Cartes d’achat – Mars 2012

Sommaire

Opinion de vérification et conclusion générale

Les pratiques du ministère de la Justice sont efficaces en ce qui a trait à l’utilisation des cartes d’achat. Les processus d’approbation en vertu de l’article 34 sont respectés conformément aux exigences de la Directive sur les cartes d’achat de 2009 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Toutes les ressources concernées par les transactions au moyen de cartes d’achat participent à des activités de formation appropriées en temps opportun, et une surveillance est menée de façon régulière.

Des améliorations doivent être apportées afin que l’utilisation des cartes d’achat soit entièrement conforme aux procédures du Ministère, aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et à la Directive sur les cartes d'achat du SCT. Ainsi, il faudrait notamment : faire le nécessaire pour réaliser des économies lors du paiement des acquisitions faites par carte d’achat; respecter les limites ministérielles concernant les transactions par carte d’achat énoncées dans les notes complémentaires à la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, les exigences de la LGFP et la directive du SCT; assurer la sécurité des cartes d’achat; et communiquer officiellement les rôles et les responsabilités, y compris mettre au point un document ministériel sur la procédure. Les recommandations formulées dans le rapport visent à permettre ces améliorations.

Le ministère de la Justice utilise les cartes d’achat comme moyen pratique de se procurer des biens et des services tout en maintenant un contrôle financier. La Division des politiques, des systèmes et de la comptabilité ministérielle de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), conjointement avec la Division de la gestion des marchés et du matériel (DGMM), a préparé des instructions ministérielles quant à la nature et à la valeur des transactions pouvant être effectuées à l’aide d’une carte d’achat.

La vérification était prévue dans le plan de vérification axé sur le risque de 2011‑2012. L’objectif général de celle‑ci consistait à fournir une assurance quant à l’efficacité de l’utilisation des cartes d’achat au ministère de la Justice. La vérification a compris un examen de l’utilisation des cartes d’achat à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux de l’Ontario, du Québec et de l’Atlantique pour les exercices 2009‑2010 et 2010‑2011.

Le Ministère pourrait réaliser des économies en tirant parti des rabais pour paiement unique hâtif offerts par l’émetteur de cartes. Le Ministère n’a pas analysé de manière officielle le besoin de mettre en œuvre une telle option de paiement dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM). Par conséquent, des économies de plus de 18 000 $ n’ont pas été réalisées au cours des deux exercices précédents. Selon la haute direction, une fois que d’autres priorités ministérielles auront été examinées, une initiative devrait être mise sur pied afin d’intégrer cette capacité au SIFM.

À l’administration centrale, la bibliothèque a fait la même journée auprès du même fournisseur des paiements qui, au total, dépassaient la limite de transaction par carte d’achat de 5 000 $. Les processus d’achat ont été respectés en ce qui a trait à ces achats, toutefois, le processus de paiement approprié n’a pas été suivi.

La conformité à l’article 32 de la LGFP n’est pas constante à l’administration centrale et dans les trois régions. Le personnel considère cet article comme un fardeau administratif. Lorsque des achats sont effectués sans l’obtention d’une autorisation préalable, il existe un risque que les fonds ne soient pas disponibles et qu’on paie des achats qui n’auraient possiblement pas été approuvés si l’article 32 avait été appliqué correctement.

À l’administration centrale et dans les trois régions, environ 40 % des détenteurs de carte d’achat ne conservent pas leur carte dans un endroit sécuritaire lorsqu’ils ne l’utilisent pas. Certains jugent qu’il n’est pas pratique de la laisser sous clé dans leur bureau. Toutefois, le risque de perte ou de vol augmente lorsque les cartes ne sont pas conservées dans un endroit sécuritaire.

Le Ministère fournit de la formation obligatoire adéquate aux détenteurs de carte d'achat concernant leurs responsabilités. Les rôles et les responsabilités des autres ressources concernées par le processus lié aux cartes d’achat n’ont pas été communiqués de façon officielle. Afin de réduire le risque que des tâches essentielles ne soient pas réalisées ou menées à terme, il faut que le personnel connaisse bien les rôles et les responsabilités propres à chaque personne participant au processus. Un document provisoire sur la procédure sera donc mis au point et distribué afin de fournir de l’orientation à ce sujet.

Le ministère de la Justice déploie des efforts afin de mettre en œuvre des pratiques visant à améliorer le cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait à l’utilisation des cartes d’achat. D’autres améliorations sont également requises afin de renforcer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion.