et non officiels de communication avec les autres secteurs du Ministère. Lorsque des questions fiscales empiètent sur d’autres domaines du système juridique canadien, les avocats des SDF – Section d’Ottawa demandent des conseils et des directives aux avocats d’autres portefeuilles qui possèdent une compétence spécialisée dans le domaine requis.

Les interfaces avec l’Agence du revenu du Canada sont satisfaisantes. Les communications sont permanentes et ininterrompues au moyen des réunions régulières des comités. Chaque comité a son but précis, ses objectifs et ses résultats attendus; nous avons constaté que les comités en place, dont sont membres des employés des SDF – Section d’Ottawa, ainsi que la participation directe des membres de la Section d’Ottawa à ces comités, augmentent l’efficacité des communications et des directives au cours des activités journalières habituelles.

Satisfaction du client

L’Agence du revenu du Canada (ARC) est le principal client des SDF – Section d’Ottawa. Nous avons constaté que l’ARC était satisfaite du niveau de service offert par les SDF – Section d’Ottawa. L’enquête de 2008 auprès des clients du Portefeuille des SDF indiquait que les niveaux de satisfaction de l’ARC étaient élevés.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournis par le directeur, Services du droit fiscal, Section d’Ottawa.