Cartes d’achat – Mars 2012

1. Introduction

1.1 Contexte

1.1.1 Les cartes d’achat sont des cartes de crédit qui offrent un moyen pratique d’acquérir des biens et des services tout en maintenant un contrôle financier. Au ministère de la Justice, l’utilisation de ces cartes est régie par la Directive sur les cartes d’achat du SCT. Celle‑ci prévoit que le dirigeant principal des finances (DPF) est chargé d’établir des contrôles et des pratiques de gestion fondés sur le risque afin d’assurer une utilisation économique, efficace et sûre des cartes d’achat. Au moment de la vérification, le ministère de la Justice n’avait pas adopté de politique ministérielle à ce sujet. Le personnel du Ministère peut consulter la procédure et obtenir de l’orientation concernant l’utilisation des cartes d’achat sur les sites de la DGDPF et de la Division de la gestion des marchés et du matériel (DGMM) dans JUSnet. La Division des politiques, des systèmes et de la comptabilité ministérielle de la DGDPF, conjointement avec la DGMM, a préparé des instructions ministérielles quant à la nature et à la valeur des transactions pouvant être effectuées à l’aide d’une carte d’achat.

1.1.2 La DGMM fournit de la formation ministérielle aux détenteurs de carte à l’administration centrale et aux coordonnateurs régionaux des cartes d’achat sur l’utilisation des cartes d’achat. Ces derniers fournissent alors une formation aux détenteurs de carte de leurs régions. Le coordonnateur ministériel des cartes d’achat et de voyage et de la réinstallation, Comptabilité ministérielle et rapports (ci-après le coordonnateur ministériel des cartes), est responsable de la délivrance, de l’autorisation et du contrôle des cartes d’achat.

1.1.3 La présente vérification était prévue dans le plan de vérification axé sur le risque de 2011‑2012 et a été retenue en raison de l’utilisation répandue et croissante des cartes d’achat et de la période écoulée depuis la dernière vérification (2005). Par conséquent, il est important de déterminer la mesure dans laquelle les cartes d’achat sont utilisées aux fins prévues; le degré de conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), à la Directive sur les cartes d’achat du SCT et aux procédures du Ministère; le niveau de surveillance des activités relatives aux cartes d’achat; et la mesure dans laquelle les cartes d’achat font l’objet de comptes rendus et d’une protection adéquate.

1.2 Objectif et portée de la vérification

1.2.1 L’objectif global de la vérification était de fournir une assurance quant à l’efficacité de l’utilisation des cartes d’achat au ministère de la Justice.

1.2.2 La vérification a porté principalement sur les éléments suivants :

1.2.3 La vérification a porté sur l’usage des cartes d’achat à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux de l’Atlantique, du Québec et de l’Ontario; des transactions effectuées au cours des exercices 2009-2010 et 2010‑2011 ont notamment été examinées.

1.2.4 La vérification ne comprenait pas l’évaluation de la conformité à l’article 33 de la LGFP des paiements par carte d’achat.

1.3 Critères de vérification

1.3.1 Les critères de vérification tiennent compte des risques cernés durant l’étape de planification et s’appuient sur l’orientation du Cadre du contrôle à l’échelle de l’entité du Committee of Sponsoring Organizations (COSO), le document Les contrôles de gestion de base : Un guide à l'intention des vérificateurs internes du SCT et la Directive sur les cartes d’achat du SCT (octobre 2009). Tous les critères ont été approuvés par les cadres de la Direction de la vérification interne. Les critères généraux se trouvent à l’annexe A.

1.4 Approche et méthode

1.4.1 Les phases de planification et d’examen sur place de la vérification ont été menées de mai à août 2011. Pour l’administration centrale et les trois régions vérifiées, 7 589 transactions pour 2009-2010 et 10 975 transactions pour 2010-2011 ont été analysées dans le cadre de cette vérification, pour un total de 18 562 transactions. Une description détaillée de l’approche et de la méthode est exposée à l’annexe B du présent rapport.