Bureaux de portefeuille
Décembre 2010

9. Observations – Sécurité publique, défense et immigration


9. OBSERVATIONS – SÉCURITÉ PUBLIQUE, DÉFENSE ET IMMIGRATION

9.1 Direction et communication

Le bureau du Portefeuille SPDI a réalisé des progrès dans l’élaboration des procédures.

Les politiques et les procédures écrites aident à promouvoir l'exercice des activités de façon cohérente, efficiente et économique.

Le bureau du Portefeuille SPDI a fourni à l’équipe de vérification un document des procédures qui a été considéré comme un travail en cours. Le bureau a indiqué qu’il prévoit continuer l’élaboration des procédures (p. ex. : sur la préparation et l’autorisation de formulaires de formation) suivant les besoins de ses SJM. En examinant ces procédures, nous avons relevé plusieurs omissions mineures, mais nous avons observé qu’elles étaient autrement appropriées.

Nous sommes d’accord avec le plan du bureau du Portefeuille SPDI de continuer l’élaboration des procédures qui sont adaptées aux questions des SJM.

Le bureau du Portefeuille SPDI fournit une direction et des communications appropriées aux SJM en ce qui a trait aux problèmes administratifs.

Une direction et des communications efficaces et appropriées sont essentielles pour garantir que les SJM disposent de l'information dont ils ont besoin.

Le bureau opérationnel du Portefeuille SPDI est proactif dans l’identification des domaines pour lesquels les SJM ont des problèmes, et dans la préparation de guides et la prestation de formation afin d’aborder les problèmes fréquents. Le gestionnaire des opérations a indiqué à l’équipe de vérification que le bureau d’activités planifiait l’élaboration de directives additionnelles pour les SJM afin de les aider avec les différentes questions administratives.

La plupart des chefs de SJM interrogés étaient satisfaits des services qu’ils ont reçus de la part du bureau de portefeuille, en particulier à l’égard de la budgétisation, des prévisions et de la présentation de conclusions au centre du ministère. Les chefs de SJM étaient aussi généralement satisfaits du soutien et des directives qu’ils reçoivent du bureau de portefeuille sur les questions administratives, comme la mise en œuvre d’accords de service normalisés avec les clients et les procédures de dotation.

Le bureau du Portefeuille SPDI utilise également différents mécanismes pour communiquer les pratiques exemplaires sur les questions de droit. L’équipe nationale de coordination des litiges, qui fonctionne au niveau du portefeuille et gère tous les litiges, consulte les dossiers de litige du portefeuille (principalement liés à l’immigration) afin de relever les questions de droit émergentes ou significatives L’équipe les analyse ensuite afin de relever les tendances juridiques, communique l’information sur les tendances aux SJM et aux régions, et prépare les séances d’information et les opinions. L’équipe nationale de coordination des litiges organise des conférences téléphoniques hebdomadaires avec les chefs de SJM. Une table ronde, qui fait partie de ces réunions hebdomadaires, permet aussi de dégager les questions consultatives significatives auxquels de nombreux SJM font régulièrement face. Une conférence téléphonique a aussi lieu toutes les deux semaines, à laquelle participent le chef d’équipe, les chefs de SJM et les principaux avocats plaidants des bureaux régionaux du Québec, de l’Ontario, et de la Colombie-Britannique.

Nous estimons que la direction et les communications du bureau du Portefeuille SPDI sont appropriées.

9.2 Gestion de l’information

Des améliorations doivent être apportées aux pratiques de gestion des dossiers papier du bureau du Portefeuille SPDI.

On nous a indiqué que le commis aux dossiers du bureau du Portefeuille SPDI ouvre les dossiers dans le SGDDI et consigne au dossier les documents fournis lorsque l'on demande d'ouvrir le dossier. Les adjoints impriment ensuite la version papier des documents créés et s’assurent qu’ils sont consignés au dossier. On s’attend à ce que les dossiers soient tenus à jour et que les adjoints impriment les documents sur une base régulière. Le commis aux dossiers envoie des rappels périodiques par courriel aux adjoints sur l’importance de tenir le classement à jour, ainsi que des détails précis sur les exigences du processus.

Certains avocats du bureau du Portefeuille SPDI gardent les dossiers dans leurs bureaux. On nous a indiqué que le commis aux dossiers a essayé, à maintes reprises, que les avocats envoient leurs dossiers à la salle des archives lorsqu'ils ont terminé de les utiliser, mais il a eu de la difficulté à les convaincre. Plutôt, les avocats ont tendance à laisser les dossiers s’accumuler dans leurs bureaux pendant un certain temps avant de les remettre au commis des dossiers. Cette situation a créé un arriéré dans le traitement des dossiers pour le commis aux dossiers (c.-à-d. : supprimer les doubles exemplaires et s’assurer que tous les documents sont au dossier). À l’été 2009, le bureau du portefeuille a embauché un étudiant pour éliminer l’arriéré. L’étudiant a continué à travailler un jour par semaine de septembre 2009 à mai 2010, ce qui a permis de tenir les dossiers à jour.

L’équipe de vérification est d’avis que le bureau du Portefeuille SPDI doit établir des mécanismes (p. ex. : une journée d’épuration des dossiers périodique) qui favoriseront le déplacement plus opportun des dossiers inactifs des bureaux des avocats individuels vers la salle des archives afin de clore les dossiers et de les archiver si besoin est.

Le bureau du Portefeuille SPDI a entrepris d’améliorer sa gestion des renseignements électroniques.

On nous a indiqué qu’en l’absence de procédures concernant le dépôt électronique, le bureau du Portefeuille SPDI ne possède pas d’approche normalisée afin de gérer les renseignements électroniques. En conséquence, dans certains cas, on consacre une quantité de temps considérable au repérage de la version électronique d'un document. On nous a aussi indiqué que l’on a affecté une priorité plus grande à l’élaboration de procédures afin de gérer les renseignements électroniques. Nous convenons que la gestion des renseignements électroniques doit être une priorité dans l’élaboration par le bureau de portefeuille de procédures de gestion des renseignements additionnelles.

Recommandation et réponse de la direction

6. Il est recommandé que le SPGA du Portefeuille de la SPDI présente des mécanismes qui encourageront les avocats du portefeuille à remettre les dossiers au préposé à la salle des dossiers dès qu’ils ont terminé d’y travailler.

D’accord. Le PSPDI a déjà adopté des mesures pour améliorer la gestion des dossiers en général. Avant la fin du mois de janvier 2011, nous organiserons une séance d’information pour tous les employés du portefeuille afin de rappeler et de clarifier à tous quelles sont les responsabilités que nous avons en matière de gestion des dossiers, y compris la nécessité de remettre rapidement les dossiers au préposé. Nous encouragerons tous les employés du portefeuille à suivre la formation en ligne du MJ sur la gestion de l’information. Durant l’exercice, un plan de classification des dossiers sera instauré au sein du PSPDI qui permettra de classer et d’ordonner nos dossiers, et de mettre en place de nouvelles pratiques relatives à la classification des dossiers qui seront plus rigoureuses et qui se conformeront aux politiques et aux obligations du MJ.

9.3 Interactions avec la Direction du contentieux

Les interactions actuelles entre le Portefeuille SPDI et la Direction du contentieux sont satisfaisantes.

En raison de la quantité importante de litiges mettant en cause le Portefeuille SPDI, ce dernier a créé une équipe nationale de coordination des litiges, qui est située au bureau de portefeuille. L’équipe nationale de coordination des litiges communique régulièrement avec la Direction du contentieux.

On nous a indiqué que les rôles et les responsabilités à l’égard des litiges associés aux questions d’immigration sont bien compris. Les bureaux régionaux de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec s’occupent de la plupart des litiges.

Les rôles et les responsabilités liés aux litiges associés à la sécurité nationale, qui sont gérés par le Groupe de la sécurité nationale au sein de la Direction du contentieux, sont moins clairs. Ce domaine du droit est devenu très important depuis 2001 et le droit est en constante évolution. Le bureau du Portefeuille SPDI et la Direction du contentieux peaufinaient l’énoncé des rôles et des responsabilités au moment de la vérification.

On nous a indiqué que des structures ont été mises en place depuis 2008 entre le bureau du Portefeuille SPDI et la Direction du contentieux afin de mieux s’assurer que les renseignements importants sont communiqués. Le SPGA, Portefeuille SPDI et le SPGA, Direction du contentieux, discutent régulièrement. Aucun d’eux n’a informé l’équipe de vérification de la nécessité d’apporter d'autres changements à l'heure actuelle.

Nous sommes d’avis que les interactions actuelles entre le Portefeuille SPDI et la Direction du contentieux sont satisfaisantes.