Réponse et plan d'action de la direction

Titre du Rapport : Évaluation des services de contentieux

Date d’approbation de l’évaluation par le sous-ministre : 12/2019

Recommandation 1 :Le SNC, en consultation avec d’autres secteurs ou portefeuilles, devrait clarifier les processus opérationnels, notamment le rôle que certains groupes tels que les portefeuilles (y compris les SJM), les secteurs et les ministères clients devraient jouer aux diverses étapes des dossiers de litige et le moment de les faire participer.

Justification de la recommandation

Bien que la nouvelle structure favorise des relations plus étroites entre les unités du contentieux – bureaux régionaux, SCAC et autres unités du contentieux – il y a moins de communication et de collaboration entre eux, surtout entre les bureaux régionaux et les portefeuilles (y compris les SJM). De plus, l’approche de collaboration dans les dossiers de litige n’est pas uniforme dans l’ensemble du SNC et des portefeuilles (y compris les SJM). L’évaluation a révélé la nécessité de clarifier les rôles et les responsabilités, notamment la participation du SNC, des portefeuilles (y compris les SJM) aux diverses étapes des dossiers de litige.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée. Le SNC dirigera l’élaboration et la communication de mécanismes d’orientation qui clarifieront ses rôles et responsabilités et ceux des intervenants dans le processus de règlement des litiges, et il consultera les parties concernées dans l’ensemble des portefeuilles (y compris les SJM) des secteurs et des ministères clients. Les rôles et les stratégies de communication peuvent différer selon la dotation et les fonctions établies au sein des SJM, des portefeuilles ou des clients.

Mesures à prendre
Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?		 Résultats attendus
Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure a été prise.		 Responsable
SMA/SPGA responsable de prendre la mesure		 Date d’achèvement prévue
Tenir des consultations entre les directeurs régionaux et/ou les directeurs généraux régionaux et les parties concernées dans l’ensemble des portefeuilles (y compris les SJM), des secteurs et des ministères clients pour discuter de la façon dont nous travaillons ensemble, notamment les discussions entourant l’évaluation des risques, les principes axés sur le contact avec le client et la rapidité des conseils en matière de contentieux. Procès-verbaux et/ou compte rendu des décisions découlant des réunions. SPGA, SNC Octobre 2020
Élaborer, en collaboration  avec les parties concernées dans l’ensemble des portefeuilles et des secteurs, des directives visant à clarifier les rôles et les responsabilités du SNC, des portefeuilles (y compris les SJM), des secteurs et des clients pendant le processus de contentieux. Ces lignes directrices serviront de feuille de route de la communication au moment de gérer les divers types de litiges à mesure qu’ils sont présentés devant les différents types et niveaux de tribunaux. Documents approuvés par tous les intervenants. Publication de documents d’orientation sur le réseau interne du ministère de la Justice et distribution d’avis de documents aux employés du Ministère  par l’entremise de JustInfo. SPGA, SNC Janvier 2021

Recommandation 2 : Le SNC, en consultation avec d’autres secteurs ou portefeuilles, devrait offrir des occasions de réseautage et d’échange d’information entre les membres du personnel du SNC, des portefeuilles (y compris les SJM) et des secteurs, ainsi qu’à l’intérieur du SNC (p. ex. dans les régions).

Justification de la recommandation

La nécessité d’améliorer les communications entre la haute direction et le personnel du SNC est ressortie clairement de certaines constatations de l’évaluation. Par exemple, les avocats des SJM et du SNC ont soulevé la question de savoir à quel moment faire participer le Bureau du sous-procureur général adjoint aux dossiers de litige. Certains souhaitent simplement mieux comprendre les objectifs et les réalisations du SNC. Le personnel du ministère de la Justice a également laissé entendre que la création du SNC a eu pour conséquence involontaire de réduire les communications et la collaboration entre les services de contentieux du SNC et les portefeuilles (y compris les SJM). La communication et la collaboration continues entre ces groupes sont jugées importantes pour comprendre les réalités et les objectifs stratégiques des ministères clients dans le contexte des dossiers de litige.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée.

Mesures à prendre
Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?		 Résultats attendus
Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure a été prise. 		Responsable
SMA/SPGA responsable de prendre la mesure 		Date d’achèvement prévue
Offrir des occasions de réseautage au sein de la communauté parajuridique entre les secteurs, les portefeuilles et les ministères clients, et offrir des possibilités de formation professionnelle. Explorer également des occasions d’activités de réseautage pour d’autres professionnels du droit. Les membres du Comité directeur sur l’excellence des parajuristes (CDEP) ont convenu d’organiser un symposium parajuridique de deux jours pour et par les parajuristes, y compris les parajuristes employés par les ministères clients.   SPGA, SNC Avril 2020
En collaboration avec les Communications ministérielles, déterminer les meilleurs mécanismes (p. ex. envisager une participation accrue aux réunions de gestion des secteurs et des portefeuilles) et les outils pour diffuser l’information afin d’assurer une compréhension commune des objectifs et des réalisations du SNC dans l’ensemble du Ministère. Le SNC élaborera une stratégie de communication qu’il soumettra à l’approbation de son conseil d’administration (CA). La stratégie assurera une communication transparente et cohérente ainsi qu’une sensibilisation et des pratiques exemplaires par les mesures suivantes :
  • évaluer les mécanismes et outils actuels (p. ex. SharePoint);
  • évaluer l’efficacité de la stratégie de communication du SNC au moyen de consultations et de rétroactions continues.
 SPGA, SNC Septembre 2020

Recommandation 3 : Le SNC devrait examiner plus à fond les occasions d’améliorer le recours à divers autres modes de règlement des différends, et la possibilité de parvenir à un règlement aux toutes premières étapes du traitement des dossiers de litige.

Justification de la recommandation

Bien que l’on ait recours à d’autres modes de règlement des différends, il est possible d’envisager des options pour régler les cas de façon plus rentable (c.-à-d. en cherchant à obtenir un règlement plus tôt dans le processus judiciaire).

Réponse de la direction

Recommandation acceptée.

Mesures à prendre
Quelles mesures SMART seront prises pour donner suite à cette recommandation?		 Résultats attendus
Les résultats attendus qui permettront de montrer qu’une mesure a été prise. 		Responsable
SMA/SPGA responsable de prendre la mesure 		Date d’achèvement prévue
Tenir compte des conclusions de l’examen ministériel des besoins et des ressources en matière de prévention et de règlement des différends. Présenter les conclusions de l’examen ministériel au CA du SNC et déterminer les mesures à prendre. SPGA, SNC (en consultation avec les portefeuilles/secteurs) Septembre 2021
Analyser l’information de LEX concernant les règlements et le stade des règlements, y compris les nouveaux renseignements recueillis à compter du quatrième trimestre de 2019-2020. Présenter les conclusions au CA du SNC et déterminer les mesures à prendre. SPGA, SNC Mars 2022
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