Rapport annuel au Parlement 2024-2025 : Loi sur l’accès à l’information
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© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représentée par le ministre de la Justice et procureur général du Canada, 2025.
ISSN 2369-2626
No de cat. J1-15F-PDF
Table des matières
- Introduction
- Politiques, lignes directrices et procédures
- Structure organisationnelle
- Arrêté de délégation
- Performances et statistiques
- Nombre de demandes
- Taux de conformité, délais de traitement et prorogations
- Taux de présomption de refus
- Demandes en suspens
- Disposition des demandes traitées
- Demandes, exceptions et exclusions
- Demandes informelles
- Sources et types de demandes
- Format de l'information communiquée
- Consultations
- Plaintes actives
- Coûts
- Activités de formation et de sensibilisation
- Plaintes, enquêtes et affaires devant la cour fédérale
- Surveillance de la conformité
- Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs
- Annexe B – Tableau des exigences en matière de publications proactives
Introduction
Le ministère de la Justice est heureux de présenter au Parlement, conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information (LAI), son rapport annuel sur la gestion de la présente loi. Le rapport décrit les activités qui appuient la conformité à la LAI pour l'exercice commençant le 1er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.
Message de la directrice
L'année 2024-2025 a été caractérisée par une croissance ciblée et prudente, la modernisation de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et la transformation numérique étant considérées comme une priorité absolue. Le Ministère a fait des progrès notables dans l'adoption d'ATIPXpress, notre nouveau logiciel avancé de traitement des demandes et de gestion des cas. Ce logiciel sera hébergé sur la Plateforme en tant que service du gouvernement du Canada, au moyen d'une architecture infonuagique standard qui met l'accent sur l'efficacité et les solutions architecturales novatrices. L'adoption prudente d'outils modernes et le renforcement des compétences servent de fondement à l'innovation continue dans les pratiques d'AIPRP.
Pour compléter ces avancées technologiques, il faut aussi reconnaître l'aspect humain de l'AIPRP. Le changement ne peut être accompli sans une équipe agile et compétente. La Division de l'AIPRP dispose des outils nécessaires pour répondre à ce moment de l'avancement de l'AIPRP et l'appuyer. De concert avec l'équipe de direction de l'AIPRP, nous nous concentrons sur l'établissement de relations de confiance avec nos clients internes et sur le développement des compétences et des connaissances des analystes.
Au cours de la dernière année, l'accent a été mis sur les pressions accrues exercées par le Commissariat à l'information (CIC), qui doivent faire l'objet d'une gestion stratégique afin d'assurer des progrès soutenus. Nous continuons de saisir diverses occasions de solidifier l'AIPRP, comme le soutien du Centre de services de parajuristes du Ministère et de nombreuses initiatives impliquant l'intelligence artificielle (IA) avec nos collègues de la Division de l'analytique et des systèmes.
Ce rapport sert de résumé complet des principales étapes et réalisations de l'exercice 2024-2025. La table est mise pour des pratiques de gestion optimisées plus intelligentes, de relations renouvelées et un service à client d’excellence pour tous les Canadiens lors du prochain exercice 2025-2026.
Objectif de la Loi sur l'accès à l'information
La LAI est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
La LAI accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada le droit de demander l'accès aux renseignements et aux documents contrôlés par le gouvernement fédéral, sous réserve d'exceptions précises et limitées. La LAI complète, sans toutefois remplacer, les procédures existantes d'obtention de renseignements gouvernementaux. Il n'a pas pour but de limiter de quelque façon que ce soit l'accès à l'information gouvernementale qui est normalement mise à la disposition du public sur demande. L'article 94 de la LAI exige que le responsable de chaque institution fédérale établisse, en vue de sa présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de la LAI au sein de l'institution au cours de chaque exercice.
Le présent 42e rapport annuel sur l'application de la LAI vise à décrire la façon dont le ministère de la Justice du Canada (ci-après appelé « le Ministère ») s'est acquitté de ses responsabilités au cours de l'exercice 2024-2025 (ci-après « au cours de la période visée par le rapport »).
Mandat du ministère de la Justice
Le Ministère a le mandat d'appuyer le double rôle du ministre de la Justice et du procureur général du Canada.
Le Ministère appuie le ministre de la Justice dans ses responsabilités à l'égard de 49 lois et domaines du droit fédéral en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : la justice pénale (y compris le système de justice pénale pour les adolescents), la justice familiale, l'accès à la justice, la justice autochtone, le droit public et le droit international privé.
Le Ministère appuie également le procureur général en tant que premier conseiller juridique de la Couronne, tant en ce qui concerne les activités courantes du gouvernement que l'élaboration de nouvelles politiques, de nouveaux programmes et de nouveaux services pour les Canadiens. Le Ministère fournit des conseils juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes fédéraux, représente la Couronne dans les litiges civils et devant les tribunaux administratifs, rédige des lois et répond aux besoins juridiques des ministères et organismes fédéraux.
Le Ministère n'a reçu aucune filiale non opérationnelle au cours de la période visée par le présent rapport.
La modernisation de l'AIPRP au Ministère
Le Ministère s'est engagé à renforcer la transparence, la responsabilisation et l'excellence du service dans l'administration de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Le Plan de modernisation de l'AIPRP (2024-2027) du Ministère fournit un cadre stratégique pour améliorer la gestion des demandes en vertu de LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, positionnant le Ministère comme un chef de file dans la prestation de services d'AIPRP novateurs au sein du secteur public.
L'une des principales initiatives de ce plan est la mise en œuvre d'ATIPXpress, un système de gestion de cas modernisé conçu pour simplifier le traitement des demandes et exploiter les technologies de pointe afin d'améliorer la productivité. L'adoption de ce système offre également l'occasion d'examiner et d'officialiser les politiques et les procédures internes en matière d'AIPRP, renforçant ainsi une culture d'amélioration continue de la gestion de l'information. En intégrant des outils modernisés à des processus améliorés, le Ministère établira de nouvelles normes en matière de prise de décisions fondées sur les données, de conformité et d'excellence du service.
La collaboration avec les intervenants ministériels est au cœur de cet effort de modernisation. Le renforcement des partenariats améliorera le partage des connaissances, la clarté des rôles et les pratiques exemplaires, ce qui permettra de s'assurer que les opérations d'AIPRP demeurent adaptées et efficaces. Le Ministère accordera également la priorité à l'application rigoureuse des nouvelles politiques et procédures, renforçant ainsi son engagement à l'égard d'une gouvernance transparente et responsable.
Les objectifs du Plan seront concrétisés par l'entremise du Plan d'action sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, qui décrira des mesures claires et des résultats mesurables. Cette approche structurée reflète l'engagement du Ministère à diriger la transformation de l'AIPRP au moyen d'investissements stratégiques dans des professionnels qualifiés, des technologies de pointe et une prestation de services modernisée.
Grâce à ces initiatives, non seulement le Ministère renforcera la confiance du public, mais il s'imposera également comme un modèle d'innovation et d'efficacité dans l'administration de l'AIPRP, en établissant de nouveaux points de repère en matière de transparence et de responsabilisation au sein du gouvernement du Canada.
Version texte
Principales réalisations 2024-2025
Avril : Cartes de processus d’ATIPXpress
Mai : Mises à jour de la trousse d'outils de l'AIPRP
Juin : Séances de bien-être et de développement professionnel
Août : Groupe interministériel sur la protection de la vie privée, le harcèlement et les dossiers disciplinaires
Septembre : Semaine du droit à l'information 2024
Octobre : Mises à jour du SCT à la suite de protection de la vie privée
Novembre : Événement de Connexion CPVP/CIC
Décembre : Série d'approfondissements sur l'IA et la confidentialité
Janvier : Semaine de la protection des données de 2025
Février : Mises à jour sur les procédures de L'AIPRP
Mars : Politique sur l'obstruction et guide sur le contrôle au ministère de la Justice
Initiatives et projets visant à améliorer l'accès à l'information
Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a continué d'améliorer le soutien et l'orientation qu'elle fournit aux bureaux de première responsabilité (BPR) du Ministère. Cela a compris l'élaboration d'outils et de ressources supplémentaires, ainsi que la sensibilisation générale à l'AIPRP.
Nous favorisons l'amélioration des stratégies de communication et de collaboration ainsi que des relations avec tous les BPR, les agents de liaison et la Division de l'AIPRP. La Division est actuellement en train d'élaborer et de lancer un réseau Teams pour communiquer efficacement avec les BPR.
La Division de l'AIPRP a accru sa visibilité et fait la promotion de ses offres de services au moyen de campagnes de sensibilisation aux pratiques exemplaires et aux risques liés à l'AIPRP, d'offrir des séances de formation et de communiquer les dernières mises à jour par l'intermédiaire des bulletins ministériels et des canaux de communication.
Nous avons également continué de surveiller de façon proactive les nouveaux développements et les pratiques exemplaires en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, à les intégrer à nos propres processus et à contribuer à la modernisation de l'AIPRP.
Environnement de travail numérique externe de l'AIPRP et trousse d'outils de l'AIPRP
En mai, la Division de l'AIPRP a lancé une page externe sur son site Environnement de travail numérique, qui présente une trousse d'outils sur l'AIPRP qui contient diverses ressources utiles sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. La trousse d'outils offre aux employés un accès rapide et facile à diverses ressources et à de l'information liées à la protection de la vie privée et à l'accès à l'information. Il comprend diverses infographies, des documents d'une page et des fiches d'information, ainsi que des formulaires et des modèles facilement accessibles.
La trousse d'outils est régulièrement mise à jour à l'aide de nouvelles ressources, ce qui constitue une référence précieuse pour s'assurer que les employés disposent de l'information nécessaire pour s'y retrouver dans les exigences de l'AIPRP et assurer la conformité aux deux lois dans l'ensemble du Ministère.
Bulletin interne de l'AIPRP
La Division de l'AIPRP diffuse des mises à jour, des ressources et des nouvelles par l'intermédiaire du bulletin hebdomadaire du Ministère, ainsi que de son propre bulletin interne. Le bulletin interne de l'AIPRP offre à la Division de l'AIPRP un aperçu mensuel de l'Unité de la protection des renseignements personnels et des programmes et des équipes des plaintes et des opérations. Cela permet de favoriser la communication et la coopération au sein de la Division en fournissant des mises à jour et des informations opportunes des équipes clés. Il veille à ce que tous les membres soient bien informés des initiatives en cours, des défis et des réussites, favorisant ainsi un environnement de travail plus cohésif et efficace.
Sensibilisation et collaboration
La Division de l'AIPRP a tiré parti des services de divers programmes du Ministère, qui lui fournissent l'expertise et le soutien dont elle a grandement besoin. Ces partenariats nous permettent d'accéder à des conseils et à des ressources juridiques spécialisés, ce qui améliore notre capacité à naviguer dans les questions complexes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
De plus, la Division de l'AIPRP est demeurée déterminée à soutenir son personnel actuel au moyen de formation continue et de perfectionnement professionnel. Nous avons offert des possibilités d'apprentissage et de formation supplémentaires à nos employés et aux BPR, afin qu'ils soient bien équipés pour gérer efficacement notre charge de travail et pour continuer à favoriser un environnement de travail positif et collaboratif.
Cartographie des processus ATIPXpress
La Division de l'AIPRP a travaillé avec l'équipe de la Gestion du changement et Transformation des affaires pour examiner les flux de travail du Ministère afin de cartographier les processus, dans l'espoir de compiler des recherches sur les pratiques exemplaires pertinentes. Les schémas de processus ont également été élaborés et partagés dans le cadre du groupe de travail interministériel ATIPXpress avec d'autres institutions, afin de déterminer toute rétroaction pour le fournisseur ou toute caractéristique fonctionnelle importante du système de gestion des cas ATIPXpress.
Collaboration interministérielle
La Division de l'AIPRP a participé à divers groupes de travail et séances interministériels liés à l'AIPRP par l'intermédiaire de GCCollab. Une coordination régulière avec les autres départements permet à notre équipe de rester au courant des mises à jour importantes et des meilleures pratiques pertinentes en lien avec les deux lois.
Événement Connexion du CIC et du CPVP
En novembre, la directrice de l'AIPRP a participé à un événement Connexion pour les agents de la protection de la vie privée et les dirigeants principaux de l'information organisé par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et le Commissariat à l’information (CIC) pour discuter des nouvelles tendances et des nouveaux enjeux en matière d'AIPRP.
Semaine du droit à l'information 2024
La Division de l'AIPRP a souligné la Semaine du droit à l'information 2024 en publiant une mise à jour d'Info Source du Ministère, un répertoire décrivant les programmes et les activités, ainsi que les renseignements personnels détenus. La division a également publié du nouveau contenu sur notre page externe Environnement de travail numérique. Il s'agissait notamment de documents d'une page utiles, de références rapides et de ressources sur des sujets pour le Ministère, tels que les 10 principes du droit à l'information, les responsabilités du BPR, les demandes d'accès à l'information et les documents, ainsi que la gestion de l'information.
Politiques, lignes directrices et procédures
Procédures et politiques mises à jour
Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a mis à jour ses politiques et procédures afin d'améliorer la productivité du traitement des demandes d'AIPRP. Notre objectif était de fournir aux BPR et aux agents de liaison un répertoire de renseignements à jour où ils peuvent trouver plusieurs outils et documents d'orientation pour les aider à traiter les demandes d'AIPRP. De plus, nous avons cherché à sensibiliser et à informer les employés du Ministère à leurs obligations et responsabilités juridiques actuelles en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Nos politiques internes ont été élaborées et publiées sur l'intranet du Ministère, sur JUSnet et sur la page externe de l'environnement de travail numérique de la Division de l'AIPRP.
Ces améliorations favoriseront l'échange de connaissances en général et clarifieront les rôles et les responsabilités de tous ceux qui participent au traitement des demandes.
Au cours de la période de référence 2024-2025, la Division de l'AIPRP a terminé l'élaboration de plusieurs nouvelles politiques, lignes directrices et ressources supplémentaires pour le Ministère et les BPR. En établissant des exigences et des lignes directrices claires, ces nouvelles politiques visent à assurer la conformité à la LAI et Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'à protéger les documents et l'intégrité du cadre de l'AIPRP au sein du Ministère.
Mise à jour des procédures opérationnelles normalisées de l'AIPRP
La Division de l'AIPRP s'est concentrée sur la mise à jour de diverses procédures opérationnelles normalisées (PON) au cours de la période visée par le rapport. L'élaboration de PON détaillées et normalisées marque une étape importante dans l'amélioration de notre efficacité opérationnelle. Ces procédures définissent les étapes de réception, de traitement et de réponse aux demandes d'information, en assurant l'uniformité et en minimisant les risques d'erreurs ou de retards. Régulièrement révisées et mises à jour, les PON reflètent les dernières exigences législatives, les avancées technologiques et les meilleures pratiques en matière de gestion de l'accès à l'information. Ils constituent également une ressource de formation précieuse pour les nouveaux employés, favorisant la continuité et maintenant les normes les plus élevées de prestation de services.
L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels et la Division de l'AIPRP ont élaboré un Guide interne sur la détermination du contrôle des documents pour l'application de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui offre des lignes directrices et des exigences concernant le contrôle des documents au Ministère. Il indique également les responsabilités des employés et de la direction de tous les niveaux, ainsi que le rôle des équipes pertinentes qui doivent être consultées en matière de contrôle (Division de l'AIPRP, bureau de l’avocate ministérielle et le Centre du droit de l'information et de la protection des renseignements personnels).
Il décrit également les exigences relatives à la conformité, à la protection des renseignements personnels, au traitement approprié des documents et des dossiers juridiques, à l'évaluation du contrôle des documents, aux scénarios de divulgation autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'à la production de rapports et à la documentation.
Le guide a été élaboré en consultation avec les Opérations de l'AIPRP, la Sécurité, la Gestion des affaires et la gouvernance, les Communications, la Gestion de l'information, bureau de l’avocate ministérielle, la Division de la politique sur les pratiques juridiques, ainsi que le Centre du droit de l'information et de la protection des renseignements personnels (CDIPRP).
Parallèlement au Guide pour déterminer le contrôle, l'Unité de la politique et des programmes de protection des renseignements personnels a également élaboré une politique sur l'entrave au droit d'accès à l'information, conformément à l'article 67.1 de la LAI.
La présente politique énonce les obligations et les responsabilités actuelles des employés en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle s’est harmonisée également avec ceux publiés par d'autres Ministères afin de s'assurer que toute obstruction présumée est traitée de manière uniforme. Le Ministère reçoit régulièrement des demandes d'AIPRP et, comme l'entrave au droit d'accès aux documents constitue une infraction grave, il est important que les employés du Ministère se tiennent informés et qu'ils aient mis en place des protocoles appropriés pour prévenir les entraves, enquêter et traiter toute obstruction alléguée.
La politique a été élaborée en consultation avec CDIPRP, le dirigeant principal de la sécurité (DPS), le Secteur national du contentieux, la Division de la politique sur les pratiques juridiques et le bureau de l’avocate ministérielle.
Des guides de référence rapide ont également été élaborés pour compléter les nouvelles politiques sur l'obstruction au droit d'accès et le contrôle des documents. Ces guides ont été conçus pour fournir aux employés un aperçu clair et concis de leurs obligations et responsabilités en vertu de ces politiques, ce qui les aidera à mieux les comprendre et à les respecter. En offrant de l'information facilement accessible dans un langage simple, les guides visaient à sensibiliser les employés, à s'assurer qu'ils sont informés des risques et des responsabilités liés à la protection des renseignements personnels et à faciliter la mise en œuvre efficace des politiques dans l'ensemble du Ministère.
Amélioration de l'analytique et de la technologie
L'un des principaux objectifs du plan de modernisation continu de la Division de l'AIPRP est la mise en œuvre d'une nouvelle solution de gestion des cas d'AIPRP, ATIPXpress. L'adoption de cette initiative clé donne l'occasion d'évaluer et d'officialiser les politiques et les procédures internes en matière d'AIPRP. Il se traduira également par une coopération durable avec les principaux intervenants grâce à l'échange de connaissances, à la clarification des rôles et à l'amélioration de l'analyse et de la production de rapports, ce qui démontre l'engagement du Ministère à l'égard de l'amélioration continue des processus.
La Division de l'AIPRP a participé à une formation avec le fournisseur afin de mieux comprendre le fonctionnement du système et ses diverses fonctions.
La Division de l'AIPRP continue de collaborer avec la communauté de pratique d'ATIPXpress et anime également son propre sous-groupe de travail ATIPXpress. Ce groupe de travail interministériel a été mis sur pied pour échanger des pratiques exemplaires et déterminer les domaines de collaboration afin de faciliter la mise en œuvre progressive du nouveau système de gestion des cas.
Plusieurs ministères ont collaboré avec la Division de l'AIPRP du Ministère pour élaborer des ressources telles que des flux de travail et des schémas de processus, et pour discuter du processus de modernisation. L'objectif principal de ces réunions et séances de travail était de déterminer comment ATIPXpress s'inscrit dans les besoins multi-organisationnels des services d'AIPRP et des professionnels de la protection de la vie privée. L'accent a également été mis sur l'amélioration des activités et des fonctions existantes système d’Access Pro Case Management, plutôt que sur leur réinvention et l'anticipation des modifications à venir à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de la période de référence, l'équipe de modernisation a terminé des séances d'essais d'acceptation par l'utilisateur pour recueillir des commentaires, et la version de production du logiciel a commencé avec Services partagés Canada. La Division de l'AIPRP prévoit un lancement introductif du logiciel ATIPXpress au début de la nouvelle année fiscale.
Maintien en poste et perfectionnement professionnel
Bien-être et développement professionnel des employés
Au cours de l'exercice précédent, la Division de l'AIPRP a collaboré avec l'équipe de la Gestion du changement et Transformation des affaires dans le cadre de la Stratégie de modernisation de l'AIPRP. Des domaines pour promouvoir la fidélisation, le bien-être et le développement professionnel des employés ont été identifiés
L’équipe nous a également amené à cerner plusieurs sujets et domaines de formation pour aider le personnel de l'AIPRP et les BPR. La Division de l'AIPRP a organisé diverses présentations et formations à l'intention de ses employés internes. Voici quelques-uns de ces sujets:
- Le pouvoir de l'échec
- Santé mentale et bien-être
- Donner et recevoir des commentaires
- Styles de communication
- Présentation de l'indicateur de type Myers-Briggs
- Atelier ergonomique
- S'occuper des conversations difficiles
- Le secret professionnel de l'avocat et l'article 23
- Valeurs et éthique de la fonction publique
De la formation sur l'AIPRP, de la formation linguistique et d'autres formations visant à développer les compétences et les connaissances des employés en matière de perfectionnement professionnel, de réseautage, de technologie et de formations propres à un programme ont également été offertes régulièrement aux employés tout au long de la période visée par ce rapport.
Enfin, les employés de la Division de l'AIPRP ont participé à plusieurs séances de formation internes et interministérielles, à des séances d'information et à des séminaires sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ces échanges avec d'autres ministères ont permis à notre Division de se tenir au courant des nouvelles pratiques en matière d'AIPRP et des tendances à venir, tout en contribuant à la modernisation de notre équipe et en éclairant les pratiques exemplaires.
Engagement à l'égard de la diversité et de l'équité en matière d'emploi
Pour être en mesure de servir efficacement le public, le Ministère et son effectif doivent refléter fidèlement la diversité de la population canadienne. Nous recrutons activement des membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi et les encourageons à s'auto-identifier.
Structure organisationnelle
La directrice de la Division de l'AIPRP relève de l'avocat général principal et directeur général de la Direction générale des pratiques juridiques (DGPJ) du Secteur de la gestion. Cette structure nous permet de nous concentrer sur les initiatives de modernisation, ainsi que de bénéficier de services juridiques et analytiques supplémentaires au sein de la DGPJ. La directrice est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces pour traiter efficacement les demandes en vertu de la LAI.
Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP du Ministère comptait un total de 31,38 postes équivalents temps plein (ETP) chargés des demandes d'accès à l'information et des dossiers de protection des renseignements personnels, et trois consultants. Pour appuyer l'administration de la LAI, la Division de l'AIPRP comptait un total de 19,44 postes ETP, en plus de 0,086 postes à temps partiel et d'équivalents occasionnels, 2,13 postes de consultants et 0,58 poste d'étudiants.
La Division de l'AIPRP est organisée en trois unités :
- L'unité opérationnelle travaille avec le Ministère pour traiter les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
- L'Unité de la protection des renseignements personnels, des politiques et des programmes élabore des politiques sur l'AIPRP, fournit des conseils sur les questions liées à la protection des renseignements personnels, met à jour les rapports annuels et d'autres rapports prévus par la loi ; et
- L'Unité des plaintes traite les plaintes et travaille en étroite collaboration avec le CIC et le CPVP.
De plus, la Division de l'AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l'AIPRP afin d'obtenir un meilleur rendement et met sur pied une équipe composée d'experts en technologie de l'information. L'équipe assurera une transition en douceur vers la nouvelle plateforme.
En vertu de l'article 73.1 de la LAI, les institutions qui relèvent du même ministre peuvent s'associer pour partager des services de traitement des demandes. Le Ministère a un protocole d’accord avec la Commission du droit du Canada depuis 2023.
La Division de l'AIPRP du Ministère est composée d'un effectif dévoué qui se consacre à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. Ce travail comprend:
- Le traitement en temps opportun des demandes en vertu de la LAI et l'aide aux clients conformément aux principes d'aide aux demandeurs.
- Traiter les demandes de consultation présentées par d'autres institutions fédérales sur les documents ministériels qui se trouvent dans leurs dossiers et sur les documents qui peuvent être protégés par le secret professionnel de l'avocat.
- Fournir des conseils et des directives à la haute direction et à tous les employés du Ministère sur les questions liées à l'AIPRP, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation.
- Répondre aux plaintes et négocier avec le bureau du CIC et du CPVP.
- Assurer la liaison au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le CIC, du CPVP et d'autres institutions et organismes gouvernementaux en ce qui a trait à l'application de la LAI.
- Coordonner, examiner, approuver et publier les rapports législatifs tels que les rapports annuels au Parlement.
- Veiller au respect des obligations de publication proactive.
- Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la mise en œuvre ordonnée de la LAI par le Ministère.
- Moderniser les processus et les technologies de gestion de l'AIPRP en formant une petite équipe chargée d'évaluer les nouvelles solutions numériques qui peuvent réduire les processus opérationnels, réduire le temps nécessaire pour les demandes, accroître la qualité et aider tous les intervenants à participer plus facilement au processus.
Le travail de la Division de l'AIPRP est appuyé par 26 BPR au sein du Ministère. Ces bureaux sont chargés de localiser et de fournir les documents qui répondent aux demandes et de formuler des recommandations sur la divulgation des documents conformément aux dispositions de la LAI.
Le Ministère est également organisé de manière à gérer efficacement ses responsabilités en vertu de la partie II de la LAI, sur la publication proactive. La Division de l'AIPRP joue un rôle central, avec un conseiller principal attitré qui supervise les efforts de publication proactifs. De plus, une équipe de réception et d'autres analystes de l'AIPRP appuient ce processus au besoin.
L'équipe de l'AIPRP collabore également avec divers programmes internes, y compris les Communications, les Finances, l'Unité du Cabinet et des affaires parlementaires et le Secrétariat ministériel, et leur a délégué certaines obligations, afin d'assurer le respect des exigences en matière de publication proactive, des délais et des responsabilités.
Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère n'était pas parti à des ententes de services nouvelles ou préexistantes en vertu de l'article 96 de la LAI sur l'accès à l'information.
Arrêté de délégation
La directrice et le directeur adjoint de l'AIPRP ont les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l'application de la LAI.
Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés aux postes de sous-ministre, sous-ministres déléguées, sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au directeur général et avocat général principal de la Direction générale des pratiques juridiques. Une copie de l’arrêté de délégation du Ministère se trouve à l'annexe A du présent rapport.
Performances et statistiques
Le Ministère s'est engagé à faire preuve de transparence et de responsabilisation en vertu de la LAI et continue de s'efforcer d'améliorer son rendement afin d'offrir les normes de service les plus élevées pour les demandes d'accès à l'information.
Nombre de demandes
Aperçu des demandes reçues et traitées par le Ministère en vertu de la LAI :
| Exercice | Demandes reçus | Demandes traitées | Pages traitées | Pages communiquées |
|---|---|---|---|---|
| 2024-2025 | 327 | 352 | 295 060 | 18 857 |
| 2023-2024 | 392 | 291 | 134 074 | 9 905 |
| 2022-2023 | 392 | 308 | 76 344 | 21 074 |
Le Ministère a reçu 327 demandes au cours de la période visée par le rapport, ce qui représente une légère diminution par rapport aux 392 demandes reçues au cours de la période de référence précédente. De plus, 548 demandes en suspens des années précédentes ont été reportées, pour un total de 875 demandes.
Cette tendance est en partie attribuable à divers retards dans la fermeture des demandes plus complexes dans les délais prescrits par la loi. Par conséquent, le nombre de dossiers reportés au-delà des délais prévus par la loi est également demeuré élevé, passant de 488 au cours de la période de référence précédente à 479 en 2024-2025.
Au cours de la période visée par le rapport, 352 demandes ont été traitées, ce qui représente une augmentation par rapport à la période précédente, où 291 demandes avaient été fermées. De plus, 523 demandes ont été reportées à l'exercice 2025-2026.
Pour répondre aux demandes officielles d'accès à l'information, 295 060 pages ont été examinées, dont 18 857 pages ont été partiellement divulguées. Il s'agit d'une augmentation importante par rapport à la période de référence précédente, mais le demandeur a abandonné 213 025 (72 %) des 295 060 pages. Par conséquent, 82 035 pages ont été évaluées, ce qui représente une diminution par rapport au nombre total de pages traitées au cours de la période de référence précédente.
Le nombre de pages traitées au cours de la période visée par le rapport ne saisit que les pages des dossiers fermés. En 2024-2025, un grand nombre de pages ont été traitées dans des dossiers qui ne sont pas encore fermés. Ces facteurs seront consignés dans les rapports futurs. Enfin, aucune page n'a été traitée et communiquée de manière informelle.
Taux de conformité, délais de traitement et prorogations
Sur les 352 demandes fermées, 188 ont été traitées dans les délais prescrits par la LAI. Le taux de conformité pour cette période de référence a diminué à 53 %, comparativement à 69 % pour la période de référence précédente. Cette diminution peut être attribuée à l'examen de dossiers plus vastes et plus complexes, à l'accent mis sur les consultations avec les autres ministères, ainsi qu'aux pressions exercées par les ordonnances du Commissariat et d'autres projets spéciaux.
Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a fermé un total de 60 demandes dans un délai de 15 jours ou moins (17,04 %), 67 demandes dans un délai de 16 à 30 jours (19,03 %), 33 demandes dans un délai de 31 à 60 jours (9,39 %), 39 demandes dans un délai de 61 à 120 jours (11,06 %), 23 demandes dans un délai de 121 à 180 jours (6,53 %), 34 demandes dans un délai de 181 à 365 jours (9,66 %) et 96 demandes ont pris plus de 365 jours (27,27 %). Le tableau ci-dessous représente le nombre de demandes traitées (avec pourcentage) par temps de traitement pour toutes les demandes traitées.
Version texte
Graphique à barres affichant les durée de traitement des demandes comme suit :
Durée de traitement
- 1 à 15 jours : 60 demandes (17 %)
- 16 à 20 jours : 67 demandes (19 %)
- 31 à 60 jours : 33 demandes (9 %)
- 61 à 120 jours : 39 demandes (11 %)
- 121 à 180 jours : 23 demandes (7 %)
- 181 à 365 jours : 32 demandes (10 %)
- Sur 365 jours : 96 demandes (28 %)
Le Ministère a demandé des prorogations pour 225 demandes. De ce nombre, 128 prorogations ont été prises en vertu de l'alinéa 9(1)a) pour entrave à l'exploitation. 97 prorogations ont également été invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)b) pour les consultations requises. Aucune prorogation n'a été prise en vertu de l'alinéa 9(1)c) pour les consultations par des tiers.
Taux de présomption de refus
Le taux de présomption de refus du Ministère au cours de la période visée par le présent rapport (c.-à-d. le pourcentage de demandes d'accès à l'information qui ont reçu une réponse après le délai prescrit par la LAI) était de 46 %, ce qui signifie que 164 demandes ont été fermées après les délais prévus par la loi. Il s'agit d'une augmentation par rapport à la période de référence précédente, alors que 90 demandes ont été fermées après les délais prescrits par la loi.
Version texte
Graphique linéaire affichant le taux de présomption de refus comme suit :
Le taux de présomption de refus
- 2022-2023 : 31,0 %
- 2023-2024 : 30,9 %
- 2024-2025 : 46 %
Demandes en suspens
Le SCT recueille des données statistiques auprès d'institutions particulières (dont le Ministère) sur le volume de leurs demandes d'accès à l'information en suspens. Le Ministère a reporté 523 demandes à la prochaine période de référence, en raison de la nature et de la complexité variables des nouvelles demandes reçues et des demandes en suspens des périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues | Demandes ouvertes qui respectent les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2025 | Demandes ouvertes qui dépassent les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2025 | Total |
|---|---|---|---|
| Reçues en 2024-2025 | 37 | 86 | 123 |
| Reçues en 2023-2024 | 3 | 109 | 112 |
| Reçues en 2022-2023 | 1 | 63 | 64 |
| Reçues en 2021-2022 | 2 | 64 | 66 |
| Reçues en 2020-2021 | 1 | 58 | 59 |
| Reçues en 2019-2020 | 0 | 59 | 59 |
| Reçues en 2018-2019 | 0 | 25 | 25 |
| Reçues en 2017-2018 | 0 | 12 | 12 |
| Reçues en 2016-2017 | 0 | 1 | 1 |
| Reçues en 2015-2016 ou avant | 0 | 2 | 2 |
| Total | 44 | 479 | 523 |
Disposition des demandes traitées
Sur les 352 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport :
- 75 demandes (21,3 %) n'étaient pas accompagnées de documents pertinents.
- 138 demandes (39,2 %) ont été abandonnées par le demandeur.
Les 139 autres demandes ont été traitées comme suit :
- 14 demandes (10 %) ont fait l'objet d'une divulgation complète.
- 104 demandes (74,8 %) ont fait l'objet d'une communication partielle.
- 15 demandes (10,7 %) ont fait l'objet d'exceptions dans leur intégralité.
- 2 demandes (1,44 %) n'ont été ni confirmées ni refusées.
- 4 demandes (2,88 %) ont été transférées à d'autres ministères.
Version texte
Graphique à barres montrant la disposition des demandes traitées comme suit :
Disposition des demandes traitées
- Toutes les données divulguées : 14
- Divulgué en partie : 104
- Tous exemptés : 15
- Il n’existe aucun enregistrement : 75
- Demande transférée : 4
- Demande abandonnée : 138
- Non confirmé/démenti : 2
Demandes, exceptions et exclusions
Exceptions invoquées
Le Ministère a appliqué des exceptions en vertu de la LAI pour 466 demandes. La majorité des exceptions invoquées relevaient de trois articles de la LAI :
- L'article 23, qui prévoit des exceptions à l'égard des renseignements relatifs au secret professionnel de l'avocat, a été invoqué dans 111 dossiers.
- L'article 19, qui exclut tout document contenant des renseignements personnels, a été invoqué dans 107 dossiers ; et
- L'article 21, qui exclut les renseignements relatifs aux processus décisionnels internes du gouvernement, a été invoqué dans 89 dossiers.
Il convient de noter que plus d'un article de la LAI (exception) peut s'appliquer à une demande d'accès particulière.
Exclusions citées
Des exclusions ont été invoquées dans 20 demandes, en vertu de l'article 68 de la LAI, et dans 87 demandes en vertu de l'article 69.
Demandes informelles
Le Ministère a publié de manière proactive sur le Portail du gouvernement ouvertdes résumés des demandes d'accès à l'information complétées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes informelles pour obtenir une copie des renseignements déjà divulgués sans avoir à payer les frais de demande.
Au cours de la période de référence 2024-2025, la Division de l'AIPRP a reçu 861 demandes informelles, dont huit demandes en suspens des périodes de référence précédentes, pour un total de 869 demandes informelles. La Division de l'AIPRP a traité 834 demandes, ce qui représente une augmentation importante par rapport aux 293 demandes informelles traitées au cours de la période de référence 2023-2024.
La Division de l'AIPRP a communiqué de nouveau 67 383 pages au cours de la période visée par le rapport, ce qui représente une augmentation importante par rapport à l'exercice précédent (38 585 pages). Ce nombre ne comprend pas les courriels ou les appels téléphoniques reçus de demandeurs potentiels auxquels la Division de l'AIPRP a répondu ou qu'elle a redirigé vers d'autres institutions.
Sources et types de demandes
Au cours de la période de référence 2024-2025, le Ministère a reçu 327 demandes d'accès à l'information des sources suivantes :
- 56 demandeurs qui ont refusé de s'identifier (17,12 %)
- 184 demandes du public (56,23 %)
- 37 demandes de membres des médias (11,32 %)
- 14 demandes du secteur privé ou d'entreprises (4,28 %)
- 28 demandes provenant du milieu universitaire (8,57 %)
- 8 demandes d'organismes (2,45 %)
Version texte
Graphique à barres affichant le nombre de demandes par source comme suit :
Nombre de demandes par source
- Refus d’identification : 56
- Nombre public : 184
- Organisation : 8
- Entreprises (secteur privé) : 14
- Milieu universitaire : 28
- Médias : 37
Format de l'information communiquée
La plupart des demandeurs ont choisi de recevoir l'information en format électronique, car le Ministère a continué d'utiliser la livraison par l'intermédiaire de poste électronique, un service offert gratuitement au demandeur qui est maintenant le principal mode de transmission des documents du Bureau. Il permet la livraison sécurisée des documents dans un format électronique et contourne la question des restrictions de taille des courriels et de la nécessité pour le destinataire d'avoir un appareil compatible pour accéder aux documents.
Consultations
Au cours de la période de référence 2024-2025, le Ministère a reçu 208 consultations d'autres institutions gouvernementales et 14 d'autres organisations, pour un total de 222 consultations liées aux activités du Ministère. Avec 96 consultations en suspens par rapport aux années précédentes, le volume total pour la période était de 318.
Le nombre de demandes de consultation est demeuré relativement stable, passant de 198 au cours de la période de référence précédente à 208 en 2024-2025. De même, le nombre de pages examinées a légèrement augmenté, passant de 35 596 au cours de la période de référence précédente à 36 510 en 2024-2025.
De ces 318 consultations, 246 ont été complétées et fermées au cours de la période visée par le rapport, ce qui représente une augmentation par rapport aux 204 consultations de la période précédente. Les 72 consultations restantes ont été reportées pour être traitées au cours de l'exercice 2025-2026.
Les délais de traitement des 246 consultations étaient les suivants :
- 63 ont été traitées dans un délai d’un à 30 jours ;
- 61 ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours ;
- 53 ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours ;
- 69 ont été traitées au cours des 121 derniers jours.
Plaintes actives
Le graphique ci-dessous représente le nombre de plaintes actives déposées auprès du CIC au cours des périodes de référence précédentes, ventilées selon l'exercice au cours duquel elles ont été reçues. Au total, 21 plaintes sont toujours actives après la période de référence 2024-2025. La plupart des plaintes qui restent actives ont été reçues au cours des deux dernières périodes de référence, soit 2022-2023 et 2023-2024.
Version texte
Graphique à barres affichant les plaintes actives comme suit :
Plaintes actives
- 2024-2025 : 15
- 2023-2024 : 3
- 2022-2023 : 2
- 2021-2022 : 0
- 2020-2021 : 0
- 2019-2020 : 1
Coûts
Le coût total de l'administration de la LAI au cours de la période de référence 2024-2025 s'est élevé à 2 254 488 $. Ce coût comprend 1 937 969 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 316 519 $, dont 77 141 $ en contrats de services professionnels.
Ces coûts ne comprennent pas les ressources dépensées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la LAI.
Activités de formation et de sensibilisation
Formations
Le Ministère et la Division de l'AIPRP ont continué d'offrir de la formation aux employés afin d'améliorer la compréhension des lois, ainsi que le bien-être et le perfectionnement professionnel des employés. Des séances de formation sont offertes de façon ponctuelle, tandis que d'autres sont prévues régulièrement tout au long de l'exercice.
Formation ministérielle sur l'AIPRP à l'intention des employés du Ministère
Au cours de la période de référence, la Division de l'AIPRP fournit régulièrement des conseils et de la formation informelle sur l'application de l'AIPRP et des lois sur la protection des renseignements personnels aux employés du Ministère qui doivent examiner les documents pertinents demandés en vertu de la LAI ou qui mènent à bien des initiatives comportant des risques d'atteinte à la vie privée.
Une formation officielle est offerte aux employés de l'AIPRP, ainsi qu'aux employés du Ministère, pour s'assurer qu'ils connaissent les politiques, les procédures et les responsabilités juridiques en vertu de la LAI.
Des séances d'information officielles de sensibilisation ont été offertes à d'autres secteurs du Ministère afin d'aborder les besoins opérationnels et opérationnels particuliers de chaque groupe. Au cours de la période visée par le rapport, des présentations sur divers sujets liés à l'AIPRP ont été données par l'intermédiaire de MS Teams ou en personne à près de 400 employés.
La Division de l'AIPRP a récemment mis à jour ses ressources de formation et ses modules de formation au cours de la période visée par le rapport afin de tenir compte des changements apportés à l'ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels et de souligner les obligations énoncées dans nos nouvelles politiques internes.
Le Centre du droit de l'information et de la protection des renseignements personnels, qui fait partie du Secteur du droit public et de la législation du Ministère, est chargé de fournir des conseils juridiques à tous les ministères sur l'interprétation et l'application de la LAI et Loi sur la protection des renseignements personnels. Il offre également de la formation aux employés du Ministère et aux employés d'autres institutions.
La formation sur l'AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet sur les valeurs et l'éthique de la Feuille de route du Ministère à l'intention des nouveaux gestionnaires. Une séance d'orientation électronique est affichée sur le site intranet du Ministère aux fins de consultation par les employés.
Des séances de formation ministérielles continueront d'être offertes tout au long de l'exercice 2025-2026.
Formation interne de la Division de l'AIPRP
La Division de l'AIPRP a veillé à ce que les employés reçoivent une formation intégrale pour favoriser leur perfectionnement, leur réussite et leur bien-être. En plus des PONset des politiques internes, les employés suivre une formation ministérielle obligatoire sur des questions telles que la sécurité et la sensibilité culturelle.
Les employés de la Division de l'AIPRP du Ministère ont participé à des séances de sensibilisation collective avec l’avocate ministérielle de l'AIPRP afin d'examiner la jurisprudence et récents développements jurisprudentiels liés à la LAI. L'avocat de l'AIPRP a participé aux réunions mensuelles du Groupe d’études en l'AIPRP au cours desquelles des renseignements sont échangés et des solutions proposées. Le Groupe d’études est ouvert à tout le bureau de l’avocate du Ministère, y compris ceux des services juridiques, et vise à discuter de questions telles que le droit d'accès à l'information et les questions de protection de la vie privée.
La Division de l'AIPRP a également invité un formateur externe à animer une séance sur les dispositions d'exception et d'exclusion en vertu de la LAI, ce qui a permis à l'équipe de participer à des discussions utiles et de se tenir au courant des pratiques exemplaires.
Formation proactive à la publication
Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a tenu à jour des documents de formation sur la publication proactive en vertu de la partie II de la LAI. Ces documents de formation restent disponibles pour être utilisés au besoin.
Des conseils sur la divulgation proactive ont été fournis au cas par cas, en particulier au Cabinet du sous-ministre et au Secrétariat ministériel. Dans ces cas, la Division de l'AIPRP a offert son soutien quant à la justification de la divulgation ou de la non-divulgation de l'information afin de promouvoir la sensibilisation et le respect des exigences de publication proactive.
Plaintes, enquêtes et affaires devant la cour fédérale
Plaintes déposées
Au cours de la période visée par le rapport, l'équipe spécialisée dans les plaintes a poursuivi ses efforts pour réduire le nombre de plaintes actives et a servi de principal agent de liaison entre le Ministère et le Commissariat. De plus, la Division s'est concentrée sur le renforcement de la relation avec le CIC au moyen d'un dialogue constructif et ouvert. Une boîte aux lettres de plaintes était également disponible pour simplifier les plaintes.
Au cours de la période de référence 2024-2025, le Ministère a reçu 37 nouveaux avis de Intention d'enquêter de la part du Commissariat. Les motifs de ces plaintes étaient les suivants :
- 7 liées aux retards
- 8 liées aux prorogations de délai
- 16 relatives aux exceptions
- 1 exclusion (article 69)
- 4 liées à l'absence de documents/recherche incomplète
- 1 liée aux frais
Principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes
Au cours de la période visée par le rapport, les principales questions soulevées par les plaintes relatives à l'accès à l'information reçues par le Ministère sont les suivantes :
- Enregistrements manquants ou pas de registres,
- Demande d’exception,
- Retards sur les dossiers,
- Les questions administratives (c.-à-d. l'imposition de frais) ; et
- Reconfirmation des documents confidentiels du Cabinet.
La Division de l'AIPRP a pris des mesures rapides pour régler les plaintes relatives à l'accès à l'information reçues au cours de la période visée par le rapport. Il s'agissait notamment de faire un suivi auprès des BPR pour confirmer l'existence ou l'absence de documents, ainsi que d'effectuer de nouvelles recherches auprès des BPR pour trouver des documents supplémentaires. L'application des exceptions dans certains cas a également été réexaminée et confirmée auprès du BPR afin d'en assurer l'exactitude, en ce qui a trait aux documents.
Les dossiers retardés ont également été classés par ordre de priorité dans les plans d'action, et les analystes ont été réaffectés au besoin pour traiter le dossier dans les délais prévus. La Division de l'AIPRP a également évalué et fourni des renseignements détaillés sur les justifications des prorogations de délai, compte tenu de la complexité du dossier. De plus, la Division de l'AIPRP a consulté le bureau de l’avocate ministérielle au sujet de l'application des documents confidentiels du Cabinet dans les dossiers.
Enquêtes terminées
Au total, 40 enquêtes ont été menées à bien au cours de la période visée par le rapport, dont certaines avaient été reportées des années précédentes. Sur les 40 enquêtes:
- 10 étaient non fondées
- 11 étaient fondées avec des ordonnances
- 5 étaient fondées
- 1 a été abandonné
- 13 ont cessé d'enquêter
Aucune question importante n'a été soulevée à cause de ces plaintes.
Les conclusions des plaintes sont définies comme suit :
Fondée avec recommandations : Si le responsable de l'institution a accepté les recommandations du Commissariat et que l'institution a pris des mesures correctives à la satisfaction du Commissariat, l'affaire est considérée comme résolue et aucune autre mesure n'est nécessaire de la part du Commissariat.
Fondée en l'absence de recommandations : L'institution a pris des mesures correctives à la satisfaction du Commissariat au cours de l'enquête. Le Commissariat n'avait pas besoin de formuler une recommandation au responsable de l'institution.
Fondée avec ordonnance : Le Commissariat a conclu que la plainte était fondée et a ordonné à l'institution de prendre certaines mesures pour y donner suite.
Non fondée : À la suite de l'enquête, le Commissariat a conclu que l'institution avait correctement appliqué la LAI.
Abandonnée : La plainte a été retirée ou abandonnée par le plaignant avant que les allégations n'aient fait l'objet d'une enquête approfondie. Dans certains cas, le plaignant n'a pas répondu à la demande d'observations du Commissariat dans un délai raisonnable ou il est introuvable.
Résolue : Le plaignant est satisfait du règlement obtenu grâce à l'intervention du Commissariat ou la question au cœur de la plainte n'est plus en litige avant que la plainte n'ait fait l'objet d'une enquête approfondie.
Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada
Deux demandes ont été déposées devant la Cour fédérale en vertu de l'article 41 de la LAI au cours de la période de référence 2024-2025.
Surveillance de la conformité
La Division de l'AIPRP a surveillé régulièrement la conformité aux exigences législatives et la rapidité de traitement des demandes au moyen d'une communication continue avec la haute direction et les BPR, au besoin. La charge de travail a été évaluée quotidiennement, à l'aide du Système de gestion des cas d'AIPRP, afin de s'assurer qu'elle était répartie uniformément et gérée efficacement pour respecter les délais prescrits.
La Division de l'AIPRP fournit régulièrement des conseils et collabore avec les BPR et les programmes du Ministère pour s'assurer que le droit d'accès du public à l'information est pris en compte dans les contrats, les ententes d'échange d'information et les ententes d'échange d'information.
Les salles de lecture de l'administration centrale du Ministère à Ottawa et celles des bureaux régionaux partout au Canada mettent à la disposition du public la version la plus récente d'Info Source, ainsi que les publications et les manuels ministériels. Bon nombre de ces publications se trouvent sur le site Web du Ministère et sur les sites Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Publication Proactive
Au cours de la période de référence 2024-2025, le Ministère a continué de respecter ses obligations en vertu de la Partie II - Publication proactive.
Procédures de publications proactives et conformité
La Division de l'AIPRP a mis en œuvre plusieurs procédures pour répondre aux exigences de publication proactive en vertu de la partie II de la LAI et pour faciliter un taux de conformité de 100 %.
Les procédures opérationnelles normalisées et les plans d'activités décrivent les étapes, les délais et les parties prenantes impliquées dans le processus de publication proactive. Ces ressources sont régulièrement examinées et mises à jour pour s'assurer qu'elles demeurent à jour et efficaces.
Au cours de la période de référence la Division de l'AIPRP utilise ces documents comme cadre pour la publication du contenu sur le portail du gouvernement ouvert. Il s'agit notamment de directives précises sur la divulgation proactive des principales exigences législatives, comme les résumés des demandes d'accès à l'information, les cartes de questions, les documents d'information sur la transition, les documents d'information des comités parlementaires, les renseignements financiers et contractuels, ainsi que les frais de déplacement et d'accueil du ministre et des hauts fonctionnaires.
La Division de l'AIPRP a surveillé régulièrement l'opportunité, l'exactitude et l'exhaustivité de l'information publiée de manière proactive en vertu de la partie II de la LAI. Les analystes de la Division ont envoyé des rappels de suivi au début de chaque mois pour s'assurer que l'information requise a été soumis au plus tard le 15 du mois, ce qui permet une publication en temps opportun. La haute direction est informée régulièrement, et la Division de l'AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec les secteurs de programme au besoin pour assurer la conformité aux obligations de divulgation proactive.
De plus, la Division de l'AIPRP élabore et lance actuellement un Environnement de travail numérique centralisé afin de documenter les procédures liées à la divulgation proactive et de surveiller la conformité de chaque secteur responsable.
Pour obtenir une ventilation des groupes ou des postes responsables de satisfaire à chaque exigence de publication proactive applicable en vertu de la partie II de la LAI, voir la section « Publication proactive en vertu de la partie II de la LAI » ci-dessous (annexe B : Tableau des exigences en matière de publications proactives).
Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs
Version texte
Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73 (1) Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Justice du Canada délégue les attributions suivantes aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout autre arrêté de délégation.
Annexe
Poste : Sous-ministre et Sous-ministre délégué
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)
Poste : Le directeur, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)
Poste : Le dirigeant principal des Finances et Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)
Poste : Avocat général principal et Directeur général, Direction générale des pratiques juridiques
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)
Poste : Le Chef des opérations, Chef des politiques et le Conseiller juridique, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 et les dispositions obligatoires de l'article 26 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1), 9, 11 et les dispositions obligatoires de l'article 19 pour tous les documents
Poste : Les conseillers principaux en accès à l'information et protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1) et 9 pour tous les documents
Daté, en la ville d'Ottawa, ce jour de 2 octobre 2024.
Signé par l'honorable Arif Virani, ministre de la Justice.
Annexe B – Tableau des exigences en matière de publications proactives
| Exigence législative | Section | Délais de publication | L'exigence s'applique-t-elle à votre établissement ? (O/N) | Groupe(s) ou poste(s) interne(s) responsable(s) de l'exécution des exigences | Pourcentage des exigences de publication proactive publiées dans les délais prescrits par la loi | Lien vers la page Web où l'on a publié |
|---|---|---|---|---|---|---|
| S'applique à toutes les institutions fédérales au sens de l'article 3 de la Loi sur l’accès à l'information | ||||||
| Frais de déplacement | 82 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui | Finance | 100% | Voyages et Hospitalité Dépense Rapports (Justice.gc.ca) Salariés Annonce - Voyage et hôtellerie Dépense Rapports (justice.gc.ca) |
| Frais d'accueil | 83 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui | Finance | 100% | Voyages et Hospitalité Dépense Rapports (Justice.gc.ca) Salariés Annonce - Voyage et hôtellerie Dépense Rapports (justice.gc.ca) |
| Rapports déposés au Parlement | 84 | Dans les 30 jours suivant le dépôt | Oui | Secrétariat ministériel | 100% | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada Rapports et Publications (Justice.gc.ca) |
| S'applique aux entités gouvernementales ou aux ministères, organismes et autres organismes assujettis à la Loi et énumérés aux annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques | ||||||
| Contrats de plus de 10 000 $ | 86 | Q1-3 : Dans les 30 jours suivant le trimestre Q4 : Dans les 60 jours suivant le trimestre |
Oui | Finance | 100% | Recherche Gouvernement Contrats terminés 10 000 $ (Canada.ca) Divulgation de Contrats (Justice.gc.ca) Divulgation des mentions légales Contrats (Justice.gc.ca) |
| Subventions et contributions de plus de 25 000 $ | 87 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui | Finance | 100% | Subventions et Contributions (Canada.ca) Divulgation des octrois de subventions et de contributions (justice.gc.ca) |
| Trousses de documents d'information préparés à l'intention des nouveaux administrateurs généraux ou des nouveaux administrateurs généraux ou l'équivalent | 88a) | Dans les 120 jours suivant le rendez-vous | Oui | AIPRP | 0 - S.O. | Gouvernement ouvert | Gouvernement du Canada |
| Titres et numéros de référence des notes de service préparées pour un administrateur général ou l'équivalent, qui sont reçues par son bureau | 88b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois reçu | Oui | AIPRP | 100% | Gouvernement ouvert | Gouvernement du Canada |
| Trousses de documents d'information préparées en vue de la comparution d'un administrateur général ou d'un administrateur général ou d'un équivalent devant un comité du Parlement | 88c) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Oui | AIPRP | s.o. | Gouvernement ouvert | Gouvernement du Canada |
| S'applique aux institutions fédérales qui sont des ministères nommés à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou à des secteurs de l'administration publique centrale mentionnés à l'annexe IV de cette loi (c.-à-d. les institutions fédérales dont le Conseil du Trésor est l'employeur) | ||||||
| Reclassification des postes | 85 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui | RH (Ressources Humaines) | 100% | Rechercher Gouvernement Position Reclassements | Ouvrir Gouvernement - Gouvernement du Canada |
| S'adresser aux cabinets des ministres (donc à toute institution qui effectue des publications proactives au nom du Cabinet d'un ministre) | ||||||
| Trousses de documents d'information préparées par une institution fédérale à l'intention des nouveaux ministres ou des ministres entrants | 74a) | Dans les 120 jours suivant le rendez-vous | Oui | AIPRP | 0 - S.O. | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada |
| Titres et numéros de référence des notes de service préparées par une institution fédérale à l'intention du ministre et reçues par son cabinet | 74b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois reçu | Oui | AIPRP | 100% | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada |
| Ensemble de notes pour la période de questions préparé par une institution fédérale à l'intention du ministre et utilisé le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre | 74c) | Dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et décembre | Oui | AIPRP | 100% | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada |
| Trousses de documents d'information préparées par une institution fédérale pour la comparution d'un ministre devant un comité du Parlement | 74d) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Oui | AIPRP | 75% | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada |
| Frais de déplacement | 75 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui | Tous les programmes | 41.67% | Voyages et Hospitalité Notes de frais (Justice.gc.ca) Liste des employés - Rapports de frais de voyage et d'accueil |
| Frais d'accueil | 76 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui | Tous les programmes | 100% | Voyages et Hospitalité Notes de frais (Justice.gc.ca) Salariés Liste - Rapports de frais de voyage et d'accueil (justice.gc.ca) |
| Contrats de plus de 10 000 $ | 77 | Q1-3 : Dans les 30 jours suivant le trimestre Q4 : Dans les 60 jours suivant le trimestre |
Oui | Finance | 0 – S.O. | Rechercher Gouvernement Contrats terminés 10 000 $ (Canada.ca) Divulgation de Contrats (Justice.gc.ca) Divulgation de Contrats juridiques (Justice.gc.ca) |
| Dépenses des cabinets des ministres Remarque : Le présent rapport consolidé est actuellement publié par le SCT au nom de toutes les institutions. |
78 | Dans les 120 jours suivant l'exercice | Oui | Secrétariat ministériel | 100% | Ouvrir Gouvernement | Gouvernement du Canada |
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