Audit de la gestion du savoir juridique

Approuvé le 1^er juin 2021
Direction d’audit interne
Secteur d’audit interne et d’évaluation

Table des matières

• 1 Sommaire
  • 1.1.1 Introduction
  • 1.1.2 Forces
  • 1.1.3 Points à améliorer
  • 1.1.4 Opinion et conclusion de l’audit
  • 1.1.5 Réponse de la direction
• 2 Énoncé de conformité
• 3 Remerciements
• 4 Contexte
  • 4.1 Qu’est-ce que la gestion du savoir juridique?
  • 4.2 Pourquoi la GSJ est-elle importante?
  • 4.3 Responsabilités du Ministère en matière de GSJ
• 5 Objectif de l’audit
• 6 Portée de l’audit
• 7 Stratégie d’audit
• 8 Conclusions, recommandations et réponse et plan d’action de la direction
  • 8.1 Gouvernance
  • 8.2 Approche ministérielle globale
• 9 Opinion de l’auditeur
• Annexe A : Critères d’audit

1 Sommaire

1.1.1 Introduction

La gestion du savoir juridique (GSJ) est avant tout l’organisation structurée des pratiques, des procédures, du savoir et de l’expertise d’un organisme, afin d’accroître la qualité, la cohérence et l’efficacité du travail juridique. Autrement dit, c’est la façon dont les prestataires de services juridiques organisent leur savoir collectif et le mettent à profit.

L’utilisation du savoir juridique collectif du ministère de la Justice (le Ministère) est essentielle à ses activités. Sans collaboration et mise en commun, le Ministère s’expose davantage à la perte de son savoir juridique – un de ses plus grands atouts. Qu’elle soit attribuable au départ de professionnels du droit ou à de piètres pratiques de gestion de l’information, la perte du savoir juridique peut sérieusement compromettre la qualité et l’efficacité du travail juridique du Ministère. Elle peut aussi augmenter la duplication en milieu de travail.

Pour une GSJ réussie, le Ministère doit arriver à créer des ponts entre les personnes et leur donner accès au savoir. Pour cela, il doit établir un environnement qui appuie et encourage la collaboration et la mise en commun du savoir.

Au Ministère, la GSJ incombe à la Direction générale des pratiques juridiques (DGPJ), laquelle relève du Bureau du dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion. À titre d’autorité fonctionnelle responsable de la GSJ, la DGPJ est chargée d’élaborer et de coordonner les politiques et processus nationaux de gestion du savoir juridique collectif du Ministère. De plus, la DGPJ élabore des outils et des stratégies facilitant la GSJ.

1.1.2 Forces

Le Ministère a adopté Justipédia et d’autres systèmes d’information afin d’appuyer et de faciliter ses activités de GSJ. Les rôles et responsabilités en matière de GSJ sont bien définis et le Ministère dispose d’une série de politiques complètes et solides qui encouragent et soutiennent la collaboration et la mise en commun du savoir. La direction cultive un esprit de collaboration entre les secteurs et les portefeuilles.

1.1.3 Points à améliorer

L’élaboration de Justipédia est depuis longtemps un objectif stratégique du Ministère et le cœur de sa stratégie de GSJ. Maintenant que le système est bien instauré et que des politiques et procédures appuient son utilisation, il faut renouveler la vision globale du Ministère à l’égard de la GSJ. L’élaboration d’une nouvelle vision et d’une stratégie de GSJ permettra d’étudier et de revoir le modèle de gouvernance de la GSJ du Ministère, de sorte qu’il favorise l’atteinte de ses buts et objectifs à long terme et l’intégration des pratiques exemplaires de l’industrie.

En plus de renouveler sa stratégie de GSJ, le Ministère devrait porter une plus grande attention à la consignation des connaissances tacites et explicites^{Note de bas de page 1} et aux processus et mesures de contrôle nécessaires à sa conservation. Il devrait aussi revoir et restructurer les mesures de rendement et les instruments de politique qu’il utilise pour encourager le recours aux pratiques de GSJ.

1.1.4 Opinion et conclusion de l’audit

Le Ministère compte suffisamment de politiques, de procédures, de processus et de systèmes pour soutenir ses activités de GSJ et exécuter des services, des politiques et des programmes juridiques de qualité supérieure. Il y a toutefois matière à améliorer l’efficacité des efforts envers la GSJ de la part du Ministère, au moyen d’une planification stratégique et d’un examen des mesures de contrôle, structures et processus axés sur la GSJ.

1.1.5 Réponse de la direction

La direction est d’accord avec les conclusions de l’audit. Elle accepte les recommandations formulées dans le présent rapport et s’est dotée d’un plan d’action de la direction pour y répondre. Ce plan est intégré au rapport.

2 Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Présenté par :

3 Remerciements

La dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation tient à remercier l’équipe d’audit et les personnes qui ont participé au présent audit, tout particulièrement les employés qui y ont contribué par leurs connaissances et leurs commentaires.

4 Contexte

4.1 Qu’est-ce que la gestion du savoir juridique?

La gestion du savoir juridique (GSJ) consiste essentiellement à améliorer la pratique du droit. À défaut d’une définition universelle unique de la GSJ, on peut la voir comme l’organisation structurée des pratiques, des procédures, du savoir et de l’expertise dont se sert un organisme pour améliorer la qualité, la cohérence et l’efficacité de son travail juridique. Autrement dit, c’est la façon dont les prestataires de services juridiques organisent et utilisent le savoir collectif de leurs organismes.

4.2 Pourquoi la GSJ est-elle importante?

L’exploitation de son savoir juridique collectif est essentielle aux activités du Ministère. Ce dernier emploie près de 2 500 professionnels du droit à travers le Canada dans 44 domaines du droit. Grâce à la consignation et à la mise en commun du savoir juridique, le Ministère peut offrir des services de grande qualité en termes de contentieux, de services législatifs, de politique et de consultation juridique et ainsi reconnaître et accroître son expertise, sans déroger à sa vision. La consignation et la mise en commun du savoir juridique permettent également aux professionnels du droit de s’échanger des pratiques exemplaires et de conclure des partenariats entre domaines de pratique et régions, de s’exprimer d’une seule voix et de transmettre un message uniforme aux clients.

Sans collaboration et partage, le Ministère s’expose davantage à la perte de son savoir juridique. Il pourrait aussi ne plus être en mesure de conserver une main-d’œuvre compétente et hautement spécialisée. Au dernier dénombrement, l’âge moyen des praticiens du droit et des groupes de gestion du droit du Ministère, soit respectivement 52 et 55 ans, était supérieur à l’âge moyen de l’ensemble du personnel juridique au Canada^{Note de bas de page 2} et très près de la retraite. La perte du savoir juridique attribuable au départ d’avocats risque de sérieusement compromettre la qualité et l’efficacité du travail juridique du Ministère et augmenter la duplication en milieu de travail. C’est encore plus vrai à mesure que les questions juridiques et la pratique du droit se complexifient^{Note de bas de page 3}.

Pour une GSJ réussie, le Ministère doit arriver à créer des ponts entre les personnes et leur donner accès au savoir. Il doit pour cela établir un environnement qui favorise et encourage la collaboration, ainsi que la création et la mise en commun du savoir. La GSJ peut être favorisée par la planification stratégique et du leadership et s’appuyer sur des politiques, des procédures et le déploiement de systèmes accessibles bien conçus. Les praticiens et chefs de file de la GSJ doivent être correctement outillés et compter sur des ressources suffisantes.

4.3 Responsabilités du Ministère en matière de GSJ

Au Ministère, la responsabilité de la GSJ revient à la Direction générale des pratiques juridiques (DGPJ), qui relève du dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion. À titre d’autorité fonctionnelle en matière de GSJ, la DGPJ voit à l’élaboration et à la coordination de politiques et processus nationaux de gestion du savoir juridique collectif du Ministère. La DGPJ s’occupe aussi d’élaborer des outils et des stratégies de consignation, d’organisation et de mise en commun du savoir juridique. Parmi ces outils, mentionnons la plateforme Justipédia – le répertoire officiel des documents de référence juridiques du Ministère et son seul portail national d’accès à ces documents lesquels sont utiles à la pratique du droit au sein du Ministère. Justipédia renferme, entre autres, des avis juridiques, des plaidoiries, des mémoires, des lois annotées, des outils de pratique et de la jurisprudence. On y trouve par ailleurs la trousse de gestion du savoir du Ministère, laquelle propose aux gestionnaires et aux employées des outils utiles au transfert du savoir, ainsi que des procédures d’identification des besoins en matière de transfert du savoir.

5 Objectif de l’audit

Le présent audit visait à fournir l’assurance que les politiques, procédures, processus et systèmes de GSJ du Ministère appuient adéquatement et efficacement l’exécution de services, de politiques et de programmes juridiques de grande qualité.

Aux fins du présent audit, « systèmes » s’entend des outils, plateformes, technologies et techniques internes utilisés pour l’atteinte des objectifs de GSJ. Il s’agit notamment de systèmes internes tels que Justipédia et LEX, ainsi que de systèmes de tierces parties comme Westlaw et Quicklaw.

6 Portée de l’audit

Le présent audit porte sur l’ensemble des politiques, procédures, processus et systèmes du Ministère qui appuient la GSJ et qui étaient en place aux exercices 2018-2019 et 2019-2020, ainsi qu’aux deux premiers trimestres de 2020-2021.

L’audit n’évaluait pas l’exactitude, l’exhaustivité, la qualité et le bien-fondé juridique des renseignements consignés dans les systèmes de GSJ du Ministère.

7 Stratégie d’audit

Le présent projet s’est conformé à la Politique sur l’audit interne et à la Directive sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, ainsi qu’aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l’Institut des vérificateurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à obtenir une assurance raisonnable de l’atteinte de ses objectifs.

8 Conclusions, recommandations et réponse et plan d’action de la direction

La présente section contient les conclusions et les recommandations tirées de l’audit réalisé par le Secteur d’audit interne et d’évaluation. L’audit s’est déroulé en fonction des éléments d’enquête et des critères d’audit établis à l’étape de la planification, lesquels sont présentés à l’annexe A.

8.1 Gouvernance

La stratégie du Ministère consistant à regrouper les outils de GSJ en un seul dépôt national (Justipédia) et ses efforts affectés à la mise en commun du savoir ont généralement porté leurs fruits. Les rôles et responsabilités à l’égard de la GSJ sont bien définis (sinon bien connus) et les cadres supérieurs encouragent une culture de collaboration entre secteurs et portefeuilles. En ce qui a trait à la GSJ, il faut cependant renouveler la vision et la stratégie globale du Ministère et revoir son modèle de gouvernance, de sorte qu’il permette à long terme l’atteinte de ses buts et objectifs. Ce travail devrait comporter un examen des mesures du rendement et des instruments de politique utilisés pour encourager les pratiques de GSJ.

La stratégie de GSJ du Ministère devrait être renouvelée

La première stratégie de GSJ du Ministère a été mise au point en 2009-2010 par le dirigeant principal du savoir de l’époque et la Division de la gestion du savoir et des pratiques juridiques. Cette stratégie misait sur le regroupement des outils existants de GSJ du Ministère en un seul dépôt national de tous les avis juridiques, plaidoiries et mémoires – l’actuel répertoire ou système « Justipédia ». La stratégie était assortie de plans visant l’élaboration d’une « trousse de transfert du savoir », ainsi que le regroupement d’outils et de stratégies utiles au transfert du savoir et à la planification de la relève, dans le but d’aider les gestionnaires et les employés à mieux intégrer la gestion du savoir à leurs activités quotidiennes.

Depuis 2009-2010 et l’instauration de Justipédia en 2012, le Ministère n’a déployé aucun effort concerté pour redéfinir et préciser ses buts et objectifs généraux en matière de GSJ. Même si la DGPJ réalise des activités stratégiques et de planification, elle se concentre depuis plusieurs années sur des questions opérationnelles. En 2016, la DGPJ a officiellement publié un cadre de gouvernance de Justipédia. Ce cadre fait de Justipédia le portail national où sont regroupés tous les documents de référence juridiques et où est coordonnée et communiquée l’évolution des questions juridiques. Justipédia s’harmonise toujours à la vision du Ministère, qui est de reconnaître et d’accroître l’expertise et elle y contribue. Bien que le cadre demeure un outil de gouvernance essentiel, il n’expose pas (ni ne prétend établir) la vision globale et la mission du Ministère, ni ne décrit ses buts et objectifs, en matière de GSJ.

Reconnaissant que Justipédia est depuis longtemps au cœur de la stratégie de GSJ du Ministère et maintenant que le système fonctionne bien, il est essentiel de revoir et de confirmer la mission globale et la vision du Ministère en matière de GSJ, ainsi que ses buts et objectifs stratégiques. Une stratégie officielle de GSJ contribuerait à rétablir l’importance de la GSJ et à informer les intervenants de l’orientation que prend le Ministère, les sensibilisant ainsi aux buts et objectifs de GSJ. Au moyen d’une stratégie claire de GSJ, la DGPJ pourrait être mieux en mesure d’aider les professionnels du droit à comprendre le travail réalisé pour encourager et appuyer la mise en commun du savoir. Une stratégie officielle de GSJ pourrait aussi aider la DGPJ à obtenir le soutien des initiatives, programmes et formations planifiés qui portent sur la GSJ.

Le modèle de GSJ du Ministère devrait être revu

Pour mieux comprendre les modèles de GSJ et les pratiques exemplaires utilisées par d’autres organismes de droit canadiens, des entrevues ont été réalisées auprès d’une vaste gamme d’avocats principaux et de non-avocats travaillant à la GSJ dans des bureaux des procureurs généraux provinciaux, des organismes quasi gouvernementaux et des cabinets nationaux privés d’avocats. Des experts réputés et des tiers fournisseurs de systèmes de GSJ au Canada ont aussi été interrogés. Même si la majorité des entrevues avaient lieu en Ontario, d’autres ont été menées au Québec et en Colombie-Britannique.

Chez les organismes dotés de pratiques de gestion du savoir relativement bien définies, nous avons observé une ou deux approches récurrentes de GSJ. Pour la première (qu’on pourrait qualifier de modèle centralisé de GSJ), des experts en GSJ et des recherchistes juridiques ont été réunis en un groupe voué à la gestion du savoir et intégré à la bibliothèque de l’organisme. Dans ce modèle, les gestionnaires du savoir prônent la GSJ, la défendent, la font connaître, donnent des conseils et font office de recherchistes juridiques.

Quant à la deuxième approche (modèle décentralisé de GSJ), des avocats affectés à la GSJ ont été déployés ou intégrés à chaque domaine de pratique de l’organisme. Leur rôle consistait à solliciter des connaissances propres à leur domaine de pratique ou portefeuille, de les consigner, de les conserver et de les partager activement. Les politiques et pratiques organisationnelles de GSJ étaient uniformisées à l’échelle de l’organisme, à l’aide d’un cadre général, mais les avocats responsables de la GSJ ont adapté leur travail aux besoins des professionnels du droit de leurs groupes.

Malgré les avantages opérationnels de chaque approche, le modèle décentralisé de GSJ semble beaucoup plus efficace pour effectuer une sensibilisation générale à la GSJ et obtenir la participation des professionnels du droit à ses activités. Dans bien des cas, le modèle centralisé de GSJ se caractérisait par l’absence de professionnels et de conseillers affectés à la GSJ, si bien que les ressources – insuffisantes pour les responsabilités en matière de GSJ – étaient plutôt attribuées aux dossiers actifs et aux activités de gestion de cas (c.-à-d. questions juridiques et opérationnelles).

L’approche du Ministère se compare plus étroitement au modèle décentralisé de GSJ, compte tenu de la centralisation de l’appui stratégique, des directives et des systèmes de soutien à la DGPJ; dans ses domaines de pratique, toutefois, il ne confie pas la GSJ à des avocats. Le rôle des avocats affectés à la GSJ devrait être assumé par des « super-contributeurs » et des membres des comités éditoriaux de Justipédia. En pratique, cependant, ce travail revient généralement aux parajuristes ou au personnel administratif, qui ne sont pas toujours bien outillés ou placés pour connaître les aspects importants d’un sujet donné ni en quoi ils pourraient être utiles à d’autres. La création, la conservation et la mise en commun du savoir sont donc laissées à des professionnels du droit qui ont peu de temps pour s’acquitter de leurs responsabilités à l’égard de la GSJ.

Les rôles et responsabilités à l’égard de la GSJ sont clairement définis, mais peu connus

Les rôles et responsabilités à l’égard de la GSJ sont exposés dans le cadre de gouvernance de Justipédia du Ministère (le cadre). Le cadre décrit les responsabilités opérationnelles du Ministère et les responsabilités professionnelles des avocats, des parajuristes et des gestionnaires. Même si les rôles et responsabilités sont principalement définis en fonction de l’utilisation et de la gestion du contenu de Justipédia, ils sont utiles pour déterminer les types de savoir à conserver et à partager, le moment de le faire et la personne qui en est responsable.

Malgré la définition claire et précise des rôles et responsabilités que fournit le cadre, les responsabilités liées à la GSJ sont insuffisamment connues ou comprises. Selon le cadre, les professionnels du droit sont censés consigner dans Justipédia les documents juridiques « utiles à la gestion du savoir juridique », c’est-à-dire les documents pouvant servir à d’autres avocats du Ministère. Les professionnels du droit doivent aussi conserver et sauvegarder les cas de jurisprudence utiles à la pratique du droit. Toujours selon le cadre, de tels documents juridiques doivent être versés dans Justipédia dans les 30 jours suivant leur achèvement.

Un examen ciblé du contenu de Justipédia a dévoilé que, dans bien des cas, le savoir juridique versé dans Justipédia ne répond pas aux attentes du Ministère. À titre d’exemple, les délais prescrits pour le téléchargement de contenu dans Justipédia étaient rarement, sinon jamais observés. En outre, les entrevues auprès des professionnels du droit juniors et principaux ont révélé que, en pratique, les politiques et processus de GSJ, ainsi que l’utilisation de Justipédia, variaient d’un domaine de pratique, d’une région et d’un juriste à l’autre – les résultats d’un sondage réalisé par la DGPJ en 2020, sur l’utilisation de Justipédia, confirment en général cette conclusion.

Bien qu’il soit difficile de confirmer pourquoi les rôles et responsabilités – pourtant clairement définis et documentés – varient tant entre les secteurs et les portefeuilles, il semble que les pratiques de GSJ des professionnels du droit du Ministère changent au gré des attentes formulées par les groupes et les gestionnaires. De telles attentes ne sont pas uniformes ni harmonisées à l’échelle du Ministère, ce qui est peut-être attribuable à l’absence d’une vision et d’une stratégie uniformisées de GSJ. Même si, en 2016, la publication du cadre de gouvernance de Justipédia du Ministère a amélioré chez les professionnels du droit l’utilisation et la compréhension de Justipédia – un outil clé de GSJ –, l’établissement d’une vision et d’une stratégie plus vastes en matière de GSJ est un besoin persistant auquel il faudrait répondre pour mieux faire connaître les efforts affectés à la GSJ et les attentes qu’elle suscite.

Les mesures du rendement et les instruments de politique à l’appui de la GSJ varient

Une GSJ réussie est assortie de mécanismes qui encouragent la collaboration, ainsi que la création et la mise en commun du savoir. L’« accumulation du savoir » est la plupart du temps un comportement naturel chez l’humain, si bien que les travailleurs du savoir (y compris les professionnels du droit) ne sont pas toujours enclins à communiquer leur savoir sans mesures incitatives appropriées^{Note de bas de page 4}. Dans le secteur public, les mesures incitatives renvoient à des mécanismes créés pour appuyer les activités de GSJ aux fins de la mesure du rendement ou dans une optique stratégique (plutôt que de recourir aux habituelles récompenses financières du secteur privé).

Même si le Ministère se sert de mesures du rendement et d’instruments de politique ministériels pour encourager et appuyer les activités de GSJ, ceux-ci ont tendance à varier à l’échelle de l’organisation. Dans les domaines de pratique ou les secteurs ou portefeuilles dotés de pratiques de GSJ établies, les contributions à la GSJ et à Justipédia sont mentionnées dans les évaluations annuelles du rendement des professionnels du droit et sont officiellement surveillées à l’aide de critères normalisés. Dans les domaines de pratique ou les secteurs ou portefeuilles dont les pratiques de GSJ sont moins stables, les activités de GSJ ne sont aucunement priorisées et les gestionnaires ne surveillent pas ni ne reconnaissent officiellement les contributions à la GSJ. Ces différences dans les pratiques semblent jouer directement sur la création et la mise en commun du savoir (certainement lorsqu’elles sont mesurées en fonction des contributions à Justipédia).

Les mesures du rendement et les politiques de GSJ semblent influencer l’utilisation de Justipédia, tout comme les pratiques de formation des nouvelles recrues. Selon le cadre de gouvernance de Justipédia du Ministère, les gestionnaires doivent veiller à ce que tous les nouveaux employés reçoivent rapidement une formation sur Justipédia. Le cadre ne définit pas le terme « rapidement », mais il souligne l’importance d’offrir rapidement une formation sur Justipédia aux employés nouvellement affectés à un poste, afin d’appuyer les activités de GSJ. Puisque Justipédia sert de répertoire central du savoir juridique du Ministère et demeure le principal système de création, de partage et de transfert du savoir juridique, il est essentiel de donner une formation suffisante sur Justipédia à tous les professionnels du droit du Ministère.

En dépit de ce qui précède, les entrevues avec bon nombre de nouvelles recrues et d’avocats principaux ont déterminé qu’ils n’avaient pas reçu une formation suffisante sur Justipédia (et aucune formation officielle n’était planifiée). Cette conclusion concordait avec les résultats du sondage sur Justipédia réalisé par la DGPJ en 2020, qui portait sur la formation des professionnels du droit. Dans ce sondage, 13 % des gestionnaires du droit ont indiqué que les nouveaux employés n’avaient pas reçu de formation sur Justipédia la première année de leur entrée en poste et 43 % des répondants ont dit qu’ils n’avaient pas participé à une formation sur Justipédia ni reçu une telle formation au cours des cinq dernières années. Parmi les répondants qui avaient reçu une formation sur Justipédia, 42 % l’ont qualifiée de nature trop générale.

L’absence d’une formation intensive sur Justipédia peut avoir une incidence importante et durable sur l’utilisation du système et, plus généralement, sur les efforts consentis à la GSJ. Plus concrètement, les employés qui sont bien formés à l’utilisation de Justipédia et qui s’y familiarisent tôt dans leur carrière, auront tendance à y recourir plus souvent et avec plus d’aisance. Cependant, les employés qui ne sont pas suffisamment formés à l’utilisation du système risquent, tout au long de leur carrière, de s’abstenir de s’en servir comme outil de GSJ.

Recommandation n^o 1

Nous recommandons au dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, de confirmer la pertinence de la GSJ en dressant un plan stratégique officiel de GSJ. Le plan devrait :

• clairement exposer la vision du Ministère à l’égard de la GSJ, ainsi que ses buts et objectifs à court, moyen et long terme en matière de GSJ;
• prendre en considération le modèle de GSJ du Ministère et les structures qui s’y rapportent, afin de veiller à ce qu’ils étayent efficacement le plan stratégique du Ministère, la concrétisation de sa vision de la GSJ et l’atteinte de ses objectifs de GSJ;
• être distribué à grande échelle pour réitérer les principaux rôles et responsabilités à l’égard de la GSJ;
• intégrer des mesures du rendement et des instruments de politique qui favorisent la mise en commun du savoir et la collaboration.

8.2 Approche ministérielle globale

Nous avons constaté que le Ministère est doté d’un ensemble solide et complet de politiques qui encouragent et appuient la collaboration et la mise en commun du savoir. L’audit a aussi dévoilé que le Ministère compte un nombre suffisant de systèmes pour appuyer et réaliser ses activités de GSJ. Cependant, il faut s’assurer que les pratiques et processus de consignation et de conservation du savoir juridique tacite et explicite fonctionnent comme il se doit.

Un ensemble solide et complet de politiques appuie les pratiques de GSJ

La DGPJ est chargée de formuler et de donner des conseils sur les politiques, les directives, les lignes directrices et les outils associés à la pratique du droit et à la gestion des services juridiques au Ministère. Il s’agit notamment des politiques de GSJ. La DGPJ est aussi responsable de surveiller l’observation de ces politiques et de veiller à ce qu’elles demeurent actuelles et à jour.

Selon la DGPJ, quatre principaux instruments de politique régissent les activités de gestion du savoir juridique au Ministère : le cadre de gouvernance de Justipédia (créé en 2016), le guide de l’équipe juridique du Canada sur la prestation de conseils juridiques (créé en 2014 et mis à jour en 2019), la Note de pratique sur le partage des avis juridiques (créée en 2015 et mise à jour en 2017) et la trousse de gestion du savoir (conçue en 2014 et mise à jour en 2018). De plus, plusieurs directives et protocoles sur la gestion de l’information et des dossiers encadrent la consignation et la conservation des données juridiques, contribuent à la GSJ et l’appuient. Ces politiques, directives et lignes directrices réunies fournissent un cadre exhaustif et solide aux pratiques de GSJ du Ministère.

Pour appuyer les instruments de politique et les lignes directrices de la DGPJ concernant la GSJ, de nombreux secteurs et portefeuilles du Ministère ont mis au point leurs propres pratiques, protocoles et outils pour conseiller les professionnels du droit sur la consignation et la mise en commun du savoir. La nature de ces pratiques va du mentorat officiel et officieux à la constitution de forums de mise en commun du savoir, en passant par l’utilisation de formulaires ou de modèles normalisés pour saisir et conserver le savoir juridique, y compris les documents de référence juridiques sauvegardés dans Justipédia. Malheureusement, ces bonnes pratiques de GSJ ne sont pas largement partagées entre les secteurs, portefeuilles ou domaines de pratique, si bien que certains groupes sont aux prises avec des pratiques ponctuelles ou officieuses de GSJ, tandis que les secteurs, portefeuilles ou domaines de pratique dotés de modèles plus affinés de GSJ se portent bien.

Des systèmes appuient la GSJ et la prestation de services juridiques de grande qualité

Malgré le lancement de Justipédia en 2012, ce n’est qu’en 2016 qu’un cadre officiel de gouvernance est venu appuyer le système à titre de répertoire officiel des documents de référence juridiques du Ministère. Depuis, le système sert à cette fin. Il tient lieu de portail unique et de plateforme nationale de la GSJ pour tous les professionnels du droit, réunissant des documents juridiques de référence utiles à la pratique du droit. On y retrouve, entre autres, des avis juridiques, des plaidoiries et des mémoires, des lois annotées, des outils de pratique et de la jurisprudence. Au Ministère, Justipédia sert aussi de plateforme officielle aux groupes d’étude et de discussion juridique, permettant ainsi la tenue de réunions axées sur la mise en commun du savoir et la consignation à un seul endroit des documents de référence juridiques des groupes de discussion.

Même si Justipédia est le portail officiel du Ministère pour la GSJ, d’autres systèmes contribuent à la mise en commun du savoir juridique et des données juridiques au Ministère. LEX, par exemple, est le nouveau système de gestion des dossiers juridiques du Ministère qui a officiellement remplacé iCase en 2018-2019. Le système aide le personnel juridique à gérer sa charge de travail et le flux des tâches. LEX est aussi assorti de fonctions de recherche avancée et il permet de relier ou d’échanger des dossiers avec Justipédia.

SharePoint est la plateforme sur laquelle reposent LEX (utilisé pour les documents juridiques) et l’Environnement de travail numérique (ETN) (utilisé pour les documents ministériels et non les documents juridiques). L’ETN est un système de gestion de documents qui, à la base, permet la collaboration et la recherche. Il renferme de multiples composantes, dont JusteMoi (espace réservé à des documents personnels et à un forum de microblogage) et des sites de collaboration (où les domaines de pratique et les secteurs ou portefeuilles peuvent travailler en collaboration à des documents, à des calendriers et à des tâches). En 2017, l’ETN a été relié à GCDocs, la solution adoptée par le gouvernement du Canada pour satisfaire aux exigences réglementaires et stratégiques de gestion des documents et des dossiers électroniques et papier. Système officiel de gestion et de consignation des dossiers et des documents, GCDocs permet la recherche, l’extraction et la gestion du cycle de vie des ressources documentaires. Puisque l’ETN est aussi lié à LEX, les employés du Ministère disposent d’une plateforme d’information intégrée.

La combinaison de Justipédia, de LEX, de l’ETN et de GCDocs favorise la mise en commun du savoir. Même si les expériences des utilisateurs varient (quant à ce qu’ils aiment et n’aiment pas), chaque système propose suffisamment de fonctions et de fonctionnalités pour appuyer la GSJ. Avec l’ajout de nouvelles fonctions et fonctionnalités à Justipédia et grâce à de nouveaux investissements dans les outils de collaboration en ligne, l’expérience des utilisateurs des systèmes de GSJ et la connectivité devraient s’améliorer. La formation et la sensibilisation axées sur ces systèmes et leurs fonctions demeureront toutefois essentielles à l’adoption et à l’utilisation à long terme de ceux-ci.

Les pratiques de consignation, de conversion et de conservation du savoir devraient être révisées

En général, la qualité et le type de savoir consigné dans les systèmes de GSJ dépendent des processus et pratiques de GSJ avec lesquels un organisme fait une bonne gestion de ses données. Une GSJ réussie suppose aussi l’existence d’une infrastructure adéquate pour appuyer la consignation, la conversion et le transfert du savoir juridique tacite. La connaissance tacite relève du « savoir-faire », soit des connaissances imprimées dans le cerveau des professionnels du droit au fil de leurs expériences et de leurs emplois. La connaissance explicite, ou « savoir », est codifiée et numérisée dans les dossiers d’un organisme.

En général, l’audit a permis de déterminer que des mesures de contrôle veillent à ce que le savoir juridique explicite soit capturé et consigné dans les systèmes internes de GSJ et à ce que ce savoir soit complet, à jour et accessible rapidement. Cela ne veut pas dire que le contenu enregistré dans les systèmes de GSJ répond toujours aux attentes des utilisateurs. L’audit n’a pas évalué la pertinence ou la qualité du savoir consigné dans Justipédia et d’autres systèmes de GSJ; il s’est limité à déterminer si des processus permettaient d’orienter les contributions au savoir juridique et la libre mise en commun de ce savoir. En pratique, cependant, les entrevues auprès de certains membres des comités éditoriaux issus des domaines de pratique de Justipédia ont signalé que les entrées dans Justipédia ne sont pas toutes à jour ou complètes. Une fois au point, les renseignements juridiques ne sont pas non plus toujours versés dans les 30 jours suivants, comme l’exige le cadre de gouvernance de Justipédia.

Même si les plaidoiries, les mémoires, les avis juridiques, la jurisprudence et tout autre savoir juridique explicite sont pour la plupart rapidement versés dans Justipédia, ce n’est pas le cas des expériences, outils de pratique et autres composantes du savoir juridique tacite. Lors de l’examen des données de Justipédia, LEX et l’ETN, nous avons constaté que le savoir juridique tacite était souvent absent. Cette lacune dans la saisie du savoir juridique a souvent été évoquée lors des entrevues réalisées auprès de certains conseillers juridiques principaux, préoccupés par la diminution des possibilités de jumelage, de mise en commun des dossiers et de mentorat en personne. Par conséquent, le Ministère risque de ne pas consigner tout le savoir juridique tacite – savoir dont la valeur serait la plus élevée – dans ses systèmes de GSJ et de ne pas partager ce savoir.

Recommandation n^o 2

Nous recommandons au dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, de procéder à une évaluation pour déterminer si le Ministère atteint ses objectifs de consignation et de conservation du savoir et si des mesures de contrôle, pratiques et processus nouveaux doivent appuyer la consignation et la conservation du savoir juridique tacite et explicite.

9 Opinion de l’auditeur

Il y a suffisamment de politiques, de procédures, de processus et de systèmes en place pour appuyer les activités de GSJ du Ministère et pour proposer des services, des politiques et des programmes juridiques de qualité supérieure. Il y a toutefois matière à améliorer l’efficacité des efforts du Ministère en ce qui a trait à la GSJ, au moyen d’une planification stratégique et d’un examen des processus, des mesures de contrôle et des structures associés à la GSJ.

Annexe A : Critères d’audit

Secteur d’intérêt 1 – Structure de gouvernance

Critère 1.1 – Au Ministère, une structure de gouvernance efficace appuie la GSJ.

Secteur d’intérêt 2 – Approche ministérielle globale

Critère 2.1 – Les politiques, procédures, processus et systèmes de GSJ appuient adéquatement et efficacement la collaboration et la mise en commun du savoir.