Vérification des Langues Officielles
Juin 2012

2. Constatation, recommandations et réponse de la gestion

2.1 Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles

Principale constatation:

Il existe un manque de compréhension homogène à l’échelle organisationnelle au sujet des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles en matière de langues officielles.

Critère de vérification:

Les langues officielles au ministère de la Justice sont appuyées par une structure organisationnelle adéquate. [critère de vérification 3.0]

2.1.1 Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de langues officielles sont confiés à des personnes en particulier et à trois unités organisationnelles au ministère de la Justice (c.-à-d., le Bureau Francophonie, justice en langues officielles et dualisme juridique; l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance; la Section du droit des langues officielles) qui sont responsables de différentes parties de la Loi sur les langues officielles; cependant, les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de langues officielles ne sont pas compris de manière homogène à l’échelle ministérielle.

2.1.2 Bon nombre de membres du personnel ont mentionné ne pas savoir qui sont le champion, le co-champion et les champions sectoriels des langues officielles. Certains n’étaient pas non plus au courant à qui s’adresser afin de pouvoir discuter de questions, de problèmes ou de plaintes liés aux langues officielles.

2.1.3 Même si la nouvelle Politique sur les langues officielles présente de l’information sur les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles, de nombreux membres du personnel ont indiqué qu’ils n’en connaissent pas encore le contenu. Les membres du personnel du Ministère qui partagent des locaux avec les clients (p. ex., dans les services juridiques ministériels) ont mentionné qu’ils ne sont pas toujours exposés aux campagnes de sensibilisation en matière de langues officielles.

2.1.4 Il existe un risque que les problèmes soulevés ne soient pas portés à l’attention de la bonne personne, en particulier pour les employés qui partagent des locaux avec les clients, et que les mesures d’atténuation ne soient pas surveillées, d’où l’incidence sur la capacité du Ministère à remplir ses obligations liées aux langues officielles.  

Recommandation et réponse de la gestion

2.1.5 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel, redouble d’efforts pour communiquer les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles distincts en matière de langues officielles de l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance par rapport à ceux d’employés d’autres secteurs au sein du Ministère (notamment le Bureau Francophonie, Justice en langues officielles et Dualisme juridique, Section du droit des langues officielles). (Risque moyen) Note de bas de page 2

D’accord. Le directeur général de la DGRHDP est en accord avec :

2.2 Mécanismes pour communiquer les questions à l’interne

Principale constatation:

Il n’existe aucun processus interne officiel pour communiquer les questions et les tendances liées aux langues officielles au Réseau des champions des langues officielles des secteurs et des régions.

Critère de vérification:

Les langues officielles au ministère de la Justice sont appuyées par une structure organisationnelle adéquate. [critère de vérification 3.0]; et

Les langues officielles au ministère de la Justice sont appuyées par un leadership et des moyens de communication qui sont adéquats. [critère de vérification 5.0]

2.2.1 Le Réseau des champions des langues officielles des secteurs et des régions du ministère de la Justice (le Réseau) est composé, entre autres, de représentants provenant de chaque portefeuille, secteur et division dans la région de la capitale nationale et des bureaux régionaux. Le Réseau et ses membres ont pour objectif d’appuyer le champion et le co-champion ministériels à la réalisation de leur mandat visant à fournir du leadership au sein de leur portefeuille, secteur, division ou région en créant une culture bilingue fondée sur l’esprit et la lettre de la Loi sur les langues officielles. Toutefois, les questions et les tendances découlant des plaintes reçues par l’entremise du Commissariat aux langues officielles, bien qu’elles soient portées à l’attention des champions ministériels, ne sont pas officiellement communiquées aux membres du Réseau.

2.2.2 L’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance est chargée de gérer toutes les plaintes relatives aux langues officielles qui sont examinées par le Commissariat aux langues officielles. Un processus lié à la communication des questions et des tendances découlant de ces plaintes aux membres du Réseau n’a pas été élaboré puisque l’élaboration d’un tel processus n’avait pas été soulevée comme exigence.

2.2.3 En l’absence de renseignements sur les questions et les tendances découlant des plaintes liées aux langues officielles, il existe un risque que les membres du Réseau ne possèdent pas un tableau complet des questions en matière de langues officielles. Cela pourrait entraver la capacité du Réseau à sensibiliser efficacement les employés du Ministère aux questions liées aux langues officielles.

Recommandation et réponse de la gestion

2.2.4 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel, officialise un processus interne et communique l’information pour veiller à ce que les questions (c.-à-d., le nombre de plaintes, les tendances) découlant des plaintes reçues par l’entremise du Commissariat aux langues officielles soient portées à l’attention des membres du Réseau des champions des langues officielles des secteurs et des régions. (Faible risque)

D’accord. Le directeur général de la DGRHDP, convient qu'il est nécessaire de veiller à ce que les questions de langues officielles sont traitées efficacement à l'interne et qu'il y a un champ d'application à faire rapport au Réseau des Champions sectorielle de LO au niveau global sur les questions relatives aux langues officielles étant donné le rôle des champions à promouvoir la sensibilisation des LO dans les milieu de travail. Le directeur général de la DGRHDP sera donc en mesure de formaliser et communiquer les processus internes pour s'assurer que l'information globale en matière de langues officielles, traitées par l'Unité des LO au sein de la DGRHDP, sont portées à l'attention des champions sectorielles. Depuis la vérification, un nouveau comité directeur LO a été mis en place et sert de forum pour discuter de questions relatives aux LO et les tendances.

2.3 Ressources

Principale constatation:

Il existe un manque d’harmonisation entre la structure organisationnelle actuelle et les attentes au niveau des services.

Critère de vérification:

Les langues officielles au ministère de la Justice sont appuyées par une structure organisationnelle adéquate. [critère de vérification 3.0]

2.3.1 Des quatre postes inclus dans la structure organisationnelle de l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance, trois sont vacants depuis un certain temps et un poste vient d’être doté. Cette situation limite la capacité de l’Unité à fournir le niveau de services prévu. Dans cette optique, il a été observé que certaines activités de surveillance (p. ex., la préparation et l’examen des rapports démographiques par portefeuille, l’étude des compétences linguistiques des membres du personnel) ne sont pas exécutées de façon régulière.

2.3.2 Le taux de roulement élevé ainsi que les efforts du Ministère pour réduire les dépenses globales et atténuer les incertitudes relatives aux affectations budgétaires du prochain exercice rendent difficiles le recrutement et le maintien en poste des employés.

2.3.3 Une affectation inadéquate des ressources pour l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance représente un fardeau chez les membres du personnel actuels et elle pourrait avoir des retombées négatives sur la mise en œuvre de la Politique sur les langues officielles à l’échelle organisationnelle. Elle pourrait également avoir une incidence sur la capacité du Ministère à exécuter des activités de surveillance à l’interne et à se conformer à ses obligations en matière de langues officielles.

Recommandation et réponse de la gestion

2.3.4 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel, passe en revue officiellement la structure organisationnelle actuelle de l’Unité ministérielle de la dotation, des langues officielles et de la reconnaissance à la lumière des exigences en cours et du niveau de services prévu afin de veiller à ce que les ressources soient affectées de façon adéquate.  (Faible risque)

D’accord. Le directeur général de la DGRHDP examinera la structure organisationnelle actuelle de l’unité des LO pour s’assurer qu’elle comporte les ressources appropriées et qu’il est possible d’atteindre les niveaux de service prévus. Certains changements ont déjà été apportés. Après révision, la description de travail du conseiller en LO est maintenant classifiée dans le groupe AS (AS‑05) plutôt que PE. Ce changement permet au Ministère d’avoir accès à un bassin de candidats beaucoup plus vaste étant donné que la majorité des coordonnateurs des LO sont classés dans le groupe AS. En outre, une autre ressource et un gestionnaire consacreront la moitié de leur temps au soutien du conseiller en LO. On examinera la question davantage dans le contexte des changements aux services internes, s’il y a lieu.