Incidence de l'ajout des bases de données de Revenu Canada aux sources consultées en application de la LAEOEF — Partie 1 pour la recherche de personnes
Rapport final
2004-FCY-10F
8.0 CARACTÉRISTIQUES DES RECHERCHES, RÉSULTATS ET RÉPERCUSSIONS
8.1 Types de recherches et résultats transmis
La phase pilote a clairement montré que le FMEP et le FAMS s'intéressent surtout aux coordonnées des employeurs. En effet, la majorité des demandes de recherche étaient étiquetées comme visant l'employeur seulement. Cependant, puisque le SAEOEF envoie des renseignements aussi bien sur le débiteur que sur l'employeur peu importe la nature de la demande ou des besoins, les particularités des demandes de recherche ont perdu de leur importance et de leur précision. De plus, des changements apportés aux champs de demande ont réduit le nombre de demandes désignées comme visant l'employeur seulement et eu pour effet d'ajouter des catégories plus vastes (permis de conduire) qui ne font pas état des préférences concernant les données de recherche. Cependant, une interprétation générale de ces données permet de croire que les coordonnées de l'employeur continuent d'être considérées comme plus importantes que l'adresse du débiteur.
| Désignation de la demande de recherche | Nombre de demandes | % | Nombre de réponses | % |
|---|---|---|---|---|
| Coordonnées de l'employeur seulement | 56 | 18 % | 0 | 0 |
| Adresse du débiteur seulement | 13 | 4 % | 144 | 46 % |
| Employeur et débiteur | 242 | 77 % | 168 | 53 % |
| Inconnu / Divers | 4 | 1 % | 3 | 1 % |
| Total | 315 | 100 % | 315 | 100 % |
Les données portant sur les renseignements obtenus en réponse aux demandes de recherche indiquent que les informations portant sur l'adresse du débiteur sont les plus nombreuses. Il n'est jamais arrivé que l'on n'envoie que des données sur l'employeur. Ces données ont toujours été envoyées avec l'adresse du débiteur et ce, même si le FMEP indique clairement que sa demande porte sur les coordonnées de l'employeur.
Il est donc permis de croire qu'il n'existe pas de correspondance exacte entre les demandes et les réponses. Autrement dit, une grande proportion des renseignements transmis au FMEP n'ont pas été demandés, et par conséquent, n'auront probablement que peu de valeur. Si l'on ajoute à cela les contraintes de temps subies par le personnel du FMEP et le volume de données qu'il doit examiner (de la part du FAMS et d'autres sources), on peut s'attendre à ce que les données du SAEOEF soit ainsi « dévalorisées ».
8.2 Délais observés entre les étapes
On a recueilli des données au sujet des délais écoulés entre les étapes de la démarche de recherche. Il n'était pas possible cependant de dater tous les jalons (voir section 4.5.7). Au besoin, nous avons fixé une date approximative selon les informations connues[6].
| Délai | Délai écoulé entre la demande du FMEP et la conclusion au provincial | Délai écoulé entre la conclusion au provincial et la date officielle de la demande (au SAEOEF) | Délai écoulé entre la demande officielle et la conclusion au fédéral |
|---|---|---|---|
| Moins de 2 semaines | 2 (1 %) | 132 (42 %) | 15 (5 %) |
| De 2 sem. à moins de 4 sem. | 27 (9 %) | 45 (14 %) | 68 (22 %) |
| De 4 sem. à moins de 8 sem. | 27 (9 %) | 44 (14 %) | 48 (15 %) |
| De 8 sem. à moins de 12 sem. | 25 (8 %) | 12 (4 %) | 153 (49 %) |
| De 12 sem. à moins de 16 sem. | 32 (10 %) | 8 (3 %) | 18 (6 %) |
| Plus de 16 semaines | 201 (64 %) | 74 (23 %) | 13 (4 %) |
| Inconnu | 1 (0 %) | ||
| Total | 315 (101 %) | 315 (100 %) | 315 (101 %) |
Le tableau 24 montre que les plus longs délais sont observés entre la demande du FMEP et la conclusion au provincial. Il s'agit de la période pendant laquelle le FAMS interroge les fichiers provinciaux. Dans 64 p. 100 des cas, il a fallu plus de quatre mois avant que le FAMS ait consulté toutes ses sources et conclu à la nécessité de recourir aux sources fédérales. On observe aussi des délais importants entre la demande officielle et la conclusion au fédéral. En effet, dans près de 60 p. 100 des cas, cette étape a pris plus de huit semaines.
Dans l'ensemble, les délais observés entre la présentation de la demande du FMEP et la conclusion au fédéral sont longs : dans 76 p. 100 des cas (241/315), il a fallu six mois ou plus pour que toutes les étapes soient franchies et que les données soient transmises (tableau 25).
Rappelons que ces délais sont influencés par certains aspects administratifs comme la nécessité de présenter un affidavit. Cette observation était valable jusqu'à la fin de 1998. L'examen des délais observés (entre la demande du FMEP et la conclusion au fédéral) sur trois périodes distinctes (juin à décembre 1998, janvier à juin 1999 et juillet à décembre 1999) montre une évolution des délais requis pour effectuer une recherche. Par exemple, la proportion des dossiers ayant nécessité six mois ou plus a chuté de 77 à 59 p. 100. Cette différence montre clairement l'incidence des aspects administratifs sur les délais de recherche.
| Délai | Juin 1998 –31 déc. 1998 | 1er janvier 1999 – 30 juin 1999 | 1er juillet 1999 – 31 déc. 1999 | Total |
|---|---|---|---|---|
| Moins de 2 mois | 2 (3 %) | 5 (5 %) | 8 (6 %) | 15 (5 %) |
| 2 mois à moins de 4 mois | 0 (0 %) | 4 (4 %) | 21 (15 %) | 25 (8 %) |
| 4 mois à moins de 6 mois | 1 (1 %) | 4 (4 %) | 29 (21 %) | 34 (11 %) |
| 6 mois ou plus | 64 (96 %) | 95 (88 %) | 82 (59 %) | 241 (76 %) |
| Total | 67 | 108 | 140 | 315 |
De l'observation de ce tableau, il ressort ce qui suit :
- Les délais les plus courts sont observés de juillet à décembre 1999 : pendant cette période, 21 p. 100 des dossiers ont été traités en moins de quatre mois. La rapidité des recherches s'est améliorée constamment après la période allant de juin à décembre 1998, période où le processus était ralenti en raison de problèmes administratifs.
- Les délais les plus courts entre la demande du FMEP et la conclusion au provincial sont observés de juin à décembre 1998. Les délais les plus longs sont ceux de janvier à juin 1999, période pendant laquelle les recherches ont duré plus de quatre mois pour 89 p. 100 des dossiers. De juillet à décembre 1999, les recherches ont duré plus de quatre mois dans 64 p. 100 des cas.
- Les longs délais de 1998 s'expliquent principalement par le temps écoulé entre la conclusion au provincial et la date officielle de la demande. Le traitement de 90 p. 100 des dossiers envoyés pendant cette période a duré plus de quatre mois, contre 3 p. 100 pour la période de juillet à décembre 1999.
- Dans la période de janvier au 30 juin 1999, le délai écoulé entre la date de la demande légale et la conclusion au fédéral a duré un peu plus de deux mois dans 90 p. 100 des cas. Les délais ont été plus courts de juillet à décembre 1999, ayant dépassé deux mois dans seulement 33 p. 100 des cas.
8.3 Qualité des données transmises en réponse
La qualité générale des données remises par le SAEOEF joue un rôle important dans l'évaluation aussi bien de leur utilité que de la valeur qui leur est reconnue. Il est entendu, en effet, que si les coordonnées transmises par le SAEOEF sont trop souvent incomplètes ou désuètes, la confiance inspirée par l'ensemble des données obtenues de ce service en pâtira.
Ainsi, en ce qui concerne la qualité, quatre aspects ont été pris en considération;
- les données sont-elles complètes?
- y a-t-il double emploi?
- quel est le volume total de données fournies par le SAEOEF?
- les données sont-elles à jour (relativement à la « date d'activité » et par rapport à la demande originale du FMEP)?
8.3.1 Les données sont-elles complètes et y a-t-il double emploi?
On a vérifié dans quelle mesure les adresses transmises par le SAEOEF étaient complètes. Une adresse était considérée comme étant complète si elle permettait de retrouver la personne (le code postal n'étant pas nécessaire). Elle était incomplète si les renseignements fournis (p. ex., le code postal) ne suffisaient pas à retrouver la personne recherchée.
De nombreuses réponses faisaient double emploi, y compris parmi les adresses incomplètes.
Le tableau 26 montre que les données les plus souvent obtenues étaient les coordonnées résidentielles du débiteur (96 p. 100 des cas). Toutefois, la qualité des données était généralement plus élevée du côté des employeurs. En effet, il était moins fréquent que les coordonnées des employeurs soient incomplètes ou en double.
Cette abondance de données relatives au débiteur peut sembler positive, mais il s'agissait des données les moins demandées. Le grand nombre de réponses où les données sur les employeurs brillaient par leur absence (47 p. 100) est plus préoccupant.
| Description | Coordonnées du débiteur | Nom et coordonnées de l'employeur |
|---|---|---|
| N=315 | ||
| Nombre de dossiers pour lesquels des adresses complètes (au moins 2) ont été communiquées | 304 (96 %) | 168 (53 %) |
| Nombre de dossiers pour lesquels aucune adresse n'a été communiquée | 11 (3 %) | 147 (47 %) |
| Nombre de dossiers pour lesquels une adresse incomplète a été communiquée | 117 (38 %) | 0 (0 %) |
| Nombre de dossiers comportant 2 fois la même adresse | 101 (32 %) | 3 (1 %) |
La plupart des demandes ont donné lieu à plus d'une réponse complète, surtout en ce qui concerne les coordonnées résidentielles des débiteurs. En effet, dans 70 p. 100 des cas, on a fourni au moins deux adresses complètes. En ce qui concerne les employeurs, on a fourni au moins deux adresses complètes dans 41 p. 100 des cas. Quatre-vingt-dix-sept pour cent (97 p. 100) des adresses résidentielles incomplètes provenaient de l'ADRC. Dans la plupart de ces cas, on ne communiquait que le code postal. Toutes les coordonnées des employeurs ont été transmises par l'ADRC et étaient complètes.
| Nombre d'adresses complètes par dossier | Adresse du débiteur N=304 |
Nom et coordonnées de l'employeur N=168 |
|---|---|---|
| 1 | 90 (30 %) | 95 (56 %) |
| 2 | 179 (59 %) | 49 (29 %) |
| 3 | 31 (10 %) | 14 (8 %) |
| 4 | 4 (1 %) | 6 (4 %) |
| 5 ou plus | 4 (2 %) |
8.3.2 Proportion des données du SAEOEF qui sont nouvelles pour le FAMS et le FMEP
Avant de recourir au SAEOEF, le FMEP et le FAMS procèdent à des recherches exhaustives et consignent, à des degrés divers, les adresses examinées et éliminées ou devenues désuètes.
Nous avons comparé les adresses de débiteurs dont disposaient déjà le FMEP et le FAMS avec les résultats du SAEOEF pour savoir si ce dernier fournissait des renseignements nouveaux. La plupart des données communiquées par le SAEOEF n'étaient pas nouvelles. De nombreuses adresses avaient déjà été examinées et écartées par le personnel du FAMS et du FMEP. Les données nouvelles étaient proportionnellement plus nombreuses (43 p. 100, soit 135/315) pour les employeurs que pour les débiteurs (25 p. 100, soit 79/315).
8.3.3 Actualité des résultats du SAEOEF
Les dates actives les plus récentes communiquées par le SAEOEF pour les adresses des débiteurs allaient de 1992 à 1999 ou remontaient à plus loin. Les données les plus anciennes venaient de DRHC, mais les données d'ADRC étaient désuètes dans une plus grande proportion. Plus de 60 p. 100 des adresses d'employeur communiquées (toutes par ADRC) dataient de 1997 ou avant, comparativement à 30 p. 100 pour les adresses des débiteurs.
Certaines recherches effectuées par le FAMS après la fin de l'étude rapportée ici laissent croire que les dates rattachées aux adresses transmises par le SAEOEF n'étaient peut-être pas toujours valides. Cependant, il n'entrait pas dans le cadre de notre étude de déterminer la validité des dates fournies par l'ADRC, par DRHC ou par le SAEOEF.
| Année | Adresse résidentielle connue la plus récente | Adresse de l'employeur connue la plus récente |
|---|---|---|
| 1999 | 129 (41 %) | 65 (39 %) |
| 1998 | 80 (25 %) | 2 (1 %) |
| 1997 | 40 (13 %) | 100 (60 %) |
| 1996 | 23 (7 %) | 1 (1 %) |
| 1995 | 7 (2 %) | |
| 1994 | 10 (3 %) | |
| 1993 | 6 (2 %) | |
| 1992 ou avant | 9 (3 %) | |
| Total | 304 | 168 |
L'actualité des données du SAEOEF doit également être déterminée en fonction du moment où la demande a été formulée. C'est pourquoi nous avons mis en relation la date de l'adresse la plus récente et la date de la demande présentée par le FMEP.
Les résultats indiquent qu'à peine plus de la moitié des adresses résidentielles les plus actives (56 p. 100, soit 171/304) étaient « à jour » (c'est-à-dire appartenaient à la même année) par rapport à la présentation de la demande par le FMEP.
| Comparaison entre la date des adresses fournies et la date de la demande du FMEP | Nombre | % |
|---|---|---|
| La date la plus active se trouve dans la même année ou est plus récente que la date de la demande | 171 | 56 % |
| Il y a un écart de 1 an entre la date la plus active et le moment de la demande | 55 | 18 % |
| Il y a un écart de 2 ans entre la date la plus active et le moment de la demande | 38 | 12 % |
| Il y a un écart de 3 ans ou plus entre la date la plus active et le moment de la demande | 40 | 13 % |
| Total | 304 | 99 % |
Selon cette grille d'analyse, les adresses des employeurs étaient moins récentes que celles des débiteurs. Seulement 39 p. 100 des adresses actives les plus récentes étaient à jour par rapport à la demande du FMEP.
| Comparaison entre la date de l'adresse fournie et la date de la demande du FMEP | Nombre | % |
|---|---|---|
| La date la plus active se trouve dans la même année ou est plus récente que la date de la demande | 65 | 39 % |
| Il y a un écart de 1 an entre la date la plus active et le moment de la demande | 61 | 36 % |
| Il y a un écart de 2 ans entre la date la plus active et le moment de la demande | 42 | 25 % |
| Il y a un écart de 3 ans ou plus entre la date la plus active et le moment de la demande | ||
| Total | 168 | 100 % |
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