Rapport annuel au Parlement 2010-2011
PARTIE I - RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
MINISTÈRE DE LA JUSTICE
Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur la protection des renseignements personnels est administrée, cette section présente une vue d'ensemble du Ministère.
Le mandat du ministère de la Justice est double, car il reflète la fonction de ministre de la Justice et celle de procureur général du Canada.
À l'appui de la fonction de ministre de la Justice, le Ministère est chargé de fournir conseils et orientation en matière de politiques et de programmes en élaborant le contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. À l'appui de la fonction de procureur général, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles au nom de la Couronne fédérale et de fournir des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés de l'application de la loi et aux autres ministères.
LES ACTIVITÉS RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Coordonnatrice de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et procédures efficaces en vue d'assurer le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. La Coordonnatrice est également responsable des politiques, procédures et systèmes relatifs à cette loi, par exemple la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique.
Les responsabilités du Bureau de l'AIPRP incluent notamment de:
- traiter les demandes présentées en vertu de la LPRP;
- servir de porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, auprès des Commissaires à la protection de la vie privée et de l'accès à l'information, auprès d'autres ministères et organismes pour ce qui est de l'application de la LPRP dans la mesure où elle concerne le Ministère;
- répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant des documents produits par le ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou concernant des documents protégés par le secret professionnel de l'avocat;
- examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
- coordonner, réviser et approuver les ajouts et modifications à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
- préparer le rapport annuel au Parlement et autres rapports statutaires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
- élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer la mise en œuvre méthodique de la LPRP par le Ministère;
- sensibiliser les employés du Ministère aux obligations que la LPRP impose au gouvernement;
- veiller à ce que les employés du Ministère respectent la LPRP, les règlements, ainsi que les procédures et les politiques pertinentes et
- participer et conseiller dans la préparation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP).
ORGANISATION POUR L'APPLICATION DES ACTIVITÉS RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les pleins pouvoirs pour l'administration de la LPRP ont été délégués par le ministre à la Coordonnatrice de l'AIPRP. La Coordonnatrice de la l'AIPRP du ministère de la Justice est la Directrice du Bureau de l'AIPRP. (Voir à la page 17.)
Le Bureau de l'AIPRP a fonctionné avec un total de trois virgule neuf (3,9) personnes occupées à temps plein à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et autres fonctions connexes.
Les employés du ministère de la Justice ont également participé directement à l'application de la loi en formulant des recommandations concernant la divulgation des documents demandés et en assurant le respect de la LPRP.
Un tableau schématique qui indique les étapes de traitement des demandes se trouve à la page suivante.
Les salles de lecture de l'administration centrale du Ministère et les bureaux régionaux mettent à la disposition du public les exemplaires courants d'Info Source, ainsi que des manuels et autres publications du Ministère.
TABLEAU SCHÉMATIQUE DU TRAITEMENT DES DEMANDES
MESURES ADMINISTRATIVES
Dépenses salariales et administratives
Le personnel affecté à temps plein à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels était au nombre de trois virgule neuf (3,9). Les dépenses salariales se sont chiffrées à 263 018.82 $.
Les dépenses administratives se sont chiffrées à 14 452.11 $.
Le rapport statistique est inclus comme matériel de référence à la page 17, indiquant ainsi les dépenses administratives et salariales pour la LPRP.
Réalisations
Le ministère de la Justice continue de démontrer du leadership et d'améliorer son rendement afin de maintenir les plus hauts standards de qualité en conformité avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
Durant l'année financière 2010-11, le Bureau de l'AIPRP a :
- mis en place d'un processus d'approbation pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée en conformité avec des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
- amélioré ses procédures en faisant usage d'outils technologiques de pointe afin de recueillir, examiner et fournir des documents de manière plus efficace
- rédigé des directives décrivant les procédures internes de traitement des demandes d'accès afin de formaliser ses bonnes pratiques et assurer la cohérence au sein du bureau
- participé aux groupes de travail et de discussions sur le projet des produits génériques de la collectivité de l'AIPRP afin d'assister le Secrétariat du Conseil du trésor dans l'élaboration des modèles organisationnels, descriptions de tâches et profils de compétences qui permettront d'uniformiser le travail à travers de la communauté de l'AIPRP
- continué à améliorer les communications avec les demandeurs en conformité avec les dix (10) principes de pratique décrits sur le site Internet du Ministère afin de mieux aider les demandeurs et ainsi accroître la transparence dans le traitement des demandes d'accès à l'information.
- continué à réduire la production de papier en imprimant recto verso ainsi qu'en fournissant les documents divulgués aux demandeurs par moyen électronique, le cas échéant;
- continué à être à la hauteur des normes de service établis dans les Protocoles d'ententes avec les ministères clients.
- continué à partager ses bonnes pratiques avec d'autres institutions fédérales.
Éducation et formation
Le personnel du Bureau de l'AIPRP conseille régulièrement les employés qui sont appelés à examiner les documents faisant l'objet de demandes faites en vertu de la PA. Des sessions d'information et de sensibilisation formelles sont également présentées, aux différents secteurs au sein du ministère. Une attention particulière est portée aux aspects de la PA qui affectent directement les responsabilités de chaque groupe.
Cette année des sessions ont été présentées à un total de 183 employés parmi les groupes suivants :
- Le Bureau régional de l'Ontario du ministère (2 sessions - 60 employés)
- Les Services juridiques de la Gendarmerie royale du Canada (57 employés)
- Le Secrétariat Ministériel (17 employés)
- La Justice applicable aux jeunes et l'Unité des initiatives stratégiques et de la réforme du droit (22 employés)
- L'équipe de gestion de la Direction de la gestion de l'information (6 employés)
- Les directeurs, gestion des affaires (21 employés)
La formation formelle intitulée « Principes fondamentaux de l'AIPRP » est également offerte par le Programme d'apprentissage de Justice en conjonction avec le Droit à l'information et à la protection des renseignements personnels. Cette année, trois (3) sessions ont été offertes à un total de soixante-quinze (75) employés.
Les employés du Ministère ont aussi la possibilité de consulter une présentation électronique en ligne sur l'intranet.
De plus, les employés du Bureau de l'AIPRP participent régulièrement à des rencontres de sensibilisation avec l'avocat de ce même bureau et échangent sur la jurisprudence récente concernant l'application des lois. Celui-ci participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l'AIPRP au cours desquelles il est fait état des débats du jour et des problèmes résolus en matière d'AIPRP. Ce Groupe de pratique est ouvert à tous les juristes du Ministère, et des Services juridiques ministériels, et a comme mandat de se pencher sur des questions de droit d'accès à l'information ou de vie privée.
Par ailleurs, le personnel du Bureau de l'AIPRP a participé à des sessions de formation, des conférences et des ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et par l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (ACAP) sur des sujets concernant la vie privée et l'accès à l'information. Ces échanges permettent aux employés du Bureau de l'AIPRP de se tenir au fait des développements dans le domaine de l'information.
Collecte de renseignements
La responsabilité de coordonner la collecte de renseignements a été confiée à la Coordonnatrice de l'AIPRP. Cette pratique favorise le respect de la LPRP et la création, au besoin, de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes.
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