Cartes d’achat – Mars 2012
Annexe B – Approche et méthode
La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification internedu Conseil du Trésor, aux lignes directrices et procédures connexes, ainsi qu’aux normes de vérification généralement reconnues.
La méthode consistait à examiner la documentation pertinente, les systèmes, les pratiques et les procédures, et à interroger les membres de la direction et du personnel concernés du ministère de la Justice à l’administration centrale ainsi que dans les régions de l’Ontario, de l’Atlantique et du Québec.
Pour ce faire, l’équipe de la vérification :
- a préparé des critères de vérification détaillés pour chaque composante du cadre de gestion;
- a préparé un programme de vérification détaillé axé sur des critères;
- a élaboré une méthode d’échantillonnage pour examiner les dossiers relatifs aux cartes d’achat (décrite en détail ci‑dessous);
- a interrogé les membres de la direction et le personnel du Ministère;
- a effectué des visites à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux de l’Atlantique, du Québec et de l’Ontario afin d’examiner les dossiers sur les cartes d’achat, de procéder aux sondages appropriés et d’interroger les membres de la direction et du personnel;
- a examiné les documents suivants :
- Directive sur les cartes d’achat du SCT (1er octobre 2009)
- Contrôleur général : Programme des cartes d’achat – Guide des pratiques exemplaires
- Diagrammes des processus d’approvisionnement du ministère de la Justice
- Sommaire des comptes en souffrance
- Liste des détenteurs de cartes actives
- Échantillons de courriels envoyés à des détenteurs de carte dont le compte est en souffrance
- Demande de carte d’achat du gouvernement du Canada – Demande d’ouverture de compte d’employé
- Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances du ministère de la Justice
- Ministère de la Justice – Notes complémentaires à la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances
- Présentation de formation du Ministère sur les cartes d’achat et documents de formation connexes
- Ministère de la Justice – Procédures concernant les cartes d’achat (version provisoire 5)
Au 31 mars 2010, le Ministère détenait environ 233 cartes d’achat. Au cours de la période de vérification, l’équipe responsable a examiné 165 cartes d’achat en usage à l’administration centrale et dans les trois bureaux régionaux.
Afin de déterminer la taille de l’échantillon pour le sondage des transactions, l’équipe de vérification a eu recours à un fichier Excel, téléchargé à partir du système de production de rapports de l’émetteur de cartes, qui comporte tous les relevés des transactions par carte d’achat de l’administration centrale et des régions de l’Atlantique, du Québec et de l’Ontario pour les deux exercices. Le dossier comprenait 18 562 transactions, réparties de la façon suivante :
| Région | 2009-2010 | 2010-2011 |
|---|---|---|
| Administration centrale | 3 564 | 5 204 |
| Atlantique | 181 | 632 |
| Québec | 2 765 | 3 963 |
| Ontario | 1 077 | 1 176 |
| Total | 7 587 | 10 975 |
L’équipe de vérification a utilisé le logiciel IDEA (Procédé interactif d'extraction et d'analyse des données) pour déterminer un échantillon de taille convenable. D’après le nombre total de transactions effectuées au cours des deux exercices visés par la vérification, le logiciel a établi qu’il fallait examiner 360 transactions afin d’obtenir un échantillon représentatif, soit 180 transactions pour chaque exercice. La taille de l’échantillon a été déterminée en fonction des paramètres suivants :
- le nombre total de transactions (18 562 transactions)
- le taux d’écart prévu de 2 %
- le taux d’écart tolérable de 5 %
- le niveau de confiance de 95 %
Un niveau de confiance de 95 % signifie que, sur 100 éléments de l’échantillon, 95 représentent avec exactitude la population échantillonnée.
Une fois que la taille de l’échantillon propre à chaque exercice a été établie, l’équipe de vérification a déterminé qu’il était raisonnable d’examiner un échantillon de 45 transactions dans chacune des trois régions et à l’administration centrale. Comme le nombre de transactions par carte d’achat est plus important à l’administration centrale, au Québec et en Ontario que dans la région de l’Atlantique, l’équipe de vérification a utilisé son jugement professionnel pour conclure qu’il serait approprié d’examiner 20 transactions par exercice dans la région de l’Atlantique, et qu’il fallait donc répartir les 25 transactions restantes entre les trois autres endroits.
D’après son jugement professionnel et les renseignements préliminaires obtenus au cours des entrevues réalisées durant la phase de planification auprès de l’administration centrale et des trois régions, l’équipe de vérification a convenu que les 25 transactions devraient être réparties comme suit :
- Administration centrale – neuf transactions
- Québec – huit transactions
- Ontario – huit transactions
Voici donc la taille de l’échantillon des transactions examinées pour chaque endroit par exercice :
- Administration centrale 54 transactions
- Atlantique 20 transactions
- Québec 53 transactions
- Ontario 53 transactions
Total 180 transactions
Une fois la taille de l’échantillon déterminée, l’équipe de vérification a modifié l’information du système de production de rapports comme suit :
- Toutes les transactions ayant une valeur de 10 $ ou moins ont été supprimées de la population. L’équipe de vérification a déterminé que ces transactions étaient non déterminantes et qu’elles ne devraient pas faire l’objet d’un examen, étant donné les délais limités pour les examiner et leur importance relative.
- Toutes les transactions donnant lieu à un solde négatif, qualifiées de paiements de relevés, de crédits ou de remboursements, ont été supprimées parce qu’elles sont visées par des procédés de sondage distincts.
Une fois que la base de données du système de production de rapports a été modifiée par l’équipe de vérification pour supprimer les transactions qui ne feraient pas l’objet d’un examen, les transactions restantes ont été importées dans le logiciel IDEA, lequel a été utilisé pour sélectionner un échantillon aléatoire de transactions pour chaque région, en fonction de la taille de l’échantillon par exercice dont il est question ci‑dessus.
L’équipe de vérification a déterminé que l’échantillon de 180 transactions pour chaque exercice était suffisant afin de formuler des conclusions concernant l’objectif de la vérification.
Conformité à l’article 34 de la LGFP dans les trois régions et à l’administration centrale
La vérification par sondages a révélé les résultats suivants en ce qui concerne la conformité à l’article 34 selon le lieu et l’exercice :
| Conformité à l’article 34 | ||
|---|---|---|
| 2009-2010 | 2010-2011 | |
| Administration centrale | 96 % | 100 % |
| Région de l’Atlantique | 100 % | 100 % |
| Région du Québec | 100 % | 100 % |
| Région de l’Ontario | 94 % | 100 % |
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