Audit de l’administration de la preuve électronique et de la préparation aux litiges

Table des matières

Sommaire

Introduction

Au Canada, une fois qu’un litige civil a été intenté, les parties concernées doivent participer à l’administration de la preuve. L’administration de la preuve est une procédure préalable au procès dans le cadre de laquelle les parties à une demande indiquent les renseignements qui sont pertinents à une cause et produisent ou présentent ces renseignements à la partie adverse. L’administration de la preuve électronique est le processus par lequel des renseignements électroniques sont produits et présentés. L’administration de la preuve compte plusieurs buts : permettre à la partie adverse de connaître ce qu’on lui reproche, aider à déterminer et à régler les faits contestés, et restreindre les questions juridiques à trancher au procès.

Alors que le processus de l’administration de la preuve électronique est amorcé au début du litige (et se poursuit tout au long d’un procès), la « préparation aux litiges » est le processus par lequel une organisation se prépare à une action en justice. Elle comprend l’élaboration de solides pratiques de gestion de l’information, la création d’un plan de préparation aux litiges et la mise en œuvre de politiques et de pratiques liées à la communication. La préparation aux litiges est inextricablement liée à l’administration de la preuve électronique; plus une organisation est préparée au litige, mieux elle sera en mesure d’appuyer ses obligations juridiques en matière de production et de présentations des documents électroniques.

S’assurer que les institutions fédérales sont préparées aux litiges et que les activités de preuve électronique sont menées de manière durable est essentiel au ministère de la Justice et à la Couronne. Il est peut-être particulièrement important dans les affaires importantes et complexes, où les dépens, y compris l’extrait et le traitement des dossiers électroniques, peuvent être considérables. La préparation aux litiges et l’administration de la preuve électronique peuvent également aider à réduire certains des risques juridiques associés au procès et à améliorer les résultats des litiges. Au contraire, le fait d’être mal préparé aux litiges et de ne pas avoir une stratégie efficace pour gérer l’administration de la preuve électronique peut faire en sorte que la Couronne ne soit pas en mesure de déterminer les ressources d’information qui aident à défendre une action. Il pourrait également entraîner l’érosion de la confiance des cadres supérieurs ministériels du ministère de la Justice en tant que conseillers juridiques.

Points forts

En général, il a été conclu que le ministère de la Justice a suffisamment de mesures en place pour appuyer les équipes de litiges à s’acquitter de leurs obligations en matière de preuve électronique. Cela comprend les politiques, les processus, les outils et les modèles pour aider à s’assurer que les pratiques du Ministère en matière de preuve électronique sont exercées d’une manière uniforme et efficace.

Nous avons également conclu que les investissements effectués par le Ministère tant dans l’établissement du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges (BNPESL) que dans l’acquisition et le déploiement des logiciels de gestion de l’administration de la preuve électronique ont aidé à restreindre les coûts associés à l’administration de la preuve électronique.

Points à améliorer

Malgré les progrès réalisés dans l’élaboration des politiques internes en matière de preuve électronique, le Ministère n’a pas encore respecté ses engagements envers l’élaboration et la mise en œuvre d’une norme nationale de préparation aux litiges. Bien que la grande majorité des ministères consultés ont indiqué qu’ils n’étaient pas préparés adéquatement aux litiges, l’importance de la norme à guider les fonctionnaires quant à la façon de relever les défis des litiges ne peut être exagérée. Le respect de ses engagements envers la mise en œuvre de la norme exige la participation renouvelée et continue des organismes centraux chargés des politiques gouvernementales et de l’adoption par les ministères clients.

Opinion d’audit et conclusion

Nous sommes d’avis que le ministère de la Justice a établi des mécanismes pour appuyer des pratiques durables en matière de preuve électronique et de préparation aux litiges, y compris l’avancement et la modernisation des pratiques et des outils liés aux stratégies de contestation. Le Ministère a élaboré des mesures, comme le Cadre de gestion de projet de divulgations (et divers outils et lignes directrices à l’appui) pour appuyer les équipes du contentieux à s’acquitter de leurs obligations en matière de preuve électronique. Le Ministère s’acquitte également de ses obligations en matière de l’administration de la preuve d’une manière durable. L’établissement du BNPESL et l’acquisition de logiciels de gestion de l’administration de la preuve électronique ont permis au Ministère, dans son ensemble, de traiter et d’analyser les recouvrements selon un coût moins élevé par rapport à s’il avait continué d’externaliser les services de preuve électronique. Il existe toutefois des possibilités d’aider davantage à appuyer les institutions fédérales à se préparer aux litiges. À l’interne, une amélioration permettrait d’encourager l’adoption du Cadre de gestion de projets de divulgation et de mettre ses outils complémentaires à la disposition des avocats. À l’avenir, le BNPESL profiterait d’un plan stratégique qui harmonise ses pratiques avec les résultats d’innovation axés sur le client et qui prévoit et répond au besoin d’expertise et d’outils dans les nouveaux secteurs de litiges électroniques.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec les constatations de l’audit, a accepté les recommandations incluses dans le présent rapport, tel qu’indiqués, et a élaboré un plan d’action de la direction pour les traiter. Le plan d’action de la direction a été intégré au présent rapport.

1. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de l’audit, l’audit est conforme aux Normes internationales relatives à la pratique professionnelle de l’audit interne, tel qu’il est appuyé par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Présenté par :

Anne Patenaude
Dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation
Ministère de la Justice Canada

2. Remerciements

La dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation tient à remercier l’équipe de l’audit et les personnes qui ont contribué à cet engagement. Elle tient également à remercier le directeur des services national de l’administration de la preuve électronique et de soutien aux litiges de sa collaboration et de son travail acharné visant à faciliter l’exécution de l’audit, en plus et au-delà de ses responsabilités de travail régulières.

Dans le cadre de l’audit, l’équipe a consulté plusieurs personnes au sein de la section du contentieux des affaires civiles du Ministère, et les services juridiques ministériels (SJM). Ces consultations avaient pour objet de mieux orienter notre compréhension des questions auxquelles sont confrontées les équipes du contentieux et d’aider à comprendre les besoins des praticiens juridiques qui participent à l’administration de la preuve électronique. Nous tenons également à reconnaître les contributions importantes de ces fonctionnaires aux constatations de l’audit.

3. Contexte

Dans le cadre de l’Examen des services juridiques de 2013-2014, le ministère de la Justice du Canada s’est engagé à collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) en vue d’élaborer une norme nationale de préparation aux litiges. Le Ministère s’est également engagé à réaliser des économies indirectes (ou des évitements des coûts) à l’aide de la prestation de services de gestion des documents contentieux plus efficaces. Ensemble, ces initiatives visaient à aider à restreindre la croissance des coûts juridiques découlant de la prolifération des renseignements électroniques et à veiller à ce que les ministères clients soient mieux préparer aux litiges, le cas échéant.

À propos de l’administration de la preuve électronique et de la préparation aux litiges

L’administration de la preuve fait partie du processus juridique préalable au procès. Elle est effectuée après qu’une demande ait été déposée par un demandeur, mais avant le procès-même. L’administration de la preuve est une obligation juridique régie par les lois en matière de procédure civile. Dans la plupart des cas, il s’agit de l’étape la plus longue des litiges. En général, elle est également la plus chère. Comme l’indique son nom, l’administration de la preuve est lorsque les plaideurs « découvrent » des faits liés à l’affaire, permettant aux conseillers juridiques de commencer à évaluer les forces et les faiblesses des arguments de leur client.

Dans le cadre du processus de l’administration de la preuve des documents, les plaideurs doivent identifier, préserver et recueillir les documents qui sont pertinents à la cause. Ensuite, ils doivent divulguer les documents pertinents et les « produire » (ou les fournir) à la partie adverse (sauf lorsque les documents concernés sont protégés par un privilège, dans de tel cas les documents doivent quand même être divulgués à la partie adverse, mais non produits).

L’administration de la preuve électronique se réfère à la découverte de renseignements stockés électroniquement. Cela comprend les courriels, les messages textes, les fichiers de traitement de textes, les tableurs électroniques, les images, les vidéos, les enregistrements sonores, le contenu Web et des médias sociaux et toute autre information qui est enregistrée dans un ordinateur, un téléphone intelligent, une base de données et d’autres dispositifs électroniques. Il comprend également les métadonnées jointes à cette information.

Alors que l’administration de la preuve électronique est amorcée au début du litige (et se poursuit tout au long d’un procès), la « préparation aux litiges » est le processus par lequel une organisation se prépare à une action en justice et appuie ses obligations en matière de l’administration de la preuve. Il est axé sur les améliorations des processus opérationnels, comme l’élaboration d’un plan de préparation aux litiges, l’attribution et la compréhension des principaux rôles et responsabilités en matière de preuve électronique, le développement d’outils et d’expertise en matière de l’administration de la preuve et le partage des connaissances spécialisées et des techniques de preuve électronique.

Figure 1 : Principales étapes d’un litige

Figure 1 décrit çi-dessous

Version texte - Figure 1 : Principales étapes d’un litige
  • Préparation aux litiges
  • Déclaration
  • Mise en suspens des litiges
  • Défense
  • Administration de la preuve
  • Procès
  • Décision judiciaire

Défis associés à l’administration de la preuve électronique

L’abondance et la prévalence des renseignements électroniques dans le milieu de travail sont essentielles pour comprendre les défis associés à l’administration de la preuve électronique. Selon la plupart des estimations, entre 90 % et 95 % de tous les nouveaux documents essentiels sont créés en format électronique. Grâce à l’accent mis maintenant sur le respect de l’environnement et l’adoption par le gouvernement de la numérisation, les documents électroniques servent souvent comme document officiel et unique d’une institution.

Cette vaste accumulation de dossiers électroniques, ainsi que toutes les métadonnées jointes à ces dossiers, a augmenté considérablement le temps, la complexité et le coût des efforts en matière de preuve électronique. Une fois que les documents potentiellement pertinents ont été identifiés, ils doivent être recueillis d’une manière qui est efficace, vérifiable et défendable légalement. La collecte doit également tenir compte des différents défis qui surviennent lors de la collecte de documents dans différents formats et  à partir de différents systèmes. Des défis semblables surviennent lors du traitement, de l’examen et de l’analyse des dossiers. Le traitement concerne, entre autres, le chargement et le codage des documents, alors que l’examen et l’analyse concernent l’identification des documents pertinents et privilégiés.

Selon la recherche de pointe, il est estimé que l’administration de la preuve électronique correspond à 70 % des dépens relativement aux dossiers importants et complexes. Ces coûts devraient augmenter à l’avenir, en partie en raison de la collecte et de la conservation accrue de dossiers électroniques. En bref, la quantité des documents pouvant être pertinents aux litiges a augmenté considérablement et l’examen de ces documents exige des capacités et des ressources spécialisées.

Défis propres au ministère de la Justice

Les défis associés à l’administration de la preuve électronique sont relativement universels dans l’ensemble de la communauté juridique. Toutefois, il y a un certain nombre de défis supplémentaires auquel le ministère de la Justice est confronté dans le cadre de son rôle de conseiller juridique du gouvernement du Canada étant donné l’ampleur et la complexité du gouvernement. Des questions liées à l’administration de la preuve sont souvent soulevées dans les cas où il est difficile de trouver et de recueillir les dossiers électroniques. Il en est particulièrement ainsi dans les cas des affaires importantes, complexes et historiques où les documents sont détenus par diverses personnes et difficiles à déterminer et à préserver. Dans de tels cas, la collecte de dossiers électroniques peut toucher un certain nombre de ministères.

En outre, puisque les pratiques de tenue des dossiers et les systèmes de technologie de l’information varient d’un ministère à un autre, l’identification et la collecte, la préservation des dossiers électroniques exigent l’intervention de plusieurs intervenants et experts. Contrairement aux représentants juridiques de certaines parties privées, qui pourraient être chargés uniquement de la production des renseignements d’un seul client ou d’une seule organisation au procès, les équipes du contentieux au ministère de la Justice doivent diriger et gérer la production de renseignements électroniques d’un certain nombre de ministères, de systèmes et de gardiens.

Responsabilités en matière de preuve électronique et de préparation aux litiges

L’administration de la preuve électronique et la préparation aux litiges au sein du gouvernement du Canada exigent la participation de tous les intervenants. Les ministères clients, les unités de services juridiques et les équipes du contentieux jouent tous un rôle important dans le respect des obligations de la Couronne en matière de production de renseignements électroniques. Même si la responsabilité ultime de production des renseignements électroniques incombe au ministère de la Justice en tant que conseiller juridique de la Couronne, il incombe à chacune des institutions fédérales à être prête aux litiges.

Au ministère de la Justice, les responsabilités en matière de preuve électronique sont partagées entre les équipes du contentieux et le Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges (BNPESL). Alors que les équipes du contentieux sont chargées de diriger les efforts en matière de preuve électronique et d’orienter les ministères clients et les gardiens des renseignements en ce qui concerne l’identification, la préservation et la collecte des renseignements enregistrés électroniquement, le BNPESL sert de centre d’expertise pour la gestion de la preuve et des questions liées à la preuve, de façon plus générale. Lorsque les équipes du contentieux le demandent, le BNPESL offre des conseils stratégiques sur les pratiques de l’administration de la preuve et de divulgation. Ils offrent également des outils et un soutien aux fins du traitement et de l’examen des éléments de preuve.

Au moment de l’audit, le BNPESL était organisé en trois pratiques principales : Le secteur national de soutien aux litiges (SNSL), l’équipe de gestion de la preuve (EGP) et les Services consultatifs. Le SNSL est le premier point de contact pour tous les services et les technologies de soutien aux litiges au sein du BNPESL. Ils offrent à la fois des conseils stratégiques et opérationnels aux équipes du contentieux quant à la préservation, la collecte, le traitement et la production appropriés des éléments de preuve. L’EGP appuie également les équipes du contentieux en offrant des services d’examen et d’analyse accélérés et facilités par la technologie. Les Services consultatifs offrent des conseils stratégiques sur toutes les questions en matière de preuve et ils sont chargés d’élaborer, de mettre en œuvre et d’appuyer les pratiques exemplaires en matière de préparations aux litiges.

4. Objectif de l’audit

L’objectif de l’audit était de fournir une assurance selon laquelle le Ministère avait établi des mécanismes pour appuyer les engagements en matière de preuve électronique et de préparation aux litiges d’une manière durable, y compris l’avancement et la modernisation des pratiques et des outils liés aux stratégies de contestation.

5. Portée de l’audit

Même si la préparation aux litiges et la communication électronique des dossiers constituent une responsabilité partagée à l’échelle du gouvernement, l’audit a mis l’accent sur les activités du BNPESL. La collaboration avec les principaux intervenants internes et externes a été évaluée, le cas échéant. L’audit visait les exercices financiers 2016-2017 et 2017-2018.

6. Approche de l’audit

L’équipe d’audit a exécuté son mandat conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales relatives à la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes. Les responsables de l’audit ont eu recours à diverses techniques, notamment à une évaluation des risques de l’entité auditée, à des entrevues, à des vérifications des systèmes ainsi qu’à l’examen et à l’analyse de la documentation.

7. Constatations, recommandations, réponse et plan d’action de la direction

La présente section décrit les constatations et les recommandations découlant des travaux réalisés dans le cadre de l’audit. Pour en faciliter l’analyse, les constatations et les recommandations ont été organisées en fonction des questions cernées dans le cadre de l’audit. Une liste des éléments d’enquête et des critères d’audit figure à l’annexe A.

7.1 Pratiques en matière de preuve électronique

Le ministère de la Justice a élaboré un cadre de gestion des projets de divulgations (GPD) pour orienter et appuyer les équipes du contentieux à s’acquitter de leurs obligations en matière de preuve électronique d’une manière uniforme et efficace. Toutefois, puisque les avantages intrinsèques du Cadre ne sont pas bien compris, et que les outils et les modèles appuyant le Cadre ne sont pas facilement disponibles, le Cadre n’est pas généralement utilisé.

À l’appui de son rôle en tant que procureur général du Canada, il est important que le ministère de la Justice ait des mesures adéquates en place pour orienter et appuyer les plaideurs à s’acquitter de leurs obligations en matière de preuve électronique. Cela comprend les politiques, les processus, les outils et les modèles pour aider à s’assurer que les pratiques du Ministère en matière de preuve électronique sont exercées de manière uniforme et efficace.

En 2014, afin de mieux encourager et d’appuyer l’adoption d’une approche en matière de gestion de projets aux fins de l’administration de la preuve électronique, le BNPESL a élaboré un modèle officiel de preuve électronique, le GPD. Il sert de guide conceptuel aux fins des activités de communication documentaire au sein du Ministère et de modèle pour les équipes du contentieux qui participent à la production d’éléments de preuve électroniques. Élaboré conformément aux pratiques de l’industrie, y compris le « Electronic Discovery Reference Model » élaboré par la Duke University School of Law, le Cadre vise à intégrer les pratiques de gestion de l’information propres aux institutions fédérales, y compris la tenue à jour des dossiers historiques et sur papier.

Dans la plupart des cas, le GPD devrait servir de structure efficace pour organiser les activités de preuve électronique. Il vise à être un modèle pour encourager les équipes du contentieux à planifier, à analyser et à gérer les projets du processus de l’administration de la preuve. Même si le GPD est mieux intégré dans les stratégies de contestation dès le début de l’administration de la preuve, il pourrait être mis en œuvre avec succès à toute étape des litiges. Le Cadre, tel qu’il est structuré, reconnaît le fait que les activités de l’administration de la preuve sont généralement de nature itérative et se déroulent rarement de manière linéaire. Le GPD vise également à être évolutif.

L’utilisation du GPD peut avoir des avantages clairs et importants. Alors que les efforts en matière de preuve électronique peuvent être chers par nature, l’application du GPD peut aider à restreindre les coûts et à atténuer les risques juridiques. Il aide également à veiller à ce que les renseignements soient recueillis et traités d’une manière efficace, vérifiable et défensable légalement. Élaborer une stratégie et un plan de détermination – la première étape du GPD – par exemple, peut aider les équipes du contentieux à déterminer la portée, l’ampleur et l’étendue appropriées des activités de collecte de renseignements. Cela aide à son tour à mieux déterminer les unités commerciales, les personnes, les systèmes, les dossiers sur papier contenant des sources d’information pertinentes et de mettre effectivement en suspens juridique ces renseignements. En aval, l’identification appropriée des sources d’information aide à s’assurer que les renseignements enregistrés électroniquement et ses métadonnées sont protégés contre les modifications inappropriées et que la collecte et le traitement de cette information sont effectués de manière efficace.

Malgré les nombreux avantages de l’utilisation du GPD, ce ne sont pas toutes les équipes du contentieux qui ont officiellement recours au Cadre. Selon nos consultations avec les équipes du contentieux, le recours mitigé au GPD et l’engagement parfois hésitant (ou tardif) du BNPESL semble découler de plusieurs facteurs. À l’heure actuelle, le recours au GPD n’est pas obligatoire. Selon la Directive sur la gestion des projets juridiques du Ministère, une approche axée sur la gestion de projets n’est requise que pour les dossiers évalués à risque élevé et dont la complexité légale est élevée ou lorsque le dossier concerne au moins trois clients et lorsque le temps estimatif associé à l’administration de la preuve dépasse 150 heures. Même s’il pouvait s’agir d’un seuil approprié pour l’utilisation de l’EGP, il pourrait avoir comme effet la réduction de la mobilisation des SNSL et du GPD de manière plus générale.

S’ajoute à l’adoption lente du GPD le fait que les avantages du Cadre ne sont pas bien compris. Même si bon nombre de plaideurs au sein du Ministère appliquent des techniques de gestion de projets à la surveillance des activités de preuve électronique, l’ensemble des avantages du GPD – un outil de processus et non seulement de gestion de projets – sont souvent perdus à l’égard des plaideurs dont le défi et la préoccupation immédiats au début des litiges consistent à connaître les questions juridiques de l’affaire. La plupart des équipes du contentieux et des unités de services juridiques interrogées n’étaient pas au courant de l’existence du GPD et peu avaient vu les outils à leur disposition ou avaient accédé à ceux-ci afin de surveiller les activités de preuve électronique.

Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux, encourage l’adoption plus proactive du GPD en intégrant de manière plus officielle le GPD dans les politiques et les lignes directrices existantes sur les litiges et en déployant pleinement les outils nécessaires pour appuyer le fonctionnement du GPD.

Réponse et plan d’action de la direction

En accord.

  • Le Cadre de gestion de projet de divulgations (GPD) est un cadre qui doit être complété par des documents à l’appui, soit des outils tels que la trousse de préservation de la preuve en cas de litige et le questionnaire du dépositaire. Lorsque le cadre a été dévoilé en 2016-2017, aucun de ces outils justificatifs n’existait.
  • Des documents à l’appui pour les phases d’identification, de préservation et de collecte ont maintenant été élaborés et mis à l’essai en cas de litiges, tels qu’un protocole de préservation pour Outlook et un protocole de collecte pour les documents imprimés. En les peaufinant davantage, ils seront prêts pour l’examen final puis la distribution complète. D’autres outils, tels qu’un modèle de plan de communication des documents annoté, seront élaborés en 2019.
  • Le GPD et les outils actuellement mis à l’essai seront publiés sur le nouveau site SharePoint du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges afin de les rendre accessibles aux équipes du contentieux d’ici le 1er mai 2019.
  • Le GPD sera officiellement intégré aux politiques et aux directives relatives aux litiges, au besoin.
  • Le GPD a été largement préconisé en 2016-2017 pendant une tournée de présentation au pays. Des centaines d’avocats et d’assistants juridiques ont assisté à ces séances. En 2017-2018, nous avons mis à l’essai la formation de certains outils du GPD lors de réunions du groupe d’étude sur l’administration de la preuve électronique (par exemple, des présentations sur la trousse de préservation de la preuve en cas de litige, les outils électroniques de collecte de la preuve et la salle d’audience mobile).
  • La formation visant le GPD sera affinée et dispensée dans le cadre du programme de formation juridique continue à compter du 1er juin 2019. Elle commencera avec la formation que nous avons déjà mise à l’essai ainsi que par un cours de survol du GPD.
  • Le GPD et les outils seront examinés et élargis tous les ans.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux

Date d’échéance
  • La publication du GPD et des outils existants qui ont fait leurs preuves sur le site SharePoint : le 1er mai 2019
  • Formation offerte sur le GPD à compter du : 1er juin 2019

7.2 Durabilité des efforts en matière de preuve électronique

Le ministère de la Justice entreprend ses obligations en matière de l’administration de la preuve relativement à l’administration de la preuve électronique de manière durable et le BNPESL gère la demande de ses services de manière efficace, conformément à ses ressources limitées. Des investissements continus dans les outils spécialisés en preuve électronique et le transfert des connaissances et des habiletés de preuve électronique au sein des équipes du contentieux devraient permettre de s’assurer que les pratiques demeurent durables et que les connaissances spécialisées ayant trait à l’administration de la preuve électronique sont transférées.

Dans le cadre de l’audit, nous avons cherché à découvrir comment les coûts de l’administration de la preuve électronique sont gérés par le Ministère et si des efforts de preuve électronique étaient entrepris de manière efficace et durable. À cette fin, nous avons évalué la capacité interne du Ministère en matière de gestion des éléments de preuve et de travail consultatif, ainsi que sa capacité de surveillance et de production de rapports sur l'ensemble des dépens liées à l’administration de la preuve électronique. Nous avons également examiné les coûts de l’administration de la preuve électronique pour obtenir un échantillon d’affaires récentes et nous avons comparé les coûts du traitement des données à l’interne aux coûts du traitement des données à l’externe.

Tel que cela a été indiqué antérieurement, en 2013-2014, dans le cadre de son Examen des services juridiques, le ministère de la Justice s’est engagé à réaliser des économies indirectes (ou des évitements de coûts) de 9,5 millions de dollars en instaurant des services de gestion des documents contentieux plus efficaces. Ensemble avec l’instauration d’une norme pangouvernementale sur la préparation aux litiges, ces services devaient aider à restreindre la croissance des coûts juridiques découlant de la prolifération des renseignements électroniques.

Les économies indirectes étaient fondées sur un certain nombre d’hypothèses concernant la quantité et le coût du traitement des données. Par exemple, le Ministère devait constater une augmentation continue de litiges importants et complexes et une augmentation connexe des coûts du traitement et de l’analyse des dossiers. Ce n’est pas le cas. En outre, les calculs des coûts du traitement par voie électronique de l’information stockée à l’externe ont été fondés sur un taux de marché de 250 $ par gigaoctet, une estimation juste et prudente pour la période de trois ans de l’Examen par les services juridiques (2014-2015 à 2016-2017), compte tenu de l’historique des taux en baisse. Le coût du traitement par voie électronique de l’information stockée a continué de baisser depuis le début de la période de l’Examen par les services juridiques.

Nonobstant ce qui précède, les investissements faits par le Ministère – tant dans l’établissement du BNPESL que dans l’acquisition et le déploiement de logiciels spécialisés – ont réalisé d’importantes économies. À ce stade, nous indiquons que la passation de marchés aux fins des services liés à l’administration de la preuve électronique a baissé de manière uniforme depuis la formation du BNPESL, une tendance qui correspond à l’augmentation des travaux de gestion, de codage et de contrôle de la qualité des dossiers assumés par l’EGP. Nous indiquons également que le coût du traitement de la preuve sous forme de données électroniques à l’interne, en moyenne, est moins élevé par rapport au coût du traitement des mêmes renseignements à l’externe.

Même si les équipes du contentieux continuent de donner en sous-traitance les tâches de gestion des dossiers de manière archivistique et même si certains ministères clients continuent de se fier aux entrepreneurs externes aux fins de la tenue et du traitement des dossiers, les coûts associés à l’administration de la preuve électronique sont, pour l’instant, gérables. Même si les coûts ministériels associés à l’administration de la preuve électronique sont demeurés considérables, ils ont été plus ou moins restreints. Les résultats de l’audit indiquent que le BNPESL gère la demande de ses services d’une manière efficace et ils établissent l’utilisation prioritaire de ses ressources limitées. De plus, le BNPESL surveille et suit les coûts de ses activités de gestion de la preuve.

À l’avenir, afin de s’assurer que les coûts associés à l’administration de la preuve électronique demeurent durables, il sera nécessaire de continuer à investir dans les outils spécialisés en preuve électronique. Il est également important de s’assurer que le Ministère transfère aux équipes du contentieux les connaissances et les habiletés en matière de preuve électronique. Le BNPESL, à son tour, devrait continuer à investir dans la formation et l’infrastructure spécialisées afin de demeurer le centre d’expertise de preuve électronique du Ministère.

7.3 Norme nationale de préparation aux litiges

Le ministère de la Justice n’a pas entièrement respecté ses engagements envers la promotion d’une norme nationale de soutien aux litiges. Des outils à l’appui de la préparation aux litiges ont fait l’objet de projets pilotes, mais ils n’ont pas été entièrement fonctionnels et déployés.

Le fait d’être prêt à intervenir en cas de litiges peut aider à réduire certains des coûts juridiques associés aux procès et à améliorer les résultats des litiges. C’est sur cette base que le gouvernement du Canada a décidé en 2013 d’instaurer une norme nationale de soutien aux litiges.. Dans le cadre de l’audit, nous avons évalué la mesure dans laquelle le Ministère s’est acquitté de son engagement d’appuyer l’avancement de la norme. Nous avons également examiné la mesure dans laquelle il participait aux activités de sensibilisation visant à promouvoir les pratiques exemplaires en matière de préparation aux litiges.

Il existe diverses circonstances qui ont mené à la création d’un instrument de gestion et d’une politique administrative du Conseil du Trésor. Les instruments de politique sont utilisés pour établir et promouvoir une approche uniforme de gestion dans l’ensemble du gouvernement et pour gérer les risques importants liés aux activités de tous les ministères. Alors que les pratiques en matière de préparation aux litiges varient d’une institution à une autre et que les risques associés à l’absence de préparation aux litiges sont importants, les deux objectifs stratégiques sont particulièrement pertinents à l’élaboration d’une norme nationale de préparation aux litiges.

En 2014, le ministère de la Justice a élaboré une norme provisoire qui énonce les principales responsabilités institutionnelles en matière de préparation aux litiges et elle établit des pratiques opérationnelles essentielles à ces fonctions (c.-à-d. la façon dont les gestionnaires et les spécialistes fonctionnelles doivent exécuter certains aspects de leurs fonctions aux fins de la préparation aux litiges). Selon le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor, son application serait obligatoire pour toutes les institutions fédérales, établissant ainsi une orientation claire pour les ministères quant à la façon d’orienter leurs pratiques de gestion de l’information et leurs activités de préparation aux litiges.

Peu de progrès ont été réalisés pour promouvoir la norme depuis 2014 en raison de priorités contradictoires, tant au ministère de la Justice qu’au SCT. Des discussions avec le SCT au sujet de la norme n’ont été reprises qu’à la conclusion de l’audit et même si plusieurs outils appuyant la norme ont fait l’objet de projets pilotes, bon nombre demeurent un travail en cours. Leur développement et mise à l’essai – une responsabilité qui incombe au BNPESL – sont essentiels à faire progresser la mise en œuvre de la norme.

Tel que cela a été indiqué antérieurement, des erreurs ou des omissions dans l’identification et la collecte de renseignements électroniques dans le cadre d’un litige peuvent avoir une incidence sérieuse sur l’issue du litige et ses résultats. L’administration de la preuve électronique peut également ajouter des millions de dollars au titre de coûts à une affaire importante ou complexe si elle n’est pas effectuée correctement. Même si le mandat du ministère de la Justice ne consiste pas à établir ou à dicter les procédures de gestion de l’information du gouvernement, de piètres pratiques en matière de tenue des dossiers peuvent aggraver les problèmes dans le cadre de l’administration de la preuve électronique. En conséquence, il incombe au Ministère, en tant que conseiller juridique du gouvernement, d’informer ceux qui ne sont pas prêts aux litiges des risques juridiques associés aux piètres pratiques.

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux, renouvelle les efforts pour mettre au point la Norme nationale de préparation aux litiges et que le BNPESL collabore plus étroitement avec les intervenants internes et externes pour promouvoir les objectifs communs liés à la préparation aux litiges.

Réponse et plan d’action de la direction

En accord.

  • Bien que l’élaboration d’un projet de norme de préparation aux litiges ait bien avancé en 2014, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a informé le ministère de la Justice que le projet ne pouvait pas être terminé tant que le ministère de la Justice n’avait pas élaboré les documents à l’appui nécessaires pour aider les ministères à respecter leurs obligations en vertu de la norme.
  • Le travail sur les outils justificatifs a commencé en 2016 (par exemple, le premier manuel de préparation aux litiges, l’aperçu en matière de communication des documents, l’évaluation de préparation aux litiges) et bon nombre de ces outils ont été mis à l’essai avec plusieurs ministères parties prenantes. 
  • Le ministère de la Justice a repris contact avec le SCT en 2018 pour faire avancer l’ébauche de la norme. Cependant, la série de politiques pertinentes du SCT fait maintenant l’objet d’une révision complète dans le but de développer un seul ensemble de politiques numériques qui consolidera et évoluera les politiques administratives existantes du Conseil du Trésor sur les services, la gestion de la technologie de l'information, la gestion de l'information et les éléments de la cybersécurité. Le ministère de la Justice a été informé en janvier 2019 que la création d’un instrument de préparation aux litiges, tel que la norme proposée, ne serait pas pris en considération tant que le Conseil du Trésor n'aurait pas examiné l'ensemble des politiques numériques.
  • Ultimement, la création d’un nouvel instrument de politique administrative de préparation aux litiges, tel que la norme proposée, dépendrait des mérites d’une approche obligatoire ou non obligatoire. Une fois que la politique numérique entre en vigueur, le SCT consultera le ministère de la Justice pour évaluer les mérites.
  • Le BNPESL continuera d’élaborer et de mettre à l’essai les outils de préparation aux litiges avec les ministères intervenants et dans le cadre de litiges.
  • Le BNPESL publiera les outils de préparation aux litiges qui ont fait leurs preuves sur un site accessible à l’échelle du gouvernement d’ici le 31 août 2019.
  • Les outils de préparation aux litiges seront examinés et élargis tous les ans.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux

Date d’échéance
  • Publication des outils de préparation aux litiges qui ont fait leurs preuves sur un site pangouvernemental : le 31 août 2019

7.4 Innovation et transformation

Même si le BNPESL a établi des objectifs à court et moyen termes pour l’administration de la preuve électronique, il est nécessaire d’élaborer des plans à long terme pour l’innovation en matière de litiges électroniques (complémentaire aux activités du Secteur des pratiques juridiques du Ministère et aux buts novateurs de l’ensemble du Ministère).

En plus de son rôle en tant que centre d’expertise en matière de preuve électronique, le BNPESL sert de centre pour l’innovation en matière de litiges électroniques. Dans le cadre de l’audit, nous avons demandé si le BNPESL avait un plan stratégique à long terme pour l’acquisition, la mise à l’essai et la mise en œuvre des outils électroniques en matière de litiges. Nous avons également cherché à évaluer si une approche efficace de gestion du changement était en place pour appuyer l’adoption de nouvelles technologies. Enfin, nous avons examiné la question à savoir si le BNPESL se mesurait aux résultats de l’innovation et rendait compte des résultats des activités d’innovation auprès des cadres supérieurs.

Depuis sa création, les efforts du BNPESL relativement à l’innovation ont été axés sur l’élaboration de lignes directrices, d’outils et de modèles à l’appui de l’administration de la preuve électronique. Les buts d’innovation pour les deux prochaines années sont axés sur les mêmes éléments, plus particulièrement, la recherche, la mise à l’essai et l’acquisition de nouveaux logiciels de communication électronique des dossiers. Dans le cadre du projet « Next Generation Litigation Software » du Ministère, par exemple, le BNPESL dirigera les efforts pour renouveler la plate-forme de gestion de la preuve afin d’instaurer des solutions technologiques qui appuient mieux son GPD. Ces buts sont conformes avec les priorités stratégiques du Ministère et ceux du gouvernement, en général.

À l’exception de ce qui précède, le BNPESL n’a pas un plan stratégique à long terme. Son dernier plan stratégique, le Plan et les objectifs d’entreprise du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges ont été élaborés en 2012. Il suivait le rapport sur la préparation à l’administration de la preuve électronique de 2011 du Ministère et il était axé d’abord et avant tout sur la meilleure façon d’organiser, d’harmoniser et de structurer les ressources du groupe. Vu les progrès considérables réalisés par le BNPESL et le Ministère au cours des dernières années en ce qui concerne l’administration de la preuve électronique et les plans liés au projet « Next Generation Litigation Software » maintenant bien en cours, le Ministère devrait remettre l’accent sur la transformation et l’innovation des pratiques en matière de litiges. À cette fin, l’élaboration d’un plan stratégique concis et à long terme devrait être une priorité. Le plan devrait inclure des résultats novateurs mesurables qui sont axés sur les besoins des clients et sur le suivi et l’harmonisation continus des pratiques avec les buts ministériels. Le plan devrait également prévoir des écarts possibles dans l’expertise et les outils liés aux nouveaux secteurs en matière de litiges électroniques. Alors que le changement demeure un principal obstacle à l’adoption de nouvelles technologies et à l’adoption de nouvelles pratiques en matière de litiges, une certaine étude quant à la meilleure façon d’effectuer les changements nécessaires sera essentielle.

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux, élabore un plan stratégique à long terme pour le BNPESL en consultation avec le Secteur des pratiques juridiques du Ministère. Le BNPESL devrait établir des résultats d’innovation clairs et axés sur les clients et rendre régulièrement compte des résultats des activités d’innovation aux cadres supérieurs.

Réponse et plan d’action de la direction

En accord.

  • L’Examen par les services juridiques a dicté les priorités du Bureau national de la preuve électronique et de soutien aux litiges (BNPESL) de 2014 à 2017. À l’issue de l’Examen par les services juridiques, le BNPESL a présenté un résumé de ses réalisations dans le cadre de l’Examen par les services juridiques ainsi qu’une proposition d’élaboration continue au conseil d’administration du Secteur national du contentieux (SNC) en février 2017.
  • Le conseil d’administration a décidé d’étendre la capacité de preuve électronique en ajoutant des équipes d’examen plus expéditives et en incorporant l’apprentissage automatique à ses processus d’examen expéditifs.
  • En 2017-2019, le BNPESL a poursuivi ses travaux sur les objectifs de l’Examen par les services juridiques qui n’avaient pas encore été atteints (mise en œuvre du GPD, norme de préparation aux litiges), ainsi que sur le lancement d’un projet de mise à jour des outils logiciels dans sa plateforme de gestion des preuves.
  • Un plan stratégique à long terme évaluera et révisera ces objectifs du BNPESL.
  • Un plan établissant les résultats d’innovation à long terme sera élaboré d’ici le 31 mars 2019.
  • Le BNPESL rendra régulièrement compte des résultats des activités d’innovation aux cadres supérieurs.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint, Secteur national du contentieux

Date d’échéance
  • Élaboration d’un plan stratégique établissant les résultats d’innovation à long terme : le 31 mars 2019

7.5 Tenue des dossiers et conservation des dossiers

Dans le cadre d’un litige et conformément à ses responsabilités en matière de gestion de la preuve, le ministère de la Justice recueille, traite et conserve un nombre considérable de dossiers de clients. Ces dossiers sont fournis au Ministère en confiance aux fins de la poursuite ou de la défense des intérêts du gouvernement du Canada dans le cadre d’une action en justice. Dans le cadre de l’audit, nous avons évalué les processus que le Ministère a en place pour veiller à ce qu’il respecte les exigences réglementaires de la conservation et de la disposition de ces dossiers.

Dans l’ensemble, l’audit a permis de conclure que le ministère de la Justice avait des politiques établies pour la conservation de dossiers électroniques recueillis auprès des ministères clients. Ces politiques, de concert avec celles du gouvernement du Canada, aident à appuyer la bonne gestion et fourniture de renseignements recueillis par Justice en tant qu’éléments de preuve aux fins d’un litige. Selon la Norme de gestion de l’information numérique du Ministère et conformément aux autorisations de disposition du Ministère, les dossiers d’administration de la preuve électronique tenus par le BNPESL doivent être conservés pendant 12 ans suivant la date de clôture d’un dossier (c.-à-d. lorsque tous les appels ont été épuisés).

8. Opinion d’audit

Nous sommes d’avis que le ministère de la Justice a établi des mécanismes pour appuyer des pratiques durables en matière de preuve électronique et de préparation aux litiges, y compris l’identification et la modernisation des pratiques et des outils liés aux stratégies de contestation. Le Ministère a élaboré des mesures, comme le Cadre de gestion de projet de divulgations (et divers outils et lignes directrices à l’appui) pour appuyer les équipes du contentieux à s’acquitter de leurs obligations en matière de preuve électronique. Le Ministère s’acquitte également de ses obligations en matière de l’administration de la preuve d’une manière durable. L’établissement du BNPESL et l’acquisition de logiciels de gestion de l’administration de la preuve électronique ont permis au Ministère, dans son ensemble, de traiter et d’analyser les recouvrements selon un coût moins élevé par rapport à s’il avait continué d’externaliser les services de preuve électronique. Il existe toutefois des possibilités d’aider davantage à appuyer les institutions fédérales à se préparer aux litiges. À l’interne, une amélioration permettrait d’encourager l’adoption du Cadre de gestion de projets de divulgation et de mettre ses outils complémentaires à la disposition des avocats. À l’avenir, le BNPESL profiterait d’un plan stratégique qui harmonise ses pratiques avec les résultats d’innovation axés sur le client et qui prévoit et répond au besoin d’expertise et d’outils dans les nouveaux secteurs de litiges électroniques.

Annexe A – Critères d’audit

Élément d’enquête 1 – Appuyer les pratiques en matière de preuve électronique et de gestion de la preuve

Élément d’enquête 2 – Améliorer la préparation aux litiges dans l’ensemble du gouvernement

Élément d’enquête 3 – Transformation