Cartes d’achat – Mars 2012
2. Conclusions, recommandations et réponse de la direction
2.1 Rabais pour paiement unique des acquisitions faites par carte d’achat
- Principale conclusion :
-
Le Ministère ne profite pas du rabais pour paiement unique offert par l’émetteur de cartes.
- Critère de vérification :
-
L’utilisation des cartes d’achat est conforme à la Directive sur les cartes d’achat du SCT. [Critère 1.0] Note de bas de page 2
2.1.1 La Directive sur les cartes d’achat du SCT indique que les paiements par carte d’achat faits avant la date limite sont encouragés afin de maximiser les rabais accordés en raison de paiements anticipés. L’émetteur de cartes du ministère de la Justice offre des rabais pour paiement unique hâtif. Actuellement, le Ministère envoie de nombreux chèques à l’émetteur pour payer les relevés mensuels des détenteurs de carte dans le délai de grâce prévu de 25 jours. Cette méthode lui permet de bénéficier d’un rabais de 1,12 % sur ses dépenses mensuelles totales par cartes d’achat. L’émetteur de cartes offre au Ministère l’option de régler les relevés mensuels par paiement unique le jour suivant leur publication afin de bénéficier d’un rabais allant jusqu’à 1,44 % par mois.
2.1.2 La vérification interne des cartes d’achat effectuée en 2005 recommandait que le Ministère envisage de recevoir les relevés et d’effectuer les paiements par voie électronique afin de tirer parti de l’option de paiement unique. Depuis la vérification, le Ministère reçoit des relevés électroniques et surveille ses comptes en ligne. Toutefois, il n’a pas analysé de façon officielle le besoin de mettre en œuvre dans le SIFM (le système financier du Ministère) la capacité de payer l’émetteur de cartes par paiement unique le jour suivant la publication des relevés.
2.1.3 La haute direction a indiqué qu’on prévoit intégrer cette capacité au SIFM, mais qu’il faut d’abord donner suite à d’autres priorités.
2.1.4 Si le Ministère avait utilisé l’option du paiement unique au cours des deux derniers exercices, il aurait obtenu un rabais additionnel de 7 613 $ en 2009-2010 et 11 026 $ en 2010-2011. Ces montants se fondent sur le volume des dépenses que le Ministère effectue au moyen de cartes d’achat. Des économies de plus de 18 000 $ ont été perdues aux deux derniers exercices. Le Ministère, qui encourage l’utilisation des cartes d’achat, risque de rater d’autres occasions de réaliser des économies importantes s’il ne se prévaut pas de cette option.
Recommandation et réponse de la direction
2.1.5 Il est recommandé que le DPF intègre au SIFM la capacité de payer l’émetteur de cartes par paiement unique. (risque faible Note de bas de page 3 )
D’accord. Nous prévoyons l’implantation de cette fonctionnalité, qui fait partie de l’empreinte du système SAP pour le gouvernement fédéral, dans le cadre du projet d’amélioration du cycle d'approvisionnement au paiement. Ce projet est au stade de l’approbation par le Conseil exécutif du Ministère. Il comportera deux phases. La première phase consistera à documenter le plan directeur des opérations. La seconde phase consistera à implanter les nouvelles fonctionnalités dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et effectuer les changements nécessaires à nos opérations. Nous prévoyons avoir complété la seconde phase pour la fin de l’exercice financier 2013-2014.
2.2 Respect de la limite de transaction par carte d’achat
- Principale conclusion :
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La bibliothèque a dépassé la limite ministérielle de transaction permise par carte d’achat.
- Critère de vérification :
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L’utilisation courante des cartes d’achat et les processus qui s’y rattachent sont conformes à la politique ministérielle ainsi qu’à la Directive sur les cartes d’achat du SCT. [Critère 7.0]
2.2.1 Selon l’article 2.1.1 des notes complémentaires à la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, les personnes autorisées peuvent utiliser leur carte d’achat du Ministère pour effectuer des achats allant jusqu’à 5 000 $ chacun, y compris toutes les taxes applicables. Il est recommandé d’utiliser les cartes pour les dépenses quotidiennes afférentes à l’entretien courant, aux réparations et aux biens et services opérationnels. Même s’il n’est pas obligatoire d’utiliser les cartes d’achat, il est fortement encouragé de s’en servir pour faire des achats qui respectent les limites des pouvoirs délégués.
2.2.2 Les régions de l’Atlantique, du Québec et de l’Ontario respectaient la limite de transaction de 5 000 $, et aucun achat ne semblait avoir été fractionné.
2.2.3 À l’administration centrale, la bibliothèque a fait la même journée auprès du même fournisseur des paiements qui, au total, dépassaient la limite de 5 000 $. Les processus d’achat ont été respectés en ce qui a trait à ces achats, toutefois, le processus de paiement approprié n’a pas été suivi. Il y a un risque que les détenteurs de cartes d’achats se servent des cartes pour des transactions excédant les limites ministérielles autorisées jugées appropriées pour les opérations quotidiennes conformément à la directive du CT.
Recommandation et réponse de la direction
2.2.4 Il est recommandé que le directeur de la Division des services de la bibliothèque veille à ce que l’utilisation de la carte d’achat respecte les exigences du Ministère et du SCT. (risque faible)
D’accord. En mai 2011, des discussions ont eu lieu avec la Direction générale du dirigeant principal des finances au sujet de la mesure dans laquelle la Division des services de bibliothèque respecte la Politique sur l’utilisation des cartes d’achat. On a précisé la politique, et les paiements effectués au moyen d’une carte d’achat sont maintenant en accordance avec cette politique. Toutes les transactions subséquentes ont été effectuées conformément à la politique. En décembre 2011 et en février 2012, le directeur de la Division des services de bibliothèque a tenu une réunion avec tous les titulaires de cartes d’achat de la Division ainsi qu’avec leurs gestionnaires pour examiner la politique et les procédures à la lumière des conclusions de la vérification. Cette réunion visait à garantir une compréhension exhaustive de la politique et des procédures à suivre pour les paiements supérieurs à 5 000 $.
2.3 Conformité à l’article 32 de la LGFP
- Principale conclusion :
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Les transactions par cartes d’achat ne sont pas toujours conformes à l’article 32 de la LGFP.
- Critère de vérification :
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Les transactions par cartes d’achat respectent les articles 32 et 34 de la LGFP. [Critère 6.0]
2.3.1 Le respect de l’article 32 est une exigence de la LGFP également appuyée par la Directive sur les cartes d’achat de 2009 du SCT.
2.3.2 Des preuves de non‑conformité à cet égard ont été relevées dans toutes les régions ayant fait l’objet d’une vérification ainsi qu’à l’administration centrale. Les résultats de la vérification des transactions par sondages (par exercice) sont résumés ci‑dessous.
| Administration centrale | Région de l'Atlantique | Région du Québec | Région de l'Ontario | |
|---|---|---|---|---|
| 2009-2010 | 44 % | 50 % | 91 % | 65 % |
| 2010-2011 | 52 % | 70 % | 85 % | 2 % |
2.3.3 Selon le personnel de l’administration centrale et des régions, l’exigence touchant l’article 32 est considérée comme un fardeau administratif.
2.3.4 Dans toutes les régions ayant fait l’objet d’une vérification et à l’administration centrale, il existe un risque que les fonds ne soient pas disponibles et qu’on paie des achats qui n’auraient possiblement pas été approuvés si l’article 32 avait été appliqué correctement.
Recommandation et réponse de la direction
2.3.5 Il est recommandé que a) le dirigeant principal des Finances, b) le directeur général régional de l’Atlantique et c) le directeur général régional du Québec veillent au respect de l’article 32 de la LGFP en ce qui concerne les cartes d’achat. (risque moyen)
-
D’accord. Un bulletin sera envoyé à tous les directeurs de la gestion des activités, aux conseillers en gestion financière et aux directeurs régionaux des finances au plus tard le 12 mars 2012. Ce bulletin réitèrera l’importance d’avoir une preuve de l’article 32 consignée au dossier pour tout paiement effectué par le Ministère.
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D’accord. Le Bureau régional de l’Atlantique (BRA) offrira des séances d’information sur l’utilisation appropriée des cartes d’achat pour veiller à ce que l’article 32 de la LGFP soit mis en application. Ces séances, qui s’adresseront aux détenteurs de cartes ainsi qu’aux services de comptabilité, se tiendront d’ici le 30 mars 2012. Le BRA effectuera aussi un programme de surveillance des relevés des détenteurs de cartes et de la documentation justificative afférente aux transactions pour assurer la conformité continue à la Loi sur la gestion des finances publiques et la Directive du Conseil du Trésor sur les cartes d’achat au plus tard le 30 avril 2012.
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D’accord. Afin de veiller à ce que l’on ne dépasse pas les budgets, les dépenses de F&E (fonctionnement et entretien) de plus de 200 $ seront engagées dans le SIFM et l’autorisation appropriée en vertu de l’article 32 de la LGFP sera conservée au dossier. La date prévue d’achèvement pour la mise en œuvre de la recommandation par le Bureau régional du Québec est le 1er mai 2012.
2.4 Sécurité matérielle des cartes d’achat
- Principale conclusion :
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Certains détenteurs de carte d’achat ne rangent pas leur carte dans un endroit sécuritaire lorsqu’ils ne l’utilisent pas.
- Critère de vérification :
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Les cartes d’achat sont conservées dans un endroit sécuritaire en tout temps. [Critère 5.0]
2.4.1 La Directive sur les cartes d’achat du SCT exige que les détenteurs de carte protègent les renseignements sur la carte et s’assurent qu’elle soit conservée dans un endroit sécuritaire en tout temps. Elle requiert également que le coordonnateur ministériel des cartes garantisse la surveillance de l’utilisation des cartes d’achat. Les numéros de carte ne doivent être inscrits nulle part ni divulgués à d’autres personnes. De plus, lorsqu’elles ne sont pas utilisées, les cartes d’achat doivent être rangées dans un endroit sécuritaire dont l’accès est restreint.
2.4.2 D’après l’échantillon de détenteurs de carte sélectionné à chaque endroit pour le sondage de conformité, 60 % des détenteurs conservaient leur carte dans un lieu sûr. Aucune preuve n’a été recueillie concernant des cartes perdues ou volées. Voici les résultats de la conformité des détenteurs de carte en ce qui concerne l’utilisation sécuritaire des cartes d’achat selon l’endroit :
| Nombre de détenteurs de carte | Pourcentage de conformité | |
|---|---|---|
| Administration centrale | 120 | 40 % |
| Région de l’Atlantique | 7 | 25 % |
| Région du Québec | 27 | 19 % |
| Région de l’Ontario | 11 | 100 % |
2.4.3 La majorité des détenteurs de carte interrogés ont affirmé connaître les exigences de la Directive sur les cartes d’achat du SCT et avoir reçu de la formation en matière de sécurité à cet égard. Certains jugent qu’il n’est pas pratique de conserver leur carte d’achat sous clé dans leur bureau lorsqu’ils ne l’utilisent pas. Ils conservent donc leur carte dans leur portefeuille ou dans leur sac à main pour gagner du temps s’ils ont besoin de faire des achats en dehors des heures de bureau.
2.4.4 Étant donné que 40 % des cartes d’achat ne sont pas conservées de manière sécuritaire, il existe un risque de perte ou de vol possible.
Recommandation et réponse de la direction
2.4.5 Il est recommandé que le coordonnateur ministériel des cartes veille à ce qu’on rappelle aux détenteurs de carte l’exigence liée à la conservation des cartes d’achat dans un endroit sécuritaire. (risque faible)
D’accord. Un bulletin sera envoyé aux détenteurs de carte pour leur rappeler de garder leur carte d’achat dans un endroit sécuritaire. Ce bulletin sera envoyé au plus tard le 12 mars 2012.
2.5 Rôles et responsabilités concernant les cartes d’achat
- Principale conclusion :
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Les rôles et les responsabilités n’ont pas été communiqués clairement.
- Critère de vérification :
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Les responsabilités sont documentées et communiquées conformément à la Directive sur les cartes d’achat du SCT. [Critère 2.0]
2.5.1 La Directive sur les cartes d’achat du SCT exige que le DPF s’assure que les responsabilités du coordonnateur ministériel des cartes, des gestionnaires et des détenteurs de carte soient communiquées. Les détenteurs de carte reçoivent des renseignements adéquats sur leurs responsabilités à l’occasion de séances de formation obligatoires données par la DGMM et les coordonnateurs régionaux des cartes d’achat à la délivrance de leur carte. Les rôles et les responsabilités des autres ressources qui participent au processus concernant les cartes d’achat (p. ex., la DGDPF et la DGMM) n’ont pas été communiqués officiellement. La communication des rôles et des responsabilités ne faisait pas partie des priorités de la DGDPF, parce que les cartes d’achat ne sont pas considérées comme des outils d’approvisionnement risqués.
2.5.2 La DGMM a produit un document provisoire concernant les cartes d’achat pour le ministère de la Justice (version 05-2011) qui énonce les procédures et les processus concernant les cartes d’achat et qui contient des renseignements sur les rôles et les responsabilités. Une fois terminé et distribué, ce document fournira des renseignements à cet effet. Pour réduire le risque que des tâches essentielles ne soient pas réalisées ou menées à terme, il faut que le personnel connaisse bien les rôles et les responsabilités propres à chaque participant au processus.
Recommandation et réponse de la direction
2.5.3 Il est recommandé que le DPF s’assure que les rôles et les responsabilités soient communiqués de façon officielle à toutes les ressources participant au processus relatif aux cartes d’achat et que le document sur la procédure soit achevé et diffusé. (risque moyen)
D’accord. Le document sur les cartes d’achat a été finalisé en collaboration avec la Division de la gestion des marchés et du matériel, et les rôles et les responsabilités sont clairement énoncés. Le document est présentement dans le processus de l’étape de l’approbation et sera communiqué à toutes les personnes impliquées dans le processus des cartes d’achat par le 30 avril 2012.
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