Services du droit fiscal section d’Ottawa
Juillet 2011

2. Observations – Cadre de gestion

2.1 Gouvernance et orientation stratégique

Un organisme de surveillance est en place et il fonctionne efficacement.

La gouvernance et l’orientation stratégique sont des éléments essentiels d’une organisation efficace qui permettent la cohérence interne, la discipline organisationnelle et l’harmonisation en fonction des objectifs prévus. Ces éléments donnent également aux gestionnaires la capacité d’affecter efficacement les ressources humaines et financières pour répondre aux priorités dans un environnement constamment en évolution.

Le Conseil d’administration national du Portefeuille des services du droit fiscal (CANPSDF) est l’organisme de surveillance du Portefeuille des SDF qui donne des conseils et des directives stratégiques à toutes les sections du Portefeuille. Le CANPSDF est [traduction] « la tribune principale de consultation et de prise de décisions stratégiques sur les questions de nature fonctionnelle et d’intérêt national qui font partie du mandat du Portefeuille ». Le SPGA, Services du droit fiscal, préside le CANPSDF où siègent les membres suivants du Portefeuille des SDF :

Le CANPSDF se réunit en personne de trois à quatre fois par année, par téléconférence toutes les deux semaines, et au besoin. Les réunions portent sur toutes les questions opérationnelles relatives à la mise en œuvre des plans et des priorités du Portefeuille des SDF.

Le CANPSDF se tient au courant des questions d’envergure nationale liées au droit fiscal au moyen de l’examen des rapports sur la gestion du rendement inclus dans le Budget principal des dépenses et de discussions sur ceux-ci. Révisé la dernière fois en mai 2010, le Budget principal des dépenses est préparé par la direction du Portefeuille et il donne au Portefeuille un cadre de gestion du rendement servant à évaluer la prestation des services de consultation juridique et de contentieux offerts à l’ARC. En plus du cadre de gestion du rendement, le Budget principal des dépenses comprend l’analyse de l’atteinte des secteurs prioritaires relatifs aux dossiers des grands clients et des clients internationaux, des coûts-avantages et de l’efficacité des activités, de la saine gestion financière des équivalents temps plein (ETP) et des ressources, et des résultats des poursuites. La Section contribue au processus de préparation des rapports inclus dans le Budget principal des dépenses.

Le CANPSDF suit les progrès de chaque bureau régional dans la mise en œuvre des plans stratégiques et donne des directives additionnelles au besoin. Les décisions de la direction sont prises pendant les réunions du CANPSDF et les directeurs du Portefeuille des SDF font connaître ces décisions à leur bureau régional respectif. Ces décisions sont consignées dans le Livre vert qui a été révisé en février 2010. Le Livre vert contient les données sur la répartition des ETP pendant l’exercice en cours, les allocations budgétaires, les prévisions des recettes et de l’information pertinente sur la planification pour l’exercice suivant.

Nous avons examiné les attributions du CANPSDF, notamment son mandat, les ordres du jour et les procès-verbaux de ses réunions, un échantillon des rapports inclus dans le Budget principal des dépenses, un échantillon des décisions consignées dans le Livre vert et des documents pertinents à l’appui au sujet des réunions du CANPSDF. Nous avons conclu que le CANPSDF est une organisation de surveillance efficace dont les membres forment une combinaison adéquate pour assurer une surveillance appropriée et remplir son mandat.

2.2 Planification des activités

La Section d’Ottawa des SDF n’a pas élaboré de plan d’activités.

La planification efficace des activités et la documentation connexe sont essentielles pour donner une orientation à une organisation afin qu’il puisse atteindre les buts stratégiques, les priorités et les objectifs fixés par la direction. Les plans officiels doivent inclure les objectifs de tous les principaux secteurs de l’organisation.

La Section d’Ottawa des SDF communique régulièrement avec le Portefeuille au sujet de ses initiatives de planification des activités et des progrès réalisés en vue d’atteindre ses objectifs. On nous a dit que le directeur et le directeur adjoint rencontrent la Section de la gestion des activités du Portefeuille et le SPGA au moins deux fois par année pour discuter de la planification des activités de la Section d’Ottawa. Le directeur, le directeur adjoint et le SPGA participent à des réunions de gestion hebdomadaires et y discutent des initiatives de planification des activités de la Section d’Ottawa. Mais nous avons constaté que la Section d’Ottawa ne possède pas de plan d’activités officiel et écrit. De plus, nous avons examiné le plan des activités du Portefeuille des SDF, rédigé par le SPGA et les SPGA associés, et nous avons constaté que ce plan ne fait pas expressément référence aux objectifs de la Section d’Ottawa.

Nous sommes d’avis que la Section d’Ottawa a besoin de préparer un plan d’activités pour officialiser les communications régulières du directeur avec le SPGA au sujet de ses objectifs. Une fois élaboré, le plan pourra être envoyé au SPGA pour qu’il soit inclus dans le plan des activités du Portefeuille.

Recommandation et réponse de la direction

1. Il est recommandé que le directeur des SDF – Section d’Ottawa prépare le plan d’activités qui énonce les objectifs précis de la Section d’Ottawa. (faible risque) Note de bas de page 1

D’accord. Les SDF – Section d’Ottawa élaboreront un plan d’affaires en vue d’officialiser ses objectifs relatifs à la prestation de services juridiques de qualité à l’Agence du revenu du Canada et à la capacité de l’organisation d’assumer sa charge de travail actuelle et future. Date d’échéance : D’ici la fin de l’année fiscale, la Section d’Ottawa élaborera un plan d’affaires de manière simultanée avec celui du Portefeuille des SDF. Ce plan sera mis à jour annuellement.

2.3 Organisation

L’organisation des SDF – Section d’Ottawa est appropriée.

Une structure organisationnelle efficace comprend des définitions claires des rôles et des responsabilités essentiels pour la gestion réussie d’une organisation.

La Section d’Ottawa est dirigée par le directeur. Cette Section compte le directeur adjoint, six avocats principaux, quatre avocats généraux, trente-quatre conseillers juridiques, sept parajuristes, quinze assistants juridiques et trois adjoints administratifs. La Section d’Ottawa occupe des bureaux sur le même étage de l’immeuble que le bureau du Portefeuille. Cela facilite la collaboration et les communications régulières.

Les rôles et les responsabilités des SDF – Section d’Ottawa et du bureau du Portefeuille des SDF sont généralement bien compris. Le bureau du Portefeuille est responsable de toutes les activités de planification et d’organisation, en collaboration avec les bureaux régionaux. La Section d’Ottawa a notamment la responsabilité de fournir des services de consultation et de contentieux à l’ARC et une aide aux autres sections régionales des SDF. La Section d’Ottawa n’est pas responsable du travail de recouvrement; tout le travail de recouvrement lié au travail de la Section d’Ottawa est transféré au Bureau régional du Québec à Ottawa. La Section d’Ottawa des SDF comprend également une section de dépassement de capacité pour s’occuper des questions que d’autres sections ou bureaux régionaux des SDF ne peuvent résoudre à cause de leur capacité limitée ou de leur manque d’expertise. Le SPGA fait connaître directement les exigences au directeur de la Section d’Ottawa. Nos consultations avec le directeur, le directeur adjoint et les avocats et notre examen des procès-verbaux des réunions nous ont permis de conclure que la haute direction des SDF – Section d’Ottawa (le directeur et le directeur adjoint) se réunit régulièrement pour discuter des questions organisationnelles et financières pertinentes à la Section d’Ottawa.

La Section d’Ottawa a préparé les descriptions d’emploi pour chaque catégorie d’employés. De plus, cette section possède le nombre suffisant d’employés bilingues pour traiter les dossiers bilingues de la Section d’Ottawa et des autres bureaux régionaux.

On nous a dit qu’avec le SPGA, le directeur examine chaque année le plan de dotation de la Section d’Ottawa ainsi que le niveau et l’ensemble des compétences des ressources de la Section pour évaluer les besoins liés à la charge de travail et aider à répartir adéquatement les dossiers. Ce processus d’examen aide à assurer que la Section d’Ottawa possède la combinaison requise de ressources pour traiter ses dossiers complexes.

Nos entrevues et notre examen des tableaux de la délégation des pouvoirs nous a permis de conclure que la délégation des pouvoirs est appropriée aux SDF – Section d’Ottawa. Une mise à l’essai de la délégation des pouvoirs est effectuée pour ceux à qui on a délégué des pouvoirs de divers niveaux pour veiller à ce que la Section d’Ottawa soit organisée adéquatement. Il est également possible de mettre fin à une délégation de pouvoirs. Le directeur nous a dit que la délégation actuelle des pouvoirs permet à la Section d’Ottawa de fonctionner efficacement. Nous sommes d’avis que la délégation des pouvoirs fonctionne efficacement.

Nous avons conclu que la structure organisationnelle permet aux gestionnaires et aux employés d’être clairement tenus responsables de l’exercice de leurs fonctions.

2.4 Contrôle de la gestion

Un processus approprié d’assignation des dossiers est en place et il fonctionne efficacement.

Le contrôle et la gestion efficaces du processus de répartition de la charge de travail est un aspect fondamental de la capacité d’un gestionnaire d’utiliser prudemment les ressources humaines. Dans un milieu juridique, le processus d’assignation des dossiers doit tenir compte à la fois du niveau d’expérience et des compétences des ressources humaines.

La Section d’Ottawa des SDF compte environ 43 avocats dont l’expérience est très variée, depuis les avocats débutants qui ont récemment été admis au barreau jusqu’aux avocats chevronnés qui ont plus de 37 ans d’expérience. Les dossiers sont assignés aux employés qui possèdent le niveau requis de compétences et d’expérience pour gérer et compléter adéquatement le travail. Le SPGA associé (évaluation fiscale), Portefeuille des SDF, assigne les dossiers à un bureau des SDF régional au cas par cas en tenant compte de la complexité et des niveaux de risque de chaque dossier. Le directeur des SDF – Section d’Ottawa et le directeur adjoint assignent des dossiers aux avocats et s’assurent que les grands dossiers complexes sont assignés à des avocats chevronnés de la section qui possèdent les compétences et l’expérience appropriées. Le directeur et le directeur adjoint rencontrent personnellement chaque avocat pour discuter des exigences de la charge de travail et de leur charge de travail actuelle.

Nous avons conclu qu’un processus efficace de communication permet au directeur et à son équipe de gérer et de surveiller efficacement le processus d’assignation des dossiers.

2.5 Direction et communication

Le leadership et les communications aux SDF – Section d’Ottawa sont appropriés.

Les communications ont des répercussions directes sur la capacité d’une organisation d’avoir du succès. La direction doit concevoir efficacement des stratégies qui l’aident à assurer des communications opportunes, exactes et appropriées pour atteindre les buts et les priorités prévus.

À cause de leur proximité dans le même immeuble, la Section d’Ottawa et le bureau du Portefeuille des SDF ont des communications immédiates et une collaboration de haut niveau. Le bureau du Portefeuille des SDF assure la direction d’ensemble à la Section d’Ottawa et partage l’information avec elle lors des réunions et en maintenant une politique du libre accès. La haute direction des SDF – Section d’Ottawa communique facilement avec le bureau du Portefeuille par téléphone, par courriel ou en personne, lorsqu’elle a besoin de conseils ou d’aide à cause de la charge de travail assignée à la Section d’Ottawa ou lorsque des problèmes financiers ou budgétaires se posent. Pour discuter des questions pertinentes à la Section d’Ottawa, le directeur organise une réunion bilatérale toutes les six à huit semaines. De plus, le directeur et le directeur adjoint participent toutes les semaines à la réunion de gestion officielle du SPGA avec tous les gestionnaires de l’administration centrale du Portefeuille, de même qu’à la téléconférence du SPGA toutes les deux semaines et aux réunions tenues trois fois par année du Conseil d'administration national du Portefeuille des Services du droit fiscal au nom du Portefeuille. Le directeur ou le directeur adjoint communique ensuite et au besoin ces questions aux membres de la section. Nous avons constaté que le niveau et l’étendue des directives fournies par le bureau du Portefeuille des SDF à la haute direction de la Section d’Ottawa et les communications ouvertes avec celle-ci aident le directeur des SDF – Section d’Ottawa à assurer des communications et un leadership efficaces à l’égard des employés de la Section d’Ottawa.

Nous avons constaté qu’il existe des formes efficaces et efficientes de communication à la Section d’Ottawa des SDF. Le directeur et le directeur adjoint communiquent avec leurs employés lors des réunions régulières toutes les deux semaines et avec chacun d’eux individuellement. Les réunions du personnel toutes les deux semaines servent de tribune pour discuter de l’atteinte des buts et des priorités stratégiques. Les employés des SDF – Section d’Ottawa nous ont dit qu’ils sont satisfaits de leurs communications avec la haute direction des SDF – Section d’Ottawa, de ses directives et de son leadership.

Nous avons également conclu que le système d’information Sentier fiscal fournit à la Section d’Ottawa des SDF des renseignements pertinents sur les valeurs, l’éthique et les pratiques du Portefeuille.

Nous sommes d’avis que le leadership et les communications à la Section d’Ottawa des SDF sont appropriés.