Audit des services de parajuristes

Table des matières

Sommaire

Introduction

Conformément à l’initiative Objectif 2020 du greffier du Conseil privé pour une fonction publique de niveau mondial, le ministère de la Justice du Canada (ministère de la Justice) a énoncé, en 2014, sa vision en ce qui concerne l’équipe de juristes du Canada. Compte tenu des recommandations formulées à la suite de l’examen des services juridiques, la vision du ministère comportait des engagements tels que le fait de mieux tirer parti des services de parajuristes.

Pour s’acquitter de cet engagement, le ministère a lancé un certain nombre d’initiatives, notamment un groupe de travail national qui a examiné le recours croissant aux parajuristes et qui a publié une liste de recommandations et un plan de mise en œuvre, ainsi qu’une liste de tâches courantes des parajuristes, en 2014. Ces initiatives comprenaient également un Centre de services parajuridiques (le Centre), qui a été lancé en décembre 2015 et fournit un bassin central de 10 parajuristes pour appuyer les services juridiques ministériels (SJM) et le Secteur du droit public et des services législatifs. Le Centre continue à promouvoir et à autoriser le recours aux services parajuridiques dans le cadre de la prestation des services juridiques du ministère, en organisant une vaste gamme d’activités, y compris, mais sans s’y limiter : la préparation des dossiers, la recherche juridique, la rédaction d’avis juridiques et d’évaluations des risques juridiques, et le soutien au contentieux. En plus de ces services, le Centre mène, en partenariat avec les SJM, des projets pilotes pour créer des domaines de travail qui bénéficient de l’utilisation optimale des ressources parajuridiques.

Au cours de cette même période, une stratégie ministérielle pour les parajuristes a été proposée, mais n’a jamais été officiellement approuvée. La stratégie proposée mettait en exergue quatre éléments clés :

  1. Réaffecter davantage de dossiers de faible et moyenne complexité aux parajuristes;
  2. Accroître les renseignements opérationnels provenant des ressources financées par le client, qui appuient les activités des SJM;
  3. Élaborer un programme national de formation des parajuristes;
  4. Élaborer un programme de recrutement de parajuristes.

Après ces premières initiatives, et dans le but de produire de meilleurs résultats et de favoriser une culture de changement et d’innovation continus, le ministère a entrepris une réorganisation en avril 2016. La création du secteur national du contentieux (SNC) était un élément majeur de cette réorganisation. En vertu du nouveau SNC, le sous-procureur général adjoint (SPGA) est chargé de la conduite de tous les litiges mettant en cause le gouvernement du Canada. À compter de mars 2017, le SNC comprenait environ 82 p. 100 des parajuristes subventionnés par le ministère de la Justice. De plus, la sous-ministre a identifié le SPGA, SNC comme l’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes et la communauté de parajuristes.

En mai 2018, le Secteur des pratiques juridiques a rejoint le Secteur de la gestion et a été renommé Direction générale des pratiques juridiques. La Direction générale des pratiques juridiques est toujours chargée, entre autres choses, d’encourager et de favoriser le recours aux services de parajuristes par l’entremise du Centre de services parajuridiques, ainsi que par d’autres mécanismes.

En octobre 2018, un Comité directeur sur l’excellence des parajuristes a été créé. Comité de haut niveau relevant du SPGA, du SNC, du dirigeant principal des finances (DPF) et du SMA, du Secteur de la gestion, le mandat du Comité directeur sur l’excellence des parajuristes (CDSEP) est d’« appuyer l’édification d’une communauté de parajuristes solide et engagée – une communauté essentielle à la prestation de services juridiques au sein de l’équipe juridique du Canada. Cela comprend une évaluation continue du rendement des parajuristes du Ministère; la mise en œuvre d’un programme national de formation et de recrutement; la création de mécanismes horizontaux afin de promouvoir le recours aux parajuristes, la détermination des indicateurs de rendement ou des objectifs des secteurs et des portefeuilles; le renforcement de la sensibilisation sur les pratiques exemplaires et les priorités de la stratégie nationale pour les parajuristes. Le comité tiendra compte de toute incidence sur les parajuristes dont les services ont été retenus par les ministères clients ».

Selon la vision de la SM, une communauté de parajuristes forte, représentative et engagée, qui est appuyée par des activités de formation et des programmes de développement bien élaborés, est considérée comme indispensable au pilier de la reconnaissance et du renforcement de l’expertise. Les activités clés pour le prochain exercice financier comprennent le développement d’une plateforme réseau afin de mobiliser et renforcer la communauté de parajuristes en permettant et en favorisant l’établissement de nouvelles relations, le partage des connaissances juridiques et la promotion de l’expertise des parajuristes.

Points forts

Les entrevues ont confirmé que la valeur des parajuristes en tant que membres à part entière de l’équipe juridique du Canada est largement reconnue dans l’ensemble du Ministère. En outre, des indicateurs de rendement clé ont été conçus pour évaluer l’efficacité du personnel parajuridique. En entreprenant des travaux fondamentaux pour harmoniser les descriptions de travail des parajuristes et élaborer un programme de formation, le Ministère a pris des mesures pour améliorer l’excellence professionnelle de son personnel parajuridique. Il a également participé au partage des pratiques exemplaires concernant cette amélioration, à l’aide de mécanismes formels et informels.

Points à améliorer

Il est possible de réaffirmer la pertinence de la stratégie ministérielle pour les parajuristes par l’entremise du Comité directeur sur l’excellence des parajuristes récemment créé, en décrivant clairement sa vision et les éléments clés liés au modèle de prestation de services parajuridiques.

Il est également possible d’appuyer les données du Ministère et les efforts déployés pour évaluer le rendement, en établissant les indicateurs clés de rendement afin de contrôler et d’orienter la mise en œuvre de la stratégie ministérielle pour les parajuristes, y compris les sources appropriées de renseignements à l’appui de ces indicateurs.

Enfin, il existe des possibilités de fournir une orientation et de continuer à professionnaliser les membres du personnel parajuriste et de faire recours au Comité directeur sur l’excellence des parajuristes afin de mieux tirer parti des pratiques exemplaires concernant le recours aux parajuristes dans l’ensemble du Ministère.

Opinion d’audit et conclusion

Nous sommes d’avis que le Ministère a tiré parti d’un certain nombre de mécanismes, tels que le Centre de services parajuridiques et le groupe de travail sur la stratégie pour les parajuristes du SNC, afin de promouvoir l’utilisation des ressources parajuridiques dans le cadre de la prestation de services juridiques au gouvernement du Canada. Grâce à l’identification d’une autorité fonctionnelle de la stratégie ministérielle pour les parajuristes, ainsi qu’à la création récente du Comité directeur sur l’excellence des parajuristes, le Ministère a pris des mesures visant à renforcer la structure de gouvernance et est bien placé pour réaffirmer la pertinence de la stratégie ministérielle pour les parajuristes en décrivant clairement sa vision et les éléments clés liés au modèle de prestation de services parajuridiques, en vue de renforcer l’intégration.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec les constatations d’audit, a accepté les recommandations incluses dans ce rapport et a développé un plan d’action de la gestion pour y répondre. Le plan d’action de la gestion a été inclus dans ce rapport.

1. Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le corroborent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Soumis par :

Anne Patenaude
Dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation
Ministère de la Justice du Canada

2. Remerciements

La dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation souhaite remercier l’équipe d’audit et les personnes qui ont contribué à cette mission, notamment les employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs commentaires dans le cadre de cet audit.

3. Contexte

Conformément à l’initiative Objectif 2020 du greffier du Conseil privé pour une fonction publique de niveau mondial qui est novatrice, agile, collaborative et ouverte, le ministère de la Justice du Canada (ministère de la Justice) a énoncé, en 2014, sa vision en ce qui concerne l’équipe de juristes du Canada. Compte tenu des recommandations formulées à la suite de l’examen des services juridiques (c.-à-d. 2014-2017), la vision du Ministère comprenait des engagements tels que l’investissement dans de nouveaux processus et de nouvelles technologies; une meilleure harmonisation des ressources humaines avec les priorités; et l’optimisation du recours aux parajuristes/services des parajuristes. Ce programme de transformation a été mis en œuvre au sein d’un environnement financier limité qui a eu une incidence à la fois sur le Ministère et sur ses ministères partenaires.

Les efforts déployés par le Ministère pour optimiser l’utilisation des services de parajuristes reflétaient également les tendances de l’environnement externe. Au sein de la profession juridique, les parajuristes sont de plus en plus reconnus comme des fournisseurs de services juridiques professionnels. À titre d’exemple, l’Ontario a été la première province à réglementer ses parajuristes en 2007. Le Barreau de l’Ontario réglemente les parajuristes autorisés en Ontario en veillant à ce qu’ils respectent les normes appropriées d’apprentissage, de compétence professionnelle et de conduite professionnelle. Les qualifications des parajuristes sont notamment reconnues après la réussite d’un programme approuvé de services juridiques en Ontario, et la réussite du processus d’accès à la profession de parajuriste du Barreau, y compris les examens d’accès à la profession.

Stratégie ministérielle pour les parajuristes

Pour promouvoir le recours aux parajuristes, le Ministère a axé ses efforts sur deux grandes initiatives : l’optimisation des processus et l’examen des services juridiques (ESJ). Dans le cadre de l’optimisation des processus, un groupe de travail national a examiné le recours croissant aux parajuristes et a publié une liste de recommandations, un plan de mise en œuvre, ainsi qu’une liste de tâches courantes des parajuristes en 2014. L’optimisation des processus a été étendue sous l’ESJ, et un nouveau Centre de services parajuridiques (le Centre) a été créé en décembre 2015. Il relève maintenant de la Direction générale des pratiques juridiques du ministère de la Justice.

En fournissant un bassin central de 10 parajuristes pour appuyer les services juridiques ministériels (SJM) et le Secteur du droit public et des services législatifs, le Centre est résolu à promouvoir et à favoriser l’utilisation des services parajuridiques dans le cadre de la prestation de services juridiques par le Ministère. Son mandat consiste essentiellement à appuyer les SJM qui n’ont pas suffisamment accès aux parajuristes et à répondre à la forte augmentation de la demande de parajuristes dans tous les SJM de la région de la capitale nationale. Dans le cadre de son mandat et des engagements pris à la suite de l’ESJ, le Centre continue d’offrir une vaste gamme de services selon le principe du recouvrement des coûts, qui comprennent, sans s’y limiter : la préparation des dossiers, la recherche juridique, la rédaction d’avis juridiques et d’évaluations des risques juridiques, le soutien au contentieux, le soutien à la création de systèmes de gestion des connaissances juridiques et la gestion de projet juridique.

Le tableau figurant à l’annexe A résume, pour les années financière (AF) 2016-2017 et 2017-2018, le pourcentage d’utilisation (en heures) des ressources parajuridiques du Centre par le portefeuille et le secteur ministériels. Pour chacun de ces exercices, le tableau indique que le pourcentage d’utilisation le plus élevé de ces ressources parajuridiques provient du Ministère lui-même, suivi par le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR).

Sous la direction du sous-ministre adjoint (SMA) chargé de la gestion du changement, le SMA, Services du droit fiscal et champion des parajuristes, une stratégie ministérielle pour les parajuristes, qui a défini la voie à suivre pour accroître le recours aux parajuristes du Ministère, a été proposée au comité exécutif du Ministère en décembre 2015. Une mise à jour de cette stratégie a été présentée au Comité de gestion en mars 2016. Bien qu’elle ne soit pas officiellement approuvée par l’un ou l’autre de ces comités de la haute direction, la stratégie proposée consistait à décrire le modèle de prestation de services de parajuristes du Ministère. Ce faisant, le Ministère renouvellerait ses efforts pour optimiser le recours aux parajuristes. Cette stratégie proposée mettait en exergue quatre éléments clés :

  1. Réaffecter davantage de dossiers de faible et moyenne complexité aux parajuristes :

    Grâce à la mise en œuvre de la norme des 1400 heures en 2015, et à l’augmentation du pourcentage de parajuristes qui l’ont atteinte, il serait possible de réaffecter du temps pour la réalisation des travaux juridiques grâce aux ressources existantes. En outre, l’instauration d’un mécanisme d’examen accéléré de documents et du système électronique de gestion des litiges pourrait davantage augmenter le temps imparti aux parajuristes pour travailler sur d’autres dossiers. Cet élément comprenait également l’analyse de données, par portefeuille et secteur, sur l’utilisation actuelle des parajuristes et la proposition d’objectifs fondés sur le travail et la combinaison des ressources.

  2. Accroître les renseignements opérationnels provenant des ressources financées par le client, qui appuient les activités des SJM :

    Le Ministère dispose d’un modèle hybride de prestation de services parajuridiques, selon lequel des parajuristes sont employés par le Ministère et par les ministères partenaires, à l’appui des travaux juridiques effectués dans les SJM. Cet élément portait essentiellement sur la collecte de renseignements au sujet des ressources fournies (p. ex., la classification et le niveau) ainsi que sur le travail exécuté (p. ex. la recherche juridique, l’examen de documents, etc.) afin de mieux comprendre le type de soutien que le Ministère a reçu de ressources parajuridiques financées par les ministères partenaires.

    L’analyse de données entreprise aux fins du présent audit a indiqué qu’en date du 31 mars 2018, il y avait environ 302 parajuristes équivalents temps plein (ETP) qui étaient financés par le Ministère, et environ 109 ETP financés par les ministères partenaires à l’appui des travaux juridiques effectués par les SJM. Le tableau figurant à l’annexe B indique qu’il y a eu une augmentation du nombre de parajuristes ETP à l’échelle du Ministère par secteur et/ou portefeuille au cours des deux dernières années, à l’exception du Secteur du droit public et des services législatifs où le nombre de parajuristes ETP a légèrement diminué.

  3. Élaboration d’un programme national de formation des parajuristes :

    Pour améliorer davantage l’excellence professionnelle des parajuristes du Ministère et veiller à ce que le personnel parajuridique soit équipé de manière à répondre aux besoins du Ministère, cet élément de la stratégie proposée était axé sur l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme national de formation des parajuristes, qui serait mis à la disposition de tous les parajuristes (à la fois au sein du Ministère et dans les ministères partenaires).

  4. Élaboration d’un programme de recrutement de parajuristes :

    Conscient du fait que la formation parajuridique formelle est de plus en plus disponible dans l’ensemble du Canada (à l’exception du Manitoba et de la Saskatchewan) et qu’elle comprend des programmes de formation à distance, ce dernier élément de la stratégie proposée visait à s’assurer que le Ministère demeure concurrentiel en termes de capacité à attirer et retenir les parajuristes talentueux. À cette fin, le programme de recrutement pourrait inclure des aspects tels qu’un processus de collaboration avec les établissements d’enseignement, en vue d’offrir des placements professionnels aux parajuristes, ainsi que l’examen des exigences minimales en matière d’études et d’expérience des nouveaux parajuristes.

Réorganisation du Ministère

Pour obtenir de meilleurs résultats et favoriser une culture de changement et d’innovation continus, le Ministère a entrepris une réorganisation qui a pris effet le 1er avril 2016. La création du secteur national du contentieux (SNC) a été un élément important de cette réorganisation.

En vertu du nouveau SNC, le sous-procureur général adjoint (SPGA) est chargé de la conduite de tous les litiges mettant en cause le gouvernement du Canada, avec les directeurs généraux régionaux (DGR) relevant directement du SPGA. Les portefeuilles demeurent responsables de la gestion du droit et de la liaison avec les ministères partenaires. Les services de contentieux fournis par les SJM sont maintenus, l’orientation fonctionnelle étant fournie par le SPGA, SNC.

La gestion des services de contentieux à l’échelle nationale devrait permettre au SNC d’atteindre les résultats suivants visant à fournir une approche plus uniforme et efficace dans la prestation de services de contentieux :

Le SNC du ministère de la Justice comportait environ 232 parajuristes ETP en date du 31 mars 2017, ce qui représente environ 82 p. 100 des parajuristes financés par le ministère de la Justice. En mars 2017, le sous-ministre a identifié le SPGA, SNC comme l’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes, en vue de garantir une approche intégrée et coordonnée à l’échelle nationale. Les exigences relatives à ce rôle sont les suivantes :

Depuis sa création en avril 2016, la Direction générale des pratiques juridiques s’efforce d’appuyer une approche globale du ministère de la Justice en faisant la promotion de la cohérence, de l’efficacité, de l’amélioration et de l’innovation continues dans ses des pratiques juridiques grâce à l’élaboration de politiques, d’outils et à la réalisation d’analyses. Cela comprend :

Comité directeur sur l’excellence des parajuristes

En octobre 2018, un Comité directeur sur l’excellence des parajuristes (CDSEP) a été créé. Comité de niveau supérieur relevant du SPGA, SNC et du DPF et SMA, Secteur de la gestion, le CDSEP est considéré comme interfonctionnel parce qu’il inclut des représentants de chaque autorité relevant directement de la sous-ministre, de même que des partenaires clés (p. ex. la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction générale des pratiques juridiques). Cette représentation vise à garantir l’utilisation d’une approche ministérielle coordonnée pour promouvoir le recours aux parajuristes dans l’ensemble des secteurs d’activité du Ministère.

Le mandat du CDSEP est d’ « appuyer l’édification d’une communauté de parajuristes solide et engagée – une communauté essentielle à la prestation des services juridiques au sein de l’équipe juridique du Canada. Cela comprend une évaluation continue du rendement des parajuristes du Ministère; la mise en œuvre d’un programme national de formation et de recrutement; la création de mécanismes horizontaux afin de promouvoir le recours aux parajuristes, la détermination des indicateurs de rendement et des cibles pour les secteurs et les portefeuilles; le renforcement de la sensibilisation sur les pratiques exemplaires et les priorités de la stratégie nationale pour les parajuristes. Le comité tiendra compte de toute incidence sur les parajuristes dont les services ont été retenus par les ministères clients ».

4. Objectif de l’audit

L’objectif de l’audit était de fournir une assurance sur l’efficacité des mécanismes visant à promouvoir le recours aux parajuristes dans le cadre de la prestation de services juridiques au gouvernement du Canada.

5. Portée de l’audit

L’audit portait notamment sur les mécanismes instaurés afin de promouvoir le recours aux parajuristes de l’AF 2016-2017 à l’AF 2017-2018. À ce titre, il portait sur les initiatives, les pratiques et les processus mis en œuvre par les secteurs, les portefeuilles et les directions générales du Ministère afin de mettre à profit les services de parajuristes dans le cadre de la prestation de services juridiques; de la mise en œuvre de la stratégie ministérielle pour les parajuristes; et des services fournis par le Centre de services parajuridiques.

Aux fins de l’analyse des données et des tendances, l’audit était axé sur les ressources employées par les secteurs, les portefeuilles et les directions générales du ministère de la Justice, y compris les parajuristes qui travaillent dans les régions, de l’exercice 2016-2017 à 2017-2018. À titre d’indication et d’information, au cours de la même période, les parajuristes employés par les ministères partenaires à l’appui des SJM ont également été pris en compte, dans la mesure du possible.

6. Approche de l’audit

L’équipe d’audit a réalisé son mandat conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes. Diverses techniques ont été utilisées dans le cadre de l’audit interne, notamment une évaluation des risques liés à l’entité faisant l’objet d’un audit, des entrevues et l’examen ainsi que l’analyse de la documentation.

7. Constatations, recommandations, réponse et plan d’action de la direction

Cette section contient les constatations et les recommandations découlant de l’audit effectué. L’audit s’est déroulé en fonction des champs d’enquête et des critères d’audit identifiés à la phase de planification, qui est présentée à l’annexe C.

7.1 Gestion organisationnelle

Grâce à l’identification d’une autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes, à la communauté de parajuristes EC, ainsi qu’à la création récente du CDSEP, le Ministère a pris des mesures afin de renforcer la structure de gouvernance en matière d’orientation stratégique liée aux mécanismes visant à promouvoir le recours aux parajuristes ainsi que le suivi des progrès par rapport aux objectifs. Les entrevues ont confirmé que la valeur des parajuristes en tant que membres à part entière de l’équipe juridique du Canada est largement reconnue dans l’ensemble du Ministère. Cependant, il est possible de réaffirmer la pertinence de la stratégie ministérielle pour les parajuristes en décrivant clairement sa vision et les éléments clés liés au modèle de prestation de services parajuridiques, tout en tenant compte de l’environnement dans lequel les services juridiques sont fournis au gouvernement du Canada.

Promotion du recours aux parajuristes : vision et objectifs

La stratégie ministérielle pour les parajuristes, initialement élaborée en 2015, n’a jamais été officiellement approuvée par l’un ou l’autre des comités ministériels de la haute direction. Néanmoins, en mettant à profit les engagements pris à la suite de l’ESJ du Ministère, sa vision en tant qu’équipe juridique du Canada, et les résultats attendus de la réorganisation ministérielle, des efforts ont été déployés dans l’ensemble du Ministère afin d’optimiser et de promouvoir le recours aux parajuristes en fonction de l’environnement dans lequel ces services juridiques ont été fournis.

Par exemple, les SJM du ministère de l’Emploi et du Développement social Canada (EDSC) et d’Anciens Combattants Canada (ACC) ont davantage eu recours aux parajuristes afin de préparer et de présenter les dossiers litigieux à faible risque devant le Tribunal de la sécurité sociale du Canada. Lancé à titre de projet pilote au cours de l’exercice 2015-2016, en partenariat avec le Centre de services parajuridiques, ce modèle de prestation de services parajuridiques a été adopté au cours de l’exercice 2016-2017, à la suite des résultats positifs obtenus au cours du projet pilote. En adoptant cette approche, ce SJM a permis à ses avocats de se consacrer à la prestation de services juridiques de plus grande complexité ou à risque plus élevé.

Le SNC a aussi amélioré le recours aux parajuristes pour gérer des dossiers litigieux dans le cadre de ses propres initiatives de projet lancées en 2016, qui consistaient à affecter des ressources et à développer sa propre stratégie pour les parajuristes. Cela a permis au SNC de répondre aux besoins du Ministère en termes de réorganisation, ainsi qu’à ses propres besoins opérationnels. À ce titre, ces initiatives étaient directement liées aux résultats attendus pour que le SNC adopte une approche cohérente et efficace dans la prestation de services de contentieux en établissant une obligation redditionnelle plus claire.

Même si divers efforts individuels ont été déployés dans l’ensemble du Ministère pour améliorer et promouvoir le recours aux parajuristes, le ministère devrait encore se pencher sur la question de savoir ce qui reste à faire d’un point de vue ministériel afin d’aller de l’avant et d’optimiser et promouvoir davantage le recours aux parajuristes, tout en tenant compte du milieu dans lequel il fournit des services juridiques au gouvernement du Canada.

Structure de gouvernance et surveillance

Le ministère a pris des mesures afin de renforcer la structure de gouvernance en matière d’orientation stratégique liée aux mécanismes visant à promouvoir le recours aux parajuristes ainsi que le suivi des progrès par rapport aux objectifs. Il s’agit notamment de l’identification d’une autorité fonctionnelle concernant la stratégie pour les parajuristes et la communauté de parajuristes EC, et de la création de CDSEP.

Même si les efforts de surveillance précédemment déployés par le ministère pour atteindre ses objectifs dans le cadre de sa stratégie pour les parajuristes se limitaient au Comité ministériel de gestion jusqu’en octobre 2016, le CDSEP nouvellement créé devrait maintenant assurer le rôle de surveillance. Le CDSEP a tenu sa première réunion à la fin de novembre 2018. Celle-ci était axée sur l’examen de son mandat, le travail effectué pour définir les principales activités parajuridiques et qui sera par la suite exploité pour normaliser les descriptions de travail des parajuristes, et l’établissement du prochain ordre du jour du CDSEP. Le CDSEP nouvellement créé fournira une orientation de haut niveau en matière de développement et de mise en œuvre d’une stratégie ministérielle pour les parajuristes; toutefois, ce faisant, son efficacité ne saurait être évaluée dans le cadre du présent audit, étant donné qu’il est au stade initial de mise en œuvre.

Bien qu’il soit trop tôt pour évaluer l’efficacité du CDSEP, sa structure de gouvernance a été établie de manière à ce qu’il réalise son mandat, qui consiste à appuyer l’édification d’une communauté de parajuristes forte et engagée, qui est essentielle à la prestation de services juridiques au gouvernement du Canada. Plus précisément, en plus du fait que le CDSEP relèvera de l’autorité fonctionnelle concernant la stratégie pour les parajuristes, du dirigeant principal des finances et du sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, ses deux coprésidents sont considérés comme des spécialistes fonctionnels en matière de direction et de promotion de l’amélioration et de l’innovation continues dans les pratiques juridiques. Cela comprend l’optimisation du recours aux parajuristes dans la prestation des services juridiques. À titre d’exemple, l’un des coprésidents est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de sa propre stratégie pour les parajuristes, dans le cadre du projet du SNC. L’autre coprésident est chargé de diriger et de coordonner le programme ministériel de changement et d’innovation, notamment, d’encourager et de favoriser le recours aux services de parajuristes.

Le SNC a établi sa propre structure de gouvernance afin de fournir une orientation stratégique pour surveiller les progrès réalisés par rapport aux objectifs liés au recours accru aux parajuristes dans le cadre de dossiers litigieux. Cette structure de gouvernance comprend les membres du conseil d’administration du SNC, un groupe de travail sur la stratégie pour les parajuristes du SNC et des sous-groupes de travail qui ont été mis sur pied pour examiner les principaux thèmes énoncés dans la proposition de stratégie ministérielle pour les parajuristes.

Recommandation 1

Nous recommandons que le SPGA, SNC (en tant qu’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes), le DPF et la SMA, Secteur de la gestion poursuivent leur collaboration en vue de :

  1. Réaffirmer la pertinence de la stratégie ministérielle pour les parajuristes en décrivant clairement sa vision et les éléments clés liés au modèle de prestation de services parajuridiques, tout en tenant compte de l’environnement dans lequel les services juridiques sont fournis au gouvernement du Canada.
Réponse de la direction et plan d’action

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

  1. En sollicitant les commentaires des portefeuilles et des secteurs ministériels, le SNC et le Secteur de la gestion collaboreront pour mettre à jour la vision et les principaux éléments de la Stratégie pour les parajuristes ministérielle afin de refléter une approche nationale coordonnée et intégrée visant à accroître le recours aux parajuristes au sein du ministère.

    L’avancement de la révision de la Stratégie pour les parajuristes sera suivi régulièrement par le Comité directeur sur l’excellence des parajuristes (CDSEP). Lorsque la révision sera terminée, elle sera présentée au CDSEP et au Comité de gestion aux fins d’approbation.

Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint Secteur national du contentieux et la Dirigeante principale des finances et Sous-ministre adjointe (DPF et SMA), Secteur de la gestion

Date limite

  1. Présentation des principaux éléments mis à jour de la Stratégie pour les parajuristes au CDSEP, T3, 2019 2020.

    Présentation au Comité de gestion, T3, 2019 2020.

7.2 Gestion des données et du rendement

Le ministère a pris des mesures pour s’assurer que des données et des indicateurs de rendement sont disponibles en vue d’appuyer la surveillance continue et la prise de décisions, afin de démontrer l’effet des mécanismes visant à promouvoir le recours aux parajuristes. Il est cependant possible d’améliorer les données et les indicateurs de rendement déjà disponibles, et d’appuyer les efforts déployés par le ministère dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes elle-même, en établissant les indicateurs de rendement clés (IRC) afin de contrôler et d’orienter la mise en œuvre de cette stratégie, y compris les sources appropriées de renseignements à l’appui de ces indicateurs.

Données

Comptabilisation du temps

Les pratiques obligatoires de comptabilisation du temps représentent l’un des principaux moyens employés par le ministère pour recueillir des données. Ces dernières sont régies par le protocole national de comptabilisation du temps (PNCT). Le PNCT contribue à garantir la disponibilité de renseignements exhaustifs et fiables sur la comptabilisation du temps, en vue d’appuyer la planification, le financement et la gestion efficaces des activités du ministère. Tous les avocats et les parajuristes qui travaillent pour le ministère ou à l’appui du ministère sont tenus de consigner le temps conformément au PNCT. Le temps fait l’objet d’un suivi par le biais du système de gestion des cas et de comptabilisation du temps du Ministère (iCase, qui est actuellement remplacé par LEX).

En 2015, le Portefeuille des affaires autochtones (PAA) a jugé opportun d’étendre les données disponibles sur le travail consultatif et a exécuté un projet pilote pour la comptabilisation du temps, qui a par la suite été adopté par l’ensemble des portefeuilles et des secteurs offrant des services juridiques consultatifs. Cela a eu pour effet d’accroître les activités de comptabilisation du temps du Ministère et d’améliorer les données connexes liées aux services juridiques consultatifs. Ce faisant, les responsables de la prestation des services juridiques consultatifs étaient mieux informés sur la façon dont tous les membres du personnel, y compris les parajuristes, comptabilisaient leur temps en vue d’identifier les facteurs de coût et les domaines possibles pour les gains en efficience.

Cependant, il y a encore une importante lacune en ce qui concerne les ressources parajuridiques financées par les ministères partenaires. Les analyses de données entreprises aux fins du présent audit ont confirmé que les ETP embauchés par les ministères partenaires ne comptabilisent pas tous leur temps dans iCase, comme l’exige le protocole national de comptabilisation du temps (PNCT); donc, l’information complète n’est pas facilement accessible. Par conséquent, le ministère n’a pas une vue d’ensemble de la façon dont les ressources employées par les ministères partenaires à l’appui des travaux juridiques effectués par les SJM comptabilisent leur temps.

Comptabilisation des équivalents temps plein financés par les ministères partenaires

Le Ministère enregistre les renseignements sur les employés à l’aide de deux outils : l’Outil de prévisions salariales et le système PeopleSoft. Ces renseignements, combinés aux renseignements provenant d’iCase, dans l’Outil d’analyse commerciale (Explorer) du Ministère, peuvent fournir des renseignements analytiques détaillés sur l’information clé en matière de gestion.

Les données relatives aux ressources parajuridiques du Ministère sont saisies dans le système d’alimentation Explore et certaines données relatives à la comptabilisation du temps par les ressources parajuridiques financées par les ministères partenaires sont saisies dans iCase. Toutefois, étant donné que l’information relative aux ressources humaines concernant les parajuristes financés par les ministères partenaires est conservée dans les systèmes de ressources humaines respectifs des ministères, qui ne sont pas connectés à Explore, le système ne peut pas fournir le nombre complet d’ETP des parajuristes financés par les ministères partenaires.

Pour combler l’écart entre les données de comptabilisation du temps et les données ETP, l’utilisation de la feuille de travail de l’exigence relative au soutien administratif et technologique, qui est incluse dans les protocoles d’entente du Ministère (PE) relatifs à la prestation des services juridiques, a été envisagée. Cette feuille de travail est un outil qui peut être utilisé par les ministères partenaires en vue de réaliser leur programme annuel et de prévoir les besoins en matière de services juridiques qui sont définis à l’annexe B du PE. Les entrevues et l’analyse ont révélé que, dans de nombreux cas, la feuille de travail n’avait pas été remplie par les ministères partenaires.

Gestion du rendement

Norme des 1400 heures

Dans le cadre des engagements du Ministère découlant de l’ESJ, visant à augmenter le temps consacré à la prestation de services juridiques, le Ministère a mis en œuvre une norme de 1400 heures (la Norme) en 2015, qui indique que ces heures doivent être consacrées à des clients ou à des travaux juridiques, par opposition au travail en entreprise. La norme s’applique toujours à tous les avocats (praticiens du droit (LP)) et les parajuristes (EC) du Ministère, y compris ceux du Centre de services parajuridiques, conformément au PNCT.

En tant qu’indicateur du rendement du Ministère, applicable à toutes ses ressources parajuridiques, cette norme est activement surveillée et contrôlée. En ce qui concerne les ressources parajuridiques financées par les ministères partenaires, le Ministère a décidé qu’elles seraient exemptées de la norme; toutefois, elles sont encore assujetties à l’exigence de comptabilisation du temps, conformément au PNCT. Les entrevues réalisées auprès de certains parajuristes du Ministère et des ministères partenaires ont révélé que, de manière générale, ils n’éprouvaient aucune difficulté à respecter la norme, et dans les rares cas où la norme n’était pas respectée, c’était justifié (p. ex. congé de maladie prolongé, congé de maternité, etc.).

Cadre analytique

Même si la norme de 1400 heures a déterminé le nombre d’heures consacrées aux travaux juridiques en fonction du poste (p. ex. LP, EC, etc.), il a été établi que, pour évaluer la façon dont le Ministère produit les résultats, il était nécessaire d’agir de manière mieux ciblée pour décrire la nature des travaux juridiques à exécuter. À ce titre, le Comité du programme, des conseils et des résultats (CPCR) du Ministère a approuvé, en août 2017, l’élaboration d’un cadre analytique afin de fournir les IRC internes concernant les services juridiques au ministère.

Par la suite, en mars 2018, le CPCR a approuvé les 12 IRC définies dans les domaines suivants : coût, nature du travail, effectif et efficacité. Au moment de l’audit, les IRC se trouvaient à divers stades de développement. Parmi les IRC disponibles, deux (2) appuient la surveillance continue et la prise de décisions liées aux mécanismes qui favorisent le recours aux parajuristes. Il s’agit précisément de :

Même si le ministère a fait de grands progrès dans l’élaboration d’un cadre analytique afin de fournir à l’équipe de la haute direction du Ministère, en temps opportun, de l’information sur l’efficacité et l’efficience de la prestation de ses services juridiques et de sa politique de travail, en raison des lacunes en matière de données sur les parajuristes financés par les ministères partenaires, les résultats générés par les IRC des parajuristes sont actuellement incomplets. De plus, le mécanisme de surveillance qui régit la fréquence à laquelle les résultats découlant des IRC seront surveillés et évalués n’a pas encore été déterminé. Enfin, l’analyse des ressources actuellement disponibles ne tient pas compte de l’impact qu’ont les parajuristes sur la prestation de services juridiques, dans une optique qui englobe des facteurs tels que le coût de chaque dossier juridique et le temps consacré à chaque dossier juridique.

Intégration des parajuristes dans les priorités du Ministère

Même s’il n’existe pas de directive ministérielle officielle exigeant que les portefeuilles et les secteurs intègrent les ressources parajuridiques dans les initiatives découlant de la lettre de mandat du ministre et dans d’autres priorités ministérielles, des entrevues réalisées auprès des membres de la haute direction et des avocats indiquent que le recours aux parajuristes dans le cadre de ces dossiers est important.

Même si les données de comptabilisation du temps consacré aux travaux par les ressources parajuridiques du Ministère sont conservées dans iCase et LEX, la capacité de surveiller et de faire rapport sur le temps consacré à une initiative ou une priorité ministérielle spécifique est limitée, à moins que le portefeuille ou le secteur n’ait signalé cette priorité sur le dossier se trouvant dans le système de gestion des cas. Dans les cas où l’initiative n’a pas été identifiée, il faut procéder à une analyse avancée pour extraire et faire rapport sur les données. Par ailleurs, il existe encore des lacunes quant à la disponibilité de l’information liée aux ETP financés par les ministères partenaires.

Tirer profit des données de comptabilisation du temps

D’après les entrevues réalisées, dans les cas où les données ministérielles sur les ressources parajuridiques sont complètes, leur utilisation à l’appui de la surveillance continue et de la prise de décisions a évolué et ces données permettent aux portefeuilles et secteurs d’effectuer des analyses complètes.

À titre d’exemple, en 2016, le SNC a mené une analyse des besoins fondés sur des données probantes, a l’appui de ses ressources humaines et de sa planification financière. Cela a donné lieu à la création de niveaux de référence à long terme pour chaque région/section de la RCN, ainsi qu’à des indicateurs de rendement qui ciblent des ratios spécifiques en fonction des ressources (c.-à-d. ratio minimum de 1 parajuriste pour 4 avocats). Cette analyse fondée sur des données probantes a donné lieu à une hausse d’environ 60 parajuristes ETP dans les niveaux de référence à long terme du SNC. En outre, ces indicateurs appuient la surveillance continue et la prise de décisions du SNC en démontrant l’impact des mécanismes qu’il a adoptés pour promouvoir le recours aux parajuristes. De plus, ces indicateurs concordent avec les IRC définis dans le cadre analytique.

En ce qui concerne les autres portefeuilles et secteurs, les indicateurs de rendement n’ont pas encore été établis, étant donné que l’accent est mis sur le travail auquel les parajuristes participent activement ou qu’ils pourraient effectuer, plutôt que sur un ratio spécifique.

Recommandation 2

Nous recommandons que le SPGA, SNC (en tant qu’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes), le DPF et la SMA, Secteur de la gestion, poursuivent leur collaboration en vue de :

  1. Définir les IRC nécessaires pour contrôler et orienter la mise en œuvre de la stratégie ministérielle pour les parajuristes.
  2. Établir si des ratios de ressources spécifiques ou des niveaux de référence pour chaque portefeuille et secteur devraient être établis comme indicateurs de rendement organisationnel.
Réponse de la direction et plan d’action

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

  1. Lors de la révision et de l’approbation des principaux éléments de la Stratégie pour les parajuristes (conformément à la Recommandation 1 – Plan d’action), le CDSEP, avec le soutien du Centre d’analytiques des affaires, déterminera les IRC requis pour suivre et renseigner la mise en œuvre de la Stratégie et les recommandera au Comité de gestion aux fins d’approbation.
  2. Tout en tenant compte des divers défis et des diverses possibilités de tous les secteurs d’activité de Justice, le CDSEP évaluera et déterminera si les ratios de ressources ou les niveaux de référence cibles précis pour chaque portefeuille et chaque secteur devraient être établis en tant qu’indicateurs de rendement clé. Les recommandations seront présentées au Comité de gestion.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint Secteur national du contentieux et la Dirigeante principale des finances et Sous-ministre adjointe (DPF et SMA), Secteur de la gestion

Date limite
  1. T4, 2019 2020.
  2. T3, 2019 2020.

7.3 Approche globale du ministère de la Justice

L’harmonisation des descriptions de travail des parajuristes, la sensibilisation, et l’élaboration d’un programme de formation, font partie des mesures fondamentales prises par le Ministère pour améliorer l’excellence professionnelle de son personnel parajuridique. Ce faisant, le Ministère a pris des mesures positives afin de s’assurer qu’il a la capacité requise pour répondre à ses besoins et fournir ses services juridiques de façon cohérente et efficace. Cependant, pour maintenir ce dynamisme, les travaux réalisés dans le cadre de ces initiatives nécessitent un engagement continu et une orientation à l’échelle du Ministère.

Suite aux commentaires reçus par les membres des comités de la haute direction du Ministère lorsque la stratégie ministérielle pour les parajuristes a été initialement proposée, des mesures ont été prises par les principaux partenaires (c.-à-d. SNC, DGRH et Direction générale des pratiques juridiques) pour améliorer l’excellence professionnelle des parajuristes du ministère et s’assurer que le personnel est équipé de manière à répondre aux besoins du Ministère. À titre d’exemple, le Ministère a mis au point une vision et une stratégie intégrées de gestion des talents, en tant que pierre angulaire de son Plan de gestion des ressources humaines pour 2017-2020. À ce titre, le recours aux parajuristes et leur rôle dans l’ensemble du ministère ont été intensifiés par les mesures suivantes :

Le SNC a adopté toutes les mesures clés initialement élaborées en 2016, dans le cadre de sa stratégie pour les parajuristes et continue de les mettre en œuvre. L’accent mis au niveau ministériel par la Direction générale des pratiques juridiques, le SNC et la DGRH consistait à harmoniser les descriptions de travail sur la base des activités principales des parajuristes dans l’ensemble des portefeuilles et secteurs; les processus de dotation collective; et la sensibilisation dans les collèges et les universités.

Du point de vue de la gestion des ressources humaines, l’harmonisation des descriptions de travail grâce à une évaluation exhaustive des principales activités de parajuristes est considérée comme fondamentale, car elle définit les exigences minimales obligatoires (c.-à-d. l’éducation et l’expérience) auxquelles un candidat ou une candidate doit satisfaire pour exécuter le travail de manière compétente, conformément aux Normes de qualification du Conseil du Trésor. Ce fondement constitue la base sur laquelle d’autres activités liées aux ressources humaines sont établies, notamment le recrutement, la dotation, la formation, etc. Pour faire progresser ce travail, des consultations avec les portefeuilles et les secteurs, notamment les SJM, ont eu lieu, et le plan de travail régissant cette initiative prévoit que les modifications nécessaires pour ultimement harmoniser les descriptions de travail seront terminées et approuvées d’ici la fin du premier trimestre 2019-2020.

L’élaboration d’outils de gestion axée sur les compétences, qui permettront d’évaluer le niveau de compétence requis pour qu’un parajuriste exécute efficacement les principales activités parajuridiques, nécessite l’approbation de ces descriptions de travail et activités clés. Des recherches sont en cours afin de déterminer la meilleure approche qui permettra au Ministère d’élaborer ses outils.

De plus, les ministères partenaires doivent obtenir l’accord du Ministère afin de pouvoir utiliser les descriptions de travail des parajuristes dans le cadre du recrutement de leurs propres ressources parajuridiques. À ce titre, il va de soi que les descriptions de travail liées à ces ressources devront également être partagées avec les ministères partenaires, une fois que le Ministère aura terminé l’harmonisation de ses descriptions de travail.

Bien que ce travail soit en cours, il est entendu qu’il faut continuer de satisfaire les besoins opérationnels nécessitant l’apport des ressources humaines (p. ex., la dotation, la formation, etc.) afin de permettre au ministère d’assurer efficacement la prestation de ses services juridiques. Les secteurs et les portefeuilles se sont donc employés à travailler de concert avec la DGRH de diverses façons; notamment par le recrutement dans les collèges, l’exploitation du Centre de services parajuridiques et l’élaboration des bassins de candidats qualifiés.

Même si les mesures prises par les partenaires clés (c.-à-d. le SNC, la DGRH et la Direction générale des pratiques juridiques) ont amélioré l’excellence professionnelle du personnel parajuridique du ministère, il faudrait mener à terme les initiatives en cours. De plus, il est nécessaire que le Ministère détermine collectivement la façon dont il souhaite évoluer concernant la mobilité et l’harmonisation des ressources parajuridiques (p. ex. ressources du Ministère et ressources financées par les ministères partenaires). Il est admis que ces mesures font partie du mandat du CDSEP, à savoir le soutien de l’édification d’une communauté de parajuristes solide et engagée.

Recommandation 3

Nous recommandons que le SPGA, SNC (en tant qu’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes), le DPF et la SMA, Secteur de la gestion poursuivent leur collaboration en vue de :

  1. Améliorer davantage l’excellence professionnelle du personnel parajuridique du Ministère en menant à terme les initiatives en cours (p. ex., harmonisation des descriptions de travail des parajuristes, plan de formation, etc.).
  2. Déterminer, dans le cadre de réaffirmation de la stratégie ministérielle pour les parajuristes, l’orientation stratégique liée aux questions telles que la mobilité (c.-à-d. à l’interne et à l’externe) et harmoniser les ressources parajuridiques (p. ex. ressources du Ministère par rapport aux ressources financées par les ministères partenaires).
Réponse de la direction et plan d’action

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

  1. D’importants progrès ont été réalisés afin d’améliorer davantage l’excellence professionnelle de l’effectif parajuridique du Ministère, en partenariat avec les principaux partenaires (SNC, DGRH, DGPJ), au moyen de multiples initiatives entreprises depuis l’adoption de la Stratégie.

    Ces initiatives continues seront perfectionnées au moyen des mesures suivantes :

    • Le SNC, la DGRH et la DGPJ mettront la dernière touche aux documents d’activités afin de normaliser les descriptions de poste et l’Énoncé des critères de mérite des parajuristes dans l’ensemble du Ministère.
    • Le SNC, la DGRH et la DGPJ détermineront les besoins de formation au moyen des résultats des consultations ministérielles.
    • Poursuivre le travail relatif à la coordination, la dotation collective et les activités de recrutement (y compris la sensibilisation des collègues).
    • Le CDSEP effectuera le suivi de l’avancement de ces initiatives.
  2. Le CDSEP nommera un groupe de travail pour élaborer la directive relative à la mobilité au ministère de la Justice et l’harmonisation des ressources parajuridiques.
    • La directive proposée par le nouveau groupe de travail ciblera les parajuristes de Justice, puisque le Ministère n’a pas de pouvoir sur les ressources financées par ses partenaires et n’a aucun pouvoir de prise de décision à cet égard. La mobilité interne sera également prise en compte au moyen de multiples mécanismes (par exemple, observation au poste de travail, affectation, formation, Plan de gestion du talent, mentorat, entre autres).
    • L’avancement de ces initiatives sera régulièrement présenté au CDSEP.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint Secteur national du contentieux et la Dirigeante principale des finances et Sous-ministre adjointe (DPF et SMA), Secteur de la gestion

Date limite
  1. T3, 2019 2020.
  2. T4, 2019 2020.

7.4 Programme de transformation

Le ministère a utilisé un certain nombre de mécanismes afin de promouvoir l’utilisation des ressources parajuridiques dans le cadre de la prestation de ses services juridiques. Il est possible de tirer parti du CDSEP nouvellement créé, afin de déterminer les mécanismes appropriés qui seront utilisés pour communiquer et partager les pratiques exemplaires d’une manière transparente et cohérente qui appuie la vision du Ministère, à savoir améliorer le rôle et le recours aux parajuristes dans la prestation de ses services juridiques.

Sensibilisation et partage des pratiques exemplaires afin de promouvoir l’utilisation des ressources parajuridiques

La communication est une composante fondamentale de la sensibilisation et du partage des pratiques exemplaires. Pour accroître la sensibilisation, les messages et les initiatives clés, directement liés au projet de stratégie ministérielle pour les parajuristes ont été communiqués à tous les membres du personnel par l’entremise de communiqués ministériels, jusqu’en septembre 2017. Ces messages, provenant d’un niveau aussi élevé que celui du sous-ministre, reflétaient l’importance accordée par la hiérarchie en insistant sur le fait que les parajuristes représentent un atout extrêmement important au sein de l’équipe juridique du Canada, et mettaient l’accent sur le rôle et le recours accrus aux parajuristes dans le cadre de la prestation des services juridiques du ministère.

Plusieurs autres mécanismes ont été utilisés conjointement avec ces communiqués, pour renforcer et promouvoir une communauté de parajuristes solide et engagée. À titre d’exemple, le Réseau de parajuristes et le groupe de pratique parajuridique sont des forums encore existants à ce jour, qui ont été créés par des parajuristes pour des parajuristes, afin de favoriser le réseautage et le partage de connaissances entre les ressources du Ministère et celles des ministères partenaires. De plus, le Centre de services parajuridiques a contribué à promouvoir la sensibilisation et l’échange de pratiques exemplaires concernant l’utilisation des ressources parajuridiques lors des réponses aux demandes de services qui leur sont adressées par les SJM et le Ministère.

Les portefeuilles et secteurs du Ministère ont également entrepris leurs propres projets ou initiatives destinées à accroître la sensibilisation et à partager les pratiques exemplaires dans le cadre de la prestation de leurs services juridiques. À titre d’exemple, dans le cadre du projet du SNC visant à élaborer sa propre stratégie pour les parajuristes, la sensibilisation et le partage des meilleures pratiques ont été réalisés grâce à une surveillance constante par les membres du conseil d’administration du SNC et à des consultations internes concernant les travaux effectués par le groupe de travail sur la stratégie pour les parajuristes du SNC. Il est entendu que, par l’entremise de ces forums, les employés du SNC ont été informés que le SPGA, SNC avaient été identifiés comme étant l’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes. D’autres portefeuilles, comme le PAA et le PDADR, ont utilisé des mécanismes tels que des séances d’information et des déjeuners-causeries, à la fois pour partager les pratiques exemplaires et fournir des aperçus clés sur la valeur des parajuristes.

Même si le partage de l’information concernant l’avancement des services parajuridiques et les pratiques exemplaires s’est produit de façon plus informelle au cours des deux dernières années, la création du CDSEP donne l’occasion de transmettre cette information par l’entremise de ses activités de communication qui viseront tous les employés du Ministère, de même que les ressources parajuridiques employées par les ministères partenaires. En outre, le CDSEP peut faciliter le partage des pratiques exemplaires dans l’ensemble des portefeuilles et les secteurs, étant donné qu’il a d’abord été organisé sur une base ponctuelle, sous forme de présentations aux comités de la haute direction.

Recommandation 4

Nous recommandons que le SPGA, SNC (en tant qu’autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie pour les parajuristes), le DPF et la SMA, Secteur de la gestion poursuivent leur collaboration en vue de :

  1. Déterminer, dans le cadre de la réaffirmation de la stratégie ministérielle pour les parajuristes, les mécanismes appropriés pour communiquer et partager les pratiques exemplaires liées à la vision du Ministère, qui consiste à appuyer le rôle accru et le recours aux parajuristes dans la prestation de ses services juridiques.
Réponse de la direction et plan d’action

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

Le CDSEP déterminera les meilleurs outils et mécanismes pour communiquer des renseignements à l’équipe juridique du Canada, pour assurer une compréhension commune de la stratégie dans l’ensemble du Ministère, tout en tenant compte des enjeux de communication associés à la reddition de compte par les parajuristes aux ministères partenaires.

  1. Une stratégie de communication du Ministère sera élaborée et présenté au le CDSEP et sera recommandé au Comité de gestion aux fins d’approbation. La stratégie présentera une communication transparente et cohérente, et assurera la sensibilisation et le partage des pratiques exemplaires, par les moyens suivants :
    • évaluation des mécanismes et des outils actuels (par exemple, SharePoint);
    • élaboration de communications ciblées sur la Stratégie pour les parajuristes et le Plan d’action;
    • mise sur pied d’une communauté et d’un réseau des parajuristes dans le cadre des activités clés de la vision à l’intention de la SM.
Bureau de première responsabilité

Sous-procureur général adjoint Secteur national du contentieux et la Dirigeante principale des finances et Sous-ministre adjointe (DPF et SMA), Secteur de la gestion

Date limite

  1. Stratégie de communication du Ministère (T2, 2019 2020).

    Évaluation des mécanismes et des outils actuels; T4, 2019 2020;

    Communications ciblées; T4, 2019 2020;

    Mise sur pied d’une communauté et d’un réseau des parajuristes; T3, 2019 2010.

8. Opinion d’audit

Nous sommes d’avis que le ministère a tiré parti d’un certain nombre de mécanismes tels que le Centre de services parajuridiques et le groupe de travail sur la stratégie pour les parajuristes du SNC, afin de promouvoir l’utilisation des ressources parajuridiques dans le cadre de la prestation des services juridiques au gouvernement du Canada. Grâce à l’identification d’une autorité fonctionnelle dans le cadre de la stratégie ministérielle pour les parajuristes, ainsi qu’à la création récente du CDSEP, le ministère a pris des mesures visant à renforcer la structure de gouvernance et est bien placé pour réaffirmer la pertinence de la stratégie ministérielle pour les parajuristes en décrivant clairement sa vision et les éléments clés liés au modèle de prestation de services parajuridiques, en vue de renforcer l’intégration.

Annexe A – Utilisation (en heures) du Centre de services parajuridiques

Utilisation (en heuresNote de table *) du Centre de services parajuridiques selon le type de dossier (Client et entreprise) et la complexité (élevée, moyenne, faible, non évaluée, non applicable)
Portefeuille client ou secteur Dossier client Dossier ministériels Total général
Élevée Moyenne Faible Non évaluée Non applicable Non évaluée
2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018
Portefeuille des affaires autochtones - 210,7 - - - 152,0 - - - - - - - 362,7
Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire 784,6 1 514,4 548,9 760,3 1 765,7 1 151,2 337,7 21,2 - - - - 3 436,9 3 447,1
Portefeuille des agences centrales 10,0 384,2 0,5 61,4 - 2,2 5,0 19,4 - - - - 15,5 467,1
Ministère de la Justice 94,0 896,3 54,0 43,7 47,2 41,9 1 854,2 2 084,9 - - 1 917,5 3 654,9 3 966,8 6 721,8
Portefeuille de la Sécurité publique, de la Défense et de l’Immigration 417,5 368,2 92,5 158,4 66,9 15,5 14,2 - - - - - 591,2 542,1
Portefeuille des services du droit fiscal 314,0 - 40,0 25,1 - 8,5 - - - - - - 354,0 33,6
Total 1 620,1 3 373,7 735,9 1 049,0 1 879,8 1 371,3 2 211,1 2 125,5 - - 1 917,5 3 654,9 8 364,4 11 574,5

Source de données : Les informations sur l’utilisation du Centre de services juridiques (en heures) selon le type de dossiers et la complexité proviennent du système Explore.

Annexe B – Parajuristes équivalent temps plein par portefeuille ou secteur

Portefeuille ou secteur Parajuristes finances par le ministère de la Justice Note de table ** Parajuristes financés par les ministères partenaires Note de table ** Nombre total de parajuristes Note de table **
2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018 2016-2017 2017-2018
Portefeuille des affaires autochtones 10,69 9,72 - - 10,69 9,72
Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire 10,58 7,40 54,05 57,84 64,63 65,24
Portefeuille des agences centrales - - 7,00 8,42 7,00 8,42
Portefeuille de la Sécurité publique, de la Défense et de l’Immigration 8,96 10,17 19,70 23,11 28,66 33,28
Portefeuille des services du droit fiscal 7,61 9,28 10,39 11,96 18,00 21,24
Secteur national du contentieux 232,69 248,99 - - 232,69 248,99
Secteur du droit public et des services législatifs 3,85 3,00 8,00 8,00 11,85 11,00
Secteur des politiques 1,23 1,42 - - 1,23 1,42
Secteur de la gestion 7,66 12,01 - - 7,66 12,01
Total 283,27 302,01 99,14 109,33 382,41 411,34

Source de données : Les renseignements sur les parajuristes équivalent temps plein (ETP) du ministère de la Justice proviennent du système Explore. Les renseignements sur les parajuristes ETP finances par les ministères partenaires proviennent du portefeuille ou secteur respectif de chaque service juridique ministériel.

Annexe C – Critères d’audit

Élément d’enquête 1 – Gestion organisationnelle

Élément d’enquête 2 – Gestion des données et du rendement

Élément d’enquête 3 – Approche globale du ministère de la Justice

Élément d’enquête 4 – Programme de transformation

Annexe D – Liste des acronymes

ACC
Ministère des Anciens Combattants Canada
AF
Année financière
CDSEP
Comité directeur sur l’excellence des parajuristes
Centre
Centre de services parajuridiques
CPCR
Comité du programme, des conseils et des résultats
DGR
Directeur général régional
DGRH
Direction générale des ressources humaines
DPF
Dirigeante principale des finances
EC
Économique et services de sciences sociales
EDSC
Ministère de l’Emploi et du Développement social du Canada
ESJ
Examen des services juridiques
ETP
Équivalent temps plein
Explore
Système analytique du ministère de la Justice
iCase
Système de comptabilisation du temps et de gestion des cas du ministère de la Justice
IRC
Indicateur de rendement clé
Justice
Ministère de la Justice
Ministère
Ministère de la Justice
Norme
Norme des 1400 heures
PAA
Portefeuille des affaires autochtones
PDADR
Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire
PE
Protocoles d’entente relatifs à la prestation des services juridiques
PL
Praticien du droit
PNCT
Protocole national de comptabilisation du temps
SJM
Services juridiques ministériels
SMA
Sous-ministre adjoint
SNC
Secteur national du contentieux
SPB
Secteur des pratiques juridiques
SPGA
Sous-procureur général adjoint