Vérification de la direction des services législatifs (Services rédactionnels et consultatifs et services de révision législative)
Le 3 octobre 2012

1.0 Introduction

1.1 Contexte

5. La Direction des services législatifs est chapeautée par le premier conseiller législatif qui relève directement du sous-ministre de la Justice. La Direction se charge, notamment, de rédiger tous les projets de loi émanant du gouvernement et toutes les motions d’amendement; de rédiger et d’examiner les règlements; d’harmoniser la législation fédérale avec le droit civil du Québec; et de mettre à jour, de consolider et de publier les lois et les règlements fédéraux et les tableaux connexes. La Direction rédige, dans les deux langues officielles, des lois et des règlements qui sont en harmonie avec les systèmes de la common law et du droit civil.

6. La Direction des services législatifs est composée des trois groupes suivants : le Groupe des Services administratifs, le Groupe des services rédactionnels et consultatifs et le Groupe des services de révision législative. La vérification ciblait les fonctions des deux derniers groupes.

7. Le Groupe des services rédactionnels et consultatifs est responsable de la rédaction de tous les projets de loi émanant du gouvernement, de toutes les motions d’amendement et de plusieurs règlements. Il participe également à l’examen des propositions règlementaires en vertu de la Loi sur les textes réglementaires. De plus, il donne des conseils sur les questions relatives au droit et à la rédaction qui concernent les lois, les règlements, les décrets, les proclamations et d’autres textes réglementaires fédéraux.Le Groupe organise et dispense de la formation sur des questions liées à la rédaction législative. Enfin, il joue le rôle de coordonnateur des initiatives législatives afin d’assurer l’intégrité et l’uniformité de l’ensemble des lois fédérales.

8. Le Groupe des services de révision législative offre un large éventail de services ayant trait à la révision des lois, des avant-projets de loi et des documents connexes. Le Groupe est composé du Service de jurilinguistique, du Service de révision et de publication législatives, du Service de révision bijuridique et de l’Équipe du bijuridisme législatif. Le Service de jurilinguistique aide le conseiller législatif à veiller à ce que les textes législatifs respectent un très haut niveau de qualité linguistique dans les deux langues officielles. Le Service de révision et de publication législatives effectue des analyses légistes des textes législatifs et offre des services de révision au conseiller législatif. Le Service de révision bijuridique (fiscalité et droit comparé) et l’Équipe du bijuridisme législatif (initiatives de révision) se chargent tous deux de réviser les textes législatifs et les avant-projets afin de garantir qu’ils respectent les principes du droit civil et du common law et ce, dans les deux langues officielles. Par ailleurs, ces deux unités offrent des services consultatifs et contribuent à l’élaboration d’outils d’harmonisation novateurs.

1.2 Objectif et portée de la vérification

9. Cette vérification était prévue dans le Plan de vérification interne 2011-2012 et visait à évaluer le caractère adéquat et l’efficacité du cadre de gestion applicable aux activités du Groupe des services rédactionnels et consultatifs et du Groupe des services de révision législative qui relèvent tous deux de la Direction des services législatifs.

10. La vérification portait sur les points suivants :

11. Ces éléments font partie intégrante de la gestion des opérations et activités des Groupes visés par la vérification.

12. La vérification portait sur les processus et les mécanismes de contrôle en place pendant l’exercice financier 2010-2011.

1.3   Critères de vérification

13. Les critères de vérification tiennent compte des risques cernés à l’étape de la planification et s’appuient sur le document « Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes » (mars 2011) Note de bas de page 1 produit par le Bureau du contrôleur général. Les principaux critères de vérification sont présentés à l’annexe A.

1.4 Démarche et méthode

14. Les travaux de vérification ont été réalisés de septembre 2011 à février 2012. Le tout s’est déroulé en trois phases, à savoir la planification, l’examen et le rapport. Pendant la phase de la planification, on a examiné et analysé des documents pertinents et mené des entrevues avec des employés. La seconde phase portait sur un examen détaillé et sur la validation des éléments à risque élevé cernés pendant la planification. Au terme de la phase de l’examen, les résultats de la vérification ont été présentés à la direction à des fins de validation. Pour la dernière phase, on a rédigé la version préliminaire du rapport afin de consigner les résultats, les conclusions, les recommandations et le Plan d’action en matière de gestion qui en découle.

1.5 Points forts

15. Voici les domaines pour lesquels la direction a mis en place et appliqué des mécanismes de contrôle adéquats :

2.0 Constatation, recommandation et réponse de la gestion

2.1 Utilisation des ressources

Principal constatation :

Il n’existe pas de processus officiel de planification et de suivi des ressources pour chaque projet.

Critère de vérification :

La Direction des services législatifs a élaboré des mesures adéquates de planification des activités (p. ex. objectifs fixés, plans d’activités, plans annuels et plans de travail). [Critère d’évaluation 2.0]

La Direction des services législatifs compte sur des mécanismes de contrôle adéquats (p. ex. gestion de la charge de travail, éléments de responsabilisation liés à la surveillance du rendement et aux rapports). [Critère d’évaluation 4.0]

16. Parmi les pratiques efficaces de gestion de projets, on retrouve idéalement la prévision de l’affectation des ressources pour chaque projet, et la comparaison des dépenses prévues et des dépenses réelles afin d’assurer le suivi et de mesurer le rendement.

17. Pour le moment, la Direction des services législatifs considère que les éléments relatifs à l’utilisation des ressources font partie de son processus d’établissement du calendrier et de son processus de prévision. La Direction n’a pas élaboré un processus officiel de planification et de suivi des ressources pour chaque projet. Chaque dossier est attribué à deux conseillers législatifs, soit un conseiller supérieur et un conseiller moins expérimenté. Cette approche a porté ses fruits au chapitre de l’assurance de la qualité et du perfectionnement du personnel. Par contre, en l’absence d’un processus de planification et de suivi des ressources pour chaque projet, les gestionnaires ne sont pas pleinement capables de garantir que les ressources sont gérées efficacement.

Recommandation et réponse de la gestion :

18. Il est recommandé que le premier conseiller législatif de la Direction des services législatifs mette en place un processus officiel de planification et de suivi des ressources pour chaque projet.(Risque faible) Note de bas de page 2

D’accord. Le premier conseiller législatif de la Direction des services législatifs procédera à un examen et à une analyse d’anciens projets législatifs en vue d’établir et d’intégrer des principes de gestion de projet adaptés aux besoins opérationnels de la Direction. Le premier conseiller législatif de la Direction des services législatifs présentera ensuite un processus officiel pour l’affectation et le suivi des ressources à l’image du contexte particulier de la Direction. Date butoir : 31 mars 2013.

3.0 Conclusion

19. Le cadre de gestion de la Direction des services législatifs est généralement adéquat, et il permet de gérer efficacement les activités du Groupe des services rédactionnels et consultatifs et du Groupe des services de révision législative. Pour l’améliorer, on propose à la Direction d’adopter un processus officiel de planification et de suivi des ressources pour chaque projet.