Cadre de recouvrement des coûts
Juillet 2010

2. Observations – cadre de gestion


2. OBSERVATIONS – CADRE DE GESTION

2.1 Rôles et responsabilités

Une approche de gestion intégrée qui satisfait aux exigences administratives liées à la pratique du droit et qui facilite le recouvrement des coûts est requise.

Au moment de la vérification, deux directions ministérielles importantes participaient à la gestion du processus de recouvrement des coûts, la Direction générale des finances et la Direction de la gestion de la pratique du droit (DGPD). Le directeur général (DG), Finances, était le dirigeant responsable de la mise en œuvre des éléments financiers du recouvrement des coûts. Il convient de signaler que la Direction générale du dirigeant principal des finances (DPF) a été établie en juillet 2009. Par conséquent, les recommandations de ce rapport sont adressées au DPF qui relève directement du sous-ministre. Le DG, DGPD, relève directement du SMA, Secteur de la gestion, et est chargé de fournir une orientation fonctionnelle et un soutien aux pratiques administratives liées à la pratique du droit, telles que les renseignements juridiques et les systèmes (c.-à-d. : comptabilisation du temps dans iCase), les ententes de services juridiques normalisées et les rapports sur la prestation de services juridiques.

Puisque ces deux directions participent intégralement à la gestion du recouvrement des coûts, une collaboration entre elles est nécessaire pour la gestion du processus de recouvrement des coûts. Les enjeux en matière de comptabilisation du temps et de facturation sont inextricablement liés à la gestion de la trésorerie du Ministère et requièrent une approche unifiée et entièrement coordonnée pour optimiser le processus de recouvrement des coûts. Les secteurs qui nécessitent une coordination sont ceux qui sont principalement liés à la saisie et à la validation en temps opportun du temps consacré aux activités facturables, à la simplification du processus d’approbation des factures par les clients et à la création d’un dépôt central pour toutes les ententes de services juridiques.

On nous a dit que le personnel financier du Ministère peut demander des rapports à la DGPD, mais il continue de demander un accès accru aux renseignements contenus dans iCase sur la comptabilisation du temps, une composante intégrale du processus de recouvrement des coûts. Selon le personnel financier qui s’occupe de l’ensemble du Ministère et des portefeuilles, un meilleur accès à ces renseignements faciliterait l’identification des tendances, permettrait d’isoler les engorgements en matière de traitement, de planifier et d’évaluer les charges de travail et de faire des analyses par simulation.

Nous avons constaté que les portefeuilles, les services juridiques ministériels, le Secteur du droit public, la Direction du contentieux et la Direction des services législatifs ont tous un rôle à jouer dans le processus de recouvrement des coûts. Les gestionnaires des activités du portefeuille ont une expérience de la planification générale des activités et de la gestion du rendement, ainsi que dans des activités quotidiennes du portefeuille. Il serait utile d’obtenir les commentaires de tous les intervenants internes en ce qui concerne la normalisation du processus de facturation, l’élaboration d’instruments de travail et la conception d’outils de formation pour le personnel qui participe chaque jour au processus de recouvrement des coûts.

À notre avis, il faudrait une approche de gestion intégrée et coordonnée qui satisfait aux exigences administratives liées à la pratique du droit et qui facilite le recouvrement des coûts.

Recommandation et réponse de la direction

1. Il est recommandé que le DPF et le SMA, Secteur de la gestion, continuent de collaborer pour développer une approche de gestion intégrée et coordonnée qui satisfait aux exigences ministérielles et facilite le recouvrement des coûts.

D’accord. L’optimisation des pratiques de gestion en matière de processus de recouvrement des coûts du Ministère, l’une des priorités établies par le dirigeant principal des finances (DPF), exige une étroite collaboration entre la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) et le Secteur de la gestion. Même si les pratiques de gestion ne sont pas officialisées, la collaboration est réelle entre la DGDPF, le Secteur de la gestion, les portefeuilles et les régions quant à certains dossiers relatifs au mode de recouvrement, comme en font foi par exemple l’entente normalisée sur les services juridiques, la réingénierie des pratiques de facturation et le système d’intégration des modes de recouvrement des coûts. D’ici septembre 2010, le DPF et le sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, définiront le mécanisme qui convient le mieux à la tenue de discussions sur des thèmes communs, soit la mise sur pied d’un nouveau comité de travail ou l’utilisation des forums existants. Ils décideront également du mode de gouvernance permettant la prise de décisions de gestion.

2.2 Planification intégrée

Un plan intégré établissant une stratégie pour la gestion du recouvrement des coûts du Ministère est nécessaire.

Les organisations florissantes utilisent la planification pour déterminer les enjeux, les activités, les niveaux de ressources et les initiatives qui contribueront à l’atteinte des objectifs qu’elles se sont fixées. La planification est également le moyen par lequel les gestionnaires déterminent les priorités, ce qui constitue un élément important des responsabilités de gestion, tout particulièrement dans les situations où les ressources se font rares. Une stratégie comprend l’articulation des choix stratégiques, ce qui fournit des renseignements sur la façon dont une organisation à l’intention d’atteindre ses objectifs prioritaires et d’obtenir les résultats connexes.

Recommandation et réponse de la direction

2. Il est recommandé que le DPF, avec l’appui du SMA, Secteur de la gestion, veille à l’élaboration d’un plan intégré contenant une stratégie pour la gestion du recouvrement des coûts.

D’accord. Le plan stratégique de la DGDPF met en relief la nécessité d’établir un cadre des crédits nets permettant de structurer la gestion par le Ministère de l’autorisation de ses crédits nets, notamment la réingénierie des processus de recouvrement des coûts. Ce cadre prendra la forme d’un document officiel présentant le contexte, les normes, les orientations et la structure d’appui. Ce document consistera en un ensemble de concepts, de conditions ou d’hypothèses définissant la manière dont la gestion de l’autorisation des crédits nets et des modes de recouvrement des coûts sera considérée, perçue et comprise par le personnel du Ministère. L’articulation des rôles et des responsabilités assurera une attribution de toutes les exigences en vue du respect des normes établies. Le projet de régime des crédits nets devrait progresser durant les deux prochains exercices (2010 -2011 et 2011-2012). De plus, la conception d’un plan intégré de gestion du recouvrement des coûts définissant l’orientation à prendre fera partie des discussions mentionnées dans la recommandation 1. À l’appui de ce cadre, le plan sera axé sur les besoins et les améliorations à apporter afin de lier directement les ressources aux priorités, de définir une orientation pour les réalisations attendues, d’établir un échéancier et de garantir l’atteinte des objectifs.

2.3 Ressources humaines

Davantage de postes de conseiller en gestion financière sont nécessaires pour le recouvrement des coûts dans les portefeuilles et les trois secteurs juridiques spécialisés.

Lorsque l’autorisation de crédit net a été accordée en avril 2007, le Ministère n’a pas eu beaucoup de temps et aucune ressource supplémentaire pour la mettre en œuvre. Les présentations au CT pour l’autorisation de crédit net et la structure des tarifs de services juridiques pour l’année 2007-2008 ont seulement été approuvées respectivement en octobre 2006 et en mars 2007. De leur côté, les ministères clients ont été informés des nouveaux tarifs par une lettre du sous-ministre datée d’avril 2007. De plus, l’autorisation de crédit net a été accordée à un moment où la Direction générale des finances affichait un roulement de personnel élevé et où l’expertise financière était inégale dans l’ensemble des portefeuilles.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, au moment de la vérification le Ministère était en train de mettre en œuvre le modèle de dirigeant principal des finances (DPF) conformément à la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor.D’après ce modèle, les conseillers en gestion financière (CGF) seraient rattachés hiérarchiquement à la Direction générale des finances et travailleraient au sein des portefeuilles et des secteurs pour fournir une gestion et une supervision financières indépendantes au SPGA et à la direction du portefeuille/secteur. Au moment de la vérification, il y avait des CGF, qui sont des agents financiers professionnels et compétents, seulement dans deux portefeuilles, celui de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration et celui des affaires autochtones.

On nous a dit, au moment de la vérification, que la situation des ressources de la Direction générale des finances s’améliorait et qu’un plan était en cours d’élaboration pour l’embauche de CGF dans tous les portefeuilles et les trois secteurs juridiques spécialisés (c.-à-d. : Direction du contentieux, Direction des services législatifs et Secteur du droit public). À notre avis, il est essentiel d’adopter ce plan pour que la direction des portefeuilles et des secteurs reçoive le soutien financier nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités financières.

Recommandation et réponse de la direction

3. Il est recommandé que le DPF veille à ce que chaque portefeuille et les trois secteurs juridiques spécialisés à l’administration centrale aient un nombre approprié de conseillers en gestion financière.

D’accord. La fonction consultative en gestion financière continue de gagner des appuis et de se renforcer à la grandeur du Ministère. Le DPF a fait des observations à chacun des gestionnaires relevant directement du sous-ministre dans la région de la capitale nationale pour discuter du rôle des conseillers en gestion financière (CGF) et pour définir leurs responsabilités et la manière dont ils évolueront au sein du Ministère. D’autres CGF ont été embauchés, y compris le directeur des CGF. Les positions restantes sont en voie d’être créées, et une demande de financement permanent a été déposée au Ministère. Au 31 mars 2010, il y avait huit CGF affectés à dix portefeuilles ou secteurs; dans certains domaines, on a embauché ou demandé plus d’un CGF. L’appui ministériel se raffermit et les plans avancent; toutefois, les demandes concurrentes pourraient occasionner certaines difficultés, compte tenu des ressources limitées du Ministère et des contraintes fiscales de gouvernement actuel. Au cours des deux prochaines années, on se propose d’intégrer entièrement la fonction de CGF aux activités du Ministère.

2.4 Politiques, procédures et lignes directrices

Des procédures davantage normalisées pour le recouvrement des coûts sont nécessaires à tous les niveaux organisationnels du Ministère.

Des politiques, des procédures et des lignes directrices documentées favorisent la cohérence, l’efficacité, l’efficience et la conduite économique des activités. Ces instruments aident à offrir l’assurance que les ressources de l’organisation sont protégées comme il se doit.

Au moment de la vérification, le Ministère se préparait à amorcer sa troisième année de recouvrement des coûts conformément à l’autorisation de crédit net. Certaines procédures officielles étaient déjà en place, mais nous avons constaté que les portefeuilles utilisaient diverses méthodes pour obtenir l’approbation du client pour le recouvrement des coûts pour les services juridiques qui avaient été fournis. Ces procédures, souvent complexes, variaient d’un ministère client à l’autre. Nous avons également constaté que les lignes directrices des portefeuilles variaient quant au niveau de détails et que, dans certains cas, un délai allant jusqu’à trente jours après la clôture d’un trimestre était accordé pour l’approbation des dépenses. De nombreuses personnes interrogées ont dit avoir besoin de procédures administratives détaillées relatives au recouvrement des coûts pour le portefeuille/bureau régional. Le personnel financier a indiqué que des efforts sont en cours pour répondre à ce besoin.

La vérification a révélé que les sections du contentieux des bureaux régionaux utilisent différentes approches pour gérer et suivre les coûts recouvrables mis à part celles liées au traitement des règlements interministériels. Nous avons constaté que les portefeuilles ont développé et, dans certains cas, documenté leurs propres procédures de facturation, qui ont été distribuées aux SJM et aux bureaux régionaux. Toutefois, la Direction générale des finances n’a pas participé à l’élaboration de ces procédures. De plus, nous avons constaté que la Direction générale des finances n’avait pas fourni de pratiques exemplaires, de leçons apprises ou de jalons en matière de recouvrement des coûts.

Davantage de politiques, de procédures et de lignes directrices financières plus documentées pour diriger les activités liées au recouvrement des coûts sont nécessaires.

Recommandation et réponse de la direction

4. Il est recommandé que le DPF, avec l’appui du SMA, Secteur de la gestion, au besoin, veille à ce qu’un ensemble complet de directives, de procédures et de lignes directrices concernant le recouvrement des coûts soit élaboré pour garantir la mise en œuvre de procédures uniformisées à l’échelle du Ministère.

D’accord. Le Conseil de la haute gestion (CHG) a approuvé la création d’un comité de coordination de la haute gestion chargé de superviser le projet de réingénierie de nos processus d’affaires, projet que nous avons entrepris en vue d’élaborer des lignes directrices, des procédures et des directives normalisées de recouvrement des coûts pour tout le Ministère. Intégré au système iCase NG, le projet devrait s’échelonner sur les deux prochains exercices avec la mise en œuvre prévue pour le 1 avril 2012. De plus, ce projet prendra en compte le cadre des crédits nets qui est décrit dans la réponse à la recommandation 2.

2.5 Formation

Une formation plus exhaustive est nécessaire pour le personnel ministériel qui participe aux activités quotidiennes de recouvrement des coûts.

Au cours des premières étapes du recouvrement des coûts, la Direction générale des finances a consacré du temps et des ressources pour faire avancer la fonction de prévision des coûts et de facturation (c.-à-d. : élaboration d’un modèle de prévision des coûts et des tarifs de services juridiques). Le personnel de la Direction générale des finances a régulièrement rencontré les gestionnaires des activités du portefeuille pour évaluer les coûts, valider les prévisions de recettes, discuter des tarifs et répondre aux questions. Le directeur général, Finances, a également organisé des conférences trimestrielles sur les finances et des conférences téléphoniques bihebdomadaires avec les gestionnaires des activités de portefeuille et les directeurs financiers régionaux pour discuter des enjeux liés au recouvrement des coûts. L’équipe de recouvrement des coûts, qui comprenait des employés de la Division de la gestion des ressources de la Direction générale des finances, a rencontré les dirigeants des SJM et a tenu deux séances d’information avec les ministères clients.

Bien que la Direction générale des finances ait continué ses consultations avec le personnel ministériel, nous avons constaté un besoin de formation accrue en gestion financière pour tous les employés qui participent aux activités quotidiennes de recouvrement des coûts. Ces employés comprennent les avocats des SJM, des bureaux régionaux, du Secteur du droit public, de la Direction du Contentieux et des services législatifs, qui doivent comprendre le processus de recouvrement des coûts et leur rôle dans ce processus. Des gabarits nationaux ont été distribués aux gestionnaires des activités pour les aider à suivre leurs coûts recouvrables, mais on nous a dit que ces gabarits n’étaient pas utilisés par tous les employés dans leur travail quotidien. Des groupes ont plutôt élaboré leur propre ensemble de procédures et de gabarits pour la collecte et le suivi des renseignements sur les coûts recouvrables. Une formation particulière sur l’utilisation des gabarits nationaux aurait été profitable. À notre avis, une formation plus exhaustive est nécessaire pour le personnel qui participe aux activités quotidiennes de recouvrement des coûts.

Recommandation et réponse de la direction

5. Il est recommandé que le DPF, avec l’appui du SMA, Secteur de la gestion, au besoin, veille à fournir une formation plus exhaustive aux employés du Ministère qui participent à des activités de recouvrement des coûts.

D’accord. Voir la réponse à la recommandation 4. Dans le cadre du projet de réingénierie des processus d’affaires, une formation sera élaborée et dispensée au personnel du Ministère engagé dans des activités de recouvrement de coûts.

2.6 Suivi

Il est nécessaire d’améliorer le programme de suivi pour le recouvrement des coûts et la prévision des recettes.

Le suivi est le processus continu et systématique de collecte, d’analyse, de communication et d’utilisation des renseignements sur le rendement. Le suivi est un élément essentiel pour évaluer les progrès d’une organisation vers l’atteinte des résultats attendus. Il aide la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

Étant donné l’importance du recouvrement des coûts pour la situation financière et la gestion de la trésorerie du ministère de la Justice, il est important que des mécanismes appropriés soient en place pour suivre de près le processus. Nous avons constaté deux enjeux clés en lien avec le suivi du processus de recouvrement des coûts :

À notre avis, un programme de suivi amélioré permettrait à la Direction générale des finances d’identifier les problèmes et de prendre sans tarder les mesures correctives requises.

Il est nécessaire d’élaborer une procédure pour saisir et reconnaître les comptes débiteurs liés au recouvrement des coûts pour la facturation à l’heure.

La Direction générale des finances n’assure pas le suivi des comptes débiteurs pour le recouvrement des coûts pour la facturation à l’heure et ne connaît pas le montant réel des factures impayées. La pratique au Ministère en ce qui concerne la facturation à l’heure est d’envoyer au ministère client un relevé de compte iCase, aussi connu sous le nom de « facture polie ». La Direction générale des finances reconnaît uniquement l’opération comme un compte débiteur après la fourniture par le ministère client du code de Stratégie d’information financière (SIF) Footnote 3 et sa réception à la Section de recouvrement des coûts de la Direction générale des finances à des fins de traitement. Dans le cas des sociétés d’État et des autres ordres de gouvernement, aucun code SIF n’est requis et la Direction générale des finances reconnaît les comptes débiteurs lorsque la facture est reçue et traitée par la Section de recouvrement des coûts. À notre avis, lorsqu’une facture polie pour les services facturés est envoyée, un compte débiteur a été créé.

Nous avons constaté qu’il n’existe pas de procédure normalisée pour gérer les comptes débiteurs liés au recouvrement des coûts en lien avec la facturation à l’heure. Par exemple, bien que les bureaux régionaux assurent le suivi de leurs relevés de compte respectifs, aucun mécanisme de production de rapports officiel n’est en place pour présenter l’état de compte aux portefeuilles. Nous avons constaté que dans les régions et les SJM avec lesquels nous avons communiqué, l’opération de recouvrement des coûts est lancée lorsque le bureau régional envoie à ses SJM respectifs un relevé de compte iCase, avec ou sans les documents justificatifs. Après un examen approprié, le SJM fournit les codes SIF pour le ministère client et achemine l’opération à la Section de recouvrement des coûts, à l’administration centrale, à des fins de traitement. Par conséquent, les portefeuilles sont seulement au courant du relevé de compte après qu’il a été payé (c.-à-d. après que le relevé de compte avec le code SIF du client a été envoyé à la Section de recouvrement des coûts et que le recouvrement a eu lieu).

Il est important que la Direction générale des finances suive les comptes débiteurs plus tôt que ce qui est le cas actuellement. Une procédure est nécessaire dans le cas de la facturation à l’heure pour saisir et identifier les comptes débiteurs au moment où le relevé de compte d’iCase est produit. Cette façon de faire permettrait un suivi plus efficace, ainsi que la détection rapide des problèmes qui nécessitent la prise de mesures immédiates.

Recommandation et réponse de la direction

6. Il est recommandé que le DPF améliore le programme de suivi pour le recouvrement des coûts et la prévision des recettes.

D’accord. Au cours de l’exercice 2008-2009, la DGDPF a eu recours à deux méthodes de prévision des recettes en vue d’établir des pratiques d’excellence pour l’avenir. La première consistait en une saisie mensuelle des données du portefeuille, alors que la deuxième reposait sur une simulation trimestrielle des coûts et des recettes. En 2009-2010, nous avons réussi à mieux équilibrer le recours à ces deux méthodes, ce qui nous a permis de réduire les fluctuations des prévisions de recettes. Pour 2010-2011, nous collaborerons avec la DGPD afin d’explorer les options facilitant l’accès aux feuilles de temps enregistrées dans iCase et d’obtenir une meilleure visibilité des remises relatives au budget des services votés en vue d’améliorer davantage la précision et la présentation des prévisions des recettes. Nous convenons de la nécessité de mettre en place un programme de contrôle amélioré. D’ailleurs, au cours de la période de vérification, nous avons réglé certains problèmes temporaires associés à la mise en œuvre d’un cadre d’autorisation des crédits nets et d’une prévision appropriée des recettes. Toutefois, nous appuyons l’utilisation du rapport de situation financière (RSF), comme outil de contrôle fiable. Nous estimons que les variations dans les prévisions des recettes en 2008-2009 étaient causées non pas par l’outil lui-même, mais bien par les modifications apportées aux données entrées et aux hypothèses relatives aux ETP ainsi que par les exigences des demandes émanant de ministères clients.

La mise en œuvre de la fonction consultative en gestion financière permettra d’accorder une attention supplémentaire aux activités financières et d’améliorer la capacité du Ministère de contrôler les prévisions relatives aux recettes et au recouvrement des coûts. Le fait que cette fonction relève de la Division de la gestion des ressources facilitera également la conception et la mise en œuvre de processus normalisés et la diffusion de messages communs. Le groupe de travail sur le RSF entend poursuivre les discussions sur les pratiques d’excellence, la mise à jour de la documentation, l’établissement de nouvelles normes et la communication de ses résultats aux employés concernés.

Recommandation et réponse de la direction

7. Il est recommandé que le DPF élabore une procédure permettant de saisir et de reconnaître les comptes débiteurs liés au recouvrement des coûts sur une base horaire.

D’accord. Voir la réponse à la recommandation 4. Une partie du projet de réingénierie des processus d’affaires comprendra quand et comment reconnaître les comptes débiteurs liés aux transactions de recouvrement des coûts.